LAMPIRAN II TATA CARA PENGGUNAAN SIBARU (ADMIN DIREKTORAT TEKNIS)

Transkripsi

1 LAMPIRAN II TATA CARA PENGGUNAAN SIBARU (ADMIN DIREKTORAT TEKNIS)

2 LAMPIRAN II SURAT EDARAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TENTANG PENGAJUAN USULAN BANTUAN PERUMAHAN MELALUI APLIKASI SIBARU (SISTEM INFORMASI BANTUAN PERUMAHAN) BAB I APLIKASI 1.1 Penjelasan Aplikasi SIBARU (Sistem Informasi Bantuan Perumahan) adalah aplikasi yang ditujukan untuk mengakomodasi kegiatan usulan bantuan penyediaan perumahan. Sistem informasi ini dibangun untuk mempermudah metode pengusulan bantuan perumahan yang sebelumnya dilakukan secara manual. Nantinya pengusul sudah tidak memerlukan print out dokumen (paperless) dalam mengajukan usulan bantuan perumahan ke Kementerian PUPR karena semua dokumen sudah di scan dan berbentuk soft file. Aplikasi ini juga memberikan kemudahan karena bisa diakses dimanapun berada dengan menggunakan koneksi internet, sehingga lebih efektif dan efisien. Didalam aplikasi SIBARU ini juga terintegrasi aplikasi lain bernama e-profil. E-Profile sendiri berfungsi untuk mengumpulkan dan menampilkan data kegiatan Direktorat Jenderal Penyediaan Perumahan yang tersebar diseluruh Indonesia. Kedua aplikasi ini memiliki keterkaitan hubungan yaitu usulan bantuan pada aplikasi SIBARU yang telah terealisasi, maka akan menjadi data input untuk aplikasi e-profile. Pengguna aplikasi ini juga berbeda, untuk SIBARU digunakan oleh admin pusat (Direktorat Perencanaan Penyediaan Perumahan), admin Direktorat Teknis (rumah susun, rumah khusus, rumah swadaya, rumah umum dan komersial), user

3 provinsi, user kabupaten/kota dan user K/L lainnya. Sedangkan untuk e-profile penggunanya adalah internal Ditjen Penyediaan Perumahan Kementerian PUPR yaitu admin pusat (Direktorat Perencanaan Penyediaan Perumahan) dan admin Direktorat Teknis (rumah susun, rumah khusus, rumah swadaya, rumah umum dan komersial). KEWENANGAN PENGGUNA User yang diberi kewenangan untuk mengakses sistem aplikasi melalui fasilitas login adalah: Gambar 1.1 Kewenangan User Selain itu juga ada user dari kementerian/lembaga atau institusi pengusul program bantuan. 1.2 Tampilan Awal Aplikasi (Home) Tampilan awal aplikasi SIABRU pada Gambar 1.2 yang dapat diakses oleh semua pengguna (user) publik. Halaman awal aplikasi terdiri atas menu HOME, REKAP USULAN, PEDOMAN, FAQ, KONTAK.

4 Gambar 1.2 Tampilan Halaman Awal Aplikasi HOME Halaman awal dari sistem aplikasi, seperti nampak pada Gambar 1.3 terdapat sub bagian berisi teks PENGANTAR yang bisa diedit oleh Admin Pusat. Gambar 1.3 Tampilan Info Pengantar Aplikasi REKAP USULAN Menunjukkan grafik yang berisi data jumlah proposal yang masuk pada tahun anggaran tertentu yang tersebar pada 34 provinsi.

5 Gambar 1.4 Menu Rekap Usulan PEDOMAN Berisi file-file yang dipergunakan sebagai pedoman dalam pengajuan usulan, baik berupa peraturan menteri, ketetapan, surat edaran, contoh formulir, dsb. File-file pada bagian ini bisa diunduh (download). Terdapat fasilitas Cari untuk mencari file dengan mengetikkan kata kunci (keyword). Gambar 1.5 Menu Pedoman FAQ Adalah menu yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul berkaitan dengan sistem aplikasi. Terdapat fasilitas Cari untuk mencari file dengan mengetikkan kata kunci (keyword).

6 Gambar 1.6 Menu FAQ KONTAK Berisi informasi tentang kontak dan alamat Direktorat Jenderal Penyediaan Perumahan. Gambar 1.7 Menu Tentang Kami

7 BAB II TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI UNTUK ADMIN DIREKTORAT TEKNIS 2.1 Login Dari Halaman awal (HOME) klik tombol MASUK, akan masuk ke halaman LOGIN. Kemudian memasukkan username dan password seperti pada Gambar 2.1 berikut. Gambar 2.1 Halaman Login 2.2 Menu Dashboard Tampilan awal setelah Login user Admin Pusat, terdapat menu Dashboard, Usulan, Shortlist, SK Penetapan, Grafik Usulan dan e-profile. Gambar 2.2 Tampilan Awal (Dashboard) Admin Pusat (1)

8 Gambar 2.3 Tampilan Awal (Dashboard) Admin Pusat (2) Tampilan dashboard dipergunakan untuk monitoring progress update e-profile dalam bentuk checklist dan grafik jumlah kegiatan pada 34 provinsi yang menjadi tanggungjawab masing-masing Direktorat (Rusun, Rusus, Rumah Swadaya, RUK). Monitoring dilakukan per 2 minggu. Disetiap bulan dibagi menjadi 2 minggu pertama (periode I) dan 2 minggu ke dua (periode II). Jika periode I dan periode II dilakukan update maka akan muncul tanda OK pada direktorat terkait. Infomasi tanggal terakhir update data juga bisa dilihat. Penjelasan warna indikator: - Biru : sudah dilakukan update data pada term tersebut - Merah : belum dilakukan update pada term tersebut 2.3 Menu Usulan Pada halaman ini akan menampilkan daftar usulan yang masuk. Bagi admin pusat data-data usulan bantuan dari semua direktorat dapat dimonitoring. Pada daftar usulan terdapat fasilitas filter untuk mencari data usulan sesuai kriteria yang diinginkan pengguna. Kemudian juga pengguna dapat melakukan eksport daftar usulan kedalam format file Excel.

9 Gambar 2.4 Tampilan daftar usulan MEMBUAT USULAN BARU Klik tombol Tambah Usulan Pilih Program (Rusun, Rusus, BSPS, PSU) lengkapi isian usulan klik Next. Gambar 2.5 Tampilan isian usulan baru (1) Gambar 2.6 Contoh tampilan isian usulan baru (rusun)

10 Lengkapi spesifikasi usulan klik Next lengkapi dokumen-dokumen pendukung. Gambar 2.7 Tampilan isian spesifikasi usulan baru MELAKUKAN VERIFIKASI ADMINISTRASI Pilih menu edit pada daftar usulan baru, kemudian admin akan masuk kedalam halaman verifikasi administrasi dimana admin dapat melakukan verifikasi dokumen administrasi, dan persetujuan terhadap usulan yang masuk seperti pada gambar berikut. Gambar 2.8 Tampilan verifikasi dokumen administrasi

11 Gambar 2.9 Halaman persetujuan administrasi usulan MEMBERIKAN KOMENTAR TERHADAP USULAN YANG SUDAH MASUK Pada form usulan bantuan, terdapat area yang dipergunakan untuk berinteraksi antar user yang diberi kewenangan untuk mengakses usulan bantuan. Komunikasi bisa dipergunakan untuk menyampaikan pesan kesalahan, memberikan penjelasan, dsb seperti pada gambar berikut. Gambar 2.10 Kolom komentar interaktif MELAKUKAN VERIFIKASI TEKNIS Pilih menu edit pada daftar usulan yang telah lolos verifikasi administrasi, kemudian admin akan masuk kedalam halaman verifikasi teknis dimana admin

12 dapat melakukan input data surveyor dan data hasil survey seperti pada gambar berikut. Gambar 2.11 Halaman verifikasi teknis Gambar 2.12 Tampilan verifikasi dokumen administrasi 2.4 Menu Shorlist Menu Shortlist dipergunakan untuk menfasilitasi penyusunan shortlist. Hasil dari usulan yang dinyatakan memenuhi verifikasi teknis akan dimasukkan dalam daftar (shortlist). Pada proses penyusunan shortlist terdapat fasilitas untuk menyesuaikan data usulan pada bagian jumlah unit dan anggaran. Terdapat 2 submenu antara lain yaitu ubah shortlist dan lihat shortlist.

13 Gambar 2.13 Tampilan menu shortlist EDIT SHORTLIST Cara mengubah data shorlist: Klik sub menu Edit Shorlist pilih usulan yang diinginkan kemudian klik Edit perbarui data klik Simpan. Gambar 2.14 Tampilan menu ubah data shortlist VIEW SHORTLIST Cara melihat data shorlist: Klik sub menu View Shorlist akan muncul daftar shortlist.. Gambar 2.15 Tampilan daftar data shortlist

14 2.5 Menu SK Penetapan Pada menu ini admin diberikan fasilitas untuk melakukan edit data shortlist untuk disesuaikan dengan SK Penetapan. Gambar 2.16 Tampilan menu SK penetapan Gambar 2.17 Tampilan menu ubah data SK penetapan 2.6 Menu Grafik Usulan Terdapat 3 pilihan pada tampilan grafik sebagai keluaran data usulan. Grafik ditampilkan berdasarkan: a) Program (Rusun, Rusus, PSU, BSPS), ditampilkan dengan filter wilayah dan tahun. b) Penerima Manfaat, ditampilkan dengan filter wilayah, program dan status. c) Grafik per daerah (provinsi) dengan filter tahun.

15 Gambar 2.18 Grafik usulan berdasarkan program kegiatan Gambar 2.19 Grafik usulan berdasarkan penerima manfaat Gambar 2.20 Grafik usulan berdasarkan daerah

16 2.7 Menu e-profile E-Profile merupakan menu yang berfungsi untuk mengelola data hasil kegiatan bantuan yang sudah dilaksanakan. Pada menu eprofile, terdapat submenusubmenu seperti data, grafik, peta dan profil provinsi. DATA Submenu Data menampilkan daftar kegiatan yang dilaksanakan. Gambar 2.21 Daftar kegiatan Ditjen Penyediaan Perumahan Pada daftar kegiatan, terdapat fasilitas seperti tambah data, edit data, delete data, menampilkan data sesuai filter, export daftar (list) data ke format file Excel. Cara Menambah data e-profile: Klik tombol Tambah eprofile lengkapi isian data (dapat ditambahkan gambar/foto kegiatan). Gambar 2.22 Daftar isian kegiatan Ditjen Penyediaan Perumahan (Profil)

17 GRAFIK Terdapat 3 pilihan pada tampilan grafik sebagai luaran data kegiatan (eprofile). Grafik ditampilkan berdasarkan: a) Program (Rusun, Rusus, PSU, BSPS), ditampilkan dengan filter wilayah dan tahun. b) Penerima Manfaat, ditampilkan dengan filter wilayah, program dan tahun. c) Daerah, ditampilkan dengan filter tahun. Gambar 2.23 Grafik profil berdasarkan program kegiatan Gambar 2.24 Grafik profil berdasarkan penerima manfaat

18 Gambar 2.25 Grafik profil berdasarkan daerah PETA Sebaran hasil kegiatan di wilayah Indonesia, ditampilkan dalam bentuk peta. Terdapat icon-icon yang menunjukkan program Rusun dan Rusus. Tampilan di filter berdasarkan tahun dan program (Rusun, Rusus, Semua). Gambar 2.26 Tampilan peta sebaran profil PROFIL PROVINSI Profil provinsi pada tahun tertentu dapat ditampilkan pada submenu ini. Gambar berikut ini menampilkan daftar provinsi yang akan dipilih untuk ditampilkan.

19 Gambar 2.27 Tampilan pilihan provinsi Gambar 2.28 Tampilan profil provinsi per tahun Gambar 2.29 Tampilan edit profil provinsi

20 Gambar 2.30 Tampilan view profil provinsi (1) Gambar 2.31 Tampilan view profil provinsi (2)