PENYUSUNAN LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL

Transkripsi

1 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi PENYUSUNAN LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL Oleh: Tim Pengembang SPMI Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Penjaminan Mutu

2 LAPORAN AUDIT: 1. Harus berdasarkan fakta 2. Harus ringkas dan jelas 3. Tidak memasukkan opini 4. Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian 2

3 JENIS DAN STRUKTUR PENULISAN LAPORAN AMI

4 LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL HARUS MEMUAT 1. Identitas teraudit 2. Identitas auditor 3. Tujuan audit 4. Ruang lingkup audit 5. Area audit 6. Dokumen yang diterima 7. Tanggalaudit 8. Daftar temuan audit 9. Keunggulan institusi teraudit 10.Kesimpulan teraudit 11.Lampiran audit 4

5 LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL PROGRAM STUDI I. PENDAHULUAN Fakultas Program Studi Alamat Nama Kaprodi Tanggal audit Ketua Auditor Nama : Fakultas : Anggota Auditor Nama : Fakultas : Nama : Fakultas : Tanda Tangan Ketua Auditor Tanda Tangan Kaprodi

6 I. TUJUAN AUDIT Beri tanda X sesuai yang dikerjakan a. Memastikan apakah temuan/rencana tindak koreksi pada Siklus Audit tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti. b. Memastikan kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu Program Studi terhadap Dokumen Akademik Fakultas dan Dokumen Mutu Fakultas c. Memetakan kesiapan Program Studi dalam melaksanakan Program Akreditasi d. Memastikan kelancaran pelaksanaan Pengelolaan Program Studi e. Memetakan peluang peningkatan mutu Program Studi f. Tujuan lain, sebutkan

7 I. LINGKUP AUDIT 1. Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran Program Studi 2. Tata pamong, Tata kelola dan Kerjasama 3. Mahasiswa 4. Sumber daya Manusia 5. Keuangan, Sarana, dan Prasarana 6. Pendidikan 7. Penelitian 8. Pengabdian kepada Masyarakat 9. Luaran dan Capaian Tri Dharma

8 I. JADWAL AUDIT NO JAM KEGIATAN AUDIT 1. Pembukaan dan Pertemuan dengan Kaprodi 2. Pertemuan dengan Staff Dosen 3. Pertemuan dengan Karyawan 4. Pertemuan dengan Mahasiswa 5. Pertemuan dengan Alumni/Pengguna Lulusan (jika ada) 6. Penyampaian Temuan dan Penutupan

9 I. TEMUAN AUDIT A. Ketidaksesuaian KTS/OB Standar / Kriteria Temuan Audit B. Saran Perbaikan No Standar / Kriteria Peluang Peningkatan

10 I. KESIMPULAN AUDIT Tim Audit Menyimpulkan : 1. Sistem dokumen cukup lengkap dan terstruktur untuk mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal : Ya Tidak Lainnya, sebutkan Progran studi telah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal secara konsisten dan berkelnjutan : Ya Tidak Lainnya, sebutkan PTK pada temuan audit sebelumnya telah ditindaklanjuti secara efektif : Ya Tidak. jika tidak, sebutkan rekomendasi dari tim auditor :.. 4. Temuan pada periode audit ini adalah : ( ) (KTS), ( ) (Observasi) II. LAMPIRAN AUDIT 1. Daftar pertanyaan audit (checklist audit) 2. Permintaan Tindak Koreksi (PTK) 3. Varifikasi tindaklanjut temuan audit periode sebelumnya 4. Daftar Hadir Audit 5. Contoh Verifikasi Tindak Lanjut Temuan Audit

11 PEMBUATAN LAPORAN TINDAKAN KOREKSI TINDAKAN KOREKSI OLEH PIHAK TERAUDIT/MANAJEMEN Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan 11

12 PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK) Fakultas Program Studi Ketua Program Studi XXX YYY Bapak / Ibu A Auditor Bapak / Ibu B Tanggal Audit 01 Januari 2019 PTK No : 001 Kategori : ( ) KTS (X) Observasi Standar/Kriteria Standar 6 tentang Pendidikan Sistem pengujian tugas akhir belum memiliki SOP dan tata tertib terdokumentasi Tanda tangan Auditor tanggal 01 Januari 2019 Akar penyebab (diisi oleh teraudit & ditandatangani) : Proses ujian tugas akhir masih menggunakan aturan yang sangat umum dan berdasarkan kebiasaan tidak tertulis Tanda tangan Teraudit tanggal 01 Januari 2019 Rencana Tindak koreksi (diisi oleh teraudit & ditandatangani) : Akan disusun SOP ujian akhir semester dan tata tertibnya Paling lambat : akhir semester berjalan Tanda tangan Teraudit tanggal 01 Januari 2019

13 KAJIULANGMANAJEMEN (Rapat Tinjauan Manajemen) 13

14 PENGERTIAN Kajiulang Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen. 14

15 PELAKSANAAN KAJI ULANG MANAJEMEN 1. Kaji ulang Manajemen dilakukan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem mutu 2. Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatan dan perubahan sistem mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaranmutu. 3. Setiap kegiatan Kajiulang Manajemen harus direkam dan rekamannya harus dipelihara 15

16 MATERI KAJIULANGMANAJEMEN Materi Kajiulang Manajemen berupa: 1. Hasil/temuan audit 2. Umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei kepuasan pelanggan) 3. Kinerja layanan/ kinerja dosen 4. Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan lainnya) 5. Status tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi 6. Tindak lanjut dari Kajiulang Manajemen sebelumnya, 7. Perubahan sistem mutu 8. Usulan peningkatan sistem mutu 16

17 HASIL KAJIULANGMANAJEMEN Hasil Kajiulang Manajemen yang diharapkan dapat berupa: 1.Peningkatan efektivitas sistem mutu dan prosesnya 2.Peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya standar 3.Program peningkatan mutu 17

18 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi AUDIT AKAN MEMBERIKAN RUANG PENINGKATAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI

19 DAMPAKPOSITIF 1. Hasil audit merupakan peluang untuk perbaikan mutu di PT yang berdasarkan fakta di lapangan 2. Hasil audit melahirkan kebijakan pimpinan untuk pemenuhan terhadap ketidaksesuaian sistem mutu 3. Hasil audit akan selalu melahirkan perbaikan sistem mutu di PT 33

20 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi TERIMAKASIH