PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA LAPORAN TINJAUAN MANAGEMEN

Transkripsi

1 LAPORAN TINJAUAN MANAGEMEN Laboratorium Penyelenggaraan Makanan Jurusan Gizi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 2018 Management Review Report 1

2 Meeting Details Date and Time Location Type of meeting Selasa, 2 Oktober 2018 (Pukul WIB - Selesai WIB) Ruang Laboratorium Penyelenggaraan Makanan Management Review Agenda 1. Hasil audit AIM UKPA siklus Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan 5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi system manajemen mutu 7. Rekomendasi untuk peningkatan. Attendees Present 1. IvaTsalissavrina 2. Ely Safitri Not Present

3 VISI DAN MISI LABORATORIUM Visi, Misi, dan Tujuan dari Laboratorium Penyelenggaraan Makanan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan dari Program Studi S1 Gizi FKUB. VISI : Menjadi Laboratorium Gizi professional yang terkemuka dan bertaraf internasional. MISI : Menunjang tridarma perguruan tinggi dalam bidang gizi melalui pendidikan, penelitian, pengembangan ilmu dan pengabdian masyarakat terkini serta bermutu. MOTTO Join UB be The Best MAKLUMAT Maklumat mengacu FKUB yaitu: Menuju Pelayanan Prima dan Paripurna. 3

4 LEMBAR PENGESAHAN 1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Laboratorium Penyelenggaraan Makanan 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya 4. Penanggungjawab : Iva Tsalissavrina, SGz, MPH 5. Koordinator Penyusun : Iva Tsalissavrina, SGz, MPH 6. Anggota Penyusun : 1) 2) 3) Iva Tsalissavrina, SGz, MPH Elly Safitri, AMd 7. Periode : Januari s.d Oktober Th 2018 Malang, Kepala Lab. Penyelenggaraan Makanan Iva Tsalissavrina, SGz, MPH NIP

5 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... 4 I. PENDAHULUAN... 6 II. LINGKUP BAHASAN... 7 III. PELAKSANAAN... 7 IV. HASIL Hasil Audit Internal Hasil Audit Eksternal... Error! Bookmark not defined. 3. Umpan Balik Pelanggan... Error! Bookmark not defined. 4. Kinerja dan Evaluasi Proses... Error! Bookmark not defined. 5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan... Error! Bookmark not defined. 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Error! Bookmark not defined. 7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM... Error! Bookmark not defined. 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM... Error! Bookmark not defined. V. PENUTUP

6 I. PENDAHULUAN Laboratorium Penyelenggaraan Makanan merupakan bagian dari Jurusan Gizi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang terletak di jalan Veteran Malang. Jurusan Gizi diawali dengan berdirinya Program Studi S1 Gizi berdiri sejak tahun 2002 dan memperoleh surat rekomendasi PERSAGI (Persatuan Ahli Gizi Indonesia) No. 059/DPP/Sekr/III/2002 serta surat dukungan dari Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Departemen Kesehatan Republik Indonesia no. HK Januari Berdasarkan SK. Menteri Pendidikan Nasional, Dirjen Pendidikan Tinggi No. 1031/J/T/2004, Program Studi Jenjang Sarjana (S1) Gizi resmi bernaung dibawah Fakultas Kedokteran di Universitas Brawijaya. Sejak tanggal 10 Juni 2009 sudah dilakukan perpanjangan ulang izin penyelenggaraan Program Studi Strata satu (S-1) berdasarkan SK. Menteri Pendidikan Nasional, Dirjen Pendidikan Tinggi No. 2177/D/T/K-N/2009 sampai tanggal 11 Mei Program Studi Ilmu Gizi jenjang S1 sudah terakreditasi dengan peringkat B berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) No. 002/BAN-PT/Ak-XII/S1/IV/2009. Masa berlaku dari akreditasi tersebut sejak tanggal 2 April 2009 sampai dengan 2 April Pada tahun 2018 ini, Program Studi Ilmu Gizi berdasarkan SK 0693/LAM-PTKes/Akr/Sar/IX/2018 mendapatkan akreditasi dari Badan LAM-PTKes dengan terakreditasi A. Laboratorium penyelenggaraan makan termasuk didalamnya laboratorium diet dan ilmu pangan dibentuk bersamaan dengan lahirnya program studi ilmu gizi kesehatan pada tahun Kehadiran laboratorium gizi pada jurusan gizi ini ditujukan untuk menunjang kegiatan tridarma pendidikan seperti kegiatan praktikum, pembelajaran PBL,OSCE, penelitian mahasiswa, dosen juga kegiatan pengabmas dan kegiatan keorganisasian mahasiswa. Mata kuliah yang memanfaatkan laboratorium gizi ini seperti Food science, pengolahan pengawasan mutu makanan, FDC1, FDC 2, IMC, NLC, NA. Struktur organisasi laboratorium gizi sejak tahun 2008 sampai tahun 2010 berada di bawah unit penunjang Jurusan Gizi FKUB. Perkembangan selanjutnya, sejak tahun 2011 hingga tahun 2016 berdasarkan struktur organisasi jurusan, laboratorium gizi berada di bawah Jurusan. Tahun 2017, semua laboratorium pada Fakultas Kedokteran bertanggungjawab 6

7 langsung kepada Dekan FKUB. Mengacu pada laboratorium Fakultas Kedokteran, Laboratorium gizi juga sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun Keberadaan laboratorium gizi ini juga untuk mendukung pencapaian kompetensi utama (core competencies) lulusan Sarjana Gizi yaitu : 1. Kompetensi dasar 2. Kompetensi penekanan Dietetik 3. Kompetensi penekanan Manajemen Gizi Masyarakat 4. Kompetensi penekanan Manajemen Sistem Pelayanan Makanan Laboratorium Gizi dalam rangka kegiatan penjaminan mutu, telah melaksanakan monitoring dan evaluasi (monev) terkait capaian proker juga MP IK lab. Ataupun hasil AIM. Berdasarkan temuan-temuan dalam kegiatan monev dan AIM tersebut, laboratorium penyelenggaraan makanan melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan agar temuan tidak terulang di tahun berikutnya. II. LINGKUP BAHASAN Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka ruang lingkup tinjauan manajemen seperti yang dipersyaratkan, yaitu: 1. Hasil AIM siklus 16 yang dilakukan oleh GJM Fakultas Kedokteran UB. 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses bisnis 4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi. 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya. 6. Perubahan yang mempengaruhi SMM. 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja. III. PELAKSANAAN Tinjauan manajemen dilakukan dengan cara rapat yang dihadiri oleh anggota dalam struktur organisasi laboratorium yaitu Kepala laboratorium beserta laboran yang sekaligus sebagai admin lab. Rapat tersebut dilakasanakan pada tanggal 19 Januari 2018 di Laboratorium Penyelenggaraan Makanan dari jam

8 IV. HASIL Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Penyelenggaraan makanan Tahun 2018 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen. 1. Hasil Audit Internal Pada tanggal 15 Desember 2017 telah dilaksanakan AIM UKPA Siklus 16 oleh GJM. Pada audit internal tersebut terdapat beberapa temuan lama yang dijelaskan dalam tabel berikut: 8

9 Laporan AIM UKPA Siklus 16 Tahun 2017 Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan Akar Penyebab Terjadinya Temuan Rencana Tindakan untuk Menghilangk an Akar Penyebab Temuan Target Waktu Selesai (3 bln / 6 bln) Verifikasi Status Akhir KTS / NEW / NHI, MFJ / Desember 2017 Evaluasi tinjauan manajemen IV.3 Umpan balik sudah ada namun belum dicantumkan metode mendapatkan umpan balik (misal kuesioner) dan hasil yang didapatkan sehingga belum tampak peningkatan dan perbaikan dari Mencantumkan data atau hasil serta analisa umpan balik pelanggan Data umpan balik pelanggan atau pengguna lab penyelenggara an makanan selain didapatkan dari kuesioner kepuasan mahasiswa juga didapatkan 2. Mela kukan survei kepuasan konsumen secara berkala tiap tahun sekali dengan bantuan google form 3. Menindakl anjuti setiap pertanyaan yang 6 bulan Sudah dilakukan Closed 1

10 tahun sebelumnya dari hasil pertemuan Forum Gizi. Forum gizi ini menggunakan kuesioner yang sifatnya jawaban terbuka dan langsung ditanggapi pada saat forum silaturrahmi gizi. Tahun 2018 Forum mahasiswa gizi di rencanakan sekitar Bulan Oktober Nopember diajukan melalui kuesioner pada forum mahasiswa gizi 2

11 OBS / OLD / NHI, MFJ / Desember 2017 KTS / NEW / NHI, MFJ / Desember 2017 (IS-L-743) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [743] Konversi SOP Form verifikasi pengadaan alat sudah ada namun belum ada lembar pengesahan sebagai bentuk pertanggungjawa ban administrasi SOP sudah terdapat timeline dan flowchart namun belum ada lembar pengesahan Mencantumkan lembar pengesahan Mencantumkan lembar pengesahan Barang datang tidak bersamaan dan tidak ada jadwal sebelumnya sehingga untuk membuat rekapan keseluruhan baru dilakukan di periode mendekati akhirtahun. SOP Lab Penyelenggara an makanan ada yang masuk dalam SOP PS S1 Gizi dan sudah dimintakan legalisasi. SOP lainnya dari Lab P.Makanan belum dimintakan legalisasi karena waktu Membuat rekapan realisasi alat setiap pertengahan tahun dan akhir tahun untuk mempermud ah tindak lanjut ke bagian pengadaan fakultas. Meminta pengesahan SOP 6 bulan Memintakan pengesahan barang yang telah direalisasi dan membuat rekapan barang yang belum terealisasi hingga akhir tahun 2018 closed 6 bulan Terlaksana Closed 3

12 yang terbatas. 4

13 1. Umpan balik pelanggan 1. Jumlah alat masih ada yang menyatakan kurang lengkap dan jumlahnya kurang. 2. Jadwal penelitian belum teralokasikan secara visual untuk penggunaannya di lab. Selain jadwal untuk praktikum 3. Ketepatan jadwal penggunaan laboratorium, kebersihan, keamanan dan kenyamanan laboratorium untuk selalu ditingkatkan 4. Jumlah almari penyimpanan alat masih kurang 5. Masih ada satu dua kompor yang perlu perbaikan 3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 1. Evaluasi proses bisnis, SOP dilaporkan pada pimpinan (MR Jurusan). 2. Capaian proker tri wulan dan permasalahan laboratorium yang disampaikan tiap bulan pada rapat koordinasi unit Jurusan Gizi 3. Capaian Kinerja Laboratorium sebagai hasil kesesuaian dengan capaian kinerja Program Studi 4. Evaluasi Proker secara keseluruhan dilaksanakan tiap satu tahun sekali (desember) 4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan 1. Follow up dan mengawal realisasi pengajuan alat lab, mebelair dan interior Lab. penyelenggaraan makanan di tahun Pengajuan surat untuk perbaikan dan maintenance keluhan di lab penyelenggaraan makanan melalui borang yang tersedia di Bagian Umum FKUB 3. Membuat verifikasi pengadaan alat dan realisasinya 4. Melakukan penyebaran kuesioner dalam wadah forum mahasiswa gizi 5. Membuat google form untuk melihat kepuasan konsumen 5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya Tinjauan manajemen sebelumnya: 1. Follow up SK Ka.Lab 2. Belum adanya legalisasi SOP lab penyelenggaraan makanan sesuai SPMI 3. Belum adanya legalisasi dokumen verifikasi penerimaan alat dari fakultas/umum Tindak Lanjut: 1

14 1. SK rektor untuk Ka.Lab 2. Legalisasi SOP Lab. 3. Legalisasi Verifikasi rekapan penerimaan barang di tahun 2018 dan 2017 yang lalu. 4. Pengajuan fasilitas untuk mendukung keamanan dan kenyamanan di lab. Penyelenggaraan makanan 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu 1. Sistem Pelaporan keterlaksanaan proker dilaporkan secara berkala oleh setiap unit tiap 3 bulan. 2. Sistem Pelaporan keterlaksanaan MP IK dilaporkan secara berkala oleh setiap unit tiap 6 bulan 3. Sistem pengisian data untuk borang 3A dilakukan oleh unit kerja dan dikoordinasi oleh UJM. 4. Pengisian capaian kinerja Laboratorium dan Jurusan 7. Rekomendasi untuk peningkatan. Peningkatan skill SDM lab melalui pelatihan baik di dalam Lab. Dan di laur Lab P.makanan Mengoptimalkan penggunaan alat alat lab. Yang sudah tersedia untuk kegiatan penelitian, pengembangan produk dan kegiatan pengmas oleh Dosen dan staf laboratorium/laboran. Alat vacuum frying, pembuatan Tempe Hygienis V. PENUTUP Demikian Tinjauan Manajemen laboratorium Penyelenggaraan makanan yang telah dilakukan untuk mengidentifikasi dan menganalisis kinerja yang telah dilakukan laboratorium pada tahun Disampaikan juga terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi dalam penyusunan Tinjauan Manajemen ini. Malang, Ketua Jurusan Ka.Lab Peny.Makanan TTD TTD Dian Handayani, SKM.,M.Kes,Ph.D Iva Tsalissavrina, SGz, MPH NIP NIP