Standard Operating Procedure Rekomendasi

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure Rekomendasi Sub Bagian Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F /HK a/ November 2017 Rekomendasi 00 Rekomendasi Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Dewi Susanti, SE., M.SA 2. Pemeriksaan Lulut Endi Sutrisno, SE., M.AB Ka. Sub. Bagian Ka. Tata Usaha 3. Persetujuan Dr. dr. Wisnu Barlianto, M.Si, Med, Sp.A(K) Wakil Dekan Bidang 4. Penetapan Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Dekan 5. Pengendalian dr. Siwipeni Irmawanti Rahayu, M.Biomed Ketua GJM Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi Hal. ii

4 A. Tujuan Menertibkan Rekomendasi. dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait 1. Rekomendasi adalah permintaan persetujuan bahwa pemohon benar alumni FKUB 2. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik Program Studi Pendidikan Dokter, Keperawatan, Ilmu Gizi, Kebidanan, Farmasi, PPDS, Pasca Sarjana (S2 dan S3). 3. Ijazah adalah dokumen pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan tinggi setelah lulus ujian yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi 4. Transkrip adalah dokumen yang berisi daftar nilai sebagai pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan tinggi setelah lulus ujian yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi 5. Subbag. adalah bagian yang bertugas mengadminstrasikan pelayanan yang menyangkut proses akademik 6. Subbag. Umum dan Perlengkapan adalah bagian yang bertugas memenuhi kebutuhan proses pembelajaran 7. KTU adalah Kepala Tata Usaha 8. Sekretaris pimpinan adalah bagian adminstrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 9. Pimpinan adalah Wakil Dekan Bidang dan Dekan C. Standar Mutu yang Terkait Output dari prosedur Rekomendasi ini dapat menjadi dasar penyusunan Standard Operating Procedure Tracer Study D. Istilah dan Definisi 1. Rekomendasi adalah permintaan persetujuan bahwa pemohon benar alumni FKUB 2. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik Program Studi Pendidikan Dokter, Keperawatan, Ilmu Gizi, Kebidanan, Farmasi, PPDS, Pasca Sarjana (S2 dan S3). Hal. 1

5 3. Ijazah adalah dokumen pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan tinggi setelah lulus ujian yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi 4. Transkrip adalah dokumen yang berisi daftar nilai sebagai pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan tinggi setelah lulus ujian yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi 5. Subbag. adalah bagian yang bertugas mengadminstrasikan pelayanan yang menyangkut proses akademik 6. Subbag. Umum dan Perlengkapan adalah bagian yang bertugas memenuhi kebutuhan proses pembelajaran 7. KTU adalah Kepala Tata Usaha 8. Sekretaris pimpinan adalah bagian adminstrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 9. Pimpinan adalah Wakil Dekan Bidang dan Dekan E. Urutan Prosedur 1. Alumni menyiapkan berkas : a. mendownload surat Rekomendasi di b. menyiapkan fotokopi ijazah dan transkrip terakhir 2. Alumni menyerahkan berkas ke akademik FKUB 3. Staf akademik mencatat pada buku agenda permintaan rekomendasi dan menyerahkan ke Subbag. Umum dan Perlengkapan untuk proses disposisi 4. Ka. Subbag menindaklanjuti dengan menugaskan staf akademik untuk memproses rekomendasi atau tidak 5. Staf akademik memproses rekomendasi dan menghubungi alumni apabila rekomendasi tidak bisa di proses (surat permohonan di arsip) 6. Staf akademik mengajukan paraf ke ka. Subbag akademik 7. Staf akademik menyerahkan rekomendasi ke sekretaris pimpinan untuk tandatangan Wakil Dekan Bidang 8. Staf akademik mengkopi rekomendasi untuk di arsip kemudian membubuhkan stempel pada lembar rekomendasi asli 9. Staf akademik menginfokan ke alumni bahwa rekomendasi sudah selesai dan bisa segera diambil ke subbag. akademik Hal. 2

6 F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Mulai Mahasiswa Download surat permohonan di Menyiapkan fotokopi Ijazah dan Transkrip terakhir (5 menit) Form permohonan rekomendasi Sub Bagian Mencatat pada buku agenda dan menyerahkan pada Subbag. Umum dan Perlengkapan untuk proses lebih lanjut (disposisi dari pimpinan) (5 menit) Menunngu disposisi pimpinan Ka. Sub Bagian Menindaklanjuti disposisi pimpinan dan menunjuk staf akademik untuk memproses surat rekomendasi (15 menit) Sub Bagian Memproses surat rekomendasi dan mengajukan paraf ke Ka. Subbag. dan KTU (15 menit) Draft surat rekomendasi Ka. Sub Bagian dan KTU Paraf Ka. Subbag. dan KTU (10 menit) Rekomendasi yang telah di paraf WD Bidang Surat rekomendasi di tandatangani pimpinan Rekomendasi telah ditandatangani A Hal. 3

7 A Sub Bagian Membubuhkan nomor, tanggal, stempel dan mengarsip Selesai G. Referensi 1. Keputusan Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Malang. 2. Keputusan Dekan tentang Pedoman Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang. Hal. 4