OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P015. PROSEDUR PERKHIDMATAN MAKLUMAT Tarikh: 13/05/2016

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan kaedah pengendalian penyediaan perkhidmatan maklumat. dan 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua permohonan daripada pelanggan dalam dan luar UPM dengan menggunakan sumber maklumat yang berkaitan 3.0 TNGGUNGJWB bertanggungjawab memastikan semua yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKN Kod OPR/PSS/GP06/VOT OPR/PSS/GP06/PPD OPR/PSS/GP03/KW UPM/OPR/PSS/K22 Tajuk - The British Library utomated Requesting International User Guide - The British Library International Customer Handbook Koleksi Rujukan dan Koleksi Bibliografi OPR/PSS/DR06/PPM ml.en Garis Panduan Pembayaran Melalui Potongan Vot Garis Panduan Penghantaran Garis Panduan Kutipan Wang rahan Kerja Sirkulasi OPC Pangkalan Data Dalam Talian Pangkalan Data Dalam Talian Tempatan E-buku Judul Indeks dan bstrak Senarai Kadar Bayaran Pangkalan Data Paten

2 Halaman: 2/ tml TERMINOLOGI/SINGKTN BPM BSP : : : Bahagian Bahagian Sokongan Penyelidikan Bahagian / Perpustakaan Cawangan Bahagian Sokongan Penyelidikan SP : KP : OPC : Katalog Perpustakaan PPF : Penghubung Fakulti,, Penolong dan Pembantu Perpustakaan yang bertugas di Meja Penasihat Pengguna / Perpustakaan Cawangan Pemohon : Pengguna dari luar UPM dan warga UPM PenP PPK PP PO : : : : Penolong Penolong Kanan Pembantu Perpustakaan Pembantu Operasi PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab PPD : SPP : Sistem PSS : Perpustakaan Sultan bdul Samad (merangkumi PerpustakaanUtama dan Perpustakaan Cawangan) PS : Perpustakaan Kampus Bintulu, Sarawak UPM : Universiti Putra Malaysia

3 Halaman: 3/ PROSES TERPERINCI. PERKHIDMTN PENELITIN MKLUMT Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula PPF 6.2 Terima pertanyaan dan maklum tempoh pemprosesan serta kadar bayaran 6.2 Terima pertanyaan Penelitian secara bersemuka, surat, e-mel atau faks. Maklumkan kepada pemohon sebelum proses penelitian dilakukan: i. Tempoh pemprosesan penelitian maklumat iaitu 5 hari bekerja atau tempoh yang dipersetujui. ii. Kadar bayaran yang ditetapkan (Rujuk Senarai Kadar Bayaran (OPR/PSS/DR06/PPM). PPF 6.3 Pemohon setuju? Tidak 6.3 dakah pemohon bersetuju dengan kadar bayaran? i. Jika Ya, ikut langkah 6.4. ii. Jika Tidak, ikut langkah Ya B

4 Halaman: 4/17 PPF 6.4 Isi borang dengan lengkap 6.4 Pastikan pemohon mengisi borang permohonan perkhidmatan penelitian maklumat (OPR/PSS/BR06/PPM) dengan lengkap. Borang Permohonan Penelitian (OPR/PSS/BR06/PPM) PPF 6.5 Buat penelitian 6.5 Buat penelitian: i. Teliti topik pencarian, bina strategi pencarian dan tentukan sumber maklumat yang digunakan, jika perlu. ii. Lakukan Penelitian menggunakan sumber / koleksi yang terdapat di PSS atau sumber luar yang berkaitan dalam tempoh 5 hari bekerja atau tempoh yang dipersetujui. iii. Kumpulkan hasil penelitian maklumat seperti format yang dikehendaki oleh pemohon seperti Borang Permohonan Penelitian (OPR/PSS/BR06/PPM) iv. Hubungi pemohon untuk maklumkan permohonan mereka telah dilaksanakan. v. Tentukan jumlah bayaran (Rujuk Senarai Kadar Bayaran (OPR/PSS/DR06/PPM) PPF/ PenP 6.6 Serah bahan dan terima bayaran 6.6 Serah bahan mengikut format yang dipersetujui. a) Terima bayaran, sediakan Resit Bil Tunai dan serahkan Bil Tunai Salinan Pelanggan kepada pemohon. b) Rekod maklumat berkaitan dalam Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat (OPR/PSS/BL03/PW).

5 Halaman: 5/17 B PPF/ PenP 6.7 Serah kutipan wang 6.7 Serah kepada Bahagian: i. Borang Permohonan Penelitian (OPR/PSS/BR06/PPM) ii. Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat (OPR/PSS/BL03/PW) iii. Bil Tunai (Salinan Juruwang dan Salinan PTJ) iv. Wang Tunai Hasil Penelitian v. Borang Penyerahan Kutipan Wang (OPR/PSS/BR03/PKW) PPF/ PenP 6.8 Sediakan dan failkan laporan bulanan Serah Wang / ke Pejabat : i. Bayaran secara tunai, rujuk Garis Panduan Kutipan Wang, (OPR/PSS/GP03/KW) Bahagian 3, Langkah ii. (Untuk senarai kadar bayaran, rujuk Senarai Kadar Bayaran (OPR/PSS/DR06/PPM). iii. Bayaran melalui potongan vot, rujuk Garis Panduan Pembayaran melalui Potongan Vot (OPR/PSS/GP06/VOT). Simpan Borang Permohonan Penelitian (OPR/PSS/BR06/PPM) dalam Log Penelitian (OPR/PSS/BL06/PPM) dan simpan Borang Potongan Vot untuk / Penelitian (OPR/PSS/BR06/VOT) dalam Log Potongan Vot Untuk Diproses (OPR/PSS/BL06/VOT) 6.8 Sediakan Laporan Penelitian. Failkan Laporan Penelitian dalam Fail Penelitian (UPM/PSS/BR/ ). 6.9 Bentang laporan 6.9 Bentangkan Laporan Penelitian dalam Mesyuarat Pengurusan PSS Tamat 6.10 Tamat.

6 Halaman: 6/17 B. PERKHIDMTN PEMBEKLN DOKUMEN (PERMOHONN LUR) Tanggungjawab Carta alir Perincian 6.1 Mula 6.1 Mula Rekod/ Rujukan 6.2 Terima Permohonan 6.2 Terima permohonan sama ada melalui borang permohonan SPP, surat, e-mel atau faksimili. 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak lengkap 6.4Lengkapka n permohonan 6.3 Semak butiran permohonan. a) Jika lengkap ikut langkah 6.5. b) Jika Tidak lengkap, ikut langkah 6.4. Lengkap 6.4 Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah 6.2. PP/ PenP / 6.5 Rekod di log PPD 6.5 Rekod pada dokumen permohonan di Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL06/PPD2).Beri nombor rujukan, cop tarikh penerimaan dan catat butiran permohonan. Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL06/ PPD2) 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS da Tiada B 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS a) Jika da, ikut langkah 6.7. b) Jika Tiada, ikut langkah 6.12.

7 Halaman: 7/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.7 Buat pinjaman bahan / salinan foto / cetakan artikel 6.7 Uruskan pinjaman bahan/ salinan foto / cetakan artikel dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima. rahan Kerja Sirkulasi (UPM/OPR/PSS/ K22) Sekiranya bahan dalam pinjaman,buat tempahan. 6.8 Hantar bahan 6.8 Hantar bahan (berserta makluman kadar bayaran, jika perlu) ke Institusi yang berkenaan. Garis Panduan Penghantaran (OPR/PSS/GP06/P PD) 6.9 Pembaharuan Ya 6.10 Lakukan pembaharuan bahan 6.9 Pembaharuan bahan a) Jika Ya, ikut langkah b) Jika Tidak, ikut langkah Tidak 6.11 Pemulangan bahan 6.10 Lakukan pembaharuan bahan dan rekod di Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL06/PPD2) rahan Kerja Sirkulasi (UPM/OPR/PSS/ K22). Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL06/P PD2) 6.11 Lakukan pemulangan bahan dan rekod di Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL06/PPD2) rahan Kerja Sirkulasi (UPM/OPR/PSS/ K22). Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL06/ PPD2) 6.12 Tamat B 6.12 Tamat

8 Halaman: 8/17 C. PERKHIDMTN PEMBEKLN DOKUMEN (PERMOHONN DLM) Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Terima Permohonan 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak lengkap 6.4Lengkapka n permohonan 6.2 Terima permohonan melalui Borang (Buku/Tesis) (OPR/PSS/BR06/PPD1) / Borang (rtikel) (OPR/PSS/BR06/PPD2), surat, e- mel atau faksimili. 6.3 Semak butiran permohonan. c) Jika Lengkap ikut langkah 6.5. d) Jika Tidak lengkap, ikut langkah 6.4. Borang (Buku/Tesis) (OPR/PSS/BR06 /PPD1) Borang (rtikel) (OPR/PSS/BR06 /PPD2) Lengkap 6.4 Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah Failkan borang permohonan 6.5 Failkan borang permohonan di Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/PPD1). Beri nombor rujukan, cop tarikh penerimaan dan catat butiran permohonan Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/ PPD1)

9 Halaman: 9/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS da 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS a) Jika da, ikut langkah b) Jika Tiada, ikut langkah 6.7 Tiada 6.7 Semak OPC Institusi lain Tiada 6.7 Semak bahan dalam OPC Institusi lain untuk mengesan bahan yang dipohon da a) Jika da, ikut langkah 6.8. b) Jika Tiada, ikut langkah Hantar permohonan C 6.8 Hantar permohonan ke Institusi berkenaan melalui e-mel, faks atau menggunakan borang SPP dan catat tarikh dihantar pada borang permohonan. Hantar dalam tempoh 5 hari bekerja (dalam keadaan biasa) dari tarikh penerimaan Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/ PPD1) Untuk permohonan ke British Library rujuk manual: a)the British Library utomated Requesting International User Guide b)the British Library International Customer Handbook Gagal bekal 6.9 Terima maklumbalas bahan boleh dibekal atau tidak Gagal bekal 6.9 Terima maklumbalas bahan sama ada dokumen boleh dibekalkan atau tidak: a) Jika Boleh bekal: i) Bahan dibekalkan tanpa bayaran, ikut langkah Boleh bekal ii) Bahan berbayar, dapatkan persetujuan pemohon, jika setuju, ikut langkah 6.10.Jika tidak, ikut langkah 6.13 B b) Jika Gagal bekal, ikut langkah 6.13 / hubungi pemohon dan ulangi langkah 6.7.,

10 Halaman: 10/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan B 6.10 Berbayar? Ya 6.11 Maklum kepada pemohon 6.10 Berbayar? a) Jika Ya, ikut langkah b) Jika Tidak, ikut langkah Tidak 6.11 Maklum kepada pemohon (Rujuk Senarai Kadar Bayaran (OPR/PSS/DR06/PPM) Senarai Kadar Bayaran (OPR/PSS/DR06 /PPM) 6.12 Setuju bayar? Ya Tidak 6.12 Setuju bayar? a) Jika Ya, ikut langkah b) Jika Tidak, ikut langkah Batalkan permohonan 6.13 Batalkan Permohonan: Batalkan permohonan yang tidak dapat dipenuhi atau yang tidak dapat dikesan dari mana-mana Insititusi dalam tempoh 2 bulan dari tarikh permohonan, serta cop dibatalkan pada borang permohonan. Maklumkan pemohon sebab pembatalan dan rekodkan pada borang permohonan maklumat yang berkaitan. Ikut langkah Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/ PPD1) 6.14 Terima dokumen 6.14 Terima dokumen dari Institusi pembekal dan catat pada borang permohonan. Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/ PPD1) B

11 Halaman: 11/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian C Rekod/ Rujukan 6.15 Semak betul atau salah Betul Salah 6.16 Maklum kepada Institusi Pembekal 6.15 Semak sama ada dokumen betul/berkeadaan baik seperti dimohon: a) Jika Betul, ikut langkah b) Jika Salah, ikut langkah Maklumkan institusi pembekal, pulangkan dokumen dan mohon semula dokumen(jika perlu), ikut langkah Maklumkan pemohon untuk ambil dokumen 6.17 Maklumkan pemohon melalui e mel atau telefon, untuk mengambil dokumen Serah dokumen kepada pemohon 6.18 Serah dokumen kepada pemohon a) Catat tarikh penyerahan pada borang permohonan, serta cop Dibenarkan sehingga bagi dokumen berbentuk buku. b) Lekatkan slip pemulangan yang telah di cop, dicatit dengan tarikh pemulangan dan ditandatangan di dalam buku yang dibekalkan. Jika dikenakan bayaran: a) Bayaran secara tunai, keluarkan bil tunai b) Bayaran melalui potongan vot Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/ PPD1) Senarai Kadar Bayaran (OPR/PSS/DR06 /PPM) Rujuk Garis Panduan Kutipan Wang, Bahagian 3, Langkah 5-11 (OPR/PSS/GP03 /KW). Garis Panduan Pembayaran Melalui Potongan Vot (OPR/PSS/GP06 /VOT).

12 Halaman: 12/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.19 Terima kembali dokumen dari peminjam 6.19 Terima kembali /permohonan pembaharuan bahan dari peminjam. Perlu pembaharuan? a) Jika Ya, dapatkan pengesahan dari Institusi pembekal, catat tarikh baru dan kadar bayaran (jika perlu) pada Borang Permohonan berkenaan dan maklumkan kepada pemohon. b) Jika tidak, semak keadaan bahan i) Jika bermasalah, minta bayaran ganti rugi daripada peminjam mengikut kadar yang ditetapkan oleh Institusi pembekal. Sekiranya peminjam gagal membuat bayaran, maklumkan kepada Bahagian Sirkulasi untuk tindakan seterusnya. ii) Jika tiada masalah, ikut langkah Catat di log PPD 6.20 Kemaskini butiran di Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/PPD1) dan Cop Dikembalikan pada borang permohonan berkenaan. Log (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL06/ PPD1) PO/ PP/ PenP 6.21 Hantar dokumen ke Institusi pembekal 6.21 Pulangkan buku ke Institusi yang membekalkannya. Garis Panduan Penghantaran (OPR/PSS/GP06 /PPD) 6.22 Tamat B 6.22 Tamat

13 Halaman: 13/17 D. Verifikasi Harta Intelek Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula 6.2 Terima Untuk Verifikasi Harta Intelek 6.2 Terima maklumat permohonan daripada Putra Science Park untuk verifikasi harta intelek. 6.3 Laksanakan Verifikasi 6.3 Laksanakan verifikasi menggunakan sumber /koleksi yang terdapat di PSS atau sumber luar. 6.4 Rekodkan Pada Borang Verifikasi 6.4 Rekodkan maklumat verifikasi pada Borang Verifikasi Harta Intelek (OPR/PSS/BR06/VHI). Borang Verifikasi Harta Intelek 6.5 Dapatkan Pengesahan hasil verifikasi pencarian 6.5 Dapatkan pengesahan hasil verifikasi pencarian daripada pegawai Bahagian Perlindungan Harta Intelek dan Pemindahan Teknologi, Putra Science Park pada borang tersebut. Borang Verifikasi Harta Intelek / SP 6.6 Serah Borang dan Laksana Semakan 6.6 Serahkan borang kepada SP untuk semakan. Borang Verifikasi Harta Intelek PP 6.7 Rekod Data 6.7 Rekodkan data dalam Microsoft Excel PP 6.8 Failkan Borang Verifikasi Harta Intelek 6.8 Failkan Borang Verifikasi Harta Intelek Penyelaras Harta Intelek 6.9 Buat nalisis Bulanan 6.9 Buat analisis bulanan dan fail dalam Fail Laporan Verifikasi Harta Intelek (UPM/PSS/BSP/8.7.43) Fail Laporan Verifikasi Harta Intelek SP 6.10 Bentang Laporan 6.10 Bentangkan laporan pada Mesyuarat Pengurusan PSS Tamat 6.11 Tamat

14 Halaman: 14/ REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSS/BL06/PPM Log Penelitian Borang Permohonan Penelitian (OPR/PSS/BR06/PPM) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail / PenP/PYB Tanggungjawab Menyelenggara / PenP/PYB Tempat dan Tempoh Simpanan BPM PS 2 tahun Kuasa Melupus 2. UPM/PSS/BPM/ Fail Penelitian / PenP/PYB / PenP/PYB BPM PS 2 tahun 3. OPR/PSS/BL03/PW Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat / PenP/PYB / PenP/PYB BPM PS 2 tahun 4. OPR/PSS/BL06/PPD1 Log (Permohonan Dalam) PenP/PYB PenP/PYB BPM PS 2 Tahun Borang (Buku/Tesis) (OPR/PSS/BR06/PPD1) Borang (rtikel) (OPR/PSS/BR06/PPD2) 5. OPR/PSS/BL06/PPD2 Log (Permohonan Luar) PenP/PYB PenP/PYB BPM PS 2 Tahun

15 Halaman: 15/17 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 6. OPR/PSS/BL06/PPD3 Log Rekod Perjalanan 7. OPR/PSS/BL06/VOT Log Potongan Vot Untuk Diproses Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PenP/PO PenP BPM 1 Tahun PenP/PYB PenP/PYB BPM PS Kuasa Melupus Borang Potongan Vot Untuk / Penelitian (OPR/PSS/BR06/VOT) 8. UPM/PSS/BPM/ Tahun PenP PenP BPM : Surat Menyurat m 9. UPM/PSS/PS/ : Surat Menyurat m 10. OPR/PSS/BL03/PW 2 Tahun PYB PYB PS 2 Tahun PenP PenP BPM Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat PS 11. UPM/PSS/BPM/ Tahun PenP PenP BPM : Pengesahan Penerimaan Buku 12. UPM/PSS/PS/ Tahun PYB PYB PS : Pengesahan Penerimaan Buku 2 Tahun

16 Halaman: 16/17 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 13. OPR/PSS/BR06/VHI Fail Borang Verifikasi Harta Intelek Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP BSP 1 Tahun Kuasa Melupus SP 14. UPM/PSS/BSP/ PP PP BSP SP Fail Laporan Verifikasi Harta Intelek 2 Tahun

17 Halaman: 17/ SEJRH SEMKN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/ OPR(PSS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses WP 22/08/ OPR(PSS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 WP 30/01/ OPR(PSS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSS 1/2013 WP 30/04/ OPR(PSS)- 3/2011 Mesyuarat Pengurusan PSS Kali ke-31 WP 18/11/ OPR(PSS)- 2/2012 Mesyuarat Pengurusan PSS Kali ke-33 WP 14/08/ OPR(PSS)- 1/2014 Mesyuarat Pengurusan PSS Kali ke-38 WP 20/02/ OPR(PSS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSS Khas WP 30/05/ OPR(PSS)- 4/2014 Mesyuarat Pengurusan PSS Khas 3/2014 WP 11/08/ OPR : (PSS)- 2/2015 Mesyuarat Pengurusan PSS ke-42 WP 05/06/ QMS (OPR): (PSS) 2/2016 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSS ke-6 TPKD PP TWP PP 13/05/2016