M a n u a l B o o k e - P e n g a d a a n d a n e - M o n e v

Transkripsi

1 P I P M a k a s s a r 1

2 P I P M a k a s s a r 2 DAFTAR ISI BAB I Membuka Aplikasi e-pengadaan... 1 BAB II Mengisi Daftar Referensi Bagian, Penyedia dan Referensi POK... 5 BAB III Mengimport Referensi dan Data POK dari Database RKAKL... 8 BAB IV Mengisi dan Merevisi Data POK BAB V Plotting Anggaran BAB VI Rencana Penarikan BAB VII Realisasi Anggaran BAB VIII Laporan-Laporan monitoring... 31

3 P I P M a k a s s a r 3 BAB I MEMBUKA APLIKASI E-PENGADAAN Apliasi e-pengadaan merupakan aplikasi berbasis web base, sehingga untuk dapat menjalankan aplikasi ini kita butuh aplikasi browser seperti Mozilla Firefox dan Internet Explorer, Tidak disarankan menggunakan browser Google Chrome untuk mengakses aplikasi ini. Setelah Browser Mozilla Firefox atau Internet Explorer Anda terbuka, masukkaan alamat pada kolom addresnya seperti terlihat pada gambar berikut : Setelah itu masukkan Username dan Password Anda untuk masuk ke dalam aplikasi e-pengadaan, Anda dapat memasukkan Username = admin@gmail.com dan password = admin, kemudian masukkan tahun anggaran yang Anda inginkan dan masukkan hasil penjumlahan sesuai dengan petunjuknya lau klik tombol Sign in seperti terlihat pada gambar berikut :

4 P I P M a k a s s a r 4 Jika Username dan Password Anda benar, maka insyaa Allah jendela Utama dari aplikasi e-pengadaan akan terbuka seperti terlihat pada gambar berikut :

5 P I P M a k a s s a r 5 BAB II MENGISI DAFTAR REFERENSI BAGIAN, PENYEDIA DAN REFERENSI AKUN POK Sebelum kita melajutkan ke pengisian daftar POK terlebih dahulu kita mempersiapkan daftar bagian, penyedia maupun daftar referensi kode akun yang akan digunakan pada saat penginputan. Menu referensi ini terbagi dalam 2 kelompok, yakni Menu Referensi dan Menu Referensi POK. Sebagai contoh cara untuk mengisi referensi Bagian adalah sebagai berikut : 1. Klik pada menu referensi, kemudian klik menu Referensi Bagian seperti terlihat pada gambar berikut :

6 P I P M a k a s s a r 6 2. Setelah halaman Referensi Bagian terbuka, klik pada tanda panah disamping tombol Action kemudian klik tombol tambah data untuk menambah data, seperti terlihat pada gambar berikut : 3. Setelah itu, isi semua kolom yang tersedia dan pada kolom indeks isi dengan nomor urut bagian, yang tujuannya untuk mengurutkan bagian nomor urut yang dimasukkan. Kolom Indeks untuk mengurutkan nama bagian Setelah semua kolom diisi, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data tersebut.

7 P I P M a k a s s a r 7 4. Untuk merubah atau menghapus Data Bagian, klik pada tombol aksi pada tabel seperti pada gambar berikut : Tombol Aksi untuk mengubah atau menghapus data Kemudian Klik Ubah untuk mengubah data atau klik Hapus untuk menghapus data Hal serupa juga dilakukan untuk menambah, mengubah maupun menghapus data untuk halaman-halaman referensi yang lainnya.

8 P I P M a k a s s a r 8 BAB III MENGIMPORT REFERENSI DAN DATA POK DARI DATABASE APLIKASI RKAKL Selain penginputan dengan cara manual, disediakan juga penginputan dengan cara konversi data atau mengimport data hasil konversi dari aplikasi RKAKL, namun sebelumnya kita harus menginstal aplikasi Konversi RKAKL terlebih dahulu, adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Pastikan Komputer Anda telah terinstal aplikasi RKAKL DIPA 2019 atau versi di atasnya dan telah diisi dengan data yang sudah benar. 2. Download Aplikasi Konversi RKAKL dengan cara klik pada menu download Konversi RKAKL seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Untuk mendownload aplikasi Konversi RKAKL 3. Setelah berhasil di download, kemudian instal aplikasi tersebut dan biarkan semua pada posisi default, klik next terus sampai proses penginstalan selesai tanpa merubah apapun saat proses penginstalan berlangsung. Penting : Dalam proses konversi data RKAKL ini, Pastikan aplikasi RKAKL DIPA Anda sudah tertutup dan tidak dalam kondisi terbuka.

9 P I P M a k a s s a r 9 Jika Penginstalan berhasil, insyaa Allah akan muncul icon aplikasi Konversi RKAKL di desktop Anda dengan nama Aplikasi Pengadaan, Double Klik untuk membuka aplikasinya. Icon Aplikasi Konversi RKAKL di desktop, klik dua kali untuk membuka aplikasinya Berikut Tampilan awal aplikasi Konversi RKAAL 5. Untuk memulai konversi, setup direktory tempat data RKAKL berada dengan cara, klik pada menu Set Directory seperti pada gambar berikut :

10 P I P M a k a s s a r Setelah jendela Set Direktory Terbuka, Klik pada tombol cari direktory kemudian cari folder direktory data RKAKL berada, seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Tombol Cari Direktory Untuk mencari letak folder data RKAKL berada Data RKAKL DIPA 2019 berada pada folder c:\rkakldipa19\db dan folder ini disesuaikan untuk tahun berikutnya maka kita menuju ke folder tersebut seperti terlihat pada gambar berikut : Folder Database RKAKL DIPA 2019, sesuaikan untuk tahun berikutnya Setelah itu klik tombol Select dan Klik Tombol Simpan untuk menyimpan Lokasi Folder tersebut, seperti terlihat pada gambar berikut :

11 P I P M a k a s s a r 11 Klik Tombol Simpan untuk menyimpan lokasi folder database RKAKL Klik tombol keluar untuk menutup jendela setup direktory, langkah selanjutnya adalah Konversi Data Referensi, caranya adalah, klik pada menu Konversi data Referensi seperti pada gambar berikut : Setelah jendela Konversi Referensi terbuka, masukkan tahun anggaran di kolom tahun anggaran yang tersedia kemudian klik tombol Konversi seperti pada gambar berikut : Masukkan Tahun Anggaran yang sedang berjalan

12 P I P M a k a s s a r 12 Klik tombol Selesai untuk menutup jendela Konversi Referensi RKAKL, langkah selanjutnya adalah Konversi Data RKAKL, caranya adalah klik pada menu Konversi data RKAKL seperti pada gambar berikut : Setelah jendela Konversi data RKAKL terbuka, masukkan tahun anggaran di kolom tahun anggaran yang tersedia kemudian klik tombol Konversi seperti pada gambar berikut : Masukkan Tahun Anggaran yang sedang berjalan Sampai disini proses konversi data RKAKL sudah selesai, untuk melihat hasil dan file konversi terbut, kita buka drive D: dan cari folder DATA_RKAKL, semua file hasil konversi insyaa Allah akan Anda temui dalam folder terbut. Catatan (Folder D:\DATA_RKAKL akan secara otomatis dibuat oleh sistem sehingga tida perlu folder tersebut dibuat secara manual).

13 P I P M a k a s s a r Kembali ke Aplikasi e-pengadaan, masuk ke Halaman Referensi Program, dengan cara klik pada Menu Referensi POK lalu klik Menu Referensi Program. Klik pada Menu Referensi POK > Referensi Program Setelah Laman Referensi Program terbuka, Anda dapat menambah datanya secara manual input maupun dengan cara import data yang telah kita konversi tadi. - Input Data Manual, caranya adalah klik pada tanda panah di tombol Action, lalu klik Tambah Data seperti terlihat pada gambar berikut :

14 P I P M a k a s s a r 14 Cara penambahan secara manual ini sama seperti penambahan data di bab yang telah kita lakukan sebelumnya. - Import Data, caranya adalah klik pada tanda panah di tombol Action, lalu klik Import Data, - Setelah Laman Import Data terbuka, cari file hasil konversi tadi dan nama file harus sama dengan yang tercantum di atas kolom pencarian seperti terlihat pada gambar berikut : Nama File yang dicari adalah ref_program.txt Carilah file tersebut dalam folder D:\DATA_RKAKL setelah itu klik tombol Proses Import. Untuk mengimport Referensi maupun Data POK yang lain, dilakukan dengan cara yang sama dengan cara ini.

15 P I P M a k a s s a r 15 BAB IV MENGISI DAN MEREVISI DATA POK Untuk mengisi data POK secara manual atau perubahan data POK karena sebab terjadinya Revisi Anggaran, caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik pada menu POK Seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Menu Data POK untuk mengubah atau menambah data POK 2. Setelah Laman Data POK Terbuka, Klik tombol Action dan pilih Tambah Program Untuk menambah data Program seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Tombol Tambah Program untuk menambah data program jika diperlukan

16 P I P M a k a s s a r Penambahan Perubahan dan penghapusan data dilakukan dengan cara yang sama dengan cara sebelumnya. 4. Untuk menambah dan melihat rincian Komponen maupun sub komponen dapat dilakukan dengan cara klik pada tombol Aksi, setiap tombol Aksi memiliki tombol yang berbeda tergantung dari apakah dia merupakan Program, ataukah kegiatan atau Output dan seterusnya. 5. Misal, untuk menambah Kegiatan, kita harus mengklik tombol Aksi yang berada di posisi progam seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Tombol Aksi pada posisi program untuk menambah data kegiatan 6. Demikian pula jika kita ingin menambah Data Output, kita harus mengklik tombol Aksi yang berada pada posisi diatasnya yakni pada posisi Kegiatan, seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Tombol Aksi pada posisi Kegiatan untuk menambah data Output Demikian seterusnya.

17 P I P M a k a s s a r Untuk menambah data Sub Komponen, klik tombol Aksi Pada Posisi Komponen dan klik tombol Lihat Detil seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Tombol Aksi pada posisi Komponen untuk melihat Isi dari Komponen tersebut dan untuk menambah data Sub Komponennya 8. Setelah Laman Isi Komponen terbuka klik pada tombol Aksi pada posisi Komponen Untuk menambah Data Sub Komponen seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Tombol Aksi pada posisi Komponen untuk menambah data Sub Komponennya

18 P I P M a k a s s a r Untuk Menambah Data Akun dan Item, klik pada tombol Aksi pada posisi Sub Komponen kemudian klik tombol Lihat Detil seperti pada gambar berikut : 10. Setelah Laman Rincian Sub Komponen Terbuka klik tombol aksi pada posisi Sub Komponen untuk menambah data Akun seperti terihat pada gambar berikut : Klik Tombol Aksi pada posisi Sub Komponen untuk melihat Isi dari Sub Komponen tersebut dan untuk menambah data Akun dan Itemnya Klik Tombol Aksi pada posisi Sub Komponen untuk menambah data Akunnya

19 P I P M a k a s s a r Untuk menambah Header maupun Item, caranya adalah klik tombol Aksi pada posisi Akun seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Tombol Aksi pada posisi Akun untuk menambah data Item atau headernya

20 P I P M a k a s s a r 20 BAB V PLOTTING ANGGARAN Plotting Anggaran merupakan kegiatan untuk membagi-bagi beban anggaran kepada unit-unit yang ada di satuan kerja masing-masing. Adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik pada menu Plotting Anggaran, kemudian klik tombol Plotting per Bagian, seperti terlihat pada gambar berikut : 2. Setelah Laman Plotting Anggaran per Bagian terbuka, Klik tombol Plot untuk melihat data hasil plotting seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Plotting Untuk melihat data hasil plotting

21 P I P M a k a s s a r Setelah Laman Data Plotting terbuka, klik tombol Actin lalu klik tombol Tambah Data untuk menambah data Plotting seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Tambah Data untuk menambah data Plotting 4. Setelah itu akan muncul Laman Data POK yang belum di Plotting, untuk melihat rinciannya, klik pada tombol Rincian pada posisi salah satu Komponen yang Anda inginkan seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Rincian pada posisi Komponen yang Anda inginkan 5. Kemudian selanjutnya, setalah Laman selanjutnya terbuka klik tombol Rincian pada posisi Sub Komponen yang Anda inginkan, seperti terlihat pada gambar berikut :

22 P I P M a k a s s a r 22 Klik tombol Rincian pada posisi Sub Komponen yang Anda inginkan untuk melihat detil isinya 6. Kemudian klik pada tombol Aksi pada posisi Sub Komponen atau Akun yang Anda inginkan seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Aksi pada posisi Sub Komponen atau Akun untuk memplotting Anggarannya Untuk kembali ke Laman sebelumnya klik pada tombol Action lalu klik tombol Kembali. Klik Tombol Kembali untuk kembali ke Laman sebelumnya

23 P I P M a k a s s a r Untuk membatalkan Plotting, kembali Laman Data Plotting, kemudian klik tombol Cut pada Posisi Sub Komponen ataupun Akun seperti terlihat pada gambar berikut : Tombol Cut untuk menghapus data Plotting

24 P I P M a k a s s a r 24 BAB VI RENCANA PENARIKAN Rencana Penarikan dilakukan setelah memplotting semua anggaran ke bagian atau unit masing-masing, adapun cara mengisi rencana penarikan adalah sebagai berikut : 1. Klik pada menu Rencana Penarikan, kemudian klik tombol Rencana Penarikan, seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Menu Rencana Penarikan untuk mambuka Laman Rencana Penarikan 2. Setelah Laman Rencana Anggaran terbuka, klik pada tombol Aksi pada posisi Unit atau Bagian yang akan dibuat rencana penarikannya seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Aksi pada posisi Bagian atau Unit yang akan dibuat Perencanaan Penarikannya

25 P I P M a k a s s a r Setelah Laman Jendela Penarikan terbuka, klik pada tombol Aksi pada posisi Item Kegiatan yang akan dibuat perencanaannya, seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Aksi pada posisi Item Kegiatan yang akan dibuat Perencanaan Penarikannya 4. Setelah Laman Data Perencanaan Penarikan Anggaran terbuka, masukkan nilai-nilainya pada kolom dibulan yang telah tersedia, catatan : Jumlah rencana penarikan harus sama adengan jumlah pagu anggaran, seperti terlihat pada gambar berikut :

26 P I P M a k a s s a r 26 Masukkan Nilai Rencana Penarikan di Kolom-Kolom Bulan yang diinginkan setelah itu klik tombol simpan untuk menyimpan data. Untuk mengubah data rencana maka dapat dilakukan dengan cara yang sama seperti di atas.

27 P I P M a k a s s a r 27 BAB VII REALISASI ANGGARAN Setelah melakukan penginputan Rencana Anggaran, kita melangkah ke realisasi Anggaran caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik pada menu Reailsasi, seperti terlihat pada gambar berikut : Klik Menu Realisasi untuk membuka Halaman Realisasi Penarikan 2. Setelah Laman Realisasi Penarikan terbuka, klik tombol Detil pada posisi Item Kegiatan yang Anda inginkan seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Detil pada posisi Item Kegiatan untuk memasukkan realisasi penarikannya

28 P I P M a k a s s a r Kemudian setelah Laman Tambah Data Kegiatan Penarikan terbuka, klik tombol Tambah untuk menambah data seperti pada gambar berikut : Klik tombol Tambah data untk menambah data Realisasi 4. Setelah itu Akan muncul Jedela baru lalu Masukkan Nama Uraian Kegiatannya 5. Lalu Pilih Jenis Kontraknya 6. Kemudian Centang Cek Kontrak hingga Cek SP2D sesuai proses yang sedang berjalan 7. Lalu isikan semua kolom yang tersedia 8. Lalu klik tombol Simpan untuk menyimpan data Untuk lebih jelasnya Perhatikan Gambar Berikut :

29 P I P M a k a s s a r 29 Pilih Jenis Kontrak Masukkan Nama Uraian Kegiatan Centang Cek HPS sampai Cek SP2D sesuai proses yang sedang berjalan

30 P I P M a k a s s a r 30 Untuk mengubah data, pada Laman Tambah data Kegiatan Penarikan, klik tombol Tombol Aksi pada posisi Kegiatan yang akan diubah lalu klik tombol Ubah seperti terlihat pada gambar berikut : Klik tombol Aksi pada posisi kegiatan yang akan diubah Lalu klik Tombol Ubah

31 P I P M a k a s s a r 31 BAB VIII LAPORAN-LAPORAN MONITORING Alhamdulillah, sekarang kita masuk ke laporan-laporan monitoring setelah menginput Rencana dan Realisasi Penarikan Anggaran. Ada berbagai macam jenis Laporan monitoring yang tersedia dalam aplikasi e-pengadaan dan e-monev ini dan dapat Anda akses sesuai kebutuhan Anda. A. Monitoring Rencana dan Realisasi Untuk mengakses Laman ini, klik pada menu Laporan Monitoring dan Pilih Menu Monitoring Rencana dan Realisasi seperti pada gambar berikut : Klik tombol Monitoring Rencana dan Realisasi

32 P I P M a k a s s a r 32 Pilih Bagian / Unit Pelaksana Kegiatan Masukkan kata kunci kegiatan yang di cari lalu klik tombol cari Tabel Rencana Penarikan Tabel Realisasi Penarikan

33 P I P M a k a s s a r 33 B. Monitoring Realisasi Kegiatan Untuk mengakses Laman ini, klik pada menu Laporan Monitoring dan Pilih Menu Monitoring Realisasi Kegiatan seperti pada gambar berikut : Klik tombol Monitoring Realisasi Kegiatan

34 P I P M a k a s s a r 34