SISTEM INFORMASI INVENTARISASI ASET UNIVERSITAS DEHASEN BENGKULU. Suwarni. ( Dosen Tetap Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dehasen Bengkulu) Abstrak

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI INVENTARISASI ASET UNIVERSITAS DEHASEN BENGKULU ( Dosen Tetap Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dehasen Bengkulu) Abstrak Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, sehingga hampir semua sisi kehidupan manusia sudah memanfaatkan kemajuan teknologi untuk mempermudah pekerjaan sehari-hari. Universitas Dehasen merupakan salah satu institusi perguruan tinggi yang kesehariannya memiliki pekerjaan yang banyak dan rumit. Sehingga kebutuhan teknologi komputer merupakan suatu keharusan guna untuk meningkatkan pelayanan kepada pihak yang membutuhkan baik dalam hal manajemen dan administrasinya. Rancangan ini dibuat karena selama ini di Universitas Dehasen Bengkulu belum menggunakan sistem informasi yang terpadu, pengolahan datanya masih menggunakan Aplikasi Ms. Excel. Adapun tujuan penelitian adalah bagaimana cara pembuatan Sistem Inventarisasi Aset Universitas Dehasen Bengkulu menggunakan komputer secara optimal untuk mengolah data inventarisasi dengan memanfaatkan program aplikasi yaitu menggunakan Bahasa Pemrograman Borland Delphi 7.0, sehingga dapat membantu kelancaran dalam memberikan informasi tentang inventaris aset milik Universitas Dehasen Bengkulu. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan adanya Sistem Informasi Inventarisasi Aset Universitas Dehasen Bengkulu dengan menggunakan Bahasa Pemrograman Borland Delphi 7.0, dapat memberikan manfaat yang cukup berarti antara lain proses pengolahan data Inventarisasi Aset Universitas Dehasen Bengkulu dapat dilakukan dengan cepat serta menghasilkan laporan yang terincih, sehingga membuat pekerjaan akan lebih efektif, efisien, lengkap dan akurat. Kata Kunci : Data, Informasi, Borland Delphi PENDAHULUAN Kemajuan teknologi sekarang ini berkembang dengan begitu pesatnya, sehingga hampir semua sisi kehidupan manusia sudah memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut untuk mempermudah pekerjaan sehari-hari. Kemajuan teknologi juga memberikan kenyamanan hidup sehingga sebuah pekerjaan yang banyak dan rumit dapat diatasi dalam waktu yang singkat dan memberikan hasil yang sangat memuaskan. Komputer merupakan salah satu dari hasil produk teknologi yang sekarang ini sudah merambah hampir kesemua segi kehidupan manusia, baik secara pribadi maupun secara organisasi misalnya rumah tangga, instansi pemerintah maupun swasta. Pemanfaatan komputer juga dapat membantu berbagai pekerjaan secara efektif dan efisien, mampu digunakan untuk mengolah berbagai data yang dibutuhkan secara otomatis dan terprogram. Universitas Dehasen merupakan salah satu institusi perguruan tinggi yang kesehariannya memiliki pekerjaan yang banyak dan rumit. Sehingga kebutuhan teknologi komputer merupakan suatu keharusan guna untuk meningkatkan pelayanannya kepada pihak yang membutuhkan baik dalam hal manajemen dan administrasinya. Bagaimana layaknya sebuah perguruan tinggi, Universitas Dehasen Bengkulu seharusnya sudah memiliki sistem informasi yang terpadu guna untuk menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada. Tetapi tidak demikian adanya, Universitas Dehasen Bengkulu belum memiliki sistem informasi terpadu sehingga masih sering menemukan permasalahan dalam penanganan kerja sehari-hari. STMIK-MURA Lubuklinggau 15

2 Salah satu bagian dari Universitas Dehasen adalah BAU yang mana BAU salah satu tugasnya melaksanakan urusan administrasi perlengkapan dalam pembuatan daftar inventaris dan aset Universitas Dehasen. Selama ini proses inventarisasi aset Universitas Dehasen belum menggunakan sistem informasi yang terpadu, pengolahan datanya masih menggunakan aplikasi Ms Excel, ada baiknya jika pada Universitas Dehasen Bengkulu dapat menggunakan komputer secara optimal untuk mengolah data inventarisasi aset dengan memanfaatkan program aplikasi seperti Bahasa Pemrograman Borland Delphi dalam membuat program pengolahan data tersebut dapat memperlancar kerja dan membantu dalam hal pengolahan data inventarisasi aset Universitas Dehasen. Hal ini tentunya memberikan hasil yang efektif dan efisien. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi (Abdul Kadir, 2003:53). Informasi merupakan data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam membuat keputusan baik untuk sekarang maupun yang akan datang (Abdul Kadir, 2003:54). Sistem Informasi menurut Fatta Hanif (2007) adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat menajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Inventarisasi dan Aset Inventarisasi merupakan kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan. Dan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Kedua (1995/1996:385) inventarisasi merupakan pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor (sekolah, perusahaan, dll) yang dipakai dalam melaksanakan tugas pencatatan atau pengumpulan data. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Kedua (1995/1996:60) aset adalah modal atau kekayaan yang dimiliki oleh seseorang baik perusahaan swasta maupun pemerintah. Sedangkan menurut Ir. Doli D. Siregar, M.Sc dalam bukunya Manajemen Aset pengertian tentang aset adalah barang yang terdiri dari benda tidak bergerak dan banda bergerak yang mencangkup dalam aktiva/kekayaan dari suatu instansi, organisasi, badan usaha atau individu perorangan. Fasilitas-fasilitas pada Borland Delphi Menurut Alam (2005) Bahasa Pemrograman Delphi memberikan fasilitasfasilitas baru seperti : a. VCL (Visual Component Library) lebih disempurnakan sehingga memudahkan kita untuk mengetahui adanya komponen-komponen baru, unit baru, komponen yang berubah, komponen yang hilang, serta dukungan bagi tema (theme)windows XP. b. RLT (Run Time Library) lebih diperkaya dengan beberapa fungsi atau prosedur digantikan dengan rutin yang lebih efektif. c. Dukungan com atau Active-X. Suatu fasilitas yang mampu melakukan komunikasi, baik software maupun hardware. d. BDE (Borland Database Engine) lebih optimal sehingga tugas-tugas database menjadi lebih mudah dan tangguh karena fasilitas BDE dalam hal ini konversi format dan SQL (Struktured Query Languaged) lebih sempurna. e. Aplikasi Internet lebih lengkap, bahkan disediakan sebuah Pallete khusus yang menampung berbagai keperluan pembangunan aplikasi internet. STMIK-MURA Lubuklinggau 16

3 f. IDE (Interactive Development Environment), tampilan atau IDE Delphi 7.0 lebih menarik dan fleksibel, dimana tampilan IDE terdiri dari Windows Utama, Object Inpector dan Editor. Konsep Perancangan Data Base Pengertian database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. Relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. a. ERD (Entity Relationship Diagram) Menurut Ladjamudin (2005) ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar penyimpanan/data store yang terdapat pada DFD. ERD menggunakan sejumlah notasi/simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antara data. ERD menggunakan tiga macam notasi/simbol antara lain seperti : b. Data Flow Diagram (DFD) Menurut Sutabri Tata (2004) DFD adalah teknik untuk menggambarkan aliran logika dengan menggunakan simbol-simbol tanpa uraian. Keuntungan menggunakan data flow diagram adalah memudahkan pemakaian (user)yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan. PEMBAHASAN Analisa Sistem yang Berjalan Sebelum melakukan pengembangan terhadap suatu sistem, yang harus dilakukan adalah menganalisa sistem yang dipakai. Ini dilakukan untuk mengetahui kelemahan dari sistem tersebut dan masalah yang dihadapi oleh Universitas Dehasen Bengkulu pada BAU yang mana BAU salah satu tugasnya melaksanakan urusan administrasi perlengkapan dalam pembuatan daftar inventaris aset Universitas Dehasen. Dalam pelaksanaan pengolahan data inventaris aset Universitas Dehasen Bengkulu belum menggunakan Aplikasi khusus untuk mengolah datanya, hanya menggunakan sistem manual yaitu dengan melakukan pencatatan data pada program Microsoft Excel dan Word. Karena belum adanya sistem yang khusus untuk membantu pengolahan data inventaris aset Universitas Dehasen, tentu terdapat beberapa kelemahan dari sistem yang selama ini dipakai. Adapun kelemahan tersebut antara lain : a. Daftar inventaris aset Universitas Dehasen tidak tercatat secara rinci b. Data yang tersimpan belum tersusun secara sistematis dan belum terstruktur dengan rapi c. Terjadi keterlambatan dalam proses pengolahan data dan pemberian informasi inventaris aset Universitas Dehasen d. Apabila data sewaktu-waktu diperlukan maka akan mengalami kesulitan dalam mencari data dan membutuhkan waktu yang relatif lama e. Bila terjadi kesalahan, maka untuk memperbaiki nya memerlukan waktu yang relatif lama, karena terjadi pemeriksaan ulang dan pencatatan ulang, sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien. Perancangan Sistem Baru Pada sistem baru ini akan dirancang Sistem Informasi Inventarisasi Aset Universitas Dehasen dengan menggunakan sistem komputerisasi, dengan komputerisasi memungkinkan pemberian informasi dan pengolahan data yang lebih cepat dan mempermudah dalam pencarian data yang akan diinginkan yang diperlukan sewaktuwaktu. STMIK-MURA Lubuklinggau 17

4 Dalam perancangan sistem yang baru, Sistem Informasi Inventarisasi Aset Universitas Dehasen Bengkulu ini dibuat menggunakan Bahasa Pemrograman Borland Delphi 7.0. Sebelum dilakukan pembuatan program penulis melakukan proses analisis dari data yang sudah dikumpulkan dengan menggunakan : Struktur Menu - Diagram ERD (Entity Relationship Diagram) digunakan untuk menggambarkan hubungan antar penyimpanan/data store yang terdapat pada DFD. - Diagram Konteks untuk rancangan sistem global - DFD (Data Flow Diagram) untuk analisa aliran data agar dapat menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan menunjukkan dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya sehingga arus data pada suatu sistem tergambar secara terstruktur dan jelas. Gambar 2. Struktur Menu Sistem Tampilan Menu Utama Diagram Konteks BAU (Urusan Administ rasi Mutasi Distribusi Data Barang Data Ruang Proses Pengol ahan Data Sistem Inform Daftar Distribusi Inventaris Daftar Mutasi Barang Inventarisasi Barang per Jenis PIMPINAN Gambar 3. Tampilan Menu Utama Tampilan Input Data Jenis Barang Gambar 1. Diagram Konteks Gambar 4. Input Data Jenis Barang STMIK-MURA Lubuklinggau 18

5 Tampilan Informasi Informasi Daftar Distribusi Gambar 5. Tampilan Input Data Ruang Gambar 8. Tampilan Informasi daftar Distribusi Daftar Distribusi Inventaris Gambar 6. Tampilan Input Data Barang Gambar 9. Informasi Daftar Distribusi Inventarisasi Daftar Mutasi Barang Gambar 7. Input Data Mutasi Barang Gambar 10. Tampilan Daftar Mutasi Barang STMIK-MURA Lubuklinggau 19

6 Inventaris Barang Per Jenis JENIS SISTEM LAMA SISTEM BARU Waktu akses dan pengolahan data Membutuhkan waktu yang lama Tidak terlalu banyak menginput data Tempat penyimpanan Butuh tempat yang luas Cukup dengan CD, Hardisk, Flasdisk Gambar 11. Informasi Inventaris Barang Per Jenis Inventaris Barang Alat yang dibutuhkan Butuh lemari arsip Pemeliharaan Biaya pemeliharaan relative lama Keutuhan data Kertas lebih mudah rusak sehingga dalam jangka waktu tertentu dilakukan pencatatan ulang Hanya membutuhkan 1 unit komputer Membutuhkan CD, Hardisk, Flasdisk biaya relatif murah untuk jangka panjang Hanya dengan menyediakan CD, Flasdisk dan disimpan pada tempat yang aman dari debu maka dapat dipakai ulang Kecepatan dalam pencarian data Masih lambat karena harus terlebih dahulu mencari file-file dalam lemari arsip Lebih cepat hanya dengan memilih menu apa yang diinginkan KESIMPULAN Gambar 12. Tampilan Informasi Inventaris Barang Hasil Pengujian Sistem Hasil akhir dari perancangan sistem diharapkan dapat mengakomodasikan semua aturan yang berlaku. Untuk itu maka akan dilakukan pengujian (testing) terhadap perancangan sistem. Pengujian dilakukan dengan mencoba memasukkan setiap aturan-aturan kedalam sistem. Bila sistem tersebut belum dapat mengakomodasikan semua aturan yang diberlakukan. Jika pengujian sistem dilakukan guna melokalisir bug, serta yang paling penting setelah software dinyatakan final, fungsi utamanya tidak keluar dari aturan dan fungsi yang ditetapkan. Berdasarkan dari pengujian, hasil didapat kesimpulan bahwa : Dalam perancangan Sistem Informasi Inventarisasi aset Universitas Dehasen Bengkulu dengan menggunakan Bahasa Pemrograman Borland Delphi 7.0 dilakukan Input Data Jenis Barang, Input Data Ruang, Input Data Barang, Input Data Distribusi, Barang Input Data Mutasi Barang. Setelah melakukan proses input dapat diperoleh Informasi Daftar Inventaris, Informasi Daftar Distribusi Barang. Selain informasi yang ditampilkan dilayar, sistem informasi ini juga dapat mencetak laporan seperti : Output Distribusi Inventaris, Output Daftar Mutasi Barang, Output Inventaris Barang Per Jenis, Output Penghapusan Barang, dan Output Daftar Inventaris Barang. Dengan demikian inventaris aset menjadi lebih efisien, lengkap dan akurat. STMIK-MURA Lubuklinggau 20

7 DAFTAR PUSTAKA Alam J, M Agus, 2005, Pemrograman Database Lokal dan Server Menggunakan Borland Delphi 2005, PT.Elek Media Komputindo, Jakarta, 333 Halaman Fatta Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi (untuk keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi modern, Penerbit Andi Yogyakarta, 211 Halaman. Kadir Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, 469 Halaman. Ladjamudin, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Graha Ilmu, Tangerang, 492 Halaman. Sutabri Tata, 2004, Analisa Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, 211 Halaman. STMIK-MURA Lubuklinggau 21