ARAHAN KERJA PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH BUKAN WARGANEGARA

Transkripsi

1 Halaman: 0/9 ARAHAN KERJA PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH BUKAN WARGANEGARA

2 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Arahan Kerja ini menerangkan tatacara Pengambilan Pelajar Baharu Prasiswazah Bukan Warganegara. Arahan Kerja ini merangkumi aktiviti memproses borang permohonan, pemilihan, rayuan, tawaran dan lapor diri pelajar baharu bukan warganegara. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems Requirements MS ISO 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Lepasan Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM Manual Pengguna SMPModul KMSKN Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf Buku Panduan Pelajar Baharu UPM Laman Web UPM Laman Web Bahagian Akademik edu.my Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program UPM/PU/PS/P003 Prasiswazah World Higher Education Database (WHED) Entry Requirements For International Candidates Equivalent Qualification with The Malaysian High School Certificate (STPM) Or Diploma Recognised By The Malaysian Government Specific Program Requirements For Bachelor Program.

3 Halaman: 2/9 Kod Dokumen Tajuk Dokumen Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara MQA dan Perbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia. Arahan Kerja Temu Duga Program Pengajian UPM/PU/PS/AK09 Prasiswazah Pelan Strategik Kementerian Pengajian Tinggi 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD : Bahagian Akademik BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar Fakulti : Semua fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian JKPPBW : Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara KBA : Ketua Bahagian Akademik Ketua PTJ : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah MQA : Malaysian Qualification Acreditation PKU : Pusat Kesihatan Universiti Prasiswazah : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SMP : Sistem Maklumat Pelajar STPM : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia STPM/Setaraf : Matrikulasi dan Asasi TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia UPMH : UPM Holding UPMI : UPM International Sdn. Bhd. 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Bukan Warganegara ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi arahan kerja ini.

4 Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Rujuk Unjuran Pengambilan 7.2 Terima dan Semak Permohonan 7.3 Lengkap? Ya Rekod dan Ulasan Permohonan Tidak Penuhi Syarat? Ya Pemilihan Calon Pelajar Bukan Warganegara Tidak Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara 7.8 Kemaskini Data Calon Jaya 7.9 Sedia Data Calon Jaya 7.10 Sedia dan Hantar Surat Tawaran 7.11 Terima Maklumbalas? Ya Terima Lapor Diri Sedia Laporan Tidak Tamat 7.15

5 Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Unjuran Pengambilan Rujuk unjuran pengambilan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pengajian Tinggi. 7.3 Terima dan Semak Permohonan Terima Borang Permohonan Calon Bukan Warganegara (PU/PS/BR12/AMB) secara penuh atas talian atau di kaunter Cop penerimaan borang permohonan Semak dokumen sokongan dilampirkan bersama borang permohonan. PT, 7.4 Lengkap? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Rekod dan Ulasan Permohonan Rekodkan maklumat permohonan dalam Log Permohonan Calon Bukan Warganegara (PU/PS/LG02/AMB) Buat saringan permohonan yang memenuhi syarat kemasukan ke program yang dipohon. /PT/ Rujuk : i. World Higher Education Database (WHED). ii. Entry Requirements For International Candidates Equivalent Qualification with The Malaysian High School Certificate (STPM) Or Diploma Recognised By The Malaysian Government.

6 Halaman: 5/9 iii. Specific Program Requirements For Bachelor Program. Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara dan Perbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia (MQA) Dapatkan ulasan fakulti. (jika perlu) 7.6 Penuhi Syarat? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Pemilihan Calon Pelajar Bukan Warganegara Adakan mesyuarat pemilihan bersama fakulti/ maklumkan pengambilan kepada semua Dekan Fakulti, jika perlu Buat penilaian permohonan calon dengan merujuk kepada: PT, Ketua PTJ/ Wakil i. Fail borang permohonan. ii. Fail dokumen rujukan (World Higher Education Database (WHED), Entry Requirements For International Candidates Equivalent Qualification with The Malaysian High School Certificate (STPM) Or Diploma Recognised By The Malaysian Government, Specific Program Requirements For Bachelor Program dan Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara dan Perbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia (MQA) Buat ulasan permohonan pada Borang Ulasan Permohonan Calon Bukan Warganegara(PU/PS/BR10/AMB) dan kembalikan kepada urus setia Rekodkan dalam Log Permohonan Calon Bukan Warganegara (PU/PS/LG02/AMB). / Ketua PTJ/ Wakil Bagi program yang mempunyai syarat temuduga. (Rujuk : Arahan Kerja Temu Duga Program Pengajian Prasiswazah (PU/PS/AK09)).

7 Halaman: 6/9 7.8 Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara Sediakan kertas cadangan dan surat panggilan mesyuarat Adakan mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara selewatlewatnya dua (2) bulan sebelum semester dibuka atau dapatkan kelulusan pengambilan daripada TNC(A&A), jika perlu Buat penilaian permohonan calon dengan merujuk kepada Fail Dokumen Rujukan (World Higher Education Database (WHED), Entry Requirements For International Candidates Equivalent Qualification with The Malaysian High School Certificate (STPM) Or Diploma Recognised By The Malaysian Government, Specific Program Requirements For Bachelor Program dan Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara dan Perbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia (MQA) Buat keputusan sama ada permohonan calon berjaya atau gagal. (Rujuk : Borang Ulasan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara (PU/PS/BR02/AMB)). PT JKPPBW JKPPBW JKPPBW 7.9 Kemaskini Data Calon Jaya Kemaskini keputusan Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara. Rekodkan dalam Log Pemohonan Calon Bukan Warganegara (PU/PS/LG02/AMB) Sedia Data Calon Jaya Masukkan data calon yang berjaya ke dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP) Cetak, semak dan sahkan data yang dimasukkan dengan senarai nama calon yang berjaya daripada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara Buat pembetulan sekiranya terdapat kesilapan kepada maklumat calon berdasarkan keputusan Mesyuarat

8 Halaman: 7/9 Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara Semak dan sahkan senarai nama dalam SMP dengan menggunakan cetakan daripada langkah Proses nombor matrik pelajar baharu melalui SMP Cetak dan hantar senarai calon jaya dari SMP ke Ketua PTJ, PKU dan UPMI sebelum pendaftaran pelajar baharu bukan warganegara bermula. PT 7.11 Sedia dan Hantar Surat Tawaran Sediakan Surat Tawaran Kemasukan bagi calon yang berjaya Tandatangan Surat Tawaran Kemasukan bagi calon yang berjaya Hantar Surat Tawaran Kemasukan Buat salinan surat tawaran kepada fakulti dan UPMI Terima Maklumbalas? Jika ya ikut langkah Jika tidak ikut langkah Terima Lapor Diri Terima lapor diri calon pelajar berdasarkan Senarai Data Calon Jaya. (Ikut keperluan semasa) PT, 7.14 Sedia Laporan Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan senat pada bulan berikutnya. PT 7.15 Tamat

9 Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/6002/1/10 PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU BUKAN WARGANEGARA Log Penerimaan Borang Permohonan Calon Bukan Warganegara Semester Sesi /. Surat panggilan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti.(jika ada) Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara. Kertas Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara. Borang Ulasan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara. Senarai nama calon. Senarai nama calon mendaftar. Keputusan Ujian Bahasa Inggeris. Suratsurat lain yang berkaitan dengan pengambilan pelajar bukan warganegara seperti kepada PKU, UPMI, BHEP. Suratsurat lain yang berkaitan dengan pengambilan pelajar bukan warganegara kepada fakulti. Surat rayuan pemohon. Surat lain yang berkaitan. 2 UPM/6002/1/10/1 TAWARAN CALON BUKAN WARGANEGARA Salinan surat Full Offer. Salinan surat Conditional Offer. Salinan Surat Provisional Offer. Surat lain yang berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun Kuasa Melupus