DOKUMEN PENDUKUNG KETENTUAN DAN TATA CARA SERTIFIKASI

Transkripsi

1 DOKUMEN PENDUKUNG KETENTUAN DAN TATA CARA SERTIFIKASI Ditinjau Oleh, ttd Disahkan Oleh, ttd ADI IRFAN SHIDQY ANTO GIRSANG Kepala Seksi Operasional Sertifikasi Kepala Balai Sertifikasi Industri Tanggal: 27 November 2017 Tanggal: 27 November 2017 Copyright Balai Sertifikasi Industri Dokumen ini beserta informasi yang dikendalikan di dalamnya adalah hak milik Balai Sertifikasi Industri Kementerian Perindustrian. Dokumen ini tidak boleh disalin atau dicetak baik sebagian maupun keseluruhannya, atau diberikan kepada pihak lain tanpa adanya persetujuan tertulis dari Kepala Balai Sertifikasi Industri Kementerian Perindustrian. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 1 dari 17

2 1. PENDAHULUAN 1.1. TUJUAN SERTIFIKASI Sertifikasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh Balai Sertifikasi Industri untuk memberikan jaminan tertulis bahwa suatu organisasi memenuhi suatu persyaratan Standar tertentu. Sertifikasi diperlukan oleh Klien untuk mendapatkan Sertifikat dari Balai Sertifikasi Industri yang menyatakan bahwa, proses/produk/jasa yang dihasilkan oleh Klien tersebut telah memenuhi ketentuan standar, baik yang penerapannya bersifat sukarela atau yang bersifat wajib. Tiga hal fundamental dalam pelaksanaan Sertifikasi adalah sebagai berikut: (a) Sertifikat harus memperhatikan kepentingan konsumen atau pihak-pihak yang terkait untuk mendapatkan keyakinan bahwa, suatu proses/produk/jasa telah memenuhi ketentuan standar tertentu. (b) Sertifikat dapat digunakan dan dipublikasikan oleh Klien untuk menunjukkan bahwa, penilaian kesesuaian proses/produk/jasa mereka melibatkan pihak-ketiga. (c) Sertifikat harus dijaga agar tidak menimbulkan biaya yang berlebihan sehingga pada akhirnya akan membebani konsumen TIPE SERTIFIKASI Tipe Sertifikasi ditetapkan oleh Balai Sertifikasi Industri dengan pertimbangan agar kesesuaian yang dinyatakan melalui Sertifikat yang diterbitkan dapat dipertahankan oleh organisasi. Pelaksanaan Sertifikasi diuraikan pada Skema Sertifikasi Balai Sertifikasi Industri berdasarkan kelompok komoditi dan tipe sertifikasi Tipe Sertifikasi yang terkait dengan standar wajib, Balai Sertifikasi Industri menggunakan tipe Sertifikasi yang ditetapkan oleh instansi pemerintah yang memberlakukan standar wajib tersebut sebagai persyaratan yang minimum harus dipenuhi. Apabila diperlukan, Balai Sertifikasi Industri dapat menggunakan tipe Sertifikasi yang lebih ketat. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 2 dari 17

3 1.3. KETENTUAN UMUM Kegiatan Sertifikasi mencakup kegiatan: (a) asesmen awal untuk menilai kesesuaian proses/produk/jasa terhadap ketentuan standar yang diacu; (b) evaluasi dan keputusan sertifikasi; (c) surveilan untuk menilai apakah kesesuaian proses/produk/jasa dapat dipertahankan KETENTUAN UNTUK SERTIFIKASI Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian harus menghasilkan proses/produk/jasa yang konsisten dengan persyaratan Sertifikasi yang berlaku. Perusahaan tersebut harus memberikan akses bagi petugas Balai Sertifikasi Industri atau subkontraknya agar sertifikasi dan surveilan terhadap kesesuaian dengan persyaratan seertifikasi dapat dilaksanakan Ketentuan yang harus dipenuhi oleh Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian antara lain: (a) memelihara catatan/rekaman dari semua keluhan/pengaduan konsumen/pelanggan yang berkaitan dengan proses/produk/jasa yang dicakup dalam Sertifikat Kesesuaian dan melakukan tindakan perbaikan yang sesuai untuk penyelesaian keluhan/pengaduan tersebut. Catatan tersebut tersedia jika diperlukan oleh Balai Sertifikasi Industri; (b) setiap saat memenuhi persyaratan Sertifikasi Kesesuaian; (c) hanya mengklaim bahwa proses/produk/jasa nya telah disertifikasi sesuai dengan ruang lingkup Sertifikat Kesesuaian yang dimilikinya; (d) membayar biaya sertifikasi dan surveilan sehubungan dengan Sertifikasi Kesesuaian; (e) tidak menggunakan Sertifikat Kesesuaian atau Tanda Kesesuaian dalam suatu cara yang merusak reputasi Sertifikasi, dan tidak diperbolehkan untuk membuat pernyataan yang dipertimbangkan oleh Balai Sertifikasi Industri adalah tidak benar, serta harus segera mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki penggunaan/pernyataan yang tidak benar; (f) setelah pencabutan Sertifikat Kesesuaian, Perusahaan yang bersangkutan harus segera menghentikan proses produksi terhadap proses/produk/jasa yang telah No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 3 dari 17

4 dicabut Sertifikat Kesesuaiannya dan mencabut seluruh bahan iklan yang berisikan pengacuan ke Sertifikasi Kesesuaian ; (g) menjelaskan dalam seluruh kontrak dengan pelanggan bahwa, Sertifikat Kesesuaian Perusahaan tidak dapat dianggap sebagai sesuatu yang mengurangi tanggung jawab kontrak antara Perusahaan dan pelanggannya dalam memasok proses/produk/jasa yang konsisten sesuai standar. Walaupun Sertifikat Kesesuaian merupakan indikasi dari kemampuan Perusahaan untuk menghasilkan proses/produk/jasa yang konsisten sesuai standar, hal ini tidak dapat dianggap sebagai jaminan oleh Balai Sertifikasi Industri bahwa, Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian selalu dapat memelihara tingkat unjuk kerja tertentu; (h) mematuhi persyaratan Balai Sertifikasi Industri mengenai Sertifikasi Kesesuaian di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan. (i) menjelaskan dalam seluruh kontraknya dengan pelanggan bahwa, pengaturan klaim (keluhan) antara Perusahaan dan pelanggannya bukan merupakan tanggung jawab maupun berada di bawah kendali Balai Sertifikasi Industri Sertifikat Kesesuaian akan diberikan dan penggunaannya dapat diteruskan dengan ketentuan bahwa, Perusahaan Pemohon atau Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian : (a) memenuhi persyaratan Sertifikasi; (b) membayar biaya jasa sertifikasi yang terdiri dari unsur-unsur : biaya permohonan, biaya sertifikasi, biaya Audit Tahap 1, biaya Audit Tahap 2, biaya pengambilan contoh dan biaya pengujian. Biaya pengambilan contoh dan atau pengujian dibayarkan langsung ke laboratorium penguji; dan (c) melaksanakan tindakan koreksi seperti yang dipersyaratkan Balai Sertifikasi Industri Balai Sertifikasi Industri mempublikasikan prosedur ini untuk permohonan Sertifikat Kesesuaian dan kondisi dimana Sertifikat Kesesuaian dapat diterbitkan, ditolak, diperluas, dikurangi, ditangguhkan, dibatalkan atau dicabut Ruang lingkup Sertifikasi sesuai dengan Lampiran Pedoman Mutu Balai Sertifikasi Industri Seluruh informasi yang diperoleh Balai Sertifikasi Industri dalam men-sertifikasi proses/produk/jasa Perusahaan diklasifikasikan sebagai rahasia dan ditangani secara ketat dengan dasar "hanya untuk yang berkepentingan". Informasi tersebut tidak akan diungkapkan tanpa adanya persetujuan tertulis dari Perusahaan Pemohon atau No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 4 dari 17

5 Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian, kecuali ditetapkan lain oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku TATA CARA PERMOHONAN SERTIFIKAT KESESUAIAN Permohonan Sertifikat Kesesuaian Perusahaan Pemohon mengajukan permohonan Sertifikat Kesesuaian kepada Kepala Balai Sertifikasi Industri dengan menggunakan Surat Permohonan Sertifikat Kesesuaian dan melampirkan: (a) Daftar Isian Permohonan Sertifikat Kesesuaian beserta lampirannya yang dipersyaratkan; (b) Untuk Lembaga Sertifikasi Produk, Perusahaan melampirkan fotokopi Sertifikat Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001:2015 atau standar yang ekivalen yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu (LSSM) yang diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) atau LSSM di negara asal produk impor yang diakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional-nya yang telah melakukan Perjanjian Saling Pengakuan (Mutual Recognition Arrangement/MRA) dengan KAN di bidang sertifikasi sistem manajemen mutu, disertai dengan Laporan Audit terkini dari LSSM tersebut; atau Pernyataan Kesesuaian disertai dengan Pedoman/Panduan Mutu dan Daftar Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu edisi/revisi terkini. Balai Sertifikasi Industri menindaklanjuti Permohonan yang diajukan oleh Perusahaan Pemohon dengan melakukan kajian permohonan tersebut, meliputi : semua persyaratan untuk Sertifikasi, kemampuan untuk menjangkau lokasi audit, kemampuan untuk memahami bahasa setempat (ketersediaan penerjemah untuk Audit Tahap 2). Penerjemah harus menandatangani pernyataan bebas konflik untuk kepentingan Asesmen Proses Produksi atau Sistem Manajemen Mutu Audit terhadap Sistem Manajemen Mutu Perusahaan dilakukan dalam dua tahap, yaitu: (a) Audit Tahap 1: Proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi mulai dari tahapan No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 5 dari 17

6 pemeriksaan kebenaran dokumen, audit kecukupan dokumen dan verifikasi untuk titik kritis. (b) Audit Tahap 2: Proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi antara dokumentasi dengan penerapan di lapangan. Apabila hasil Audit Tahap 2 ditemukan ketidaksesuaian kategori mayor, maka Perusahaan Pemohon harus melakukan tindakan koreksi dalam jangka waktu dua bulan. Apabila tindakan koreksi yang dilakukan Perusahaan tidak efektif, maka permohonan Sertifikasi Perusahaan yang bersangkutan akan ditolak Untuk Sertifikasi Produk terhadap Perusahaan yang bersertifikat Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001: 2015 dari LSSM yang diakreditasi oleh KAN atau LSSM di negara asal produk impor yang diakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasionalnya yang menjadi anggota PAC dan atau IAF di bidang sertifikasi sistem manajemen mutu, akan dilakukan audit/verifikasi untuk elemen kritis, yaitu yang berkaitan dengan pengendalian proses produksi dan pengendalian mutu Apabila hasil Audit Tahap 2 ditemukan ketidaksesuaian kategori mayor dan minor untuk audit sistem manajemen mutu, maka Perusahaan Pemohon harus melakukan tindakan koreksi untuk ketidaksesuaian kategori mayor dan menyampaikan rencana tindakan koreksi untuk ketidaksesuaian kategori minor dalam jangka waktu dua bulan. Bukti obyektif dari tindakan koreksi harus diverifikasi penerapannya, apabila diperlukan peragaan penerapan di lapangan, dilakukan audit tindaklanjut. Apabila hasil verifikasi audit tindak lanjut tidak memenuhi persyaratan standar, maka permohonan Sertifikasi Perusahaan yang bersangkutan akan ditolak Apabila Tindakan Koreksi untuk proses sertifikasi dan resertifikasi tidak disampaikan oleh perusahaan pemohon sampai dengan batas waktu yang ditetapkan (dua bulan), maka permohonan Sertifikasi tersebut akan ditolak Apabila Tindakan Koreksi untuk proses Surveilan tidak disampaikan oleh perusahaan pemohon sampai dengan batas waktu yang ditetapkan (satu bulan), maka Sertifikat Produk akan ditangguhkan Perusahaan bertanggung jawab atas jaminan bahwa, akses diberikan kepada Tim Asesor & Petugas Pengambil Contoh (PPC) terhadap semua dokumentasi yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu dan semua catatan yang dihasilkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu bagi tujuan pemeriksaan. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 6 dari 17

7 Balai Sertifikasi Industri bertanggung jawab atas jaminan bahwa Tim Auditor & PPC yang ditugaskan mempunyai pengalaman dan menguasai teknologi yang sesuai dengan produk yang sedang disertifikasi Pengujian Contoh Produk Balai Sertifikasi Industri melakukan subkontrak pengujian dengan : a) Laboratorium Penguji/Lembaga Inspeksi yang diakreditasi oleh KAN atau Laboratorium Penguji/Lembaga Inspeksi yang diakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional negara asal produk impor yang menjadi anggota ILAC dan APLAC dan memenuhi ketentuan regulasi teknis berlaku di bidang pengujian/inspeksi. Jika digunakan Laboratorium Penguji milik Perusahaan, maka akan dilakukan penyaksian (witness) pada saat pelaksanaan pengujian. b) Laboratorium Penguji/Lembaga Inspeksi yang belum diakreditasi oleh KAN, Balai Sertifikasi Industri dapat melaksanakan penilaian kompetensi Laboratorium penguji/lembaga inspeksi berdasarkan ISO/IEC dan ISO/IEC c) Laboratorium Penguji yang diakreditasi oleh IEC sebagai CBTL Setelah Balai Sertifikasi Industri menetapkan Laboratorium Penguji, selanjutnya diinformasikan kepada perusahaan agar berhubungan langsung dengan laboratorium penguji untuk pelaksanaan pengambilan contoh dan pengujian di laboratorium penguji Pengambilan contoh dilakukan oleh Petugas Pengambil Contoh (PPC) yang ditunjuk/ditugaskan oleh Laboratorium Penguji atau Balai Sertifikasi Industri untuk melaksanakan pengambilan contoh sesuai ketentuan standar yang diacu dan diakui Pengambilan contoh: Bersamaan dengan pelaksanaan Audit Tahap 2, PPC yang ditunjuk/ditugaskan mengambil contoh dari aliran produksi dan atau gudang untuk setiap produk yang diajukan permohonan Sertifikasi-nya, selanjutnya contoh tersebut diberi Label Contoh Uji (LCU) dan disegel serta membuat Berita Acara Pengambilan Contoh (BAPC) Masing-masing contoh beserta Label Contoh Uji dan Berita Acara Pengambilan Contoh sebagaimana dimaksud pada butir dibuat masing-masing rangkap dua, selanjutnya: (a) satu contoh serta Label Contoh Uji dan satu kopi Berita Acara Pengambilan Contoh digunakan sebagai Arsip Produsen; No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 7 dari 17

8 (b) satu contoh serta Label Contoh Uji dan satu kopi Berita Acara Pengambilan Contoh dikirim ke Laboratorium Penguji Contoh yang diambil oleh PPC beserta Label Contoh Uji dan Berita Acara Pengambilan Contoh sebagaimana dimaksud pada butir dapat dikirim oleh Produsen atau dibawa langsung oleh PPC ke Laboratorium Penguji yang ditentukan oleh Balai Sertifikasi Industri Sampel untuk permohonan sertifikasi IEC disampaikan langsung oleh pemohon ke laboratorium penguji yang ditetapkan oleh Balai Sertifikasi Industri Penilaian Kesesuaian Contoh atau Sampel Produk Laboratorium Penguji dalam menguji contoh yang dikirim sebagaimana dimaksud dalam butir berpedoman sesuai ketentuan standar dan menerbitkan Sertifikat Hasil Uji. Sertifikat Hasil Uji dari Laboratorium Penguji saat diterima oleh Balai Sertifikasi Industri berumur maksimum enam bulan dari waktu pengambilan contoh Apabila hasil pengujian tidak memenuhi persyaratan standar, maka Balai Sertifikasi Industri meminta Perusahaan Pemohon untuk segera melakukan pengujian ulang terhadap arsip contoh atau melakukan pengambilan contoh ulang atas pertimbangan teknis Apabila hasil pengujian ulang tersebut tidak memenuhi persyaratan standar, maka permohonan Sertifikasi yang bersangkutan akan ditolak Dalam hal permohonan diajukan kepada Lembaga Inspeksi, Petugas Inspeksi melakukan inspeksi berpedoman sesuai ketentuan standar dan membuat Laporan Inspeksi Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada butir , Lembaga Inspeksi menerbitkan Sertifikat Inspeksi yang pada saat diterima oleh Balai Sertifikasi Industri berumur maksimum enam bulan Evaluasi dan Keputusan Sertifikasi Untuk menentukan kesesuaian terhadap standar yang diacu, Evaluasi Tinjauan Sertifikasi Balai Sertifikasi Industri mengevaluasi dan mendokumentasikan semua hasil asesmen awal. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 8 dari 17

9 Keputusan pemberian sertifikat oleh Tim Evaluasi Tinjauan Sertifikasi didasarkan pada hasil evaluasi yang menunjukkan produk memenuhi : (a) kelengkapan administrasi (aspek legalitas); (b) ketentuan standar yang diacu; dan atau (c) proses produksi serta sistem manajemen mutu yang diterapkan dapat menjamin konsistensi mutu produk yang dihasilkan Pemberian Sertifikat Kesesuaian Berdasarkan hasil evaluasi pada butir Balai Sertifikasi Industri menerbitkan Sertifikat Kesesuaian yang berlogo KAN atau Non-KAN untuk disampaikan kepada Perusahaan SURVEILAN SERTIFIKASI PRODUK Frekuensi surveilan terhadap Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian dilaksanakan setiap satu tahun sekali untuk audit sistem dan pengujian. Untuk Sertifikasi Produk pengujian produk dibuktikan dengan Sertifikat Hasil Uji yang diperoleh dari laboratorium penguji yang ditetapkan oleh Balai Sertifikasi Industri. Sertifikat Hasil Uji disertai Berita Acara Pengambilan Contoh dan Label Contoh Uji. Contoh diambil dari aliran produksi dan atau gudang. Balai Sertifikasi Industri dapat melaksanakan surveilan sewaktu-waktu (audit sistem dan atau pengujian mutu produk) jika situasi mengindikasikan bahwa kepercayaan terhadap proses/produk/jasa yang disertifikasi tidak dapat dipertahankan tanpa dilakukannya surveilan sewaktu-waktu tersebut. Surveilan juga dilakukan terhadap produk yang beredar di pasar jika diperlukan. Surveilan untuk sertifikasi produk terhadap Produsen yang bersertifikat Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001:2008 dari LSSM yang diakreditasi oleh KAN atau LSSM di negara asal produk impor yang diakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasionalnya yang menjadi anggota PAC dan atau IAF di bidang sertifikasi sistem manajemen mutu, dilakukan audit/verifikasi untuk elemen kritis, yaitu yang berkaitan dengan pengendalian proses produksi dan pengendalian mutu Surveilan setiap satu tahun sekali dilakukan setelah disampaikan surat pemberitahuan surveilan tiga bulan sebelum jatuh tempo sertifikat untuk memverifikasi kesinambungan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu dan atau mutu proses/produk/jasa dengan persyaratan Sertifikasi Kesesuaian yang berlaku. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 9 dari 17

10 Apabila hasil Surveilan ditemukan ketidaksesuaian kategori major untuk audit sistem manajemen mutu, maka Perusahaan harus melakukan tindakan koreksi dalam jangka waktu satu bulan. Bukti obyektif dari tindakan koreksi harus diverifikasi penerapannya, apabila diperlukan peragaan penerapan di lapangan, dilakukan audit tindaklanjut. Apabila hasil verifikasi audit tindak lanjut tidak memenuhi persyaratan standar, maka Sertifikat Kesesuaian Perusahaan yang bersangkutan akan ditangguhkan (lihat butir 1.15) Perusahaan yang telah memiliki sertifikat kesesuaian bertanggung jawab untuk mengambil tindakan sesegera mungkin dan memadai untuk memperbaiki setiap penyimpangan terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi (lihat butir 1.15) dan memberitahukan secara tertulis kepada Balai Sertifikasi Industri tentang tindakan koreksi yang direncanakan atau yang telah diambil Untuk sertifikasi produk, apabila hasil pengujian dalam rangka surveilan tidak memenuhi persyaratan standar, maka Balai Sertifikasi Industri meminta Perusahaan Pemohon untuk segera melakukan pengujian ulang ( lihat butir ). Apabila hasil pengujian ulang yang dilakukan Perusahaan tidak memenuhi persyaratan standar, maka Sertifikat Produk Produsen yang bersangkutan akan ditangguhkan (lihat butir 1.15) Bagi Perusahaan yang tidak menanggapi surat pemberitahuan surveilan dalam jangka waktu maksimum satu bulan terhitung tanggal surat pemberitahuan, Balai Sertifikasi Industri akan menerbitkan surat peringatan. Apabila surat peringatan tidak ditanggapi dalam jangka waktu maksimum satu bulan terhitung tanggal surat peringatan, Balai Sertifikasi Industri akan menerbitkan surat penangguhan Sertifikat Kesesuaian. Selanjutnya apabila surat penangguhan tidak ditanggapi dalam jangka waktu maksimum satu bulan terhitung tanggal surat penangguhan, Balai Sertifikasi Industri akan menerbitkan surat pencabutan Sertifikat Kesesuaian (lihat butir 1.16) Bagi Perusahaan yang meminta penundaan pelaksanaan surveilan karena alasan force majeure, Balai Sertifikasi Industri akan mempertimbangkan dan memutuskan jangka waktu pelaksanaan surveilan Balai Sertifikasi Industri harus diberi akses oleh Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian terhadap semua dokumentasi yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu dan atau produk serta semua catatan yang dihasilkan dalam penerapan sistem manajemen mutu bagi tujuan surveilan. Auditor harus memastikan bahwa perusahaan mampu memperagakan penanganan keluhan pelanggan dan tindak lanjutnya serta memelihara rekaman mutu terkait Hasil surveilan diberitahukan kepada Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 10 dari 17

11 1.7. SERTIFIKASI ULANG Sertifikat Produk diberlakukan selama lamanya empat tahun sejak tanggal dikeluarkannya Sertifikat produk Sertifikat Manajemen Mutu diberlakukan selama lamanya tiga tahun sejak tanggal dikeluarkannya Sertifikat Kesesuaian Apabila masa berlaku Sertifikat Kesesuaian telah jatuh tempo sesuai dengan tanggal berlakunya, maka Balai Sertifikasi Industri akan memberitahukan bahwa Surveilan terakhir sekaligus merupakan Sertifikasi Ulang kepada perusahaan dua bulan sebelum habis masa berlakunya Perusahaan yang tidak bermaksud memperpanjang masa berlaku Sertifikat Kesesuaian harus menyampaikan secara tertulis kepada Kepala Balai Sertifikasi Industri paling lama satu bulan sebelum tanggal masa berlaku habis. Selanjutnya, Tim Evaluasi Tinjauan Sertifikasi mengambil keputusan untuk membatalkan Sertifikat Kesesuaian tersebut (lihat butir 1.17) PERLUASAN LINGKUP SERTIFIKASI Jika Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian bermaksud untuk memperluas lingkup Sertifikasinya untuk mencakup produk/proses/jasa tambahan (penambahan merek, tipe/jenis atau komoditi atau fungsi bagian), maka Perusahaan mengajukan permohonan perluasan lingkup Sertifikasi. Balai Sertifikasi Industri akan melakukan audit dan atau pengujian tambahan terhadap bagian yang tidak dicakup sebelumnya. Keputusan pemberian/penolakan perluasan lingkup sertifikasi dilakukan melalui Evaluasi Tinjauan Sertifikasi Selanjutnya Sertifikat Kesesuaian yang baru diterbitkan, menggantikan sertifikat sebelumnya. Dalam hal ini sertifikat yang digantikan menjadi kadaluarsa dan harus dikembalikan oleh Perusahaan kepada Balai Sertifikasi Industri bersamaan dengan pengambilan Sertifikat Kesesuaian penggantinya PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI Jika Perusahaan bermaksud mengurangi lingkup sertifikasi, maka Perusahaan harus memberitahukan ke Balai Sertifikasi Industri dengan mengembalikan sertifikat aslinya (lihat butir 1.16 Pencabutan/Penarikan Sertifikat Produk). Balai Sertifikasi Industri mengganti sertifikatnya sesuai lingkup yang dikurangi. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 11 dari 17

12 Pengurangan Lingkup Sertifikat Kesesuaian hanya dapat dilakukan melalui Evaluasi Tinjauan Sertifikasi Produk PUBLIKASI Perusahaan yang telah memperoleh Sertifikat Kesesuaian termasuk Sertifikat yang dibatalkan dan dicabut dipublikasikan oleh Balai Sertifikasi Industri melalui Direktori dan website Balai Sertifikasi Industri Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian berhak mempublikasikan Sertifikat Kesesuaian-nya dan menggunakan Tanda Kesesuaian (lihat butir 1.12) KERAHASIAAN Balai Sertifikasi Industri bertanggung jawab atas jaminan kerahasiaan berkaitan dengan semua informasi Perusahaan yang bersifat rahasia, kecuali dinyatakan lain oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku PEMBUBUHAN TANDA KESESUAIAN Setelah memperoleh Sertifikat Kesesuaian, Perusahaan berhak untuk menggunakan Tanda Kesesuaian sesuai ketentuan dalam Prosedur Ketentuan dan Tata Cara Penggunaan Tanda Kesesuaian (BSI-DP-OPS-22.1 dan BSI-DP-OPS-22.2) PERJANJIAN PENGGUNAAN SERTIFIKAT KESESUAIAN Sebelum Sertifikat Kesesuaian diserahkan kepada Perusahaan Pemohon, dilakukan penandatanganan Perjanjian Penggunaan Sertifikat antara Balai Sertifikasi Industri dan Perusahaan Pemohon. Hak dan kewajiban masing-masing pihak tertulis di dalam perjanjian PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT KESESUAIAN ATAU TANDA KESESUAIAN Balai Sertifikasi Industri akan mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengendalikan penggunaan Sertifikat Kesesuaian dan atau Tanda Kesesuaian. Ketidakbenaran pengacuan atau penyalahgunaan terhadap Sertifikat Kesesuaian dan atau Tanda Kesesuaian yang ditemukan pada produk, iklan, katalog dan lain-lain akan diambil tindakan yang dapat berupa penangguhan, pencabutan atau pembatalan Sertifikat Kesesuaian, pengajuan gugatan hukum serta tindakan No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 12 dari 17

13 perbaikan terhadap proses/produk/jasa terkait. Pelanggaran-pelanggaran tersebut dapat dipublikasikan Perusahaan yang proses/produk/jasa nya disertifikasi harus menghentikan penggunaan Sertifikat Kesesuaian dan atau Tanda Kesesuaian sesegera mungkin setelah: (a) (b) (c) Sertifikat Kesesuaian telah ditangguhkan (lihat butir 1.15) atau dicabut (lihat butir 1.16) Perusahaan telah membuat suatu perubahan terhadap sistem manajemen mutu dan atau mutu produknya yang tidak dapat diterima oleh Balai Sertifikasi Industri (lihat butir 1.18). Perusahaan gagal dalam menerapkan Perubahan Persyaratan Sertifikasi Kesesuaian (lihat butir ) PENANGGUHAN (PEMBEKUAN SEMENTARA) SERTIFIKAT KESESUAIAN Sertifikat Kesesuaian dapat ditangguhkan untuk jangka waktu tertentu oleh BSI apabila terjadi antara lain seperti berikut ini: (a) Perusahaan melakukan perubahan yang menimbulkan ketidaksesuaian terhadap ketentuan sertifikasi kesesuaian sebagaimana dimaksud pada butir (b) Hasil surveilan menunjukkan bahwa kesesuaian proses/produk/jasa terhadap ketentuan standar yang diacu tidak dapat dipertahankan dan tidak dapat diatasi dalam jangka waktu yang ditentukan. (c) Surveilan tidak dapat dilakukan setelah diberikan surat peringatan. (d) Penyalahgunaan Sertifikat Kesesuaian dan atau Tanda Kesesuaian yang tidak segera diatasi oleh Perusahaan dengan melakukan tindakan koreksi/perbaikan yang tepat. (e) Pengaduan terhadap Perusahaan pemegang Sertifikat Kesesuaian yang dapat dibuktikan penyimpangannya terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi. (f) Penyimpangan lainnya terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi Pemberitahuan tentang penangguhan Sertifikat Kesesuaian disampaikan oleh Balai Sertifikasi Industri kepada Perusahaan yang bersangkutan melalui pengiriman surat tercatat atau dengan menggunakan cara yang setara. Perusahaan diberi kesempatan untuk melakukan tindakan perbaikan dalam jangka waktu maksimum dua bulan. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 13 dari 17

14 Jika kondisi sebagaimana dimaksud pada butir telah dipenuhi maka Evaluasi Tinjauan Sertifikasi Balai Sertifikasi Industri akan memberlakukan kembali Sertifikat Kesesuaian dan Balai Sertifikasi Industri memberitahukan secara tertulis kepada Perusahaan yang bersangkutan melalui pengiriman surat tercatat atau dengan menggunakan cara yang setara Jika kondisi sebagaimana dimaksud pada butir tidak dapat dipenuhi maka Evaluasi Tinjauan Sertifikasi Balai Sertifikasi Industri akan mencabut/menarik Sertifikat Kesesuaian dan Balai Sertifikasi Industri memberitahukan secara tertulis kepada Perusahaan yang bersangkutan (lihat butir 1.16) PENCABUTAN/PENARIKAN SERTIFIKAT KESESUAIAN Sertifikat Kesesuaian dapat dicabut/ditarik apabila terjadi antara lain seperti berikut ini: (a) (b) Tindakan koreksi/perbaikan yang diambil oleh Peusahaan tidak memadai dalam kasus penangguhan sertifikat (lihat butir 1.15). Perusahaan tidak memenuhi kewajiban pembayaran biaya Sertifikasi dalam masa penangguhan kepada Balai Sertifikasi Industri Pemberitahuan tentang pencabutan Sertifikat Kesesuaian disampaikan oleh Balai Sertifikasi Industri kepada Perusahaan yang bersangkutan melalui pengiriman surat tercatat atau dengan menggunakan cara yang setara Perusahaan yang bersangkutan dapat mengajukan banding (lihat butir 1.22) terhadap keputusan Balai Sertifikasi Industri tentang pencabutan sertifikatnya Biaya sertifikasi tidak dapat dikembalikan dan pencabutan Sertifikat Kesesuaian akan dipublikasikan oleh Balai Sertifikasi Industri Perusahaan yang Sertifikat Kesesuaian-nya dicabut/ditarik, tidak berhak lagi menggunakan Tanda Kesesuaian dan Balai Sertifikasi Industri akan melaporkan kepada yang berwajib untuk meminta perusahaan segera menarik semua proses/produk/jasa yang telah ber-tanda Kesesuaian dari peredaran. Apabila dalam jangka waktu selambat-lambatnya enam bulan belum juga menarik produk yang ber- Tanda Kesesuaian, maka akan dikenakan sanksi sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku oleh yang berwajib. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 14 dari 17

15 1.17. PEMBATALAN SERTIFIKAT KESESUAIAN Sertifikat Kesesuaian dapat dibatalkan apabila terjadi antara lain seperti berikut ini: (a) (b) (c) Perusahaan tidak ingin memperpanjang masa berlaku Sertifikat -nya. proses/produk/jasa yang bersangkutan sudah tidak diproduksi dan atau beroperasi lagi. Perusahaan menjadi bangkrut Pembatalan Sertifikat Kesesuaian hanya dapat dilakukan melalui permintaan Perusahaan dan ditindaklanjuti oleh tim operasional Pemberitahuan tentang pembatalan Sertifikat Kesesuaian disampaikan oleh Kepala Balai Sertifikasi Industri kepada Perusahaan yang bersangkutan melalui pengiriman surat tercatat atau dengan menggunakan cara yang setara Pembatalan Sertifikat Kesesuaian akan dipublikasikan oleh Balai Sertifikasi Industri Perusahaan yang Sertifikat Kesesuaian-nya dibatalkan, tidak berhak lagi mengunakan Tanda Kesesuaian dan Balai Sertifikasi Industri akan melaporkan kepada yang berwajib untuk meminta Perusahaan segera menarik semua proses/produk/jasa yang telah ber Tanda Kesesuaian dari peredaran. Apabila dalam jangka waktu selambat-lambatnya 6 (enam) bulan belum juga menarik proses/produk/jasa yang ber-tanda Kesesuaian, maka akan dikenakan sanksi sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku oleh yang berwajib PEMBERITAHUAN PERUBAHAN Perusahaan harus segera memberitahukan Balai Sertifikasi Industri mengenai setiap rencana perubahan yang berkaitan dengan proses/produk/jasa yang telah disertifikasi, yang meliputi: (a) (b) perubahan desain, proses produksi (peralatan, fasilitas, lingkungan kerja atau sumber daya lainnya), sistem manajemen mutu, komponen atau input produksi yang dipergunakan; perubahan Izin Usaha Industri, status legal (akte perusahaan, alamat perusahaan, penanggung jawab perusahaan) atau Izin Merek Balai Sertifikasi Industri akan menentukan apakah perubahan yang dilakukan Perusahaan dapat mempengaruhi kemampuan Perusahaan, atau ruang lingkup Sertifikat Kesesuaian, atau kesesuaian dengan persyaratan Sertifikasi Kesesuaian yang berakibat ketidaksesuaian terhadap ketentuan standar yang diacu sehingga memerlukan penilaian ulang. Penilaian ulang dapat dibatasi pada hal-hal yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 15 dari 17

16 berdasarkan perbandingan dan analisa perubahan terhadap kondisi pada saat Sertifikat Kesesuaian diterbitkan PERUBAHAN PERATURAN SISTEM SERTIFIKASI Dalam hal terjadi perubahan terhadap persyaratan Sertifikasi Kesesuaian, Balai Sertifikasi Industri harus: (a) (b) menetapkan tanggal efektif bagi perubahan dan memberikan tenggang waktu mengacu pada ketentuan teknis regulator. Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian menerapkan perubahan tersebut; dan secara formal memberitahukan kepada seluruh Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat Kesesuaian mengenai persyaratan baru, tanggal efektif berlakunya persyaratan baru dan tindakan yang harus dilakukan oleh Perusahaan tersebut Balai Sertifikasi Industri melakukan verifikasi terhadap semua Perusahaan yang telah mendapatkan Sertifikat kesesuaian yang terkait dengan perubahan sistem Kegagalan untuk melakukan tindakan yang disyaratkan sampai batas waktu tanggal efektif berlakunya yang ditetapkan untuk penerapan perubahan, dapat mengakibatkan penangguhan sesuai butir 1.15 atau pencabutan sesuai butir 1.16 atau pembatalan sesuai butir TANGGUNG-GUGAT (LIABILITY) Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan tanggung-gugat proses/produk/jasa harus dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku PENGADUAN Pengaduan terhadap personil Balai Sertifikasi Industri atau hal-hal yang berkaitan dengan Sertifikasi Kesesuaian harus dibuat secara tertulis dan ditujukan kepada Balai Sertifikasi Industri BANDING Perusahaan berhak untuk mengajukan banding terhadap keputusan yang mengakibatkan Sertifikat Kesesuaian -nya ditolak, ditangguhkan, atau dicabut Banding terhadap keputusan Balai Sertifikasi Industri yang secara langsung berkaitan dengan status Sertifikat Kesesuaian akan dipertimbangkan oleh suatu panel banding yang dibentuk oleh Komite Sertifikasi. Panel yang ditunjuk untuk masing-masing No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 16 dari 17

17 banding harus terdiri dari anggota Komite Sertifikasi, dimana tidak seorangpun memiliki kepentingan komersil yang langsung dalam subyek banding Banding harus dibuat secara tertulis dan ditujukan kepada Kepala Balai Sertifikasi Industri, dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal diterimanya surat pemberitahuan penolakan, penangguhan atau pencabutan Sertifikat Kesesuaian dan dilampirkan fakta dan data pendukung yang relevan untuk dipertimbangkan Semua banding akan ditangani secara kasus per kasus oleh Panel Banding yang terdiri dari tiga orang Anggota Komite Sertifikasi. Bukti yang mendukung Keputusan menolak, menangguhkan atau mencabut Sertifikat Kesesuaian dari Panel Tinjauan Sertifikasi harus disampaikan kepada Panel Banding Keputusan Panel Banding bersifat final dan mengikat bagi kedua belah pihak, yaitu Perusahaan yang belum atau telah memiliki Sertifikat Kesesuaian dari Balai Sertifikasi Industri. Setelah keputusan terhadap banding dibuat, kedua belah pihak tidak boleh mengajukan klaim untuk mengubah keputusan tersebut kecuali melalui pengadilan yang ditunjuk Dalam kasus dimana banding disetujui dan Sertifikat Kesesuaian diberlakukan kembali, Perusahaan yang bersangkutan tidak boleh mengajukan klaim untuk pengembalian biaya atau kerugian lainnya yang timbul sebagai akibat dari pemberitahuan penangguhan atau pencabutan Sertifikat Kesesuaian BIAYA SERTIFIKASI Biaya-biaya untuk pengambilan contoh, pengujian, inspeksi, audit sistem manajemen mutu tahap sertifikasi, surveilan dan perluasan dibebankan kepada Perusahaan Pemohon atau Produsen yang telah memiliki Sertifikat Produk. Biaya tambahan akan dibebankan untuk semua pekerjaan tambahan yang meliputi antara lain biaya yang diakibatkan: (a) (b) (c) (d) pengulangan sebagian atau seluruh parameter pengujian mutu produk karena persyaratan standar tidak dipenuhi; pengulangan sebagian atau seluruh program audit sistem tahap sertifikasi atau audit sistem tahap surveilan karena persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu yang berlaku tidak dipenuhi; pekerjaan tambahan dikarenakan penangguhan, pencabutan, pembatalan dan atau pemberlakuan kembali sertifikat produk; audit ulang dikarenakan perubahan dalam sistem manajemen mutu Perusahaan; (e) pengujian mutu produk dan atau audit sistem dikarenakan adanya revisi standar. No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 17 dari 17

18 Biaya yang diajukan tidak termasuk pengeluaran untuk biaya perjalanan dan biaya akomodasi. 4. Dokumen Terkait 6.1. BSI-STD-OPS-02 Data dan Kajian Permohonan 6.2. BSI-STD-OPS-03 Peralatan Inspeksi/Pengujian 6.3. BSI-STD-OPS-21 Berita Acara Pengambilan Contoh 6.4. BSI-STD-OPS-22 Label Contoh Uji No. Dok.: LSPro/DP-OPS-21 Edisi: 0 Revisi: 0 Halaman: 18 dari 17