SISTEM DAN MEKANISME PENDATAAN OLEH SEKRETARIS

Transkripsi

1 SISTEM DAN MEKANISME PENDATAAN OLEH SEKRETARIS

2

3 ADMINISTRASI PKK BERDASARKAN HASIL RAKERNAS VIII TAHUN 2015

4 A. PENGERTIAN ADMINISTRASI 1. Administrasi PKK adalah sistem pengelolaan yang berhubungan dengan kelembagaan PKK beserta dokumentasinya di setiap jenjang. Meliputi pencatatan, pendataan, pelaporan, dan pengarsipan Dilakukan secara manual/menggunakan teknologi informasi.

5 2. Administrasi PKK secara garis besar mencakup administrasi umum dan administrasi keuangan. Administrasi Umum Kegiatan administrasi yang meliputi kegiatan tulis menulis atau ketatausahaan yang dilakukan secara teratur, tertib, dan terarah Administrasi keuangan Kegiatan administrasi terkait dengan tata cara penyelenggaraan dan pengelolaan keuangan

6 UMUM Untuk memastikan operasional kelembagaan dapat berjalan dengan baik dan benar. KHUSUS A. Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman, bagi pelaksanaan dan penaggung jawab administrasi PKK. B. Terciptanya keseragaman format, data, kesamaan pemahaman, dan mekanisme administrasi yang baik dan benar. C. Terciptanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi di bidang administrasi PKK.

7 II. Administrasi PKK Administrasi Umum Administrasi Keuangan

8 1. SURAT a. Jenis b. Nomor dan Kode Surat c. Tata Cara Pembuatan Surat d. Penandatanganan Surat e. Distribusi dan Penyimpanan Surat

9 1. Buku Wajib PKK Buku wajib PKK digunakan untuk mencatat keadaan dan kegiatan PKK dari tingkat desa/kelurahan sampai dengan tingkat pusat. Buku Wajib terdiri dari : a. Buku Daftar Anggota TP PKK (III-9a) Buku Daftar Anggota TP PKK + Kader (III-9b) b. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar c. Buku Keuangan

10 d. Buku Notulen untuk mencatat jalannya rapat serta hasilnya. e. Buku Inventaris. f. Buku KegiatanUntuk mencatat setiap kegiatan yang diadakan/diikuti oleh Anggota TP PKK.

11 2. Buku catatan Buku catatan yang ada di kelompok PKK Dusun/Lingkungan, RW, RT, dan Kelompok Dasa wisma 1. Data Keluarga 2. Catatan dan Kegiatan Warga 3. Data Rekap Ibu Hamil, melahirkan, nifas, Ibu Meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal, dan kematian balita Catatan yang dilakukan di kelompok PKK RT, RW, Dusun sampai dengan lingkungan merupakan rekap secara berjenjang.

12 `4. Catatan Kelompok Dasawisma (a) Data Keluarga (b) Catatan Data dan Kegiatan Warga (c) Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan nifas,ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal, dan kematian balita Penjelesan Buku/Catatan: Data Warga TP PKK (Data Primer, Lampiran 19-III-14-1a) data yang diambil dari warga binaan PKK yang diisi oleh masing-masing anggota keluarga

13 Lampiran III - 14 CATATAN DATA KELUARGA NAMA KEPALA RUMAH TANGGA : KRITERIA RUMAH : Sehat/ Tidak Sehat ANGGOTA KELOMPOK DASA WISMA : JAMBAN KELUARGA : Ada/Tidak Jumlah : Buah SUMBER AIR KELUARGA : PDAM/ Sumur/ Sungai/ Lainnya... TAHUN : KEGIATAN PKK YANG DIIKUTI NO NAMA ANGGOTA KELUARGA STATUS PERKAWINAN L / P TEMPAT LAHIR TGL/BL/TH LAHIR/ UMUR AGAMA PENDIDIKAN PEKERJAAN PENGHAYATAN DAN GOTONG ROYONG BERKE-BUTUHAN PENGAMALAN PANCASILA KHUSUS KEGIATAN KEAGAMAAN BKB PAUD/ SEJENIS KEJAR PAKET KF POS YAN DU* ASEPTOR KB * MEMILIKI TABUNGAN KELUARGA * KOPE RASI* KET A B C

14 Lampiran 1 REKAPITULASI CATATAN DATA DAN KEGIATAN WARGA KELOMPOK DASA WISMA DASA WISMA : RT RW DESA/ KELURAHAN TAHUN : : : : JUMLAH ANGGOTA KELUARGA KRITERIA RUMAH SUMBER AIR KELUARGA MAKANAN POKOK MENGIKUTI KEGIATAN NO NAMA KEPALA RUMAH TANGGA JML KK KET TOTAL BALITA PUS WUS IBU HAMIL IBU MENYUSUI LANSIA 3 BUTA BERKE-BUTUHAN KHUSUS SEHAT KURANG SEHAT MEMILIKI TMP. PEMB. SAMPAH MEMILIKI SPAL MEMILIKI JAMBAN KELUARGA MENEMPEL STIKER P4K PDAM SUMUR LAINNYA BERAS NON BERAS UP2K PEMANFAATAN TANAH PEKARANGAN INDUSTRI RUMAH TANGGA KESEHATAN LINGKUNGAN L P L P JUMLAH

15 * ibu meninggal karena hamil/melahirkan/nifas REKAPITULASI DATA IBU HAMIL, MELAHIRKAN, NIFAS, IBU MENINGGAL*, KELAHIRAN BAYI, BAYI MENINGGAL DAN KEMATIAN BALITA BULAN : TAHUN : KELOMPOK DASAWISMA : KELOMPOK PKK RT : KELOMPOK PKK RW : DUSUN/LINGKUNGAN : DESA/KELURAHAN : CATATAN KELAHIRAN CATATAN KEMATIAN NO NAMA IBU NAMA SUAMI STATUS (HAMIL/ MELAHIRKAN/ NIFAS) NAMA BAYI JENIS KELAMIN TGL. LAHIR AKTE KELAHIRAN NAMA IBU/ BALITA/ BAYI STATUS (IBU/ BALITA/ BAYI) JENIS KELAMIN TGL. MENINGGAL SEBAB MENINGGAL KETERANGAN L P ADA TIDAK L P mulyanah kholiq hamil hamil JUMLAH CATATAN: 1 Jumlah Ibu Hamil : Orang 2 Jumlah Ibu Melahirkan : Orang 3 Jumlah Ibu Nifas : Orang 4 Jumlah Ibu Meninggal * : Orang 5 Jumlah Bayi Lahir : Orang 6 Jumlah Bayi Meninggal : Orang 7 Jumlah Balita Meninggal : Orang

16 5. Tingkat TP PKK Desa/Kelurahan, Setiap jenjang TP PKK dari Pusat sampai dengan Desa/Kelurahan, memliki data kegiatan, baik yang berupa data umum dan data kegiatan pokjapokja yang berupa papan data maupun lembar data kegiatan.

17 LAMPIRA N III - 20a DATA UMUM PKK TP. PKK DESA/KEL KECAMATAN KAB/ KOTA PROVINSI TAHUN :... :... :... :... :... JUMLAH KELOMPOK JUMLAH JUMLAH JIWA JUMLAH KADER JUMLAH TENAGA SEKRETARIAT NO NAMA DUSUN/ LINGKUNGAN ATAU SEBUTAN LAIN PKK RW PKK RT DASA WISMA KRT KK L P ANGGOTA TP. PKK UMUM KHUSUS HONORER BANTUAN L P L P L P L P L P KET TP PKK DESA/KELURAHAN JUMLAH

18 LAMPIRAN III - 20 DATA KEGIATAN PKK* TP. PKK TAHUN :.... :.... POKJA I JUMLAH KADER PENGHAYATAN DAN PENGAMALAN PANCASILA GOTONG ROYONG NO NAMA WILAYAH (DUSUN/DESA/KEL./KEC/ KAB/ KOTA/PROV) PKBN KADARKUM POLA ASUH JUMLAH KELOMPOK KETERANGAN PKBN KADARKU M POLA ASUH KERJA BAKTI JML. KLP. SIMULASI JUMLAH ANGGOTA JML. KLP. SIMULASI JUMLAH ANGGOTA JML. KLP. SIMULASI JUMLAH ANGGOTA RUKUN KEMATIAN KEAGAMAAN JIMPITAN ARISAN KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST JUMLAH

19 LAMPIRAN III - 21 DATA KEGIATAN PKK TP. PKK :.... TAHUN :.... POKJA II JUMLAH KADER PENDIDIKAN DAN KETRAMPILAN PENGEMBANGAN KEHIDUPAN BERKOPERASI TUTOR YANG SUDAH DILATIH JUMLAH KELOMPOK BELAJAR BKB NO NAMA WILAYAH (DUSUN/DESA/KEL./KEC/ KAB/ KOTA/PROV) BKB KOPERASI KETRAMPILAN KF PAUD / SEJENIS LP3 PKK TPK 3 PKK DAMAS PKK JUMLAH WARGA YANG MASIH 3 BUTA JUML. KLP. BELAJAR PAKET A PAKET B PAKET C KF WARGA BELAJAR JUML. KLP. BELAJAR WARGA BELAJAR JUML. KLP. BELAJAR WARGA BELAJAR JUMLAH WARGA BELAJAR PAUD/ SEJENIS JML. TAMAN BACAAN/ PERPUSTAKAAN JML. KLP JML. IBU PESERTA JML. APE (SET) JML. KLP. SIMULASI PRA KOPERASI/ USAHA KOPERASI BERBADAN BERSAMA/ UP2K HUKUM JML. KLP JML. PESER- TA JML. KLP JML. AGT. KETERANGAN KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST JUMLAH

20 LAMPIRAN III - 23 DATA KEGIATAN PKK TP. PKK :.... TAHUN :.... POKJA III JUMLAH KADER PANGAN JUMLAH INDUSTRI RUMAH TANGGA JUMLAH RUMAH NO NAMA WILAYAH (DUSUN/DESA/KEL./ KEC/ KAB/ KOTA/PROV) PANGAN SANDANG TATA LAKSANA RUMAH TANGGA MAKANAN POKOK BERAS NON BERAS PEMANFAATAN PEKARANGAN/ HATINYA PKK TANAMAN KERAS TOGA LUMBUNG HIDUP WARUNG HIDUP PERIKANAN PETERNAKAN PANGAN SANDANG JASA SEHAT KURANG SEHAT KETERANGAN KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST JUMLAH

21 LAMPIRAN III - 23 DATA KEGIATAN PKK TP. PKK TAHUN :.... :.... POKJA IV JUMLAH KADER KESEHATAN KELESTARIAN LINGKUNGAN HIDUP PERENCANAAN SEHAT NO NAMA WILAYAH (DUSUN/DESA/KEL./KEC/ KAB/ KOTA/PROV) POSYANDU GIZI KESLING PENYULUHAN NARKOBA PHBS KB JUMLAH TERINTEGRASI JML. KLP POSYANDU LANSIA JML. ANGGOTA JML. YANG MEMILIKI KARTU BEROBAT GRATIS JUMLAH RUMAH YANG MEMILIKI JAMBAN SPAL TEMPAT PEMBUANGAN SAMPAH JUMLAH MCK JUMLAH KRT YANG MENGGUNAKAN AIR JUMLAH PUS JUMLAH WUS JUMLAH AKSEPTOR KB L P L P PDAM SUMUR LAIN - LAIN JML. KK YG MEMILIKI TABUNGAN KELUARGA KETERANGAN KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST JUMLAH

22 A. PELAPORAN B. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PKK 1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) PKK adalah suatu proses pengumpulan dan penyajian data secara sistimatis sehingga menghasilkan suatu informasi sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan. 2. Pemanfaatan data Data dimanfaatkan sebagai bahan : a. Penyusunan Rencana Kerja Dari data yang ada dapat dijadikan dasar-dasar akan mempermudah dalam menyusun rencana kerja berikutnya.

23 b. Untuk Evaluasi Dari hasil evaluasi ini dapat dibuat perencanaan kegiatan dalam pemecahan masalah. c. Untuk tindak lanjut Data tindak lanjut dapat digunakan untuk membuat rencana kegiatan. 3. Penyelenggaraan format data SIM PKK mengacu pada format data laporan Hasil Rakernas PKK.

24 PENGUATAN DASA WISMA PEMBINAAN BERKESINAMBUNGAN DUKUNGAN PEMBINAAN SECARA BERJENJANG