STANDARD OPERATING PROCEDURE QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE AUDIT MUTU INTERNAL

Transkripsi

1

2 1. RUJUKAN A. Klausul 7.5 ISO 9001:2015 Informasi Terdokumentasi B. Klausul 9.2 ISO 9001:2015 Audit Internal C. Klausul 10.2 ISO 9001:2015 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif 2. TUJUAN Prosedur ini menjamin pelaksanaan yang dapat menjaga Sistem Manajemen Mutu di PT. Infomedia Solusi Humanika (ISH) dan tetap terpelihara dengan baik. 3. RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan untuk aktifitas yang mencakup audit internal terhadap semua bidang kegiatan yang dimaksudkan dalam Manual Mutu, Prosedur Mutu dan Standard Operating Procedure (SOP) yang berpengaruh terhadap mutu di PT. Infomedia Solusi Humanika (ISH). 4. PIHAK TERKAIT A. BOD B. Wakil Manajemen Mutu C. Team D. Auditor E. (All Fungsi Terkait) 5. KEBIJAKAN UMUM A. Pelaksanaan () dilaksanakan sesuai yang tercantum dalam Manual Mutu. B. Wakil Manajemen Mutu () bertanggungjawab dalam penetapan Team () serta menindaklanjuti ketidaksesuaian yang tidak dapat diatasi. ISH.QMR Rev. 01/ Hal 1 dari 8

3 C. Team bertanggungjawab dalam memonitor pelaksanaan dan memberi penekanan-penekanan terhadap sasaran yang lebih jelas, menyusun jadwal pelaksanaan, mengkoordinir pelaksanaan dan melaporkan hasil pada Wakil Manajemen Mutu (). D. Auditor bertanggungjawab atas pelaksanaan dan melakukan verifikasi atas temuan ketidaksesuaian serta melakukan tindak lanjut atas tindak perbaikan yang telah dilakukan. E. Semua bertanggungjawab untuk menjamin bahwa selama berlangsung dapat memberikan informasi yang diterima oleh auditor dan melakukan tindakan perbaikan atas segala kekurangan yang ditemukan. F. Jika dibutuhkan, Wakil Manajemen Mutu () berperan sebagai Ketua atau menunjuk seorang Ketua. G. Seorang auditor tidak dapat mengaudit bagian yang merupakan tanggung jawabnya 6. DEFINISI DAN SINGKATAN A. adalah Wakil Manajemen Mutu, Personil yang ditunjuk oleh Manajemen Puncak sebagai wakil dalam hal yang berhubungan dengan Manajemen Mutu. B. adalah. C. Audit adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif & menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi D. Auditor Wakil Manajemen Mutu () menunjuk para auditor dan memastikan bahwa auditor tersebut memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup untuk melaksanakan. Berdasarkan keputusan Wakil Manajemen Mutu, auditor akan dilatih oleh Wakil Manajemen Mutu atau mengambil kursus dari pihak luar. E. adalah personil yang diaudit. ISH.QMR Rev. 01/ Hal 2 dari 8

4 7. TUJUAN DAN WEWENANG No Aktifitas Pelaksana Output Ditujukan KPI 1 Menunjuk Ketua dan Memo internal Ketua - Team 2 Perencanaan dan persiapan Ketua Jadwal dan Minimal H-7 HK sebelum pelaksanaan 3 Review jadwal dan Jadwal Ketua Jika ada revisi konsep disetujui dikembalikan kepada Ketua Team 4 Approval pelaksanaan Direktur Jadwal Jika disetujui maka Utama disahkan akan disahkan, jika tidak akan dilakukan revisi kembali 5 Mendistribusikan jadwal Ketua Jadwal Seluruh Seluruh auditee harus tahu jadwal audit masing-masing 6 Pelaksanaan audit Team - Seluruh Auditor dan Audit berjalan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan 7 Menjelaskan teknik Auditor - Penjelasan diawal pelaksanaan Audit, agar tidak ada kesalahpahaman antara Auditor dan 8 Mengikuti - Auditor diwajibkan mengikuti proses dari awal sampai akhir sesuai dengan jadwal Audit ISH.QMR Rev. 01/ Hal 3 dari 8

5 yang sudah ditentukan 9 Diskusi Auditor Auditor - Untuk menentukan ketidaksesuaian dari hasil temuan audit 10 Mempresentasikan hasil audit Team Hasil audit Seluruh Peserta Auditor menjelaskan apa saja temuan ketidaksesuaian dalam proses audit 11 Membuat dan mendistribusikan laporan Auditor Audit Mutu Internal Seluruh auditee harus mengetahuinya laporan hasil 12 Closing Audit - Seluruh Peserta Closing audit hanya dapat dilakukan jika semua proses Audit Mutu Internal sudah selesai dilaksanakan 13 Tindak lanjut hasil Audit Hasil tindakan koreksi Team - 14 Periksa dan monitoring hasil koreksi dan Ketua Form Monitoring temuan dan Form ketidaksesuaian Direktut Utama dan - 15 Pengendalian dokumen hasil audit Ketua All semua dokumen Document - ISH.QMR Rev. 01/ Hal 4 dari 8

6 8. ALIRAN PROSES TEAM DIREKTUR UTAMA AUDITOR AUDITEE KETERANGAN 1 Mulai Menunjuk Ketua Tim 1. menunjuk Ketua untuk Audit Mutu Internal () dengan mengeluarkan memo internal 3 ISH.QMR..03 Memo Internal Review jadwal dan konsep Tdk 2 KETUA Perencanaan dan persiapan ISH.QMR..03 Jadwal Tdk 2. Ketua Team melakukan perancangan dan persiapan. - membentuk Anggota -membuat Jadwal dan Konsep -Perencanaan dan persiapan minimal H-7 HK sebelum pelaksanaan ISH.QMR meriview jadwal dan konsep Di setujui? Ya 4 DIREKTUR UTAMA Approval pelaksanaan Di setujui? Jika tidak disetujui maka Ketua akan merivisi kembali. 4. Direktur Utama memberikan tanggapan untuk Jadwal dan Konsep. 5 Ya Jika disetujui maka akan disahkan, jika tidak akan dilakukan revisi kembali KETUA Mendistribusikan jadwal ISH.QMR..03 Jadwal Jadwal disahkan Jadwal Jadwal 5. Ketua Team mendistribusikan Jadwal yang sudah disahkan oleh Direktur Utama paling lambat H-2 6 TEAM 7 AUDITOR 8 AUDITEE 6. Team melaksanakan proses sesuai dengan jadwal yang sudah di tentukan Pelaksanaan audit Menjelaskan teknik mengikuti ISH.QMR..03 ISH.QMR..03 ISH.QMR Auditor menjelaskan teknik kepada seluruh Temuan ketidaksesuaian 9 AUDITOR Diskusi Auditor 1 8. mengikuti sampai selesai 9. Auditor melakukan diskusi Auditor. Menentukan temuantemuan yang didapat selama proses berlangsung ISH.QMR Rev. 01/ Hal 5 dari 8

7 TEAM DIREKTUR UTAMA AUDITOR AUDITEE KETERANGAN 1 Lap. Ketidaksesuaian, temuan audit internal, daftar hadir 10 AUDITOR 10. Auditor mempresentasikan hasil audit dari masing-masing Div/Dept 11 TEAM Membuat dan mendistribusikan laporan ISH.QMR..03 Mempresentasika n hasil audit 11. Team membuat dan mendistribusikan laporan ketidaksesuaian, Temuan Audit, dan Daftar Hadir Peserta 12 Closing Audit 13 AUDITEE 12. melakukan closing Audit dihadiri semua ISH.QMR & KETUA Periksa dan monitoring hasil koreksi ISH.QMR..03 Tindak lanjut hasil audit ISH.QMR..03 Hasil tindakan koreksi 13. melakukan tindak lanjut dari hasil audit 14. Team memeriksa dan memonitoring jalannya rencana tindak lanjut/ hasil koreksi agar temuan Audit bisa segera closed Efektif? Tdk Ya F. Monitoring temuan dan F. ketidaksesuaian 15 F. Monitoring temuan dan F. ketidaksesuaian F. Monitoring temuan dan F. ketidaksesuaian KETUA Pengendalian dokumen hasil audit ISH.QMR Ketua melakukan pengendalian dokumen hasil audit Selesai ISH.QMR Rev. 01/ Hal 6 dari 8

8 9. INSTRUKSI KERJA ISH.QMR..03 Rev. 10. DOKUMEN PENDUKUNG 10.1 FORM No Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Berlaku 1 Jadwal Audit Tahunan ISH.QMR Desember Rencana Audit Internal Mutu ISH.QMR Desember Surat Pemberitahuan Audit ISH.QMR Desember Form Daftar Hadir ISH.QMR Desember Daftar Periksa ISH.QMR Desember Laporan Ketidaksesuaian ISH.QMR Desember Temuan ISH.QMR Desember Laporan ISH.QMR Desember Monitoring Temuan Audit Mutu ISH.QMR Desember 2015 Internal 10 Form Ketidaksesuaian (LKS) ISH.QMR Desember Rekaman No Nama Dokumen No Dokumen Lama PIC Penyimpanan 1 Jadwal Audit Tahunan ISH.QMR Tahun Document 2 Rencana Audit Internal Mutu ISH.QMR Tahun Document 3 Surat Pemberitahuan Audit ISH.QMR Tahun Document 4 Daftar Periksa ISH.QMR Tahun Document 5 Laporan Ketidaksesuaian ISH.QMR Tahun Document ISH.QMR Rev. 01/ Hal 7 dari 8

9 6 Temuan ISH.QMR Tahun Document 7 Laporan ISH.QMR Tahun Document 8 Monitoring Temuan Audit Mutu Internal ISH.QMR Tahun Document 9 Form Ketidaksesuaian (LKS) ISH.QMR Tahun Document 11. APLIKASI TERKAIT ISH.QMR Rev. 01/ Hal 8 dari 8