2 IV. 3 MENU DAN CARA PENGGUNAAN...

Transkripsi

1 Daftar Isi KATA PENGANTAR... 2 I. Definisi Arsip... 2 II. Pengertian Software... 2 III. Definisi Arsipedia... 2 IV. Definisi cms (Content Management Sistem)... 3 MENU DAN CARA PENGGUNAAN Memulai Program Halaman Home Login Halaman Dasboard CMS Sidebar Menu CMS Data Arsip Menu Peminjaman Arsip Data Pengguna Aktivitas Pengguna Pengaturan... 21

2 KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/ volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh institusi ini. II. Pengertian Software Pengertian software secara umum ialah alat terapan yang difungsikan secara eksklusif dan terpadu sesuai keterampilan yang dimilikinya software adalah suatu perlengkapan komputer yang siap pakai untuk user. Biasanya dikomparasikan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan sekian banyak kemampuan komputer, namun tidak secara langsung menerapkan keterampilan tersebut untuk menggarap suatu tugas yang menguntungkan pemakai. III. Definisi Arsipedia Dalam persepektif kearsipan, digitalisasi sistem operasional sangat dibutuhkan guna mengefisiensikan proses pengumpulan, penyimpanan serta pengelolaan arsip pada Ditjen PDTU. Arsipedia merupakan sebuah aplikasi berbasis desktop dan mobile apps berbasis Android. 2

3 Arsipedia memiliki beberapa fitur unggulan yang bisa membantu kinerja dari petugas kearsipan diantaranya : 1. Cepat, Tepat & Akurat Penataan kearsipan serta tata kelola dokumen non aktif secara digital dimaksudkan untuk memudahkan dalam pengaturan, pengelolaan serta pencarian arsip jauh lebih cepat, tepat dan akurat. 2. Integritas & Keamanan Data Kepemilikan dan penggunaan data arsip akan terekam secara digital. Dengan hak akses yang diatur terbatas sesuai dengan hirarki pengguna. Serta perawatan & pencadangan data dilakukan secara rutin dan berkala. 3. Kemudahan Akses Informasi Pengelolaan arsip dapat dilakukan melalui Manajemen Konten berbasis Web, yang dapat diakses kapan saja dimana saja. Serta proses peminjaman arsip yang sudah terintegrasi dan dapat divalidasi melalui Mobile Apps. IV. Definisi cms (Content Management Sistem) CMS kepanjangan dari Content Management System. CMS merupakan sebuah aplikasi web atau software web yang tujuannya untuk memudahkan dalam pengelolaan (upload,edit,menambahkan,dll) konten dalam sebuah website/blog/aplikasi web tanpa harus dibekali pengetahuan mendalam tentang hal-hal yang bersifat teknis/ menguasai bahasa pemrograman web. 3

4 Sehingga dengan adanya CMS ini, orang awam pun dapat mengisi/ menambahkan konten website jadi dan pengguna hanya mengelola isi konten website tersebut tanpa campur tangan dari pihak webmaster. Di dalam CMS, manajemen file yang ada menjadi sangat terstruktur, setiap elemen antara isi dan tampilan desain terpisah. Fleksibilas sebuah CMS, membuat CMS ini banyak dikembangkan oleh pihak-pihak lain, apalagi jika CMS yang memiliki kemajuan sangat pesat dan terus mengalami perubahan atau update sistem secara berkala. Hal ini lah yang membuat banyak developer-developer memilih mengedepankan untuk mengembangkan aplikasi CMS menjadi sebuah platform yang modern dan mudah digunakan untuk kebanyakan user. 4

5 MENU DAN CARA PENGGUNAAN 1. Memulai Program Untuk menjalankan program ini anda harus menjalankan aplikasi browser kemudian mengetikan nama program yang diikuti dengan menekan tombol enter pada keyboard. Di aplikasi ini terdapat 2 jenis user yaitu admin dan superadmin, user tersebut dikategorikan sesuai dengan posisi jabatan saat dia bertugas. Antara Admin dan Superadmin memiliki beberapa perbedaan hak ases pada menu CMS. Untuk admin hanya bisa mengupload file sedangkan superadmin memiliki hak akses untuk mengdownload dan menghapus data yang ada pada CMS. Untuk posisi superadmin diperuntukan untuk Setditjen sesuai dengan direktorat yang ada saat ini. Berikut penjelasan tata cara penggunaan aplikasi Arsipedia : - Buka aplikasi browser yang ada pada computer anda contohnya : Firefox, Internet Explorer, Opera, Chrome, Safari dll. - Ketikan alamat Url pada addres box. - Tekan enter maka halaman home akan tampil. 5

6 2. Halaman Home Pada halaman home terdapat beberapa menu yang ada pada menu bar diantaranya : o Beranda : halaman utama pada home. o Fitur : halaman pada home yang menjelaskan fitur-fitur yang terdapat pada Arsipedia. o Galeri : Halaman dokumentasi pengarsipan data yang telah dilakukan secara bertahap pada Ditjen PDTU o Testimonial : Berisi testimonial yang diberikan oleh pejabat berwenang. o Berita : Halaman berita daerah tertentu dan perkembangan terbaru seputar kegiatan yang telah dan akan dilakukan oleh Ditjen PDTU o Login : Halaman login untuk administrator dan user yang nantinya akan diarahkan ke halaman dashboard CMS (Content Management System). 6

7 3. Login Untuk masuk ke halaman dashboard administrator, user memilih menu login yang ada pada sisi kanan pada menu bar. Setelah menu login di klik akan diarahkan pada halaman login dan pada halaman login diminta mengetikkan username dan password. Username : NIK Karyawan Password : Menu Bar User Login (NIK) Tombol Login Password 7

8 4. Halaman Dasboard CMS Setelah login maka user akan masuk ke halaman cms dashboard, dihalaman utama pada dashboard menampilkan Data Transaksi yang telah diproses melalui Arsipedia. Rincian data tersebut ditampilkan dihalaman utama dashboard cms secara terperinci dan update sesuai dengan Aplikasi, data yang ditampilkan diantaranya : Total Arsip, Arsip Keluar, Arsip Jatuh Tempo dan Total Peminjam. Sidebar Menu Notification Menu Profile Menu 8

9 5. Sidebar Menu CMS Menu sidebar pada cms terdapat beberapa submenu diantaranya : o Halaman Dashboard o Daftar Kategori Arsip terdiri dari : Ø Daftar kategori Arsip Ø Tambah kategori Arsip Baru o Data Arsip terdiri dari : Ø Daftar Seluruh Arsip Ø Tambah Arsip Baru Ø Pemusnah Arsip o Peminjaman Arsip Ø Daftar Seluruh Peminjaman Ø Buat Peminjaman Baru Ø Riwayat Peminjaman o Data Pengguna Ø Daftar Pengguna Ø Buat Pengguna Baru o Akrivitas Pengguna o Pengaturan Sidebar menu 9

10 6. Data Arsip Data Kategori Arsip terdiri dari Daftar Seluruh Arsip dan Tambah Kategori Arsip Baru. Berikut Detail dari sub menu Data Arsip : - Daftar Kategori Arsip Ketika Daftar Kategori Arsip di klik maka akan tampilan rincian dari daftar kategori arsip keseluruhan yang ada di Arsipedia. Di halaman ini terdapat 2 Button Yaitu Button Export dan Button Hapus. a Button Export file berformat Excel, data disesuaikan dengan jumlah data yang akan didownload mulai dari kelipatan 10, 30, 50, 100 dan All. b Button Hapus berfungsi untuk menghapus kategori arsip. Button Export Button Hapus 10

11 - Tambah Kategori Arsip Baru Ketika Tambah Kategori Arsip Baru di klik maka akan tampilan kolom untuk menginput nama kategori arsip baru. Di halaman ini terdapat 2 Button Yaitu Button Batal dan Button Simpan. a Button Batal berfungsi untuk membatalkan pembuatan kategori arsip baru. b Button Simpan berfungsi untuk menyimpan kategori arsip baru ke dalam database. Button Batal Button Simpan 11

12 7. Data Arsip Data Arsip terdiri dari Daftar Seluruh Arsip, Tambah Arsip Baru dan Pemusnahan Arsip. Berikut Detail dari sub menu Data Arsip : - Daftar Seluruh Arsip Ketika Daftar Seluruh Arsip di klik maka akan tampilan rincian dari data arsip keseluruhan yang ada di Arsipedia. Di halaman ini terdapat 3 Button Yaitu Button Export, Button Pemusnahan dan Button Hapus. a Button Export file berformat Excel, data disesuaikan dengan jumlah data yang akan didownload mulai dari kelipatan 10, 30, 50, 100 dan All. b Button Pemusnahan berfungsi untuk memusnahan file yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan oleh JRA(Jadwal Retensi Arsip). c Button Hapus berfungsi untuk menghapus arsip. Tombol Hapus Tombol Export Tombol Pemusnahan 12

13 - Tambah Arsip Baru Ketika menu tambah arsip baru diklik maka akan tampil form penambahan arsip baru. Pada form penambahan arsip terdapat detail unit pengolah dan menu select list yang terdiri dari PPK1,PPK2,PPK3,PPK4, P1,B1 dan Bendahara. Select sesuai dengan posisi jabatan yang tertera, isi detail form sesuai dengan keadaan arsip setelah itu bagian bawah form terdapat dokumen arsip digital. User bisa menggunggah dokumen arsip digital dibagian bawah form dan format upload filenya berupa pdf dan image. Select Unit Pengolah 13

14 - Pemusnah Arsip Di menu sidebar pemusnah arsip terdapat table daftar pemusnah arsip, di table ini terdapat berbagai jenis arsip dengan detail keterangan yang rinci. Di table ini terdapat 3 button yaitu Print, Proses dan Pembatalan. a) Button Print berfungsi untuk mencetak data arsip yang ada pada table ini. Ketika di klik maka akan tampil halaman baru dengan layout settingan print. b) Button Proses berfungsi untuk mengeksekusi pemusnahan arsip setelah user memilih arsip yang akan dimusnahkan. c) Button pembatalan berfungsi untuk membatalkan proses eksekusi yang akan dilakukan. Button Proses Button Print Button Batalkan 14

15 8. Menu Peminjaman Arsip Di Menu Peminjaman Arsip terdiri dari Daftar Seluruh Peminjaman, Buat Peminjaman Baru dan Riwayat Peminjaman. Berikut Detail dari sub menu Data Peminjaman Arsip : - Daftar Seluruh Peminjaman Ketika Daftar Seluruh Peminjaman Arsip di klik maka akan tampilan rincian dari data arsip keseluruhan yang ada telah dipinjamkan. Di halaman ini terdapat 1 Button Arsip dikembalikan Ø Button Arsip dikembalikan berfungsi untuk mengecek arsip yang ditelah dikembalikan maka data yang ada akan dicocokan dengan list table peminjaman arsip. Button Arsip dikembalikan 15

16 - Buat Peminjaman Arsip Baru Ketika menu buat peminjaman baru di klik maka akan tampil form pengajuan peminjaman arsip. User bisa mengisi data sesuai dengan detail form peminjaman baru lalu klik button tambah arsip dan pilih arsip yang akan dipinjam. Diform ini juga terdapat kolom upload yang berfungsi untuk mengupload foto si peminjam. Dibagian bawah form terdapat dokumen pengajuan. User bisa mengupload bukti fisik form pengajuan pada halaman ini. Button Upload Foto Button Tambah Arsip Upload Dokumen 16

17 - Riwayat Peminjaman Di menu sidebar riwayat peminjaman terdapat kolom table yang menampilkan data peminjam mulai dari data diri peminjam, judul buku yang dipinjam, masa peminjaman buku dan status peminjaman buku sudah dikembalikan atau belum dikembalikan. Kolom Riwayat Pinjaman Arsip 17

18 9. Data Pengguna Di menu sidebar data pengguna terdapat 2 menu yaitu menu daftar pengguna dan buat pengguna baru. Berikut penjelasan untuk menu yang tersedia di data pengguna. Ø Menu Daftar Pengguna berfungsi untuk menampilkan data pengguna yang sudah terdaftar di Arsipedia. Ø Di kolom ini terdapat button hapus yang berfungsi untuk menghapus pengguna yang sudah tidak aktif di arsipedia. Button Hapus Kolom Daftar Pengguna 18

19 Ø Menu Buat Pengguna Baru berfungsi untuk membuat akun pengguna baru, ketika di klik maka akan tampil form pengisian data pengguna baru. Di form ini user bisa mengisi tipe pengguna sesuai dengan posisi jabatanya. Form Penambahan Pengguna Baru Ø Menu Daftar Pengguna berfungsi untuk menampilkan data pengguna yang sudah terdaftar di Arsipedia. 19

20 10. Aktivitas Pengguna Di menu sidebar data aktivitas pengguna menampilkan data secara statistic berupa angka. Di halaman ini user bisa melihat data seperti total arsip, arsip keluar, arsip jatuh tempo dan total peminjam. Di bagian bawah halaman terdapat kolom riwayat peminjaman arsip yang berisi data diri mulai dari nip, nama pengguna, ip address pengguna dan tanggal akses pengguna. Di kolom riwayat pengguna terdapat button export yang berfungsi untuk mengunduh kolom riwayat pinjaman arsip. Detail Transaksi Kolom Riwayat Pinjaman Arsip 20

21 11. Pengaturan Di menu sidebar Pengaturan berfungsi untuk pengaturan profile user, di halaman ini user bisa merubah data diri profile seusai dengan form personal info. Form Edit Profile 21