PENERAPAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY MULTI ITEM DALAM PENGADAAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS PT.YASANDA MEDAN)

Transkripsi

1 PENERAPAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY MULTI ITEM DALAM PENGADAAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS PT.YASANDA MEDAN) Agustina Simangunsong Manajemen Informatika STMIK Pelita Nusantara Medan Jln. Iskandar Muda No. 1, 20154, Indonesia Abstrak Teknologi sanagat dibutuhkan oleh setiap perusahaan, dimana perusahaan dituntut untuk memanfaatkan teknologi demi kepentingan perusahaan itu sendiri salah satunya adalah teknologi informasi. teknologi informasi ini sangat membantu perusahaan didalam hal yang berhubungan dengan informasi. PT.YASANDA adalah perusahaan yang begerak didalam bidang pengolahan kayu, dimana dalam pengolahan data pengadaan bahan baku produksi masih menggnakan sistem manual sehingga dalam proses data terkesan lambat. Dengan demikian dibutuhkan penerapan sistem komputerisasi untuk mempermudah proses pengolahan data tersebut. Bahan baku sangat berkaitan erat dengan penghasilan dari suatu perusahaan, untuk itu perusahaan harus mempunyai suatu cara yang digunakan guna untuk mengantisipasi terjadinya kekosongan bahan baku sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Untuk itu penulis membuat suatu perubahan dalam sistem informasi pengadaan bahan baku. Dalam hal ini penulis tidak melakukan pengembangan seara keseluruhan tetapi hanya melengkapi informasi yang dihasilkanoleh sistem yang ada. Dengan menggunakan sistem komputerisasi berupa sistem pengolahan data pengadaan bahan baku, maka waktu dan tenaga yang digunakan oleh staff dan karyawan dalam mengisi data pengadaan bahan yang masuk dan keluar dapat diminimalkan kesalahan dan dipastikan menjadi efisien. Kata kunci : Pengadaan Bahan Baku, EOQ, Multi Item I. Pendahuluan Masalah penentuan besarnya persediaan merupakan masalah yang penting bagi perusahaan, karena persediaan mempunyai efek yang langsung terhadap keuntungan perusahaan. Untuk mengatasi kesulitan pencatatan dan pengolahan data dalam hal pengadaan bahan baku yang dialami oleh PT.YASANDA tersebut, maka system informasi yang berbasis computer sangat dibutuhkan untuk mendapatkan data maupun informasi yang efisien Pengadaan merupakan kegiatan pemenuhan kebutuhan. Pengertian Pengadaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Pengadaan berasal dari kata ada dan ditambahkan awalan pe- dan akhiran an sehingga mempunyai arti Pengadaan adalah proses menjadikan sesuatu yang tadinya tidak ada menjadi ada. Berdasarkan pemikiran tersebut diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Pengadaan Barang adalah pola hubungan yang berkaitan untuk melakukan kegiatan memproses data kebutuhan barang dan jasa untuk produksi atau pendukung produksi yang tidak terpenuhi dan proses pembeliannya sehingga kebutuhan tersebut terpenuhi dan dihasilkan data yang cepat, tepat dan akurat, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pengadaan bahan baku yaitu, banyaknya kuantitas dan seberapa baik kualitas bahan yang dikehendaki, untuk mencapai kuantitas dan kualitas yang diinginkan.adapun kriteria pemilihan bahan yaitu : 1. Kualitas pasok 2. Kontinuitas pasok 3. Mutu yang sesuai standar 4. Harga inverstasi 5. Biaya penyimpanan Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk menutup seluruh bahan baku yang dipergunakan dalam produksi. Istilah Bahan Pembantu Pabrik (factory supplies) atau Bahan Pembantu Produksi (Manufacturing Supplies), kemudian dipergunakan untuk menyebut bahan tambahan, yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk. Untuk mengatasi kesulitan pencatatan dan pengolahan data dalam hal pengadaan bahan baku,maka sistem informasi yang berbasis komputer sangat dibutuhkan untuk 125 Jurnal Mantik Penusa Vol. 1, No. 2 Desember 2017, pp

2 mendapatkan data maupun informasi yang efisien, optimal, cepat, efektif dan akurat. Metoda manajemen persediaan yang paling terkenal adalah model-model economic order quantity (EOQ).Metode ini dapat digunakan baik untuk barang-barang yang dibeli maupun yang diproduksi sendiri (Handoko,1984) Oleh karena itu perusahaan dapat menganalisis persediannya dengan menggunakan model EOQ karena model penghitungan ini paling sederhana. II. Landasan Teori A. Metode EOQ (Economic Order Quantity) Setiap perusahaan selalu berusaha untuk menentukan policy penyediaan bahan dasar yang tepat, dalam arti tidak menganggu proses produksi dan disamping itu biaya yang ditanggung tidak terlalu tinggi. Untuk keperluan itu terdapat suatu metode EOQ (Economic Order Quantity). Menurut Gitosudarmo, (2002 : 101) EOQ sebenarnya adalah merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Untuk memenuhi kebutuhan itu maka dapat diperhitungkan pemenuhan kebutuhan (pembeliannya) yang paling ekonomis yaitu sejumlah barang yang akan dapat diperoleh dengan pembelian dengan menggunakan biaya yang minimal. 1. Analisis pembelian bahan baku Untuk dapat menentukan jumlah pemesanan atau pembelian yang optimal tiap kali pemesanan perlu ada perhitungan kuantitas pembelian optimal yang ekonomis atau Economic Order Quantity (EOQ). Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut : 2SD EOQ = H Dimana: EOQ= jumlah pembelian optimal yang ekonomis S = biaya pemesanan (persiapan pesanan dan penyiapan mesin) per pesanan. D= Penggunaan/permintaan yang diperkirakan per periode waktu H= Biaya penyimpanan per unit per tahun Biaya penyimpanan = 10% x harga beli per unit bahan baku. Frekuensi pemesanan = I R I = EOQ R= jumlah bahan baku yang dibutuhkan EOQ = jumlah pembelian optimal yang ekonomis. 2. Analisis Total Biaya Bahan Baku Analisis ini untuk mengetahui berapa total persediaan yang terdiri dari biaya pembelian bahan baku, biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Adapun rumusnya adalah : Total biaya persediaan bahan baku = biaya pembelian bahan baku + biaya pemesanan + biaya penyimpanan. 2. DSH TIC = TIC(Q) = total biaya persediaan per tahun D = jumlah kebutuhan barang dalam unit (m 3 ) H = biaya penyimpanan (unit per periode) S = biaya pemesanan setiap kali pesanan 3. Analisis Reorder Point Reorder point dapat diketahui dengan menetapkan penggunaan selama lead time dan ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock, dengan menggunakan rumus : Reorder point = penggunaan selama lead time + safety stock Penggunaan selama lead time = lead time x pengunaan bahan baku Safety Stock = jumlah standar deviasi dari tingkat kebutuhan x 1,65. Rumus standar deviasi : 2 ( X Y) SD = n SD = Standar deviasi X = pemakaian sesungguhnya Y = peramalan / perkiraan pemakaian n = jumlah (banyaknya data) III. Analisa A. Analisa Bahan Baku 1. Pembelian Bahan Baku PT. YASANDA melakukan pembelian bahan baku kayu OAK dari supplier di Amerika yang telah menjadi rekan selama ini.data yang diperoleh dari perusahaan tersebut tentang pembelian bahanbaku dapat dilihat pada table 1. Tabel 1. Pembelian Bahan Baku Kayu OAK I = frekuensi pemesanan 126

3 yang dibeli rata-rata sebesar 1044,85 m 3. Pada tahun 2014 memiliki cadangan 0,25 m 3, dimana rata-rata tingkat permintaan bahan baku sebesar m 3 sedangkan tingkat pembeliannya mencapai m 3. Pada bulan November tingkat permintaan bahan baku terjadi peningkatan yang paling tinggi. Hal ini terkait dengan pameran yang dilaksanakan pada bulan September dan Oktober setiap tahunnya yang memberikan efek positif terhadap peningkatan order. 2. Permintaan Bahan Baku Bahan baku yang tersedia di gudang sebagian besar digunakan untuk proses produksi dan sebagian disimpian untuk cadangan produksi berikutnya maupun sebagai cadangan apabila sewaktu-waktu kesulitan mendapatkan bahan baku di pasaran. Data tentang permintaan bahan baku PT.YASANDA dapat dilihat dalam table 2 berikut: 3. Biaya Pemesanan Biaya pemesanan terdiri dari biaya pemeriksaan, biaya administrasi kontrak dan biaya pengiriman. Lebih jelasnya data tentang biaya pemesanan dapat dilihat pada tabel 3. Tabel 3. Tabel Pemesanan Tabel 2. Permintaan bahan baku kayu OAK Terlihat dari tabel di atas, rata-rata permintaan bahan baku pada tahun 2016 mencapai 954,26 m 3 jika dibandingkan dengan pembelian bahan baku yang rata-rata per bulannya mencapai m 3 mengalami kenaikan. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat permintaan pada tahun 2012 lebih tinggi daripada tingkat pembelian bahan bakunya. Pada tahun berikutnya 2013 memiliki cadangan bahan baku 3,05 m 3, dimana rata-rata permintaan mencapai 1041,80 m 3 sedangkan rata-rata bahan baku Terlihat dari tabel 3, terlihat bahwa biaya pemesanan dari tahun 2012sampai 2015 mengalami peningkatan. Pada tahun 2012 jumlah biaya pemesanan mencapai Rp atau rata-rata perbulannya mencapai Rp Pada tahun 2013 jumlah biaya pemesanan mencapai Rp dengan rata-rata setiap bulannya Rp Pada tahun 2014 mengalami peningkatan mencapai Rp dengan rata-rata pemesanan setiap bulan Rp Presentase Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan yang dibutuhkan untuk analisis lebih lanjut diperhitungkan dalam bentuk prosentase yaitu prosentase dari nilai persediaan. Adapun besarnya nilai persediaan adalah jumlah bahan baku yang dipesan setiap pesan dan harga bahan baku merupakan biaya variabel yang besarnya tergantung dari jumlah bahan baku setiap kali pesan. 127

4 Besarnya biaya penyimpanan bahan baku kayu OAK ditetapkan oleh perusahaan sebesar 10% dari nilai persediaan. Data tentang biaya penyimpanan dapat dilihat pada table 4 Tabel 4. Prosentase Biaya simpan, Harga per unit dan Biaya penyimpanan Tahun % Biaya Simpan Harga (Rp) Per Unit Biaya Penyimpanan % % % B. Perhitungan EOQ Jumlah pemakaian bahan baku, harga bahan baku perunit dan besarnya biaya pemesanan pada PT. YASANDA selama periode tahun dapat dilihat pada tabel 5 berikut ini. Tabel 5. Pemakaian bahan baku, harga per unit, total biaya pemakaian dan biaya Untuk memperoleh total biaya persediaan bahan baku yang minimal diperlukan adanya perbandingan antara perhitungan biaya persediaan bahan baku menurut EOQ dengan perhitungan biaya persediaan bahan baku yang selama ini dilakukan oleh perusahaan. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui berapa besar penghematan biaya persediaan total dalam perusahaan. Perhitungan total biaya persediaan menurut metode EOQ akan dihitung dengan rumus Total Inventory Cost (TIC) dalam rupiah sebagai berikut : 2 D. S. H TIC = a. TIC Tahun , x = Rp , adalah sebesar Rp ,- b. TIC Tahun ,65x x = Rp , adalah sebesar Rp Rp ,- c. TIC Tahun ,11x x = Rp adalah sebesar Rp Dari data yang diperoleh dari perusahaan menunjukkan bahwa hubungan antara EOQ, Safety Stock, ROP dan Maximum Inventory bahan baku selama periode tahun adalah sebagai berikut : a. Tahun 2016 sebesar 563,95 m³. Dengan demikian saat 532,15 m³, sedangkan untuk menghindari pembelian yang harus dilakukan sebesar 4113,5 m³, agar tidak melebihi Maximum Inventory sebesar 4645,65 m³. b. Tahun 2017 sebesar 559,45 m³. Dengan demikian saat 524,73 m³, sedangkan untuk menghindari pembelian yang harus dilakukan sebesar 4914,03 m³, agar tidak melebihi Maximum Inventory sebesar 5438,63 m³. c. Tahun 2018 sebesar 544,6 m³. Dengan demikian saat 508,46 m³, sedangkan untuk menghindari pembelian yang harus dilakukan sebesar 5003,49 m³, agar tidak melebihi Maximum Inventory sebesar 5548,09 m³. Sedangkan mengenai Total Biaya Persediaan Bahan Baku dapat dibandingkan menurut EOQ dan yang dijalankan perusahaan serta 128

5 penghematan biaya yang dapat diperoleh selama periode tahun adalah sebagai berikut : a. Tahun ,- sedangkan menurut EOQ sebesar Rp ,-. Jadi ada penghematan yang diperoleh sebesar Rp ,- b. Tahun ,- sedangkan menurut EOQ sebesar Rp ,-. Jadi ada penghematan yang diperoleh sebesar Rp ,- c. Tahun ,-sedangkan menurut EOQ sebesar Rp ,-. Jadi ada penghematan yang diperoleh sebesar Rp ,- IV. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, dapat diambil suatu simpulan sebagai berikut: 1. Dalam menangani proses pengadaan sebagai pemasukan dan pemesanan bahan baku, peranan computer sangat dibutuhkan oleh PT.YASANDA untuk menghasilkan informasi yang lebih mudah cepat dan akurat. 2. Dengan adanya metode EOQ proses pengadaan bahan baku lebih mudah dan dapat mengetahui frekuensi pembelian bahan baku serta meminimalkan pembelian bahan baku seperti yang telah dibahas di bab sebelumnya PT.YASANDA melakukan pembelian bahan baku cukup tiga kali pembelian dalam kurun waktu satu tahun. 3. Setiap kegiatan pengolahan data dan pencatatan transaksi yang berhubungan dengan proses produksi perusahaan, baik penerimaan maupun pengeluaran bahan baku yang telah dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer. V. Referensi [1]. Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Edisi Pertama, Andi Yokyakarta,2003 [2]. Jogiyanto H.M, Sistem Teknologi Informasi, Andi Yokyakarta,2003. [3]. Tata Sutarbi, Analisa Sistem Informasi, Andi Yokyakarta,2004. [4]. Madcoms,Mahir Dalam 7 Hari Pemrograman Visual Basic, Andi Yokyakarta,2005. [5]. Arbie, Manajemen Database MySQL, Edisi 1,Andi Yokyakarta,2004. [6]. Jeffery L.Whitten, Lionel D.Bently,dn Kevin C.Dittman, Metode Desain Dan Analisa Desain, Salemba Empat,