SESI DIALOG: SUBMODUL PERISYTIHARAN HARTA HRMIS

Transkripsi

1 LAMPIRAN D Taklimat Submodul Perisytiharan Harta SESI DIALOG: SUBMODUL PERISYTIHARAN HARTA HRMIS DIALOG HRMIS BIL. 1 TAHUN 2011 DEWAN SERI CEMPAKA, BANGUNAN MKN-EMBASSY TECHZONE,, CYBERJAYA MEI 2011

2 RUJUKAN DASAR 1993 PERATURAN 10, PERATURAN-PERATURAN PEGAWAI AWAM (KELAKUAN DAN TATATERTIB) 1993 TARIKH KUAT KUASA: 25 NOVEMBER PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 3 TAHUN 2002 PEMILIKAN DAN PERISYTIHARAN HARTA OLEH PEGAWAI AWAM TARIKH KUAT KUASA: 30 JULAI 2002 SURAT EDARAN JPA BIL. JPA(S)TT JLD. 9 (101) KEWAJIPAN MENGISYTIHARKAN HARTA OLEH PEGAWAI AWAM DI BAWAH PERATURAN 10, PERATURAN- PERATURAN PEGAWAI AWAM (KELAKUAN DAN TATAERTIB) 1993 TARIKH KUAT KUASA: 28 NOVEMBER 2003 PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 12 TAHUN 2005 PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA TARIKH KUAT KUASA: 6 JUN SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 8 TAHUN 2008 PELAKSANAAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI SUBMODUL PERISYTIHARAN HARTA TARIKH KUAT KUASA: 23 MEI 2008 SURAT EDARAN JPA BIL. JPA(S)TT7076 KLT. 12 (99) PEMATUHAN KEPADA ARAHAN DI PERENGGAN 9, PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 3 TAHUN 2002 MENGENAI PEMILIKAN DAN PERISYTIHARAN HARTA OLEH PEGAWAI AWAM TARIKH KUAT KUASA: 29 JULAI 2009 SURAT EDARAN JPA BIL. JPA(S)TT. 71/12/1 JLD. 6 (15) PENETAPAN HARTA DI BAWAH SUBPERATURAN 10(8) PERATURAN-PERATURAN PEGAWAI AWAM (KELAKUAN DAN TATATERTIB) 1993 TARIKH KUAT KUASA: 29 MAC

3 ARAHAN MENGISYTIHARKAN HARTA Peraturan 10(1), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 Seorang pegawai hendaklah, semasa pelantikannya ke dalam Perkhidmatan Awam atau pada bila-bila masa selepas itu sebagaimana yang dikehendaki oleh Kerajaan, mengisytiharkan secara bertulis kepada Pihak Berkuasa Tatatertib yang berkenaan melalui Ketua Jabatan segala harta yang dipunyai olehnya, atau isteri atau suaminya atau anaknya atau yang dipegang oleh mana-mana orang bagi pihaknya atau pihak isterinya atau suaminya atau anaknya 3

4 PERANAN DAN KETERANGAN BIL. PERANAN KETERANGAN 1. Pemilik Kompetensi 2. Urus Setia Harta 4. Pengambil Maklum Harta 5. Pentadbir Harta Membolehkan pengguna memasukkan maklumat harta dan mengisytiharkan harta Membolehkan pengguna menyemak maklumat harta dan membuat pengesahan bagi harta tersebut serta menjana laporan Perisytiharan Harta bagi tujuan pemantauan. Membolehkan pengguna mengambil maklum maklumat harta yang diisytiharkan oleh Pemilik Kompetensi. Mentadbir maklumat mengenai aset Pemilik Kompetensi di agensi 4

5 STATUS LOG TAHUN 2011 BIL. STATUS LOG BILANGAN LOG 1. Belum Selesai (Not Solved) Penjelasan Daripada Pengguna (Clarification Required) 8 3. Pengesahan / Maklum Balas Daripada Pengguna (User Verification) 3 Belum Selesai (Not Solved) Log-log yang masih dalam tindakan pembetulan dan pembaikan Pemilik Modul. Penjelasan Daripada Pengguna (Clarification Required) Log-log yang kurang jelas dan memerlukan penjelasan lanjut untuk pembetulan dan pembaikan. Pengesahan / Maklum Balas Daripada Pengguna (User Verification) Log-log yang telah dibetulkan dan dibaiki memerlukan pengesahan daripada pengguna 5

6 PERKARA BERBANGKIT BIL. PERKARA / ISU JAWAPAN / CADANGAN PENYELESAIAN 1. Bagi pegawai yang telah mengisytiharkan harta secara manual, maklumat tarikh mula atau tarikh tamat bayar dan bayaran ansuran bulanan tidak dicatatkan / disertakan. Sukar untuk memasukkan maklumat melalui data sejarah. 2. Pengemaskinian maklumat harta sangat terperinci dan menyukarkan pegawai untuk membuat pengisytiharan harta. Maklumat yang diperlukan untuk dimasukkan melalui data sejarah adalah 3 item sahaja iaitu tarikh diambil maklum, no. rujukan dan tarikh surat pemakluman dikeluarkan. Pegawai adalah digalakkan untuk mengisytiharkan harta melalui HRMIS dari semasa ke semasa. Format borang yang terdapat dalam HRMIS adalah berdasarkan format perisytiharan harta yang dikeluarkan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun

7 PERKARA BERBANGKIT BIL. PERKARA / ISU JAWAPAN / CADANGAN PENYELESAIAN 3. Mohon agar diberi peranan untuk menghapuskan maklumat harta bagi CO yang bermasalah 4. Pegawai yang telah mengisytiharkan harta secara manual dan masih berada dalam tempoh yang sah perlu isytiharkan harta berkenaan melalui HRMIS. Pegawai yang mempunyai peranan Aset Admin boleh menghapuskan perisytiharan harta yang diambil maklum. Pegawai adalah digalakkan untuk mengisytiharkan semula hartanya melalui HRMIS. Ini adalah kerana KPI dinilai berdasarkan penggunaan submodul ini (melalui proses) dan bukannya melalui data sejarah. Tempoh 5 tahun perisytiharan harta pegawai masih sah tetapi pihak urus setia perlu mengemas kini maklumat tersebut melalui data sejarah. Oleh yang demikian, dicadangkan agar pegawai mengisytiharkan harta melalui HRMIS agar rekod pengemaskinian harta adalah yang terkini. 7

8 PERKARA BERBANGKIT BIL. PERKARA / ISU JAWAPAN / CADANGAN PENYELESAIAN 5. Keluarkan surat peringatan / amaran kepada CO untuk mengisytiharkan harta. 6. Penyediaan aliran kerja (workflow) bagi Asset Approver perlu ada bagi memudahkan urusan daripada Urus Setia Harta kepada Approver Peringatan telah disediakan dalam HRMIS bagi pegawai yang telah mengisytiharkan harta melalui HRMIS. Peringatan ini akan dihantar kepada CO sebulan sebelum cukup tempoh 5 tahun perisytiharan yang telah dilakukan melalui HRMIS. Bagi pegawai baru, urus setia perlu memantau status tersebut melalui laporan senarai pegawai yang belum mengisytiharkan harta. Workflow daripada Asset Approver telah disediakan namun ada permintaan agar ia disediakan secara user selection (agar tindakan boleh diambil sekiranya Asset Approver bertukar keluar, Asset Secretariat boleh menghantar perisytiharan harta CO kepada pegawai yang menanggung kerja. 8

9 PERKARA BERBANGKIT BIL. PERKARA / ISU JAWAPAN / CADANGAN PENYELESAIAN 7. Apabila maklumat harta dihantar, dicadangkan agar maklumat tersebut dipaparkan juga sebagai makluman kepada Pemilik Kompetensi agar tidak berlaku penghantaran berulang kali. 8. Pengemaskinian semula selepas menerima status memerlukan maklumat tambahan tidak dapat dikemas kini dan dihantar semula ke urus setia. Apabila maklumat harta telah dihantar, CO boleh memantau status perisytiharan harta di menu Papar Status Perisytiharan Harta Pengemaskinian hendaklah di buat di menu Papar Status Perisytiharan Harta. Klik pada hyperlink harta yang berstatus memerlukan maklumat tambahan. Seterusnya kemas kini maklumat berdasarkan keperluan urus setia dan kemudiannya klik Hantar. 9

10 PERKARA BERBANGKIT BIL. PERKARA / ISU JAWAPAN / CADANGAN PENYELESAIAN 9. Peranan urus setia harta bagi membolehkan memasukkan maklumat harta yang telah dihantar secara manual. 10. Bagi harta pegawai yang memerlukan maklumat tambahan yang dihantar oleh urus setia, dicadangkan agar kawal menu kiri agar pegawai tersebut tidak mengisytiharkan harta melalui menu kiri tersebut dan mengisytiharkan harta yang sama kali kedua. Peranan Asset Admin boleh memasukkan dan mengemas kini maklumat harta yang dihantar secara manual. Pegawai perlu klik hyperlink memerlukan maklumat tambahan bagi mengemas kini maklumat yang diperlukan oleh urus setia. 10

11 SESI DIALOG SUBMODUL PERISYTIHARAN HARTA HRMIS 11

12 TERIMA KASIH 12