User Manual. Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) KARYA ILMIAH versi 2. Universitas Katolik Parahyangan. Maret 2019

Transkripsi

1 2019 User Manual Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) KARYA ILMIAH versi 2 Dokumen ini membahas petunjuk penggunaan Sistem Informasi LPPM. Universitas Katolik Parahyangan User Manual Sistem Informasi LPPM Maret 2019 September

2 User Manual Aplikasi Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) KARYA ILMIAH versi 2 Dokumen user manual ini merupakan panduan untuk memulai dan menggunakan fiturfitur pada menu Karya Ilmiah (KI) versi 2 yang disediakan di Sistem Informasi LPPM. Untuk menggunakan aplikasi ini, anda harus login terlebih dahulu ke SI LPPM dengan alamat url : Masukkan username dan password anda. Username dan password yang dimasukkan merupakan user yang sudah terdaftar pada sistem. Kemudian klik tombol login seperti gambar di bawah ini. Gambar 1 Halaman Login Setelah sukses melakukan login, maka user akan melihat tampilan sebagai berikut. 1. Menu awal SI LPPM Gambar 2 Tampilan Menu Home User Manual Sistem Informasi LPPM 2

3 Keterangan Gambar 2: Terdapat menu-menu yang sudah dapat digunakan yaitu: a. Penelitian b. Pengabdian Masyarakat c. Pengajuan Insentif d. Pertemuan Ilmiah User Manual ini akan membahas Menu Karya Ilmiah versi 2 yaitu di mana semua kegiatan pelaporan Karya Ilmiah akan dilakukan melalui sistem. 2. Menu Karya Ilmiah Gambar 3 Tampilan Menu Karya Ilmiah Keterangan Gambar 3: Berbeda dengan Menu Karya Ilmiah sebelumnya, kali ini terdapat tiga submenu yaitu Karya Ilmiah Non Buku, Karya Ilmiah Buku dan Karya Ilmiah Bab dalam Buku. User Manual Sistem Informasi LPPM 3

4 3. Karya Ilmiah Non Buku 3.1 Pengisian Identitas dan Persyaratan Gambar 4 Tampilan Menu Karya Ilmiah Non Buku Keterangan Gambar 4: 1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan karya ilmiah pada layar. 3. Tombol Tambah digunakan jika user ingin melakukan pengajuan karya ilmiah. Tampilan ketika user klik tombol Tambah Pengajuan dapat dilihat pada Gambar Field pencarian karya ilmiah. User Manual Sistem Informasi LPPM 4

5 1 2 Gambar 5 Tampilan identitas usulan pengajuan Karya Ilmiah Non Buku Keterangan Gambar 5: 1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan. 2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol Simpan. Jika data sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar Gambar 6 Tampilan setelah simpan Karya Ilmiah Non Buku User Manual Sistem Informasi LPPM 5

6 Keterangan Gambar 6: 1. Bagian ini menandakan bahwa data pengajuan berhasil disimpan. 2. Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 4 tab baru yaitu tab Rekening, Penulis Lain, Capaian dan Upload. Penjelasan keempat tab tersebut adalah sebagai berikut: a. Tab Rekening Gambar 7 Tampilan tab Rekening Keterangan Gambar 7: User akan diminta memilih rekening, yaitu rekening gaji dan rekening lain. b. Tab Penulis Lain Gambar 8 Tampilan tab Penulis lain User Manual Sistem Informasi LPPM 6

7 Keterangan Gambar 8: 1. User diminta untuk memilih jika user memiliki penulis lain atau tidak 2. Jika terdapat penulis, maka user dapat memilih penulis lain pada field ini. Field ini bersifat autocomplete. 3. Setelah user menekan tombol tambah maka nama penulis lain akan muncul pada tabel ini. c. Tab Capaian 1 2 Gambar 9 Tampilan tab Capaian Keterangan Gambar 9: 1. User dapat input data penelitian yang sudah ada. Jika penelitian/pengabdian yang dimaksud tidak terdapat dalam pilihan, maka silakan melakukan input pada menu Penelitian/Pengabdian. 2. Setelah user menekan tombol Simpan, maka data-data penelitian/pengabdian akan muncul pada tabel ini. User Manual Sistem Informasi LPPM 7

8 d. Tab Upload Tab ini digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 3 Mb dengan format pdf, doc dan docx. Gambar 10 Tampilan tab Upload Keterangan Gambar 10: Setelah user berhasil memilih file dan memasukkan kode verifikasi, maka tekan tombol Upload untuk menyimpan file-file yang telah dipilih 1 2 Gambar 11 Tampilan pernyataan plagiat Keterangan Gambar 11: 1. Setelah berhasil upload file, maka akan muncul dua tombol kirim yaitu: - Kirim untuk Pelaporan : Proses pengajuan akan langsung diproses di LPPM User Manual Sistem Informasi LPPM 8

9 - Kirim Pengajuan Insentif : Proses pengajuan akan diproses melalui Kajur dan Dekan. Tombol ini akan aktif jika sudah mencentang persetujuan pernyataan bebas plagiat yang dilingkari pada nomor 2. Gambar 12 Pop up konfirmasi tidak ada penulis Keterangan Gambar 12: Setelah menekan tombol Kirim, jika user tidak memiliki penulis lain, maka akan muncul pop up konfirmasi seperti ini. Namun jika user memiliki penulis lain, maka pop up ini tidak akan muncul. 3.2 Proses Persetujuan Ketua Jurusan Pengajuan dosen selanjutnya akan muncul di menu Ketua Jurusan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan diperlihatkan oleh Gambar Gambar 13 Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan User Manual Sistem Informasi LPPM 9

10 Keterangan Gambar 13: 1. Tombol download formulir F-19, Karya Ilmiah dan CTA/Publishing Agreement. 2. Tombol persetujuan Kajur. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 14. Gambar 14 Menu persetujuan Kajur Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Kajur akan tercentang. 3.3 Proses Persetujuan Dekan Pengajuan dosen yang sudah disetujui oleh Ketua Jurusan selanjutnya akan muncul di menu verifikasi Dekan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan diperlihatkan oleh Gambar Gambar 15 Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan User Manual Sistem Informasi LPPM 10

11 Keterangan Gambar 15: 1. Tombol download formulir F-19, Karya Ilmiah dan CTA/Publishing Agreement. 2. Tombol persetujuan Dekan. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 14. Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Dekan akan tercentang. Setelah disetujui Kajur dan Dekan maka proses selanjutnya akan dilakukan di LPPM. 4. Karya Ilmiah Buku 4.1 Pengisian Identitas dan Persyaratan Tampilan awal menu ini sama seperti tampilan awal pada menu KI Non Buku. Tombol Tambah digunakan jika user ingin melakukan pengajuan KI Buku. Tampilan ketika user klik tombol Tambah dapat dilihat pada Gambar Gambar 16 Tampilan identitas usulan pengajuan Karya Ilmiah Buku Keterangan Gambar 16: 1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan. 2. Setelah selesai silakan klik tombol Simpan. User Manual Sistem Informasi LPPM 11

12 Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 5 tab baru yaitu tab, Rekening, Penulis Lain, Capaian, Hak Cipta dan Upload. Penjelasan kelima tab tersebut adalah sebagai berikut: a. Tab Rekening Keterangan Gambar 17: Gambar 17 Tab Rekening User akan diminta memilih rekening, yaitu rekening gaji dan rekening lain. b. Tab Penulis lain Keterangan Gambar 18: Gambar 18 Tab Penulis Lain Seperti pada pengajuan KI non Buku, user diminta untuk memilih jika user memiliki penulis lain atau tidak. User Manual Sistem Informasi LPPM 12

13 c. Tab Capaian Gambar 19 Tab Capaian Keterangan Gambar 19: Seperti pada pengajuan KI non Buku, user diminta untuk input data penelitian yang sudah ada. Jika penelitian/pengabdian yang dimaksud tidak terdapat dalam pilihan, maka silakan melakukan input pada menu Penelitian/Pengabdian. d. Tab Hak Cipta Gambar 20 Tab Hak Cipta Keterangan Gambar 20: Di KI Buku akan ada satu tab tambahan yaitu Hak Cipta. User diminta untuk memilih apakah sudah pernah ajukan hak cipta atau belum ke LPPM. User Manual Sistem Informasi LPPM 13

14 e. Tab Upload Gambar 21 Tab Upload Keterangan Gambar 21: Setelah user berhasil memilih file dan memasukkan kode verifikasi, maka tekan tombol Simpan untuk menyimpan file-file yang telah dipilih. 1 2 Gambar 22 Pernyataan bebas plagiat Keterangan Gambar 22 : 1. Setelah berhasil upload file, maka akan muncul dua tombol kirim yaitu: - Kirim untuk Pelaporan : Proses pengajuan akan langsung diproses di LPPM - Kirim Pengajuan Insentif : Proses pengajuan akan diproses melalui Kajur dan Dekan. Tombol ini akan aktif jika sudah mencentang persetujuan pernyataan bebas plagiat yang dilingkari pada nomor 2. User Manual Sistem Informasi LPPM 14

15 4.2 Proses Persetujuan Ketua Jurusan Pengajuan dosen selanjutnya akan muncul di menu Ketua Jurusan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan diperlihatkan oleh Gambar Gambar 23 Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan Keterangan Gambar 23: 1. Tombol download formulir F-19 dan Karya Ilmiah. 2. Tombol persetujuan Kajur. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 24. Gambar 24 Menu persetujuan Kajur Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Kajur akan tercentang. 4.3 Proses Persetujuan Dekan Pengajuan dosen yang sudah disetujui oleh Ketua Jurusan selanjutnya akan muncul di menu verifikasi Dekan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan diperlihatkan oleh Gambar 25. User Manual Sistem Informasi LPPM 15

16 1 2 Gambar 25 Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan Keterangan Gambar 25: 1. Tombol download formulir F-19 dan Karya Ilmiah. 2. Tombol persetujuan Dekan. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 24. Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Dekan akan tercentang. Setelah disetujui Kajur dan Dekan maka proses selanjutnya akan dilakukan di LPPM. User Manual Sistem Informasi LPPM 16

17 5. Karya Ilmiah Bab Dalam Buku 5.1 Pengisian Identitas dan Persyaratan Tampilan awal menu ini sama seperti tampilan awal pada menu KI Non Buku dan KI Buku. Tombol Tambah digunakan jika user ingin melakukan pengajuan KI Bab dalam Buku. Tampilan ketika user klik tombol Tambah dapat dilihat pada Gambar Gambar 26 Tampilan identitas usulan pengajuan Karya Ilmiah Bab dalam Buku Keterangan Gambar 26: 1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan. 2. Setelah selesai silakan klik tombol Simpan. Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 4 tab baru yaitu tab, Rekening, Penulis Lain, Capaian dan Upload. Penjelasan keempat tab tersebut adalah sebagai berikut: User Manual Sistem Informasi LPPM 17

18 a. Tab Rekening Gambar 27 Tab Rekening Keterangan Gambar 27: User akan diminta memilih rekening, yaitu rekening gaji dan rekening lain. b. Tab Penulis lain Keterangan Gambar 28: Gambar 28 Tab Penulis Lain Seperti pada pengajuan KI non Buku dan KI Buku, user diminta untuk memilih jika user memiliki penulis lain atau tidak. User Manual Sistem Informasi LPPM 18

19 c. Tab Capaian Gambar 29 Tab Capaian Keterangan Gambar 29: Seperti pada pengajuan KI non Buku dan KI Buku, user diminta untuk input data penelitian yang sudah ada. Jika penelitian/pengabdian yang dimaksud tidak terdapat dalam pilihan, maka silakan melakukan input pada menu Penelitian/Pengabdian. 3. Tab Upload Gambar 30 Tab Upload Keterangan Gambar 30: Setelah user berhasil memilih file dan memasukkan kode verifikasi, maka tekan tombol Simpan untuk menyimpan file-file yang telah dipilih. User Manual Sistem Informasi LPPM 19

20 1 2 Gambar 31 Pernyataan bebas plagiat Keterangan Gambar 31 : 1. Setelah berhasil upload file, maka akan muncul dua tombol kirim yaitu: - Kirim untuk Pelaporan : Proses pengajuan akan langsung diproses di LPPM - Kirim Pengajuan Insentif : Proses pengajuan akan diproses melalui Kajur dan Dekan. Tombol ini akan aktif jika sudah mencentang persetujuan pernyataan bebas plagiat yang dilingkari pada nomor Proses Persetujuan Ketua Jurusan Pengajuan dosen selanjutnya akan muncul di menu Ketua Jurusan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan diperlihatkan oleh Gambar Gambar 32 Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan User Manual Sistem Informasi LPPM 20

21 Keterangan Gambar 32: 1. Tombol download formulir F-19 dan Karya Ilmiah. 2. Tombol persetujuan Kajur. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 33. Gambar 33 Menu persetujuan Kajur Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Kajur akan tercentang. 5.3 Proses Persetujuan Dekan Pengajuan dosen yang sudah disetujui oleh Ketua Jurusan selanjutnya akan muncul di menu verifikasi Dekan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan diperlihatkan oleh Gambar Gambar 34 Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan Keterangan Gambar 34: 1. Tombol download formulir F-19 dan Karya Ilmiah. 2. Tombol persetujuan Dekan. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 33. User Manual Sistem Informasi LPPM 21

22 Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Dekan akan tercentang. Setelah disetujui Kajur dan Dekan maka proses selanjutnya akan dilakukan di LPPM. User Manual Sistem Informasi LPPM 22