BUPATI BADUNG PROVINSI BALI PERATURAN BUPATI BADUNG NOMOR 36 TAHUN 2018 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF PEMERINTAH DAERAH

Transkripsi

1 BUPATI BADUNG PROVINSI BALI PERATURAN BUPATI BADUNG NOMOR 36 TAHUN 2018 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF PEMERINTAH DAERAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BADUNG, Menimbang : a. bahwa untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang efektif dan efisien serta mendukung terlaksananya kegiatan penyusutan arsip inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip, maka dipandang perlu untuk menyusun Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Badung; b. bahwa berdasarkan ketentuan Pasal 48 ayat (1) Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, maka Pemerintah Daerah wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Pemerintah Daerah; Mengingat : 1. Undang Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655); 2. Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2 Undang Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 4. Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Negara Nomor 5679); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 6. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282); 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 665); 9. Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 7 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraaan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Bali Tahun 2016 Nomor 7, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Bali Nomor 6); 10. Peraturan Gubernur Bali Nomor 34 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Provinsi Bali (Berita Daerah Provinsi Bali Tahun 2015 Nomor 34);

3 Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Badung Tahun 2013 Nomor 22, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Badung Nomor 21); 12. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 20 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Badung Tahun 2016 Nomor 20, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Badung Nomor 20); Menetapkan : MEMUTUSKAN : PERATURAN BUPATI TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF PEMERINTAH DAERAH. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Badung. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintahan Daerah Kabupaten Badung. 3. Bupati adalah Bupati Badung. 4. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. 5. Lembaga Kearsipan adalah lembaga kearsipan yang berbentuk organisasi perangkat kerja yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintah daerah Kabupaten Badung yang berkedudukan di ibukota Kabupaten Badung. 6. Perusahaan Daerah adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang mendirikan dan / atau berkedudukan dalam wilayah Kabupaten Badung.

4 Kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan arsip. 8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara. 9. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan administrasi pemerintah daerah dalam rangka penyelenggaraan administrasi Negara, serta disimpan selama jangka waktu tertentu. 10. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. 11. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 12. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / atau Lembaga Kearsipan. 13. Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhannya, keamanan dan keselamatannya. 14. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 15. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan / atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 16. Lembaga Kearsipan Daerah adalah Dinas yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan kearsipan dan pembinaan kearsipan. 17. Pencipta Arsip dalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam melaksanakan fungsi, tugas dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis.

5 Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip atas dasar nilai guna yang terkandung. 19. Unit Kearsipan adalah unit organisasi yang melaksanakan tugas kearsipan baik struktural maupun fungnsional di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. 20. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan serta penyelamatan arsip. 21. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan Propinsi untuk diteruskan ke Arsip Nasional. 22. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya. 23. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan serta diumumkan kepada publik.

6 - 6 - BAB II KEBIJAKSANAAN JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 2 Jadwal Retensi Arsip Substantif Pemerintah Daerah menganut asas sentralisasi dalam kebijaksanaannya dan desentralisasi dalam pelaksanaannya yaitu : a. kebijaksanaan menyangkut Jadwal Retensi Arsip yang meliputi penentuan jenis jenis arsip, retensi masing masing jenis arsip dan tata cara serta prosedur penggunaannya ditetapkan oleh Bupati dengan terlebih dahulu setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. b. penerapan Jadwal Retensi Arsip sebagai sarana penilaian arsip dilaksanakan oleh masing masing perangkat daerah dengan berpedoman pada prosedur yang sudah ditetapkan oleh Bupati. Pasal 3 Petunjuk pelaksanaan penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. BAB III TATA CARA PENGGUNAAN JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 4 (1) Retensi Arsip mulai dihitung setelah Arsip tersebut diciptakan baik sebagai Arsip tunggal maupun Arsip berkelompok. (2) Arsip berkelompok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dinyatakan selesai diciptakan apabila keseluruhan proses permasalahan secara kronologis telah ditempuh dan Arsip arsip merupakan suatu kesatuan informasi yang tak terpisahkan.

7 - 7 - BAB IV KETENTUAN PENUTUP Pasal 5 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan mengundangkan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Badung. Ditetapkan di Mangupura pada tanggal 16 Juli 2018 BUPATI BADUNG, TTD I NYOMAN GIRI PRASTA Diundangkan di Mangupura pada tanggal 16 Juli 2018 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BADUNG, TTD I WAYAN ADI ARNAWA BERITA DAERAH KABUPATEN BADUNG TAHUN 2018 NOMOR 36 Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN HAM, TTD Komang Budhi Argawa,SH.,M.Si. NIP