RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN PADA SMP MUHAMMADIYAH 7 YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN PADA SMP MUHAMMADIYAH 7 YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Yongki Wahyono kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 INFORMATION SYSTEM ENGINEERING SERVICES SIRKULASI LIBRARY ON SMP MUHAMMADIYAH 7 YOGYAKARTA RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN PADA SMP MUHAMMADIYAH 7 YOGYAKARTA Yongki Wahyono Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The more advanced technology in the word to significantly impact on human activities. Humans want all of the activities that they do can be run effectively and efficiently both in terms of time, yield, and cost to be incurred. So also is felt by the librarians of the SMP Muhammadiyah 7 Yogyakarta, they wanted a new system that can help them in their task of managing the transaction that occur each day with time lines, relevance, and accurate. During this libraries on SMP Muhammadiyah 7 Yogyakarta still use manual way to do the book lending transactions, the return of a book or obtain other information about the data book, data members and others. In the old systems loaning and book return transaction was still written on a sheet of paper one by one so that this process requires a long time to record all transaction and fees for financing the expensive stationery. Based on the above mentioned problems, the author will design a desktop based library information system aimed at the high school librarian in SMP Muhammadiyah 7 Yogyakarta. Application design is intended to facilitate transactions that occurred in the library and provide information time lines, relevance, and accurately. Key word: Library Information system, Library, Information System.

4 1. Pendahuluan Perpustakaan adalah sebuah ruang dimana di dalamnya terdapat banyak buku yang disusun berdasarkan sistem tertentu untuk digunakan sebagai media dalam mencari ilmu dan wawasan bagi semua orang.dengan semakin b erkembangnya kegiatan dan inventaris suatu buku pada sebuah perpustakaan serta semakin bertambahnya anggota, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menampung semua informasi mengenai data -data tersebut secara cepat. Untuk memudahkan para pengguna dalam mencari bahan pustaka dibutuhkan sebuah sistem informasi perpustakaan yang baik untuk kemudahan dalam pelayanan.dalam pembuatan sistem ini digunakan dua sistem pelayanan terhadap pengguna perpustakaan yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup.sistem pelayanan terbuka, pengguna dapat masuk ke ruang penyimpanan koleksi untuk mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang di butuhkan.sedangkan sistem pelayanan tertutup, pengguna harus minta bantuan petugas untuk mencari bahan pustaka yang diperlukan.dengan menggunakan kedua sistem pelayanan tersebut dapat memberikan keleluasaan terhadap para pengguna untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkan dengan bebas dan cepat.pengguna juga dapat mencari informasi buku yang diinginkan dengan menyebutkan judul dan pengarang ke petugas apabila tidak dapat menemukan pada rak buku yang ada. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Menurut Jogiyanto (2005, h.1) mendefinisikan sistem berdasarkan dua pendekatan, yaitu yang menekankan prosedur dan yang menekankan pada elemennya. Pendekatan yang lebih mendekatkan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari suatu prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan yang lebih mendekatkan pada elemennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan dari berbagai pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan atau berkaitan untuk mencapai atau menyelesaikan tujuan tertentu.

5 2.2 Definisi Informasi Menurut Jogiyanto (2005, h.8) informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolah data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan dasar pengambilan suatu keputusan dari beberapa alternatif keputusan yang ada atau paling tidak media pengetahuan yang berguna. Informasi akan berguna bagi seseorang apabila sesuai dengan tujuan, ketelitian yang sesuai dengan kebutuhan, tepat waktu, tersedia pada tempat dan yang tepat, dan dalam bentuk yang dapat dipergunakan secara efektif dan tafsir yang tepat dan jelas bagi penerima. Kualitas suatu informasi menurut Jogiyanto (2005, h.10) tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boeh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. 3. Analisis Analisis system adalah tehnik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut,bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Sebelum memasuki tahapan pembuatan program, terlebih dahulu dilakukan proses analisis sistem. Analisis sistem digunakan sebagai acuan dalam tahapan pembuatan program atau aplikasi sehingga pemrograman dapat dibuat dengan lebih terencana dan terarah serta program atau aplikasi layak untuk dibuat dan diimplementasikan. Dalam tahapan analisis sistem hal yang pertama dilakukan adalah mengidentifikasi maslah yang timbul. Adapun masalah yang timbul dalam sirkulasi perpustakaan pada SMP Muhammadiyah 7 Yogyakarta adalah sebagai berikut: a. Dalam catatan peminjaman dan pengembalian buku masih banyak kendala dikarenakan masih bersifat manual atau masih menggunakan lembar-lembar kertas sebagai arsipnya (file-file yang tidak teratur).

6 b. Pencarian data anggota dan data buku masih teramat sulit untuk dilakukan dan membutuhkan waktu yang agak lama serta ketelitian staf perpustakaan. c. Kesulitan dalam ketidaktepatan dalam pembuatan laporan, karena laporan berdasarkan data-data yang ada pada bagian pencatatan atau pendataan. d. Beberapa masalah tersebut timbuldikarenakan beberapa faktor yaitu pengolahan data sirkulasi SMP Muhammadiyah 7 Yogyakarta masih manual dan belum adanya program untuk data sirkulasi. 4. Implementasi dan Pembahasan Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan. Tahapan implementasi sistem ini meliputi beberapa kegiatan antara lain adalah melakukan ujicoba sistem, melakukan ujicoba program, penjelasan manual program, penjelasan manual instalasi serta pemeliharaan sistem. 4.1 Uji Coba Sistem Ujicoba terhadap sistem dilakukan biasanya setelah pengetesan program.ujicoba sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa komponenkomponen program atau tiap-tiap modul program yang telah dibuat sudah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.ujicoba sistem termasuk dalam pengetesan program secara menyeluruh.pada pengetesan program yang sebelumnya telah dilakukan, masing-masing komponen atau modul berjalan dengan benar. Namun hal ini bukan berarti komponen atau modul program tersebut dapat berjalan dengan sempurna dengan program yang lainnya atau dengan modul-modul yang lain ketika modul tersebut diintegrasikan untuk menjadi satu kesatuan sistem yang utuh. Kumpulan dari beberapa program atau modul yang telah diintegrasikan perlu dilakukan tes kembali untuk mengetahui apakah program dapat menerima input data dengan baik dan memprosesnya dengan baik pula. Dalam pembuatan program, semua program yang telah dibuat harus dilakukan ujicoba dengan cara sebagai berikut: a. White Box Testing White box testing merupakan ujicoba yang dilakukan untuk memeriksa detail dari prosedur program atau software. Pada white box alur logika software akan diujicoba dengan menyediakan kasus ujicoba untuk melakukan sekumpulan kondisi atau perulangan tertentu. Kondisi dari program dapat diperiksa dari

7 beberapa titik yang bervariasi untuk menentukan apakah status yang diharapkan sesuai dengan status sesungguhnya. b. Black Box Testing Black box testing mengarah pada ujicoba yang dilakukan terhadap interface program. Meskipun didesain untuk menemukan kesalahan, ujicoba black box digunakan untuk mendemonstrasikan fungsi program yang dioperasikan, apakah program sudah menerima program dengan benar, output yang dihasilkan juga benar, apakah integritas sistem juga terpelihara.ujicoba blackbox memeriksa beberapa aspek sistem namun memeriksa sedikit mengenai logika sistem atau program. Pada hasil ujicoba semua interface program dengan black box testing dapat disimpulkan bahwa semua fungsi interface program berfungsi sesuai harapan dan mampu menerima input dengan benar serta hasil pengolahan yang ditampilkan juga benar. 4.2 Uji Coba Program Ujicoba program dilakukan untuk mengetahui apakan program telah bekerja sesuai dengan yang diinginkan dan terbebas dari kesalahan-kesalahan yang timbul selama proses pembuatan dan penulisan kode-kode program. Kesalahan yang terjadi saat pengetesan program yakni: a. Pengujian Kesalahan Sintaks Kesalahan ini biasanya terjadi karena kesalahan dalam penulisan source kode program yangtidak sesuai dengan perintah dalam bahasa pemrograman, atau dengan kata lain program tidak bisa mengenali perintah yang diketikkan oleh programmer. b. Pengujian Run-time error Pengujian runtime error dilakukan jika visual basic tidak mengenali object yang dipanggil atau dieksekusi 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah melalui semua tahapan penelitian untuk merancang sebuah sistem informasi perpustakaan pada SMP 7 Muhammadiyah Yogyakarta telah melalui beberapa tahapan yaitu identifikasi masalah, analisis, perancangan, pengujian dan pemeliharaan sistem. Sedangkan sistem yang dibangun sudah mampu memproses pengolahan data untuk mendukung pelayanan perpustakaan pada SMP 7 Muhammadiyah Yogyakarta Sistem yang telah selesai dibuat memiliki beberapa kelebihan diantaranya:

8 1. Mampu mengolah data buku, anggota, sirkulasi buku dan denda dengan lebih baik sehingga mempermudah dan meminimalkan waktu pekerjaan dalam pengelolaan data 2. Mampu menghasilkan informasi yang berupa laporan sirkulasi, laporan data buku dan laporan data anggota yang nantinya dijadikan acuan pertimbangan pengambilan keputusan oleh kepala sekolah 3. Sistem perpustakaan ini dapat meningkatkan pelayan kepada anggota terutama dalam proses sirkulasi peminjaman dan pengembalian.. Namun selain memiliki kelebihan, sistem yang telah dibuat ini juga memiliki kekurangan diantaranya : 1. Belum didukung oleh tool pendukung misalnya alat barcode untuk memudahkan jalannya transaksi peminjaman dan pengembalian buku sehingga proses bisa dilayani lebih cepat dan lebih menghemat waktu. 2. Sistem juga belum bisa mendeteksi letak keberadaan buku yang diinginkan, karena belum tersedianya program pencarian lokasi penempatan letak buku. 5.2 Saran Dalam penerapan sistem sirkulasi perpustakaan ini, penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Hal penting untuk diperhatikan, dengan adanya sistem yang baru pemeliharaan dan perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak harus diperhatikan agar sistem dapat berjalan dengan baik, selain itu diperlukan backup data secara teratur baik kedalam bentuk hardcopy atau softcopy. 2. Untuk tujuan penelitian yang selanjutnya diharapkan peneliti selanjutnya dapat mengembangkan sistem perpus dengan barcode dan informasi pencarian dan ketersediaan produk. Informasi ketersediaan produk dapat diletakkan di sebuah kios informasi berbasis client server. Demikian saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat diterima sebagai masukan dan bisa dipergunakan sebagai pendukung kemajuan sistem informasi perpustakaan yang akan datang.

9 DAFTAR PUSTAKA All Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini, Koniyo Andi Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi dan Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi. Arief, M. rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. artikelit.com/artikel/sistem-informasi-perpustakaan repository.usu.ac.id