SOKONGAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI PUSAT JAMINAN KUALITI Kod Dokumen: UPM/SOK/SWA/P001 PROSEDUR AUDIT SWAAKREDITASI PROGRAM PENGAJIAN

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan bagi tujuan melaksanakan audit swaakreditasi bagi program pengajian prasiswazah dan siswazah kecuali program pengajian yang mendapat akreditasi dibawah badan profesional. Prosedur ini merangkumi semakan dokumen program pengajian mengikut standard program atau dokumen standard daripada MQA, proses pengauditan program pengajian bagi kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Swaakreditasi Pengajian untuk Akreditasi Sementara, Akreditasi Penuh, Audit Semakan Semula dan Audit Pengekalan Pengajian. Bagi program baharu, tempoh sah laku perakuan Akreditasi Sementara ialah: i. Lima (5) tahun daripada kelulusan Akreditasi Sementara bagi program yang diluluskan tanpa syarat. Fakulti perlu memastikan pelajar kohort pertama boleh melalui proses Akreditasi Penuh sebelum tempoh Akreditasi Sementara berakhir; atau ii. Dua (2) tahun daripada kelulusan Akreditasi Sementara bagi program yang diluluskan bersyarat. Fakulti bertanggungjawab untuk mematuhi syaratsyarat yang dinyatakan dalam tempoh yang ditetapkan sama ada enam (6) bulan atau satu (1) tahun seperti yang dinyatakan dalam kelulusan Akreditasi Sementara. 3.0 TANGGUNGJAWAB Pengarah CQA dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

2 Halaman: 2/ DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan - UPM/PU/PS/P001 UPM/PU/S/P001 UPM/PU/S/P003 - Tajuk Dokumen Code of Practice for me Accreditation (COPPA) Prosedur Pembentukan Baharu dan Semakan Semula Prasiswazah UPM Prosedur Pembentukan Baharu Pengajian Siswazah Prosedur Semakan Semula Kurikulum Pengajian Siswazah Standard dan Dokumen Standard MQA ( 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN APP CQA DPP MQA PPP PT CQA PTF PTPO PTJ Akreditasi Badan Profesional Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh : Ahli Panel Penilai : Center for Quality Assurance (Pusat Jaminan Kualiti) : Dokumen Pengajian : Malaysia Qualification Agency (Agensi Kelayakan Malaysia) : Pengerusi Panel Penilai : Pegawai Tadbir CQA : Pegawai Tadbir Fakulti : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) CQA : Pusat : pengajian yang mendapat akreditasi program di bawah badan professional. : Penilaian fasa awal ke atas program baharu untuk memastikan sama ada sesuatu program itu menepati keperluan kualiti minimum dari segi kurikulum dan sistem sokongan penyampaian program sebelum sesuatu program ditawarkan. (Setiap program baharu perlu mendapatkan kelulusan Akreditasi Sementara setelah mendapat kelulusan Jawatankuasa Kurikulum Universiti/Jawatankuasa Kurikulum Pengajian Siswazah Universiti) : Penilaian ke atas program baharu yang telah mendapat kelulusan Akreditasi Sementara dan perlu mendapat Akreditasi Penuh selewat-lewatnya satu (1) sesi sebelum kohort pertama pelajar bergraduat. Penilaian ini adalah untuk memastikan kegiatan pengajaran, pembelajaran dan semua aktiviti lain yang berkaitan dengan sesuatu program yang ditawarkan telah menepati

3 Halaman: 3/11 Audit Semakan Semula Audit Pengekalan standard kualiti dan mematuhi Kerangka Kelayakan Malaysia (KKM). : Penilaian ke atas program yang sedang disemak semula dan peratus perubahan kurikulumnya melebihi 30%. : penilaian semula keatas program pengajian yang telah mendapat akreditasi. Pelaksanaan penilaian adalah sekurang-kurangnya sekali (1) dalam tempoh lima (5) tahun dari tarikh akreditasi terdahulu. : Dekan Fakulti

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.1 Mula PT CQA/PTF 6.2 Rancang pelaksanaan audit program 6.2 Rancang pengajian mengikut : Pelaksanaan Audit (a) kategori akreditasi/audit program di bawah MQA atau (b) keperluan badan profesional. 6.3 Hantar Peringatan Kepada PT CQA Fakulti 6.3 Hantar peringatan kepada fakulti untuk penyediaan DPP 1 tahun daripada tarikh perakuan untuk kelulusan akreditasi/audit program pengajian terdahulu PTF PTF 6.4 Sediakan DPP 6.5 Hantar DPP (salinan lembut) kepada CQA 6.6 Terima dan Semak Kecukupan DPP (softcopy) daripada Fakulti Sediakan DPP mengikut kategori audit/akreditasi: (i) Akreditasi Sementara, Akreditasi Penuh dan Audit Pengekalan (Bahagian B dan C). (ii) Audit Semakan Semula (Bahagian C : Bidang 1 dan 2 sahaja). Hantar DPP (softcopy) kepada CQA selewat-lewatnya tiga (3) bulan dari tarikh audit yang dirancang. Terima dan semak kecukupan DPP daripada fakulti mengikut kategori audit. Panduan Pengurusan Swaakreditasi Pengajian (rujuk perkara A & B) Notis peringatan Panduan Penyediaan Dokumen untuk Akreditasi (terkini) Senarai semak DPP 6.7 Maklum kecukupan DPP kepada fakulti 6.7 Maklumkan kecukupan DPP kepada fakulti dalam tempoh 5 hari bekerja. 6.8 Dokumen Lengkap? 6.8 Dokumen Lengkap? (a) Jika Ya, ikut langkah Tidak (b) Jika Tidak, ikut langkah 6.9. PTF Ya 6.9 Buat Pindaan 6.10 Hantar DPP salinan keras kepada CQA 6.9 (a) PTJ membuat pindaan berdasarkan cadangan yang dinyatakan. (b) Hantar semula DPP yang telah dipinda (salinan lembut). Kemudian ikut langkah 6.6. PTF A 6.10 Hantar tiga (3) salinan keras DPP kepada CQA.

5 Halaman: 5/11 Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan A PT CQA 6.11 Sedia dan majukan surat lantikan beserta DPP kepada APP 6.11 (a) Sediakan surat lantikan panel penilai (b) Majukan surat bersama DPP kepada APP. Panduan Pengurusan Swaakreditasi Pengajian (rujuk perkara C) Surat lantikan Panel Penilai 6.12 Perlu Laporan Pra Lawatan? 6.12 Perlu Laporan Pra Lawatan? Ya Tidak (a) Jika Ya (Akreditasi Penuh dan Audit Pengekalan) ikut langkah 6.13 serta lampirkan laporan audit terdahulu kepada panel penilai. (b) Jika Tidak (Akreditasi Sementara dan Audit Semakan Semula) ikut langkah PPP/APP 6.13 Sedia dan Majukan Laporan Pralawatan kepada CQA 6.13 Sedia dan majukan laporan pralawatan kepada CQA dalam tempoh 14 hari bekerja. Terma Rujukan Panel Penilai 6.14 Majukan laporan Pralawatan kepada fakulti 6.14 Hantar laporan pra lawatan kepada untuk persediaan audit lokasi tiga (3) hari bekerja selepas semakan format laporan dibuat. PPP/APP 6.15 Laksanakan audit program pengajian 6.15 Laksanakan audit program pengajian mengikut kategori audit berikut : (a) Akreditasi Sementara dan Audit Semakan Semula (i) PPP/APP hanya mengaudit DPP fakulti. (ii) PPP sedia laporan akhir audit dalam tempoh 7 hari bekerja. Terma Rujukan Panel Penilai PPP 6.16 Majukan laporan akhir audit kepada CQA 6.16 (b) Akreditasi Penuh dan Audit Pengekalan (i) Buat lawatan ke PTJ. (ii) Sedia laporan akhir audit dalam tempoh 7 hari bekerja. Majukan laporan akhir audit kepada CQA. Laporan akhir audit PT CQA 6.17 Hantar Laporan akhir audit program kepada 6.17 (a) Hantar laporan akhir audit kepada dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas semakan format laporan dibuat. A B (b) Fakulti perlu mengemukakan maklum balas beserta dokumen

6 Halaman: 6/11 Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan PT CQA A 6.18 Kemukakan maklum balas fakulti kepada PP B 6.18 sokongan (jika perlu) kepada CQA dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh penerimaan laporan akhir audit. Majukan maklum balas fakulti berdasarkan laporan akhir audit kepada PPP untuk persetujuan. PPP 6.19 Setuju dengan maklum balas? 6.19 Setuju dengan (a) Jika Ya, ikut langkah Maklum balas? Tidak (b) Jika Tidak, buat ulasan/komen terhadap maklum balas fakulti dan ikut langkah Ya PT CQA Pengarah CQA/ 6.20 Laksanakan Mesyuarat JKSPP 6.20 Laksanakan Mesyuarat JKSPP mengikut ketetapan berikut : (a) Kuorum ahli mesyuarat sekurangkurangnya 1/3; (b) Pengarah CQA sebagai Pengerusi dan boleh mewakilkan mana-mana ahli sekiranya tidak dapat hadir; (c) wajib hadir ke Mesyuarat JKSPP; dan (d) PPP perlu hadir dan boleh mewakilkan mana-mana APP sekiranya tidak dapat hadir. Ya 6.21 Lulus? C Tidak 6.22 Buat pindaan Lulus? Maklumkan keputusan mesyuarat kepada dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas pelaksanaan mesyuarat : (a) Jika Ya, ikut langkah (b) Jika Tidak, ikut langkah 6.22 Buat pindaan berdasarkan cadangan Mesyuarat JKSPP dan ikut langkah Makluman keputusan mesyuarat

7 Halaman: 7/11 Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Pengarah CQA C 6.23 Bentang kelulusan audit program pengajian dalam Mesyuarat 6.23 (a) Bentangkan kelulusan laporan audit program pengajian dalam Mesyuarat UPM. Kertas makluman kelulusan audit program pengajian (b) Hantar petikan minit senat kepada dalam tempoh tiga (3) hari selepas mendapat petikan minit. Surat dan Petikan Minit 6.24 Rekod kelulusan dalam Log pengajian 6.24 Rekodkan tarikh perakuan kelulusan audit program pengajian oleh Mesyuarat dalam Log Audit Pengajian tujuh (7) hari bekerja selepas menerima petikan minit. Log Audit Pengajian 6.25 Daftar dalam MQR 6.25 (a) Lengkapkan dokumen permohonan daftar MQR setelah menerima surat kelulusan dari KPT bagi : (i) Akreditasi Sementara; (ii) Akreditasi Penuh ; dan (iii) Perubahan maklumat program. (b) Maklumkan keputusan daftar MQR kepada fakulti dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima sijil daripada MQA. (c) Kemaskini rekod pendaftaran MQR dalam Log Audit Pengajian dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima sijil daripada MQA. Sijil akreditasi dari MQA Log Audit Pengajian 6.26 Tamat

8 Halaman: 8/11 Bil. 7.0 REKOD Kod Fail,Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM.CQA.600-3/3/1 Swaakreditasi untuk Pengajian Prasiswazah (Nama program) a) Akreditasi Sementara b) Akreditasi Penuh c) Audit Semakan Semula d) Audit Pengekalan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT/PTPO PT CQA Bilik Fail CQA 6 Tahun Kuasa Melupus Pengarah CQA Surat lantikan Panel Penilai Laporan pra lawatan (untuk Akreditasi Penuh dan Audit Pengekalan sahaja) Kertas makluman kelulusan program kepada Mesyuarat Laporan akhir program Petikan Minit 2. UPM.CQA.600-3/3/2 Swaakreditasi untuk Pengajian Siswazah (Nama program) a) Akreditasi Sementara b) Akreditasi Penuh c) Audit Semakan Semula d) Audit Pengekalan PT/PTPO PT CQA Bilik Fail CQA 6 Tahun Pengarah CQA

9 Halaman: 9/11 Bil. Kod Fail,Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Surat lantikan Panel Penilai Laporan pra lawatan (untuk Akreditasi Penuh dan Audit Pengekalan sahaja) Kertas makluman kelulusan program kepada Mesyuarat Laporan akhir program Petikan Minit 3. UPM.Kod PTJ.600-3/3/1 Swaakreditasi untuk Pengajian Prasiswazah a) Akreditasi Sementara b) Akreditasi Penuh c) Audit Semakan Semula d) Audit Pengekalan PT/PTPO PTF Bilik Fail Fakulti 6 Tahun Takwim Audit Pengajian Notis Pengingatan Notis Pelaksanaan Audit Petikan Minit Laporan Akhir Sijil Akreditasi

10 Halaman: 10/11 Bil. Kod Fail,Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. UPM.Kod PTJ.600-3/3/2 Swaakreditasi untuk Pengajian Siswazah a) Akreditasi Sementara b) Akreditasi Penuh c) Audit Semakan Semula d) Audit Pengekalan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT/PTPO PTF Bilik Fail Fakulti 6 Tahun Kuasa Melupus Takwim Audit Pengajian Notis Pengingatan Notis Pelaksanaan Audit Petikan Minit Laporan Akhir Sijil Akreditasi 5. UPM.CQA.600-3/5/1 Daftar Kelayakan Malaysia Borang Permohonan Pendaftaran (Borang D MQR) Sijil Akreditasi PT/PTPO PT CQA Sehingga program masih ditawarkan Pengarah CQA 6. SOK/SWA/BL01/LAPP Log Audit Pengajian /PTPO PT CQA/PTF Bilik Fail CQA/Fakulti 6 Tahun Pengarah CQA

11 Halaman: 11/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR: 1/2012 OPR 1/2015 SOK (SWA): 1/2016 QMS (SOK) : SWA 1/2019 Huraian Pindaan Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Ketua- Ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali ke-16 Mesyuarat Ketua- Ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Mesyuarat Pengurusan Pusat Jaminan Kualiti Kali Ke- 5 Mesyuarat Pengurusan Pusat Jaminan Kualiti Kali Ke- 16 Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuat Kuasa TWP PP WP 03/01/2011 TWP PP WP 09/05/2012 TWP PP WP 12/03/2015 TPKD PP TWP PP 29/08/2016 TPKD PP TWP PP 22/02/2019