BAB I PENDAHULUAN. tersebut antara lain Front Office, Housekeeping, Engineering, mereka mulai dari laba maupun rugi yang diperoleh, cost dan expenses

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Hotel merupakan salah satu sarana akomodasi di bidang pariwisata yang menyedikan berbagai macam pelayanan dan fasilitas yang menunjang kenyamanan tamu, sehingga tamu merasa puas dan memiliki keinginan untuk berkunjung kembali. Tamu sendiri dapat dikatakan sebagai satu-satunya penyumbang revenue di bidang perhotelan. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan kegiatannya untuk memuaskan keinginan tamu, hotel terbagi menjadi beberapa departemen. Departemendepartemen tersebut antara lain Front Office, Housekeeping, Engineering, Food and Beverage, Kitchen, Security Department, Human Resource Department, dan Accounting. Accounting Department merupakan salah satu departemen di hotel yang memiliki tugas dan kewajiban untuk mencatat segala transaksi keuangan baik itu pengeluaran maupun pendapatan dalam hotel. Dengan adanya Accounting Department, hotel dapat mengetahui kondisi keuangan mereka mulai dari laba maupun rugi yang diperoleh, cost dan expenses bulanan, dan bahkan hutang piutang hotel. Dalam bidang perhotelan, Accounting Department memliki fungsi yang tidak terlalu berbeda dengan bidang-bidang lainnya, yaitu untuk mengatur keuangan hotel. Fungsi tersebut mulai dari menghitung food 1

2 2 cost yang dikeluarkan perbulannya, menghitung revenue yang didapatkan, hingga mengadakan barang operasional hotel. Dalam pelaksanaan fungsinya di Pesonna Malioboro Hotel, Accounting Department dibagi menjadi beberapa divisi yaitu Storekeeper, Receiving (Divisi Penerimaan Barang), Purchasing (Divisi Pengadaan Barang), Cost Control, Account Payable, General Cashier, Account Receivable, Chief Accounting dan Accounting Manager. Divisi Pengadaan Barang dalam Accounting Department memiliki fungsi utama untuk mengadakan barang. Sehingga kunci dalam tersedianya persediaan barang, dan bahkan baik atau tidaknya kualitas barang operasional yang disediakan di sebuah hotel menjadi tanggung jawab Divisi Pengadaan Barang. Segala barang yang tersedia di hotel, baik itu barang operasional maupun barang kebutuhan pribadi departemen pasti diadakan oleh Divisi Pengadaan Barang. Salah satu departemen hotel yang membutuhkan banyak pengadaan barang, baik itu dalam periode harian maupun bulanan adalah Food and Beverage Department. Food and Beverage merupakan departemen di hotel yang memiliki fungsi untuk menyediakan makanan dan minuman di hotel. Food and Beverage Department terdiri dari dua divisi yaitu Food and Beverage Product dan Food and Beverage Service. Food and Beverage Product atau yang lebih sering disebut dengan kitchen merupakan divisi dari Food and Beverage Department yang memiliki fungsi untuk mengolah makanan yang akan dihidangkan ke tamu, sedangkan Food and Beverage

3 3 Service memiliki fungsi untuk menyajikan makanan ke tamu sekaligus mengolah produk yang berbentuk beverage. Dalam pelaksanaan fungsinya, Food and Beverage Department membutuhkan berbagai macam barang yang dapat menunjang kinerjanya untuk mengolah makanan setiap hari. Oleh karena itu, Food and Beverage Department memerlukan pengadaan barang hampir setiap hari. Barang yang dibutuhkan oleh Food and Beverage Department sangatlah beragam, mulai dari sayur-sayuran yang tergolong dalam daily market list, barangbarang operasional Food and Beverage Department yang bersifat segera dan tahan lama yang disimpan di store room, hingga pengadaan barang lain yang harus menggunakan purchase requisition (PR). Barang-barang yang didatangkan pun harus memenuhi kualifikasi yang sudah ditetapkan, dikarenakan berbagai macam barang tersebut akan diolah dan disuguhkan kepada tamu hotel. Oleh karena itu, Divisi Pengadaan Barang Pesonna Malioboro Hotel memiliki prosedur dalam pengadaan barang, dan tidak sembarangan dalam memilih supplier maupun barang kebutuhan hotel. Bahkan, hingga barang sudah diterima oleh Divisi Penerimaan Barang terdapat pula prosedur-prosedur yang harus dipatuhi. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menulis tugas akhir yang berjudul Prosedur Pengadaan Barang hingga Penerimaan Barang di Departemen Food and Beverage Pesonna Malioboro Hotel

4 Rumusan Masalah Beberapa pertanyaan menarik yang timbul berdasarkan deskripsi latar belakang yaitu: 1. Bagaimanakah prosedur pengadaan barang di Pesonna Malioboro Hotel? 2. Apakah kendala yang terjadi ketika prosedur tersebut sedang dilaksanakan? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian TugasAkhir ini adalah: 1. Mengetahui prosedur pengadaan barang di Pesonna Malioboro Hotel. 2. Mengetahui kendala yang dialami ketika prosedur sedang dilaksanakan Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis Diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi dalam prosedur pengadaan barang hingga penerimaan barang Food and Beverage Department di Pesonna Malioboro Hotel. Selain itu, penulis mendapatkan pengetahuan mengenai tugas dan Fungsi Divisi Pengadaan Barang.

5 5 2. Manfaat Teoritis a. Memberikan pengetahuan mengenai prosedur pengadaan barang hingga penyimpaan barang di Pesonna Malioboro Hotel. b. Diharapkan dapat menjadi bahan referensi mengenai Divisi Pengadaan Barang dalam bidang perhotelan Tinjauan Pustaka Tabel 1. Tinjauan Pustaka No Judul Penulis Isi 1 Proses Receiving Dan Purchasing Di Accounting Department Hotel Harper Sherly Amelia Febriyanti/ D3 Kepariwisataan Cara peneriman barang di hotel Harper Yogyakarta berdasarkan purchase order dan daily market list Mangkubumi Yogyakarta SV UGM/2016 sehingga dapat memenuhi Berdasarkan Golden Rules Archipelago International 2 Analisis Praktik Kerja Juli Kasih Hulu/ standarisasi Golden Rules Archipelago International Proses pengadaan barang operasional Departemen Purchasing D3 Kepariwisataan di Hotel Melia Purosani mulai dari Dalam Pengadaan Kebutuhan Operasional & Material Di Hotel Melia Purosani Yogyakarta 3 Prosedur Pembelian Dan SV UGM/2014 Istiara Dyah Utami/ pemilihan supplier hingga menyerahkan list untuk diterima oleh bagian receiving Proses pengadaan hingga penerimaan Penerimaan Barang Food And D3 Kepariwisataan barang food & beverage di Hotel Baverage Department Pada Hotel Salak The Heritage SV UGM /2014 Sumber : Diolah Penulis Salak The Heritage serta kualifikasi barang yang harus dipenuhi

6 6 Tugas akhir yang disusun oleh Sherly Amelia Febriyanti yang berjudul Proses Receiving Dan Purchasing Di Accounting Department Hotel Harper Mangkubumi Yogyakarta Berdasarkan Golden Rules Archipelago International membahas tentang proses penerimaan barang di Hotel Harper Yogyakarta yang berdasarkan Golden Rules Archipelago International. Terdapat sebelas Golden Rules untuk Divisi Penerimaan Barang dan 17 Golden Rules untuk Divisi Pengadaan Barang. Dalam tugas akhir tersebut disebutkan pula bahwa penerimaan hadiah oleh vendor harus diketahui oleh Human Resource Department, Financial Controller, dan General Manager. Pembahasan masalah pada tugas akhir ini cenderung lebih fokus kepada tugas-tugas Divisi Penerimaan Barang. Tugas akhir yang berjudul Analisis Praktik Kerja Departemen Purchasing Dalam Pengadaan Kebutuhan Operasional & Material Di Hotel Melia Purosani Yogyakarta yang disusun oleh Juli Kasih Hulu membahas tentang proses pengadaan barang operasional mulai dari barang Food and Beverage hingga barang Housekeeping di Hotel Melia Purosani. Penulis tugas akhir tersebut mengungkapkan bahwa praktik kerja Divisi Pengadaan Barang terbagi menjadi dua yaitu proses pembuatan daily market list, store requisition dan proses pembuatan purchase order. Tugas akhir yang disusun oleh Istiara Dyah Utami dengan judul Prosedur Pembelian dan Penerimaan Barang Food And Baverage Department Pada Hotel Salak The Heritage dalam tugas akhir yang disusun tersebut disebutkan bahwa produk-produk Food and Beverage Department yang diterima harus memenuhi syarat mulai dari ukuran, hingga kualitas. Dalam tugas akhir tersebut,

7 7 diungkapkan bahwa sayur, dan buah-buahan tidak diadakan melalui daily market list, melainkan melalui form Purchase Requisition. Sedangkan, proses pemesanan barang daily market list tersebut ke supplier dilakukan secara langsung. Hanya pesanan tambahan yang diorder melalui telepon. Tugas akhir tersebut cenderung lebih membahas pengadaan barang Food and Beverage Product (kitchen). Berdasarkan beberapa tinjauan pustaka tersebut, penulis menyimpulkan bahwa tugas akhir yang penulis susun dengan judul Prosedur Pengadaan Barang hingga Penerimaan Barang di Departemen Food and Beverage Pesonna Malioboro Hotel belum pernah ditulis oleh penulis manapun. Tugas akhir yang penulis susun ini memiliki perbedaan lokasi dan masalah yang penulis angkat, dimana penulis membahas pengadaan barang Food and Beverage Department di Pesonna Malioboro Hotel Landasan Teori 1. Pengertian Accounting Department Pengertian Accounting Department menurut Sujatno (2008:31) adalah bagian ini ada yang langsung berhubungan dengan tamu dan ada pula yang tidak langsung berhubungan dengan tamu. Pelayanan yang terkait dengan keuangan menjadi tugas dari department ini. Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa akuntansi perhotelan merupakan pencatatan segala macam transaksi keuangan yang terjadi di hotel.

8 8 2. Pengertian Purchasing (Divisi Pengadaan barang) Menurut Kotas dan Davis (1981) dalam Davis dan Stone (1985:107) purchasing merupakan fungsi yang memiliki kaitan dengan pencarian, pemilihan, pembelian, penerimaan, penyimpanan dan penggunaan akhir dari komoditas sesuai dengan kebijakan katering. Menurut Davis dan Stone (1985:107), Karyawan yang bekerja di bagian Divisi Pengadaan Barang, memiliki tanggung jawab untuk mengadakan makanan dan minuman untuk kelangsungan hotel, akan tetapi orang tersebut juga memiliki tanggung jawab akan penerimaan barang, penyimpanan barang, dan juga terlibat untuk mengetahui tujuan akhir dari pengadaan barang tersebut. Tugas dan fungsi Divisi Pengadaan Barang: a. Bertanggung jawab atas manajemen purchasing, receiving, store room b. Bertanggung jawab untuk mengadakan berbagai macam kebutuhan hotel c. Bertanggung jawab untuk menjamin kontinuitas pemasokan barang keberbagai macam departemen d. Bertanggung jawab untuk mengadakan barang dengan mencari harga murah dengan kualitas yang bagus dan lokasi yang lebih terjangkau

9 9 e. Mengevaluasi produk baru dan selalu memperbaharui seluruh pasar (supplier) yang ditangani f. Bertanggung jawab untuk mencari produk, supplier, dan harga terbaru g. Bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan departemen produksi untuk menstandarisasi barang dan mengurangi tingkat stok h. Bertanggung jawab sebagai penghubung dengan bagian produksi, kontrol, akunting dan departemen pemasaran. Sedangkan menurut Suarsana (2007:2), purchasing berasal dari bahasa inggris to purchase yang artinya membeli atau melakukan pembelian. Sedangkan purchasing department dapat diartikan sebagai salah satu departemen atau sub bagian dari Departemen Akunting yang mendapat otoritas dari manajemen atau pemilik hotel, untuk melakukan pembelian semua jenis barang keperluan operasional perusahaan atau hotel. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Divisi Pengadaan Barang adalah sebuah divisi dalam Accounting Department yang memiliki tanggung jawab untuk mengadakan barang yang diminta oleh departemen pemakai dan mencari supplier yang menyediakan barang terkait, baik itu berupa makanan, minuman, barang daily market list maupun barang material.

10 10 3. Pengertian Receiving (Divisi Penerimaan Barang) Menurut Bartono dan Ruffino (2005:90) Divisi Penerimaan Barang adalah pihak yang menerima barang dari Vendor dan menentukan barang diterima atau tidak. Hal ini didasarkan SPS atau kriteria yang berlaku untuk tiap jenis barang. Seleksi ini hanya berhak menerima bukan membeli barangnya. Hak Divisi Penerimaan Barang adalah memeriksa kualitas barang dan kuantitas barang kemudian menyatakan diterima atau ditolak. Suarsana (2007:47) mengungkapkan bahwa seorang penerima barang ( receiving clerk) harus betul-betul menguasai pekerjaannya terutama yang berhubungan dengan kualitas barang (quality), jenis dan spesifikasi barang ( specification), ukuran barang/bahan makanan tertentu (size), berat dari bahan-bahan makanan tertentu ( weight) dan harga ( price) dari segala jenis barang yang akan diterimanya setiap hari. Divisi Penerimaan Barang menurut Davis dan Stone (1985:126) memiliki tugas dan fungsi: a. Memastikan bahwa barang yang diantarkan memiliki jumlah yang sesuai dengan pesanan b. Memastikan bahwa kualitas barang yang diantarkan sesuai dengan spesifikasi yang tertulis di formulir pengadaan barang (Purchase Order)

11 11 c. Memastikan bahwa harga yang tertera di nota sesuai dengan harga yang tertera di formulir pengadaan barang (Purchase Order) d. Apabila terdapat barang yang datang namun kualitas atau kuantitas atau bahkan keduanya tidak sesuai dengan purchase order yang sudah dibuat, penting bagi Divisi Pengadaan Barang untuk diberi informasi, terutama untuk barang daily market list atau barang lain yang mudah basi, supaya Divisi Pengadaan Barang dapat mencari alternatif supplier atau barang pengganti dengan cepat untuk meminimalkan ketidaknyamanan departemen operasional (Food and Beverage Department) e. Membuat catatan yang akurat dalam buku rincian penerimaan barang berdasar detail pengiriman Sehingga dapat disimpulkan bahwa Divisi Penerimaan Barang merupakan salah satu divisi dari Accounting Department yang memiliki fungsi untuk menerima barang dan memastikan bahwa barang yang datang memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan purchase order dan daily market list yang telah dibuat sebelumnya. 4. Pengertian Store Room Davis dan Stone (1985), mengung kapkan bahwa tujuan utama persediaan barang (makanan) adalah untuk meyakinkan

12 12 bahwa jika ada permintaan makanan yang bersifat segera untuk keperluan operasional hotel agar selalu tersedia setiap saat. Menurut Bartono dan Ruffino (2005:90) store adalah bagian yang bertugas menyimpan barang yang sudah diterima, dengan ruang penyimpan khusus yang dilengkapi prosedur penyimpanan yang tepat untuk setiap barang. Oleh karena itu, store room lebih banyak menyimpan barang-barang operasional seperti tepung, beras, susu, minyak yang diperlukan oleh departemen kitchen hingga berbagai macam amenities seperti sandal, pasta gigi, sabun, sampo yang diperlukan oleh departemen housekeeping Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, penulis melakukan penelitian yang dilaksanakan bersamaan dengan Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan pada: Tempat Alamat : Pesonna Malioboro Hotel : Jl. Gadean No.3, Ngupasan, Gondomanan, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta Waktu : 6 Februari Mei 2017

13 13 2. Metode Pengumpulan Data Guna memperoleh data-data yang relevan, teknik pengumpulan data yang dilakukan di Pesonna Malioboro Hotel yaitu: a) Observasi Dalam penelitian ini, observasi atau pengamatan dilaksanakan langsung di Pesonna Malioboro Hotel. Pengamatan ini memiliki tujuan untuk mengetahui pola pengadaan barang hingga penerimaan barang di Pesonna Malioboro Hotel. b) Wawancara Untuk mendapatkan data yang lebih akurat, penelitian juga dilakukan dengan wawancara atau melakukan tanya jawab langsung dengan staff Accounting Department di Pesonna Malioboro Hotel. c) Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan beberapa data dari buku-buku maupun karya tulis terkait, dengan tujuan untuk membandingkan hasil-hasil observasi yang sudah dilakukan.

14 14 3. Jenis-jenis Data Jenis-jenis data yang terdapat dalam tugas akhir ini yaitu: a) Data Primer Data primer merupakan data yang penulis dapatkan selama melakukan observasi, wawancara, dan dokumentasi di Pesonna Malioboro Hotel. Data tersebut berupa foto, dan dokumen-dokumen. b) Data Sekunder Merupakan data yang penulis dapatkan dari karya ilmiah, dan berbagai macam buku yang sesuai dengan topik yang penulis angkat. 4. Jenis Penelitian Jenis Penelitian tugas akhir ini adalah deskriptif kualitatif. Jenis penelitian deskriptif kualitatif adalah mendeskripsikan atau menceritakan berbagai macam data yang didapatkan dari penelitian yang sudah dilakukan oleh penulis di Pesonna Malioboro Hotel. 5. Alat Penelitian Beberapa alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Alat Tulis Alat tulis seperti buku dan bolpen digunakan untuk mencatat segala macam data dan informasi yang

15 15 didapatkan ketika melakukan observasi, hingga untuk mencatat hasil wawancara. b. Handphone Handphone memiliki fungsi sebagai kamera yang mana penulis gunakan ketika melakukan dokumentasi beberapa data yang diperlukan dalam penelitian ini. Handphone juga memiliki fitur sebagai perekam suara yang mana penulis gunakan sebagai media untuk merekam kegiatan wawancara dengan narasumber. c. Laptop Laptop penulis gunakan sebagai media pengolahan data yang sudah penulis dapatkan ketika melakukan penelitian. d. Daftar Pertanyaan Penulis menyiapkan daftar pertanyaan yang penulis tanyakan ketika melakukan wawancara. 6. Analisis Data a. Mengumpulkan Data Mengumpulkan segala macam data yang telah didapatkan ketika melakukan penelitian. Data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. b. Mengidentifikasi Data Mengidentifikasi data-data yang sudah dikumpulkan.

16 16 c. Memilih Data Pemilihan berbagai macam data yang sudah diidentifikasi sesuai dengan data yang diperlukan. d. Verifikasi Data Memastikan ulang segala data yang sudah dipilih, sehingga tidak terdapat kesalahan ketika data diuraikan. e. Menguraikan Data Data akhir yang didapatkan kemudian diuraikan untuk menjawab rumusan masalah Sistematika Penulisan 1. BAB 1 BAB 1 atau pendahuluan dari tugas akhir ini terdiri dari Latar Belakang yang membahas tentang hal-hal pokok yang membuat penulis memilih tema dan judul ini. Rumusan Masalah membahas tentang masalah yang penulis angkat dalam penelitian ini. Tujuan Penelitian menyatakan tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini. Manfaat Penelitian berupa manfaat yang didapatkan dari penelitian ini. Metode Penelitian menunjukkan metode yang penulis lakukan untuk mendapatkan data-data. Kemudian Tinjauan Pustaka dan Landasan Teori yang memuat sumbersumber pustaka yang penulis gunakan di tugas akhir ini, dan yang terakhir merupakan Sistematika Penulisan.

17 17 2. BAB II BAB II atau Gambaran Umum berisikan profil, logo dan filosofi perusahaan. Produk yang dijual, jenis kamar dan jumlah kamar dan fasilitas yang disediakan oleh Pesonna Malioboro Hotel serta struktur organisasi Pesonna Malioboro Hotel. 3. BAB III BAB III atau Pembahasan. Dalam bab ini akan dijelaskan jawaban dari rumusan masalah yang penulis angkat. Yaitu mengenai prosedur pengadaan barang Food and Beverage Department mulai dari pemilihan supplier, hingga penyimpanan barang ke store room, serta kendala-kendala yang dialami. 4. BAB IV BAB IV merupakan kesimpulan dan saran yang mana berisikan kesimpulan mengenai pembahasan masalah, serta saran yang ditujukan kepada objek terkait.