STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) LABORATORIUM PENDIDIKAN SEJARAH

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) LABORATORIUM PENDIDIKAN SEJARAH

2 FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS NEGERI Yogyakarta A. Sejarah Laboratorium Pendidikan Sejarah Laboratorium Jurusan Pendidikan Sejarah telah didirikan pada tahun Sejak awal berdirinya, laboratorium Jurusan Pendidikan Sejarah ini difungsikan sebagai pusat kajian kesejarahan bagi para mahasiswa maupun alumni Pendidikan Sejarah. Saat ini Kepala Laboratorium dijabat oleh Ibu Rhoma Dwi A.Y., M.Pd. Sedangkan dalam pengelolaan, melibatkan 12 mahasiswa yang berasal dari Program Studi Pendidikan Sejarah sebagai pembantu administrasi laboratorium. B. Struktur Organisasi Laboratorium Pendidikan Sejarah 1

3 C. Bidang Kajian 1. Pengembangan bahan ajar pembelajaran dalam bidang pengkajian sejarah baik dalam diskusi ataupun penulisan sejarah. 2. Mengembangkan media pembelajaran sebagai sarana penunjang bagi pendidik dalam melakukan pengajaran. 3. Pengembangan strategi pembelajaran sejarah. D. Denah Laboratorium E. Pengelolaan Koleksi dan Media Laboratorium 1. Pengadaan Koleksi a. Daftar usulan buku dari mahasiswa dan dosen sudah masuk sesuai ketentuan. b. Petugas melakukan pengecekan daftar buku di dalam katalog. c. Petugas melakukan identifikasi kepemilikan dan keterpakaian. d. Petugas menentukan jumlah eksemplar yang akan dibeli. e. Membuat daftar buku yang akan dibeli, dengan mencantumkan jumlah eksemplar, harga, buku dan total keseluruhan biaya. f. Menyerahkannya pada Kasubag Umper untuk diadakan pengadaan atau langsung menghubungi rekanan/penerbit. g. Setelah buku datang dilakukan pengecekan buku dengan daftar beli, apakah sesuai dengan pemesanan. 2

4 2. Pengolahan Buku a. Pembongkaran plastik pembungkus buku. b. Pengecapan dengan stempel kepemilikan, nomor inventaris, dan nomor panggil. c. Memasukkan data inventaris secara manual dan online. d. Menuliskan nomor inventaris di kolom buku. e. Menentukan klasifikasi dengan bantuan pustakawan/buku UDC/menyesuaikan judul/subyek buku yang sudah dimiliki. f. Menuliskan nomor panggil. g. Membuat label dan barcode. h. Scan cover buku. i. Melakukan entri data ke bibliografi ke Slims. 3. Pengolahan Dokumen Lisan dan Tulisan a. Pengecapan dengan stempel kepemilikan, nomor inventaris, dan nomor panggil. b. Memasukkan data inventaris secara manual dan online. c. Menuliskan nomor inventaris di kolom dokumen. d. Menentukan klasifikasi dengan bantuan pustakawan/buku UDC/menyesuaikan judul/subyek dokumen yang sudah dimiliki. e. Menuliskan nomor panggil. f. Membuat label dan barcode. g. Scan cover dokumen. h. Melakukan entri data ke bibliografi ke Slims. 4. Perawatan Koleksi a. Saat mahasiswa mengembalikan buku atau media pembelajaran, terlebih dahulu di cek apakah ada kerusakan atau tidak, jika ada kerusakan akan dikelompokkan. b. Saat petugas melakukan shelving/penjajaran buku di rak, atau menata media, apabila ditemukan kerusakan, akan segera dikelompokkan. c. Buku atau media yang rusak tersebut diberi keterangan repair. d. Petugas memperbaiki buku dan media yang rusak. e. Sebelum dikembalikan, diubah statusnya menjadi tersedia. 3

5 5. Shelving Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak/tempat koleksi berdasarkan sistem tertentu. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dikenali oleh pengguna atau petugas. Alur kerja shelving yaitu: a. Menempatkan buku atau media sesuai dengan rak. b. Menyesuaikan dengan nomor panggil dan abjad. c. Penempatan abjad sesuai dengan alfabetis kamus, dimulai dari rak sisi kiri atas. F. Bidang Layanan 1. Layanan keanggotaan a. Pendaftaran Anggota 1) Menunjukkan Kartu Mahasiswa dengan cap registrasi terbaru, KRS, atau Kuitansi pembayaran SPP. 2) Mengisi formulir pendaftaran anggota. 3) Menyerahkan pas foto 3x4 berwarna (2 lembar) serta Softfile fotonya. 4) Membayar uang pendaftaran sebesar Rp ,00 (untuk mencetak kartu). 5) Sebelum mendapat KTA akan diberikan Kartu Sementara. 6) Pendaftar menerima KTA. b. Aktivasi Ulang Keanggotaan 1) Menunjukkan kartu Mahasiswa dengan cap registrasi terbaru atau KRS atau Kuitansi Pembayaran SPP. 2) Verifikasi alamat rumah/kos, atau domisili sementara. 3) Verifikasi Nomor Handphone. 2. Layanan Sirkulasi koleksi buku a. Peminjaman Aturan Peminjaman : 1) Peminjam wajib menggunakan Kartu Tanda Anggota (KTA). Apabila mahasiswa tidak membawa Kartu Tanda Anggota (KTA) dan dalam kondisi mendesak dapat melakukan peminjaman dengan menggunakan menunjukkan KTM atau kuitansi pembayaran atau KRS yang masih berlaku. 4

6 2) Hak pinjam dan Masa Pinjam Peminjam Total Masa Masa Pinjam Pinjaman Perpanjangan Mahasiswa Pend Sej 2 1 minggu 1 minggu Mahasiswa Luar 2 1 minggu 1 minggu Dosen 4 2 minggu 2 minggu Karyawan 2 1 minggu 1 minggu Umum Hanya baca Hanya baca Hanya baca b. Pengembalian 1) Peminjam dapat mengembalikan buku walaupun tidak membawa Kartu tanda Anggota (KTA). 2) Peminjam harus mengembalikan buku yang dipinjam pada atau sebelum tempo/ tenggat waktu kembali. c. Perpanjangan Perpanjangan masa pinjam buku dapat dilakukan satu kali, dengan datang langsung ke laboratorium. d. Sanksi 1) Terlambat mengembalikan buku a) Mahasiswa Pend. Sejarah = Rp. 500,00 b) Mahasiswa Luar = Rp ,00 c) Dosen & Karyawan = Rp ,00 Apabila mahasiswa terlambat mengembalikan buku dengan akumulasi di atas 10 hari, maka petugas akan menunda/memblokir keanggotaan yang bersangkutan. Keanggotaan akan diaktifkan kembali setelah buku dikembalikan. e. Buku Hilang 1) Jika buku yang dilaporkan hilang memiliki denda, mahasiswa membayar denda serta mengganti buku yang hilang. 2) Ketentuan penggantian buku sama persis dengan buku yang hilang, apabila buku tersebut tidak ditemukan di pasaran, mahasiswa mengganti buku dengan subyek yang sama dengan yang telah dihilangkan. 3) Buku harus asli bukan Salinan. 5

7 f. Penagihan Pinjaman 1) Daftar mahasiswa yang ditunda/diblokir keanggotaannya. 2) Petugas perlu melakukan pengecekan data pinjaman melalui sirkulasi. 3) Memberi tanda (coret) pada mahasiswa yang telah mengembalikan pinjaman. 4) Untuk mahasiswa yang belum mengembalikan pinjaman, maka petugas harus mengirim pesan penagihan pinjaman melalui SMS atau sosial media atau . g. Keterangan Penggantian Denda Berupa surat yang dibuat oleh petugas, menerangkan bahwa total denda ditukar dengan membelikan buku (jika buku yang dipinjam kembali). Alur Kerja: 1) Ketika mahasiswa datang melapor, petugas melakukan pengecekan pinjaman di data sirkulasi. 2) Jika denda di atas Rp ,00 atau mahasiswa dirasa tidak mampu membayar denda, maka petugas meminta mahasiswa untuk menukar dengan membelikan buku. 3) Buku yang harus dibeli sesuai dengan ketentuan petugas (diharapkan petugas sudah memiliki daftar buku). 4) Petugas memberikan jangka waktu satu minggu. 5) Petugas menahan kartu mahasiswa. 6) Petugas memberikan info kepada mahasiswa terkait batas waktu toleransi. penggantian denda serta akan menjalankan denda apabila setelah 1 pekan tidak ada kejelasan informasi dari mahasiswa yang bersangkutan. 7) Apabila dalam jangka satu minggu, mahasiswa tidak segera membawa buku, petugas berhak untuk menjalankan kembali denda mahasiswa yang bersangkutan. 8) Mahasiswa datang dan membawa buku yang telah disarankan: a) Petugas meminta nota pembelian sebagai bukti penggantian denda. b) Membuatkan surat keterangan pengantian denda. c) Memproses pengembalian buku didata sirkulasi. d) Mengaktifkan kembali keanggotaan mahasiswa. 6

8 3. Layanan Bebas Laboratorium a. Mahasiswa datang sendiri ke Laboratorium. b. Mahasiswa Menyerahkan TA dalam bentuk Softfile/Compact Disc. c. Pengecekan TA dalam bentuk Softfile/Compact Disc oleh petugas. d. Mengecek peminjaman buku dan media lainnya terhadap mahasiswa yang bersangkutan dan penghapusan data di keanggotaan. e. Pembuatan surat keterangan bebas laboratorium dengan e-service, tata cara terlampir. 4. Layanan Penggunaan atau Peminjaman Ruang a. Peminjam mengecek dahulu penggunaan ruang. b. Mengajukan surat peminjaman ke petugas laboratorium dan disetujui oleh kepala laboratorium. c. Menulis di buku peminjaman ruang. d. Ruangan harus dipesan sebelum digunakan. e. Pemesanan dilakukan 3 hari sebelum digunakan. f. Waktu penggunaan ruangan maksimal 2.5 jam. g. Petugas dapat menegur atau menghentikan kegiatan apabila mulai mengganggu pengunjung yang lain. h. Ruangan harus dikosongkan setengah jam sebelum laboratorium tutup. i. Peminjam harus bertanggung jawab terhadap kebersihan, keamanan, dan kerapian laboratorium. 5. Layanan Penyediaan Media Pembelajaran a. Mengajukan surat peminjaman ke petugas lab dan disetujui oleh kepala laboratorium minimal 3 hari sebelum peminjaman. b. Menulis di buku peminjaman media. c. Mahasiswa datang ke lab dan memilih media yang akan dipinjam. d. Menyerahkan kartu identitas, KTM, atau KTA yang masih aktif. e. Maksimal peminjaman 1 minggu. f. Keterlambatan pengembalian media denda Rp ,00 untuk maket. 7

9 g. Media Soft file tidak untuk dipinjam, melainkan mengganti salinan file sebesar Rp ,00. h. Kerusakan media wajib mengganti kerusakan. 6. Layanan Koleksi Buku Referensi a. Mahasiswa datang ke lab dan memilih buku referensi yang akan dipinjam. b. Menyerahkan KTM atau KTA yang masih aktif. c. Pengurus mengambilkan buku referensi. d. Buku Referensi tidak dibawa pulang. e. Mencatat pada buku peminjaman khusus. 8

10 LAYANAN KEANGGOTAAN A. Pendaftaran Anggota Calon Anggota Laboratorium Menunjukkan KTM/KRS/Kuitansi SPP Mengisi Formulir Pendaftaran Pas Foto Berwarna 3x4 2 Lembar dan File Fotonya Membayar Biaya Pendaftaran Rp ,00 KTA B. Pengaktifan Anggota Calon Anggota Laboratorium Menunjukkan KTM/KRS/Kuitansi SPP Terbaru Verifikasi Alamat Rumah/Kos dan Nomor HP/WA KTA Aktif 9

11 LAYANAN SIRKULASI KOLEKSI BUKU A. Peminjaman Buku Anggota Laboratorium Menunjukkan KTM/KTA dan Bukunya Proses Peminjaman Maksimal 2 Buku Selama 7 Hari Perpanjangan Masa Pinjam 1 Kali Cap Tanggal Kembali Sesuai dengan Masa Pinjam yang Berlaku (Mohon Teliti Membedakan Peminjam) B. Pengembalian Buku Anggota Laboratorium Menunjukkan KTM/KTA dan Bukunya Pemrosesan Pengembalian Buku dengan Mengecek Tanggal Kembali Buku dan Keadaan Buku Dikembalikan ke Rak/Diperbaiki 10

12 C. Perpanjangan Buku Anggota Laboratorium Menunjukkan KTM/KTA dan Bukunya Pemrosesan Pengembalian Buku Dengan Mengecek Tanggal Kembali Buku dan Keadaan Buku Pemberian Stempel Tanggal 11

13 LAYANAN BEBAS LABORATORIUM Mahasiswa Membawa TA dalam bentuk Softfile/Compact Disc KTM/KTA dan bukunya Pengecekan TA dalam bentuk Softfile/Compact Disc Pengecekan Data Peminjaman Buku dan Media Surat Keterangan Bebas Laboratorium 12

14 LAYANAN PENGGUNAAN ATAU PEMINJAMAN RUANG Peminjam Mengecek Jadwal Penggunaan Ruang Pengajuan Surat Peminjaman Ruang Menulis di Buku Peminjaman Ruang 13

15 LAYANAN PENYEDIAAN MEDIA PEMBELAJARAN DAN BUKU REFERENSI Anggota Laboratorium Memilih Buku/Media Menyerahkan KTM/KTA Mencatat pada Buku Peminjaman 14

16 LABORATORUIM PENDIDIKAN SEJARAH FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA Jl. Colombo No.1 Yogyakarta 55281, Telp (0274) , Fax (0274) Website: