PENGURUSAN. Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P006

Transkripsi

1 Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Dokumen ini menerangkan mengenai tatacara untuk menyebar/memaklumkan mengenai Polisi Sistem Pengurusan Alam Sekitar, Objektif dan Sasaran yang telah ditentukan oleh pihak pengurusan UPM. Ia juga digunakan untuk menerima, mempertimbangkan dan bertindak balas kepada komunikasi alam sekitar daripada pihak dalaman dan luaran. 2.0 SKOP Prosedur ini hendaklah terpakai bagi semua aktiviti, penghasilan produk dan perkhidmatan di UPM yang berkaitan dengan pengurusan alam sekitar. Prosedur ini juga merangkumi semua jenis maklumbalas termasuk aduan, penghargaan, pertanyaan dan cadangan yang diterima berkaitan alam sekitar. 3.0 TANGGUNGJAWAB 3.1 Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan EMS UPM dan Pengarah Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi bertanggungjawab untuk memastikan komunikasi yang berkesan berhubung Alam Sekitar, Dasar Keselamatan, Objektif dan Sasaran, insiden dan sebarang maklumat kepada semua pekerja UPM, pelajar, pembekal, pihak berkuasa dan pihak pihak yang berkepentingan dengan UPM. 3.2 Semua warga UPM hendaklah mengambil bahagian dalam aktiviti berkaitan keselamatan dan kesihatan alam sekitar dengan mengemukakan pandangan dan kebimbangan atau cadangan untuk penambahbaikan. 3.3 Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan EMS UPM dan Pengarah Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi bertanggungjawab untuk mempromosi, memantau dan menyediakan sumber dan mengkaji keberkesanan Dasar Sistem Pengurusan Alam Sekitar. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen MS ISO 14001:2015, Klausa 7.4 (Komunikasi) Tajuk Dokumen Environmental Management Systems - Requirement

2 Halaman: 2/8 Kod Dokumen - Tajuk Dokumen Dokumen Rujukan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Alam Sekitar ISO 14001: Pelan Komunikasi Krisis UPM Edisi Manual Pengguna u-respons 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN PKPU : Penyelaras Kepuasan Pelanggan Universiti : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) TPKP : Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan Komunikasi Dalaman : Komunikasi dalaman bermaksud pertukaran maklumat perkhidmatan yang diperlukan oleh semua pihak di UPM Komunikasi Luaran : Komunikasi luaran bermaksud pertukaran maklumat perkhidmatan yang diperlukan oleh semua pihak yang berurusan dengan UPM Pihak Yang Berkepentingan : Pihak yang berkepentingan termasuk agensi-agensi kerajaan, pihak awam, pelanggan dan pembekal Maklumat : Sebarang maklumat yang ingin dihebahkan atau didokumentasikan perlu mendapat kelulusan pihak pengurusan universiti selagi ianya tidak menjejaskan reputasi dan imej UPM melalui kaedah atau medium yang sesuai.

3 Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI 1. Proses Komunikasi Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Mula Terima maklumat (a) Terima maklumat daripada minitminit mesyuarat Lembaga, Jawatankuasa Pepandu Alam Sekitar dan pihak pengurusan universiti. (b) Polisi-polisi dan peraturanperaturan lain yang berkaitan. Minit mesyuarat berkaitan Polisi dan peraturan berkaitan PKPU/ Sebarkan maklumat Hebahan maklumat dalaman kepada warga UPM dan pihak luar melalui melalui apa-apa kaedah komunikasi dalaman dan luaran yang sesuai. / TPKP Terima maklum balas Terima maklum balas daripada pihak dalaman atau luaran melalui saluran berikut iaitu: (a) Sistem Maklum Balas Pelanggan secara online iaitu sistem U- respons; (b) Borang maklum balas; (c) Surat/faks/emel; (d) Aduan dalam media (sekiranya perlu); (e) Aduan daripada agensi kerajaan/pbt dan lain-lain (sekiranya perlu); (f) Telefon, atau (g) Lisan. PKPU/ Ambil tindakan (a) Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi luaran. (b) (c) Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi dalaman (Bawahanatasan). Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi dalaman (Atasanbawahan) Kemaskini rekod Kemaskini rekod bagi semua tindakan yang telah diambil dan simpan Tamat

4 Halaman: 4/8 2. Komunikasi Luaran Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Mula Terima maklumbalas Terima maklum balas dari sumbersumber seperti U-Respons (online), borang, surat aduan, aduan media massa, aduan dari Biro pengaduan Awam, Sistem e-aduan KPT, e-mel, telefon atau lisan Laksanakan Tindakan Laksanakan tindakan maklum balas dan seterusnya rujuk Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001) Kemaskini rekod Kemaskini rekod bagi semua tindakan yang telah diambil dan simpan Tamat

5 Halaman: 5/8 3. Komunikasi Dalaman (Atasan-Bawahan) Tanggungjawab Proses Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Mula Ketua/Penyelia Keluarkan arahan Ketua/penyelia keluarkan arahan terhadap aduan, memo, laporan, NCR dan lain-lain yang berkaitan. Pekerja Terima arahan Terima arahan dan maklumat maklumbalas Tentukan tindakan yang perlu diambil Tentukan tindakan yang perlu diambil berdasarkan maklumat yang diterima Untuk dibincangkan lanjut? Ya Tentukan kaedah dan Jika Ya, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah Tentukan kaedah komunikasi dan pegawai yang bertanggungjawab Tindakan diambil Ambil tindakan yang bersesuaian. Tidak Tidak Pekerja Rekod & simpan Ya Memuas kan? Jika Ya, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah Jika tindakan yang diambil memuaskan, rekod dan simpan Tamat

6 Halaman: 6/8 4. Komunikasi Dalaman (Bawahan-Atasan) Tanggungjawab Proses Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Mula Pekerja Buat laporan Pekerja membuat laporan/ maklumbalas Terima laporan Terima dan rekodkan laporan /maklumbalas Panggilan mesyuarat Laksanakan mesyuarat (jika perlu) Jika Ya, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah Ketua/ Tindakan? Ya Tentukan kaedah dan Tentukan kaedah komunikasi dan pegawai yang bertanggungjawab. Tidak Tidak Ya Memuaskan? Jika Ya, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah PT/PO Rekod & simpan Rekodkan tindakan yang diambil dan sahkan. Kemaskini rekod untuk simpanan Tamat

7 Halaman: 7/8 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/ISO-EMS/P006/1.1 Minit Mesyuarat/Petikan Minit Mesyuarat atau sebarang dokumen yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa atau pihak Pengurusan Universiti Surat/ memo atau apa-apa dokumen hebahan. Dokumen yang berkaitan PT(P/O)/ PKPU Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun Ketua PTJ/TWP 2. UPM/ISO-EMS/P006/2.1 (Proses Komunikasi Luaran dan Dalaman) PT(P/O)/ PKPU Pusat Dokumen dan Rekod Ketua PTJ/TWP Rujuk Rekod Kualiti di bawah Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001) 3 Tahun

8 Halaman: 8/8 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama TWP EMS WP 15/7/ EMS-3/ EMS-4/2014 Mesyuarat JKISO UPM kali ke- 15 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Kali-14 Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi WP 19/11/2013 WP 20/2/ EMS(PNC- PSKK)1/2018 Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-37 (Khas) TPKP PP TWP PP 14/12/2018