Standard Operating Procedure Pengesahan Fotokopi Ijazah, Transkrip dan SKPI

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure Pengesahan Fotokopi Ijazah, Transkrip dan SKPI Sub Bagian Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F /HK a/ November 2017 Pengesahan Fotokopi Ijazah, Transkrip dan SKPI 01 Pengesahan Fotokopi Ijazah, Transkrip dan SKPI Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Dewi Susanti, SE., M.SA 2. Pemeriksaan Lulut Endi Sutrisno, SE., M.AB 3. Persetujuan Dr. dr. Wisnu Barlianto, M.Si, Med, Sp.A(K) Ka. Sub. Bagian Ka. Tata Usaha Wakil Dekan Bidang TTD TTD TTD 4. Penetapan Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Dekan TTD 5. Pengendalian dr. Siwipeni Irmawanti Rahayu, M.Biomed Ketua GJM TTD Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran H.1. Format Laporan H.2. Kode Penomeran Pengesahan Hal. ii

4 A. Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan pengesahan fotokopi ijazah, transkrip dan SKPI B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Pengesahan fotokopi akreditasi diterapkan pada semua mahasiswa yang telah lulus dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya C. Standar Mutu yang Terkait Standar mutu yang terkait dengan Standard Operating Procedure Pengesahan Fotokopi Ijazah, Transkrip dan SKPI adalah Permenristek Dikti No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Peraturan Universitas Nomor 1 Tahun 2017 tentang Standar Mutu UB. D. Istilah dan Definisi 1. Pengesahan adalah proses pengakuan kebenaran dan keaslian berkas oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang. 2. Ijazah adalah dokumen pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan tinggi setelah lulus ujian yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi 3. Transkrip adalah dokumen yang berisi daftar nilai sebagai pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan tinggi setelah lulus ujian yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi 4. Surat Keterangan Pendamping Ijazah yang selanjutnya disingkat SKPI adalah dokumen yang memuat informasi tentang pencapaian akademik atau kualifikasi dari lulusan pendidikan tinggi bergelar 5. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik Program Studi Pendidikan Dokter, Keperawatan, Ilmu Gizi, Kebidanan, Farmasi, PPDS, Pasca Sarjana (S2 dan S3). 6. Sekretaris pimpinan adalah bagian adminstrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 7. Pimpinan adalah Wakil Dekan Bidang dan Dekan 8. Tidak Valid adalah tidak sesuai dengan aslinya. Hal. 1

5 E. Urutan Prosedur 1. Alumni melakukan pembayaran biaya pengesahan berkas di bank yang telah ditunjuk 2. Alumni menyerahkan kwitansi asli dari bank sebagai tanda bukti pelunasan biaya pengesahan berkas 3. Alumni mengisi tracer study di komputer yang telah disediakan secara online dan mencetaknya (di print) 4. Alumni menyerahkan bukti telah mengisi tracer study dan melampirkan fotokopi ijazah atau transkrip atau SKPI maksimal sebanyak 10 (sepuluh) dan menunjukkan ijazah atau transkrip atau SKPI asli 5. Subbag melakukan verifikasi dan memeriksa keaslian dari fotokopi ijazah, transkrip dan SKPI yang akan disahkan dengan ijazah, transkrip dan SKPI asli. Subbag akademik menghentikan proses pengesahan apabila data tidak valid dan melaporkan kepada pimpinan untuk mendapatkan solusi, sementara alumni menunggu di bagian akademik. 6. Subbag membuatkan nota untuk pengambilan 7. Subbag membubuhkan stempel pengesahan dan penomeran pada fotokopi ijazah, transkrip atau SKPI 8. Subbag memberikan penomeran dan tanggal pengesahan sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran pengesahan ijazah, transkrip dan SKPI masing-masing program studi 9. Subbag akademik melampirkan hasil print out tracer alumni pada fotokopi ijazah, transkrip dan SKPI yang akan disahkan 10. Subbag akademik mencatat nama alumni yang mengajukan pengesahan berkas ke dalam buku ekspedisi 11. Ka. Subbag akademik memberikan paraf pada fotokopi ijazah, transkrip dan SKPI yang akan disahkan 12. Subbag akademik menyerahkan fotokopi ijazah, transkrip dan SKPI yang akan disahkan ke Sekretaris Pimpinan 13. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas 14. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan 15. Pimpinan menandatangani berkas, dalam hal ini dilakukan oleh Wakil Dekan bidang akademik. Pengesahan ijazah, transkrip, dan SKPI yang Hal. 2

6 digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan 16. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag 17. Subbag akademik membubuhkan stempel fakultas pada berkas yang sudah ditandatangani 18. Alumni mengambil fotokopi ijazah, transkrip dan SKPI yang telah disahkan dengan menunjukkan nota pengambilan 19. Alumni dapat mengajukan pengesahan ijazah, transkrip dan SKPI kembali setelah 3 (tiga) bulan terhitung dari pengesahan sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI Hal. 3

7 F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Mulai Alumni Melakukan pembayaran di Bank BNI Cab. Brawijaya No. Rek A.n. RPL 032 UB Menyiapkan Ijazah/Transkrip/SKPI asli dan 10 lembar Bukti pembayaran dan fotokopi berkas Sub Bagian Fakultas Menerima kwitansi bukti pelunasan biaya pengesahan berkas Mengecek kesesuaian antara Ijazah/Transkrip/SKPI asli dengan fotokopi (5 menit) Bukti pembayaran dan fotokopi berkas Alumni Mengisi tracer study dan mengeprint bukti telah mengisi biodata alumni Tracer study Hal. 4

8 Sub Bagian Mengembalikan ijazah/ Transkrip/SKPI asli kepada alumni Membuat nota pengambilan, rekap laporan harian Membubuhkan stempel pengesahan, memberikan tanggal dan nomor sesuai prodi masing-masing Melampirkan print out tracer study Menyerahkan ke Ka. Sub. Bag. untuk di paraf (1Jam) Berkas yang belum diparaf dan ditandatangani A A Ka. Sub Bagian Memberikan paraf pada berkas (15 menit). Berkas yang sudah di paraf Sub Bagian Mencatat nama alumni yang mengajukan pengesahan berkas ke dalam buku ekspedisi Menyerahkan berkas yang telah di paraf oleh Ka. Sub. Bag. ke sekretaris pimpinan Sekretaris Pimpinan Memasukkan data alumni yang pada data base Menyerahkan legalisir ke pimpinan untuk ditandatangani (15 menit) Hal. 5

9 Wakil Dekan Bidang Memberikan tandatangan pada berkas (1 hari) Berkas yang telah ditandatangani B B Mengambil berkas yang telah ditandatangani oleh pimpinan Sekretaris Pimpinan Mendata kembali berkas alumni yang telah ditandatangani Menghubungi Bag. untuk mengambil berkas (30 menit). Berkas yang telah ditandatangani Mengambil berkas Sub Bagian Membubuhkan stempel Fakultas Kedokteran Mengurutkan dan menata berkas berdasar prodi dan tanggal (1 jam) Berkas yang telah ditandatangani Selesai Hal. 6

10 G. Referensi 1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi 3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2014 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi 4. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 5. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 22 tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Yudisium, Penerbitan Ijazah dan Sertifikat Profesi 6. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 70 Tahun 2017 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun 2017/ Keputusan Rektor No. 455/SK/2013 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 8. Keputusan Rektor Nomor 60 Tahun 2015 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan pada Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Periode Peraturan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Nomor 1 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Hal. 7

11 H. Lampiran H.1. Format Laporan Laporan Permintaan Pengesahan Ijazah / Transkrip / SKPI Program Studi... Tahun... Bulan... No Tanggal Nama Prodi Lembar Jumlah Dst Total H.2. Kode Penomeran Pengesahan S.Ked (Ijazah) S.Ked (Transkrip) dr. (Ijazah) dr. (Transkrip) S.Kep (Ijazah) S.Kep (Transkrip) Ns. (Ijazah) Ns. (Transkrip) S.Gz (Ijazah) S.Gz (Transkrip) RD. (Ijazah) RD. (Transkrip) S.KG (Ijazah) S.KG (Transkrip) drg. (Ijazah) drg. (Transkrip) S.Farm (Ijazah) S.Farm (Transkrip) Apt. (Ijazah) Apt. (Transkrip) S.Keb (Ijazah) S.Keb (Transkrip) Bd. (Ijazah) Bd. (Transkrip) PPDS (Ijazah) PPDS (Transkrip) S2 (Ijazah) S2 (Transkrip) S3 (Ijazah) S3 (Transkrip) Akreditasi Lafal : /01a/Leg/UN10.7/AK/20. : /01b/Leg/UN10.7/AK/20. : /02a/Leg/UN10.7/AK/20. : /02b/Leg/UN10.7/AK/20. : /03a/Leg/UN10.7/AK/20. : /03b/Leg/UN10.7/AK/20. : /04a/Leg/UN10.7/AK/20. : /04b/Leg/UN10.7/AK/20. : /05a/Leg/UN10.7/AK/20. : /05b/Leg/UN10.7/AK/20. : /06a/Leg/UN10.7/AK/20. : /06b/Leg/UN10.7/AK/20. : /07a/Leg/UN10.7/AK/20. : /07b/Leg/UN10.7/AK/20. : /08a/Leg/UN10.7/AK/20. : /08b/Leg/UN10.7/AK/20. : /09a/Leg/UN10.7/AK/20. :.../09b/Leg/UN10.7/AK/20. : /10a/Leg/UN10.7/AK/20. : /10b/Leg/UN10.7/AK/20. : /11a/Leg/UN10.7/AK/20. : /11b/Leg/UN10.7/AK/20. : /12a/Leg/UN10.7/AK/20. : /12b/Leg/UN10.7/AK/20. : /13a/Leg/UN10.7/AK/20. : /13b/Leg/UN10.7/AK/20. : /14a/Leg/UN10.7/AK/20. : /14b/Leg/UN10.7/AK/20. : /15a/Leg/UN10.7/AK/20. : /15b/Leg/UN10.7/AK/20. :./Akr/Leg/UN10.7/AK/20. :../Lfl/Leg/UN10.7/AK/20... Hal. 8