PROSEDUR ADMINISTRASI PEMBUATAN MEMBER PARKIR PADA PT DUA KELOLA MAHARDIKA TANGERANG

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Ukuran: px
Mulai penontonan dengan halaman:

Download "PROSEDUR ADMINISTRASI PEMBUATAN MEMBER PARKIR PADA PT DUA KELOLA MAHARDIKA TANGERANG"

Transkripsi

1 PROSEDUR ADMINISTRASI PEMBUATAN MEMBER PARKIR PADA PT DUA KELOLA MAHARDIKA TANGERANG TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III SASRI ELFRIDA Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta Jakarta 2017

2

3

4

5

6

7 KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai berikut, Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir pada PT Dua Kelola Mahardika Tangerang. Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan program Diploma III Akademi Sekretaris dan Manajemen BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak Naba Aji Notoseputro, selaku Direktur Akademik Sekretari dan Manajemen Administrasi Bina Sarana Informatika Jakarta. 2. Ketua Program Studi Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakartas 3. Ibu Eka Putri Handayani, S.Pd, M.M. selaku dosen Pembimbing Tugas Akhir. 4. Bapak Drs. Peter Rajagukguk, MM selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir. 5. Bapak Frans Tannardy selaku Sr. Properti Manajer PT Dua Kelola Mahardika vii

8 6. Bapak/ibu dosen Akademi Sekretaris dan Manajemen BSI Jakarta yang telah memberikan penulis dengan semua bahan yang diperlukan. 7. Kepada semua staff maupun divisi PT Dua Kelola Mahardika. 8. Ucapan terima kasih ditujukan kepada keluarga penulis, terutama kedua orang tua, yang telah sangat membantu dalam mendorong, menyarankan penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini. 9. Ucapan terima kasih ditujukan kepada teman-teman 22.6C.25 atas waktunya saat kita bersama-sama. Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya. Jakarta, 13 April 2017 Penulis Sasri Elfrida viii

9 ABSTRAK Sasri Elfrida ( ), Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir pada PT Dua Kelola Mahardika. Dewasa ini kegiatan prosedur administrasi menempati hampir disemua sektor dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi, didalam menunjang kelengkapan informasi dalam hal pengambilan keputusan. Kegiatan prosedur administrasi dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi mempunyai pengaruh yang besar sekali terhadap sukses atau tidaknya suatu organisasi perusahaan, artinya suatu prosedur adimistrasi dapat menentukan tingkat efisiensi dan efektifnya suatu organisai perusahaan atau instansi. PT Dua Kelola Mahardika Tangerang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa property indutri dan parkir, dimana perusahaan mengelolah dan menjelaskan tentang bagaimana prosedur administrasi pembuatan member parkir. Teknik dalam prosedur administrasi pembuatan member parkir di PT Dua Kelola Mahardika dilaksanakan mulai dari adanya surat edaraan prosedur perpanjangan member parkir periode yang dikirimkan oleh bagian admin ke customer setiap tiga bulan sekali, pengembalian form dari customer ke PT Dua Kelola Mahardika, dan penginputan data ke system parkir mengikuti form member parkir pengembalian dari customer dan pembuatan kartu member parkir. Tugas Akhir ini menggunakan penelitian kualitatif yang dimana pengumpulan datanya berupa metode observasi,metode wawancara, dan metode dokumentasi. Oleh karena itu, prosedur pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika sudah baik karena proses adminitrasi berjalan dengan prosedur yang sudah ditentukan. Kata Kunci :Administrasi, Prosedur Pembuatan Member Parkir. ix

10 ABSTRACT Sasri Elfrida ( ), Administrative Procedures for Making Parking Members at PT Dua Kelola Mahardika. Currently administrative administrative activities in almost all sectors in a company organization or agency, in supporting the completeness of information in terms of decision-making. Organizational activities within a company or agency organization have a great influence on the success or failure of a company organization, then an adimistrasi procedure can determine the level of efficiency and effectiveness of a company or agency organization. PT Dua Kelola Mahardika Tangerang is a company engaged in property services industry and parking, where companies manage and explain about how the procedure of making parking members. Techniques in the administration process of making parking members in PT Dua Kelola Mahardika implemented starting from the circular procedure of extension of parking members of the period by the admin to the customer once every three months, the form form from the customer to PT Dua Kelola Mahardika, and input data to the system Parking Ranging form members of the parking lot of the customer and the making of the member card parking. This final project uses qualitative research method which is the method of data of observation method, method. Therefore, the procedure of making a member parking at PT Dua Kelola Mahardika is good because the administrative process goes with the procedures that have been determined. Keywords : Administration, Procedures for Making Parking Members. x

11 DAFTAR ISI Halaman Lembar Judul Tugas Akhir... i Lembar Persetujuan Laporan Keaslian Tugas Akhir... ii Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah... iii Lembar Persetujuan dan PengesahanTugasAkhir... iv Lembar Konsultasi Tugas Akhir... v Kata Pengantar... vii Abstrak... ix Daftar Isi... xi Daftar Gambar... xiii Daftar Tabel... xiv Daftar Lampiran... xv Daftar Simbol... xvi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Dan Manfaat Metode Pengumpulan Data Ruang Lingkup Sistematika Penulisan... 5 BAB II LANDASAN TEORI Prosedur Pengertian Prosedur Pengertian Administrasi Peran Administrasi Fungsi Administrasi Ruang Lingkup Administrasi Unsur-Unsur Administrasi Teori Pendukung xi

12 2.2.1.Pengertian Member Card Parkir Macam-Macam Member Card Parkir BAB III PEMBAHASAN Tinjauan Umum Organisasi Sejarah Dan Perkembangan Organisasi Struktur Dan Tata Kerja Organisasi Kegiatan Organisasi Hasil Penelitian Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir Kendala atau Hambatan Solusi Mengatasi Kendala atau Hambatan BAB IV PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA SURAT KETERANGAN PKL/RISET LAMPIRAN-LAMPIRAN xii

13 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Dua Kelola Mahardika Gambar III.2 Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir xiii

14 DAFTAR TABEL Halaman Tabel III.1 Contoh Pengisian Form Member Parkir Tabel III.2 Form Pendaftaran Parkir Tabel III.3 Memo Perpanjangan Tabel III.4 Invoice Sistem Bima Sakti xiv

15 DAFTAR LAMPIRAN Halaman A1. Struktur Organisasi PT Dua Kelola Mahardika B1. Prosedur Perpanjangan Member Parkir Periode B2. Contoh Pengisian Form Member Parkir B3. Form Pendaftaran Parkir B4. Memo Perpanjangan B5. Invoice Sistem Bima Sakti xv

16 DAFTAR SIMBOL Daftar Simbol Proses Penanganan Dokumen NO BENTUK SIMBOL NAMA SIMBOL Terminal/Terminator Proses Input/output Data FUNGSI SIMBOL Menyatakan permulaan atau akhir suatu program apabila menggunakan sistem terkomputerisasi. Menyatakan tindakan (proses) yang dilakukan baik secara manual maupun terkomputerisasi Menyatakan proses input/output data atau dokumen tanpa tergantung dari jenis peralatannya Menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan Keputusan/Decision menghasilkan dua kemungkinan jawaban: Ya / tidak Penghubung bagian-bagian dari flowchart yang berada Connector/Penghubung pada halaman yang sama Preparation Menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengelolahan untuk memberi harga awal Manual Operation Menyatakan pengelolahan data atau dokumen yang tidak dilakukan melalui komputer Maual Input Input dokumen yang dimasukkan secara manual dari keyboard/lembar kerja ke dalam komputer Arus/Flow xvi Arah dari aliran atau arus dari proses penanganan sebuah atau beberapa dokumen

17 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dewasa ini kegiatan pembuatan member parkir mempunyai andil besar dalam suatu proses kegiatan yang terjadi pada PT Dua Kelola Mahardika merupakan perusahaan yang bergerak dibidang properti manajemen terkhususnya, dibidang pengelolah kawasan industri yang memberlakukan adanya prosedur administrasi pembuatan member parkir yang dimana setiap customer mendapatkan fasilitas parkir yang telah disepakati dalam perjanjian awal sewa, pembuatan member parkir yang dilakukan customer kepada PT Dua Kelola Mahardika bertujuan untuk meningkatkan keamanan dan kepuasaan kepada customer dan vendor menempatkan kendaraan yang dimiliki untuk dipantau pengamanan melalui adanya sistem monitorik melalui member parkir yang telah dimiliki setiap customer dan vendor. Oleh karena itu, kegiatan prosedur administrasi menempati hampir disemua sektor dalam dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi, didalam menunjang kelengkapan informasi dalam hal pengambilan keputusan. Kegiatan prosedur administrasi dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi mempunyai pengaruh yang besar sekali terhadap sukses atau tidaknya suatu organisasi perusahaan, artinya suatu prosedur adimistrasi dapat menentukan tingkat efisiensi dan efektifnya suatu organisai perusahaan atau instansi. Kita telah lama mengenal member parkir dimana orang dapat dengan mudah melakukan parkir tanpa harus memikirkan ruang parkir yang sangat 1 1

18 2 terbatas. Member parkir atau biasa disebut acces card parkir merupakan alat pengenal identitas seseorang mengenai data kendaraannya. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan tersebut, maka penulis mengambil judul Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir Pada PT Dua Kelola Mahardika Tangerang Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka yang akan menjadi rumusan masalah pada penulisan Tugas Akhir ini, adalah : 1. Bagaimana prosedur administrasi pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika Tangerang? 2. Dokumen-dokumen apa sajakah yang dibutuhkan untuk kegiatan administrasi pada PT Dua Kelola Mahardika Tangerang? 3. Kendala atau hambatan apa saja yang terdapat dalam pembuatan member parkir PT Dua Kelola Mahardika Tangerang? 4. Bagaimana solusi mengatasi kendala yang terdapat dalam pembuatan member Parkir PT Dua Kelola Mahardika Tangerang? 1.3. Tujuan Dan Manfaat Tujuan penulis dalam menyusun dan melaksanakan penulisan laporan Tugas Akhir ini, antara lain : 1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pembuatan member parkir yang dijalankan pada PT Dua Kelola Mahardika.

19 3 2. Untuk mengetahui dokumen-dokumen yang dibutuhkan saat pembuatan member parkir PT Dua Kelola Mahardika. 3. Dapat mengetahui kendala atau hambataan, dan bagaimana cara mengatasi kendala atau hambatan yang ada dalam proses pembuatan member parkir. 4. Dapat mengetahui bagaimana solusi mengatasi kendala atau hambatan yang ada dalam proses pembuatan member parkir. Sedangkan manfaat yang didapatkan dari penulisan laporan Tugas Akhir ini, terdiri dari : 1. Manfaat bagi penulis Agar mengetahui bagaimana prosedur pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika. 2. Manfaat bagi perusahaan Agar bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan prosedur pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika ke depan. 3. Manfaat bagi pembaca Dapat mengetahui prosedur administrasi pada perusahaan jasa, dalam menjalani prosedur pembuatan member parkir Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk mendapatkan data dalam objek penelitian selama melakukan Tugas Akhir yaitu:

20 4 1. Metode Observasi Penulis mengumpulkan data yang berhubungan dengan perumusan masalah dengan cara melihat dan mengamati secara langsung terhadap aspek-aspek yang berhubungan pada prosedur administrasi pembuatan member parkir. 2. Metode Wawancara Penulis melakukan proses tanya jawab secara langsung dan sistematis dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada IT, Finance, HR & GM Manajer, dan Car Park Manajer PT Dua Kelola Mahardika Tangerang mengenai prodesur administrasi pembuatan member parkir. 3. Metode Dokumentasi Penulis memperoleh data pelengkap dengan cara melampirkan soft copy dokumen pendukung sebagai bukti dalam hasil penelitian mengenai prosedur pembuatan member parkir dan beberapa sumber dokmen lainnya Ruang Lingkup Sehubungan dengan prosedur administrasi pembuatan member parkir pembahasannya sangat luas, maka penulis membatasi pembahasan yang berhubungan mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada bagian administrasi dalam pembuatan member parkir. serta kendala yang dihadapi dan cara mengatasinya. Data yang penulis bahas dalam tugas akhir ini adalah yang terlaksana pada April sampai Mei Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini, terdiri dari 4 bab, yaitu:

21 5 BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum penyusunan laporan tugas akhir yang mencakup latar belakang penulisan, menentukan perumusan masalah, tujuan dan manfaat dalam melakukan penelitian, metode yang digunakan dalam pengumpulan data, ruang lingkup pembahasan, serta sistematika penulisan yang menggambarkan garis besar atau pokok-pokok penulisan secara menyeluruh. BAB II LANDASAN TEORI Selanjutnya bab kedua, penulis mengemukakan tentang teori-teori yang berkaitan dengan prosedur dan administrasi berupa pengertian prosedur, pengertian administrasi, tujuan administrasi, peran administrasi dalam sebuah perusahaan, fungsi administrasi, ruang lingkup administrasi, unsur-unsur administrasi. BAB III PEMBAHASAN Selanjutnya pada bab ketiga, penulis membahas tentang tinjauan umum organisasi yaitu sejarah dan perkembangan organisasi, struktur dan tata kerja organisasi, serta kegiatan organisasi. Penulis juga menjelaskan data dari judul penulisan yaitu prosedur pembuatan member parkir, bagian yang terlibat dalam pembuatan member parkir dan dokumen-dokumen yang dibutukan, selain pembuatan member parkir, kendala atau hambatan apa saja yang terdapat dalam pembuatan member parkir, dan bagaimana solusi

22 6 menangani kendala atau hambatan dalam pembuatan member parkir PT Dua Kelola Mahardika Tangerang. BAB IV PENUTUP Pada bab terakhir ini, penulis memberikan kesimpulan dan saran.

23 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Prosedur Pengertian Prosedur Suatu kegiatan membutuhkan cara atau prosedur untuk mencapai tujuan kegiatan tersebut dan sesuai dengan apa yang direncanakan. Prosedur arti umumnya dikenal sebagai sesuatu sistem atau tata cara dalam suatu kegiatan. Berikut beberapa pengertian prosedur menurut para ahli yaitu : Menurut Soemohadiwidjojo (2014:90) menyimpulkan bahwa prosedur adalah dokumen yang lebih jelas dan rinci untuk menjabarkan metode yang digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan dan aktivitas organisasi seperti yang ditetapkan dalam pedoman. Pada dasarnya, prosedur merupakan instruksi tertulis sebagai pedoman dalam menyelesaikan sebuah tugas rutin atau tugas yang berulang (repetitif) dengan cara yang efektif dan efisien, untuk menghindari terjadinya variasi atau penyimpangan yang dapat memengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan. Menurut Fitzgerald (2014:151) menyimpulkan bahwa prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Dengan demikian prosedur dapat disebutkan bahwa prosedur merupakan metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang, urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu dan pedoman untuk bertindak. 7

24 Pengertian Administrasi Secara etimologis Administrasi berasal dari kata latin, kata administrasi terdiri dari Ad + ministrate, berarti melayani, membantu atau memenuhi. Dan terdiri dari kata Administratio yang berarti sebagai pelaksanaan dalam melakukan suatu kegiatan didalam pemerintah. Jadi pengertian administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang disuatu instansi yang bertujuan melayani dan memenuhi keinginan orang lain, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Administrasi terbagi menjadi dua arti, yaitu pengertian secara sempit dan luas. Secara sempit administrasi bermakna kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Sedangkan dalam arti luas administrasi merupakan suatu rangkaian kegiatan kerjasama yang dilakukan dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan berbagai sumber yang ada guna mencapai tujuan bersama. (Burhanuddin, 2005 hlm.11). Menurut Anggara (2015:12) mengemukakan bahwa administrasi adalah kerjasama manusia yang tidak saja didasarkan pada pertimbangan rasio, tetapi juga atas dasar realitas empirik tentang esensi eksistensi manusia dalam pencapaian tujuan bersama. Menurut Indradi (2016:31) menyimpulkan bahwa : Pada dasarnya administrasi adalah suatu kegiatan-kegiatan kerjasama dalam berbagai bentuk karena adanya kondisi saling membutuhkan yang dilandasi oleh berbagai nilai, pemenuhan atas nilai bisa mungkin karena rasio, indra, dan juga rasa. Rasio indra, dan rasa inilah yang dimiliki oleh setiap manusia karena harkat dan martabat yang sama.

25 9 Melalui pertimbangan rasio sangat dimungkinkan terbentuknya kerjasama guna untuk mencapai tujuan yang ditetapkan bersama. Adapun ciri-ciri dari kegiatan administrasi yaitu sebagai berikut : 1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas dua orang atau lebih. 2. Adanya kerjasama dalam proses kegiatan administrasi. 3. Adanya tujuan, bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Dengan demikian maka pengertian administrasi itu sendiri adalah sebuah kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh sekumpulan orang yang bekerjasama yang dilandasi oleh berbagai nilai Peran Administrasi Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi dan membenarkan pendapat tersebut. Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya. Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya. Peranan administrasi dalam tata usaha : 1. Merencanakan Memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukasnnya, kapan harus melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya.

26 10 2. Mengorganisasikan Melibatkan identifikasi tanggung jawab yang harus dilakukan, pengelompokkan tanggung jawab ke departemen atau divisi, dan menetapkan hubungan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai upaya yang terkoordinasi antara semua elemen dalam organisasi (Koordinasi). Pengorganisasian harus memperhitungkan rekening pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dan rentang kendali dalam unit pengawasan. 3. Kepegawaian Berarti mengisi posisi pekerjaan dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Ini melibatkan menentukan kebutuhan kepegawaian, menulis deskripsi pekerjaan, rekrutmen dan penyaringan orang untuk mengisi posisi. 4. Mengarahkan Memimpin orang dengan cara yang mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan tepat alokasi sumber daya dan menyediakan sistem dukungan yang efektif. Mengarahkan memerlukan keterampilan interpersonal yang luar biasa dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu isu penting dalam mengarahkan adalah untuk menemukan keseimbangan yang benar antara penekanan pada kebutuhan staf dan penekanan pada produksi ekonomi. 5. Mengawasi Fungsi yang mengevaluasi kualitas di semua wilayah dan mendeteksi atau potensi penyimpangan aktual dari organisasi rencananya. Hal ini menjamin kinerja berkualitas tinggi dan hasil yang memuaskan dengan tetap menjaga lingkungan yang tertib dan bebas masalah. Pengendalian meliputi manajemen informasi, pengukuran kinerja, dan institusi tindakan korektif.

27 11 Peranan administrasi dalam manajemen. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, menyelenggarakan dan kerja. manajemen Maka adalah kombinasi dari orang-orang keduanya yang adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan. Supaya terjadi kerjasama untuk mencapai tujuan, diperlukan proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut Manajemen. Dengan demikian Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen. Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka, atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi Fungsi Administrasi Menurut Anggara (2015:30) terdapat 5 (lima) fungsi administrasi, antara lain: 1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. 2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan

28 12 keterampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen IT suatu organisasi. 3. Fungsi Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif yang disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya. 4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar yang mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu perusahaan. 5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan sistem prosedur administrasi suatu organisasi Ruang Lingkup Administrasi Menurut (Indradi, 2016:66) ruang lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud yaitu :

29 13 1. Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 2. Mencatat adalah kegiatan yang membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. 3. Mengelola adalah bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranganketerangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna. 4. Mengirim adalah kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain. 5. Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman Unsur-Unsur Administrasi Menurut Haryadi (2009:16) menyimpulkan bahwa administrasi itu memiliki tiga unsur-unsur yaitu: 1. Sekelompok orang, bahwa administrasi itu merupakan kegiatan yang mungkin terjadi apabila dilakukan oleh lebih dari satu orang. 2. Kerja sama, bahwa kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi manakala dua orang atau lebih baik langsung maupun tidak langsung bekerja sama. Agar kerja ini dapat berjalan dengan baik maka diperlukan tahapan-tahapan tertentu dalam prosesnya, di antaranya tahapan yang terpenting itu adalah pembagian kerja. Kerja sama ini menjadi unsur terpenting dalam kegiatan administrasi

30 14 karena dapat dikategorikan sebagai administrasi adalah kerja sama yang diorganisasi atau kerja sama keorganisasian. 3. Tujuan, bahwa kegiatan administrasi itu ada sesuatu yang hendak dicapai melalui proses kerja sama. Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan administrasi ini bukan tujuan individual melainkan tujuan organisasional. Meskipun demikian, dapat saja terjadi bahwa tujuan organisasional itu merupakan juga tujuan individual. Tujuan organisasi itu dapat ditetapkan oleh seseorang, beberapa orang, semua anggota, pihak luar Teori Pendukung Pengertian member card parkir Menurut sumber dokumen PT Dua Kelola Mahardika, member card parkir adalah sebuah kartu yang merupakan identitas seseorang dengan data mengenai nama instansi dan nomor polisi kendaraannya. Pada sebagian kartu label nomor kendaraaan akan dicantumkan di member kartu tersebut. Umumnya member card dibuat dari bahan plastic pvc seperti bahan member card atau kartu lainnya dapat dibuat dengan bermacam-macam desain. Agar terlihat lebih ekslusif biasanya kartu akan dilengkapi dengan foil, emboss dan glitter. Untuk pendataan dan access control kartu dapat juga dilengkapi dengan barcode atau magnetic stripe. Member parkir yang dikelola oleh PT Dua Kelola Mahardika tidak hanya dibuat untuk customer ataupun vendor, melainkan untuk karyawan PT Dua Kelola Mahardika itu sendiri dan juga untuk kontraktor yang melakukan perbaikan di area kawasan industri.

31 15 Adapun perbedaannya antara lain, kontraktor mendapatkan ijin resmi yang langsung akan dibuatan surat pembuatan member baru oleh HRD, karena sudah menjadi sebuah tanggung jawab dan sebagai pelayanan yang harus diberikan untuk kontraktor yang sedang melakukan perbaikan atau pengerjaan di area kawasan industri Macam-macam Member Parkir Menurut circular parkir PT Dua Kelola Mahardika, Customer yang melakukan sewa menyewa gedung yang ada di wilayah Wisma Soewarna Office ataupun Kawasan Perindustrian Soewarna, bisa menambahkan member kendaraan kepada pihak PT Dua Kelola Mahardika Member parkir terbagi menjadi tiga yaitu: 1. Reserved Parking Customer yang melakukan sewa menyewa gedung yang ada di wilayah Wisma Soewarna Office ataupun Kawasan Perindustrian Soewarna, mendapatkan jatah lot parkir sesuai dengan jumlah unit sewanya. Mendapat access card free dari perjanjian sewa menyewa. Jangka waktu parkir reserved tidak terbatas, yang dimaksud tidak terbatas adalah mendapatkan ijin menginapkan kendaraan lebih dari 24 jam. 2. Member Langganan Jangka waktu parkir memiliki terbatas waktu, yang dimaksud terbatas waktu adalah mendapatkan ijin menginapkan kendaraan mulai pukul sampai dengan Apabila melewati waktu, maka kendaraan pada saat keluar akan

32 16 dikenakan biaya parkir di hitung mulai jam sampai jam Member Inap Jangka waktu parkir Inap tidak terbatas, yang dimaksud tidak terbatas adalah mendapatkan ijin menginapkan kendaraan 24 jam free. Penambahan hanya bisa dilakukan setiap tanggal 25 sampai dengan tanggal 05 bulan berjalan. Dan untuk data penambahan periode berlangganan 3 bulan, dengan periode yang sudah ditetapkan, yaitu : Desember Februari Maret Mei Juni Agustus September November Proses aktivasi member parkir adalah dua hari terhitung sejak pembayaran biaya berlangganan dan mengirimkan bukti bayar. Kendaraan berlangganan yang menginap namun tidak melakukan registrasi & pembayaran biaya inap bulanan terlebih dahulu kepada PT Dua Kelola Mahardika akan dikenakan biaya sesuai tarif harian yang berlaku. Untuk pembayaran biaya langganan parkir, langganan inap kendaraan dan pengganti nomor polisi kendaraan akan ditagihkan oleh PT Dua Kelola Mahardika dan dibayarkan oleh Customer.

33 17 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Organisasi Sejarah dan Perkembangan PT Dua Kelola Mahardika PT Dua Kelola Mahardika merupakan salah satu perusahaan pengembang jasa property management industri dan parkir yang sudah cukup berpengalaman di Indonesia yang beralamat di Soewarna Manajemen Building, Soewarna Business Park, Soekarno Hatta International Airport Tangerang. Kepercayaan customer terhadap pelayanan yang diberikan selama lebih dari enam (6) tahun, telah menjadikan PT Dua Kelola Mahardika sebagai kelompok pengembang yang terpercaya.pt Dua Kelola Mahardika berdiri pada tahun 2010 dipimpin oleh Aryo Sasmito Trisaksono selaku Direktur Utama, sekaligus Owner PT Dua Kelola Mahardika. Kemampuan menganalisis pasar dan ketangguhan untuk tetap eksis di masa-masa yang sulit menjadikan PT Dua Kelola Mahardika makin membuktikan dirinya sebagai salah satu perusahaan yang patut diperhitungkan. PT Dua Kelola Mahardika berawal dari sebuah perusahaan kekerabatan dan kini telah menjadi sebuah perusahaan profesional yang mengedepankan kapabilitas, kualitas, serta komitmen namun tetap mempertahankan nilai-nilai loyalitas maupun kekeluargaan. Kekokohan PT Dua Kelola Mahardika dibangun dari prinsip efektivitas dan efisiensi yang ditanamkan sedari awal sehingga saat ini fokus utama dari setiap aktivitas PT Dua Kelola Mahardika adalah meningkatkan ketepatan waktu, 17

34 18 kesempurnaan, dan pelayanan yang baik dalam rangka memenuhi mimpi dan harapan dari customer. PT Dua Kelola Mahardika melihat bahwasannya reputasi dan kepercayaan merupakan nilai yang sangat berharga dan harus dipertahankan karena dua hal itulah yang akan menjadikan PT Dua Kelola Mahardika sebagai partner abadi dalam dunia property management industri Struktur dan Tata Kerja Organisasi PT Dua Kelola Mahardika Organisai merupakan sekelompok orang yang mempunyai suatu tujuan yang sama dan sasaran yang sama dengan membentuk aktivitas terstruktur yang memiliki batasan-batasan tertentu. Dalam mencapai tujuan dan sasaran tersebut, sebuah organisasi harus memiliki struktur organisasi.struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu perusahaan atau organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan mencapai tujuannya.struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pembagian kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lainya dan bagaimana hubungan aktifitas dibatasi.organisasi dan struktur sifatnya dinamis, sehingga jika terjadi perubahan lingkungan, baik lingkungan di dalam organisasi atau lingkungan di luar organisasi, sebaiknya struktur perlu diadakan perubahan. Struktur organisasi dalam sebuah dengankebutuhan sehingga bermanfaat tujuan lembaga sebaiknya disesuaikan bagi perusahaan untuk mencapai denganefektif dan efisien. Keperluan ini terutama untuk level pimpinan organisasi agar dapatmenetapkan kapan suatu struktur organisasi masih tetap

35 19 mempertahankan atau kapandilakukan lingkungan perubahan sesuai dengan kondisi dan perkembanganorganisasi. Struktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis tentang bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar tercipta koordinasi dan kerjasama yang baik antara semua bagian atau departemen. Dengan adanya pengorganisasian, maka semua bagian yang terlibat akan mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dan kepada siapa mereka harus bertanggug jawab, dengan kata lain dengan adanya pengorganisasian, setiap pelaksanaan dari rencana akan terdapat suatu kesatuan dalam mencapai tujuan. Bagan struktur organisasi PT Dua Kelola Mahardika dapat dilihat pada gambar III.1, berikut ini.

36 20 Direktur Utama HR & GM Manajer Sr. Properti Manajer Finance Accounting Supervisor IT IT DKM Car Park Manajer Administrasi Sumber dokumen PT Dua Kelola Mahardika Gambar III.1 Struktur organisasi PT Dua Kelola Mahardika Berdasarkan struktur PerusahaanPT Dua Kelola Mahardika Tangerang, maka dapat dijelaskan tugas masing-masing bagian, sebagai berikut: 1. HR & GM Manajer Tugas HR & GM Manajer adalah sebagai koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam menjalankan dan memimpin perusahaan PT Dua Kelola Mahardika. Diantaranya tugas dan wewenang direktur sebagai berikut:

37 21 a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan. b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan. c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan. d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan. e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan. f. Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi perusahaan. g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian. h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan. 2. Senior Properti Manajer Tugas dan wewenang seorang manager perusahaan PT Dua Kelola Mahardika adalah sebagai berikut: a. Menentukan tujuan dan visi dari kelompok, menentukan maksud dan arahan, serta identifikasi aktivitas (tugas). b. Membuat rencana untuk menyelesaikan tugas, termasuk pengiriman, pengukuran, jadwal waktu, dan strategi perusahaan. c. Menetapkan tanggungjawab, saaran, akuntabilitas, dan delegasi wewenang. d. Mengawasi dan menjaga aktivitas sesuai parameter yang ditetapkan.

38 22 e. Melaporkan perkembangan pencapaian kelompok. f. Mengulas, evaluasi, menyesuaikan rencana, metode dan target bila diperlukan. 3. Finance Accounting Tugas Finance Accounting a. Melakukan pengelolaan keuangan perusahaan. b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan. c. Melakukan penagihan kepada customer. d. Menyiapkan dokumen penagihan invoice atau kwitansi tagihan beserta kelengkapannya. e. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen yang diterima. f. Memiliki keterampilan secara kuantitatif yang baik. g. Melakukan evaluasi budget. h. Melakukan transaksi keuangan perusahaan. i. Berhubungan dengan baik kepada pihak internal maupu eksternal terkait dengan aktivias keuangan perusahaan. j. 4. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun akun tertentu. Supervisor IT Supervisor IT adalah Pekerja yang berhubungan langsung dengan manajer.supervisor memiliki tugas strategis karena langsung terjun di lapangan melaksanakan semua rencana yang telah ditetapkan Manajer.Supervisor mempunyai peran penting dalam menjaga hubungan antara Supervisor dengan Manajer Supervisor dengan Staf dan Manajer dengan Staf.

39 23 Tugas utama dari Supervisor IT adalah sebagai berikut: a. Mengatur pekerjaan para staf pelaksana. b. Membuat laporan harian pekerjaan. c. Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan, atau menjadi perantara antara pekerja dengan manajemen. d. Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan. e. Melaksanakan tugas pekerjaan secara langsung. f. Mengawasi kualitas pekerjaan. g. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf. h. Memecahkan masalah sehari-hari yang rutin. i. Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh atasannya. 5. Administrasi Tugas Administrasi a. Menerima panggilan telepon. b. Membalsa yang masuk. c. Melakukan pengarsipan data. d. Melakukan backup secara berkala. e. Memanajemen pengguna seperti penambahan atau penghapusan pengguna. f. Menyimpan arsip setiap bulannya. g. Entri Data. 6. Car Park Manajer Tugas Car Park Manajer

40 24 a. Bertanggung jawab secara keseluruhan operasional parkir di lokasi wisma soewarna dan komplek pergudangan soewarna. b. Memastikan semua yang dilaksanakan karyawan dilapangan sesuai prosedur. c. Memonitor dan mengawasi aktifitas seluruh kegiatan operasional yang dilakukan. d. Menilai kinerja karyawan secara induvidu dan mengembangkan kemampuan. e. Input member yang failed dari Supervisor IT. f. Melakukan proses akhir Kegiatan Organisasi PT Dua Kelola Mahardika PT Dua Kelola Mahardika Merupakan kantor pengelola industri yang berada di Sherator Bandara Tangerang, adapun kegiatan yang dilakukan dalam aktifitas perusahaan PT Dua Kelola adalah: 1. Pembuatan Surat-Menyurat Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak menimbulkan salah arti. Dalam kegiatan perusahaan PT Dua Kelola Mahardika ada beberapa surat yang dibuat guna untuk memperlancar dan syarat dari sebuah prosedur. Adakah surat yang dibuat oleh perusahaan antara lainnya:

41 25 a. Surat Perjanjian Sewa-menyewa Adalah perjanjian antara pihak yang menyewakan yang disebut pihak I menyerahkan bangunan kepada pihak penyewa yang selanjutnya disebut dengan pihak II dalam jangka waktu tertentu dan pihak II diwajibkan menyerahkan sejumlah uang atas pemakaian bangunan tersebut. Dalam perjanjian ini juga perlu ditegaskan kewajiban penyewa untuk memelihara, boleh atau tidak memindahkan haknya kepada orang lain dan ketentuan-ketentuan lainnya yang dianggap perlu. Surat yang berisi tentang penawaran suatu bangunan yang ditujukan kepada perseorangan atau instansi perusahaan atau yang disebut surat jual. Tujuan dari surat penawaran ini berguna untuk menawarkan bangunan untuk mendirikan perusahaan kepada pembeli. b. Invoice Surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan sesuai kesepakatan yang tertera di PO atau Purchase Order (surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan). 2. Pengarsipan Pengarsipan merupakan salah satu kegiatan penting yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan.guna sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan, Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau, Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.pengarsiapan pada PT Dua Kelola Mahardika ini dilakukan oleh bagian arsip dan sistem yang masih digunakan ialah sistem pengarsipan manual.

42 26 3. Penggajian Penggajian merupakan unsur terpenting dalam sebuah perusahaan yang dapat memicu produktivitas karyawan.pada PT Dua Kelola Mahardika penggajian dilakukan setiap satu bulan sekali pada awal bulan.penggajian dilakukan oleh bagian finance, bagian finance yang mentransfer gaji setiap karyawannya melalui sebuah ATM bank Hasil Penelitian Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir pada PT Dua Kelola Mahardika Berdasarkan data yang diperoleh dari PT Dua Kelola Mahardika, prosedur administrasi pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika dapat dilihat pada gambar III.2 berikut ini.

43 27 PELANGGAN ADMINISTRASI MANAJER DATA TRANSFER MASUK Mulai Admin PT Dua Kelola Mahardika Customer Selesai Disetujui/T idak IT DKM Proses Sr. Property Manajer HR&GM Manajer Approved FFinance Supervisor IT Car Park Manajer Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika Gambar III.2 Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir Berdasarkan gambar III.2, alur pembuatan member parkir, pada PT Dua Kelola Mahardika dapat dijelaskan, sebagai berikut: 1. Langkah pertama mulai customer melakukan pengajuan penambahan kendaraan untuk periode tiga bulan, ke bagianadmin PT Dua Kelola Mahardika melalui telepon. bagian admin akan melakukan pengiriman form pendaftaran parkir kendaraan yang harus di isi dalam melakukan penambahan kendaraan baru melalui berupa soft copy.

44 28 Tabel III.1 Contoh Pengisian Form Member Parkir Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika Tabel III.2 Form Pendaftaran Parkir Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika

45 29 2. Langkah kedua admin menerima pengembalian form penambahan kendaraan, bukti pembayaran kartu dan stnk kendaraan baru yang akan didaftarkan. Administrasi akanmembuat berbagai surat memo yang berhubungan dengan kegiatan pembuatan member parkir, karena pentingnya suatu memo dalam kegiatan pembuatan member parkir sebagai bukti. Tabel III.3 Memo Perpanjangan Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika Bagian administrasi melakukan komunikasi kembali ke customer untuk memastikan data nomor polisi yang ingin diajukan sudah sesuai atau belum, setelah itu admin bertugas membuat invoice menggunakan sistem bima sakti yang terhubung ke bagian finance.

46 30 Tabel III.4 Invoice Sistem Bima Sakti Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika 3. Langkah ketiga IT DKM melakukan pengecekan form data filling yang sudah dibuat oleh admin untuk di setujui dan tanda tangani. 4. Langkah keempat yang dilakukan seorang Sr Properti Manajer sangatlah penting dalam menentukan keputusan. Pada saat proses pembuatan member parkir setelah customer mengirimkan surat form penambahan kendaraan kepada PT Dua Kelola Mahardika yang di terima oleh bagian administrasi, kemudian bagian administrasi melanjutkan form penambahan kendaraan dengan membuat member kendaraan dan memo penambahan tersebut ke manajer, selanjutnya manajer hanya menyetujui memo tersebut. 5. Langkah kelima bagian finance mengeprint invoice yang telah ada dibima sakti dibuat oleh admin untuk dmengirimkan invoice tersebut ke customer, dan melakukan pengecekan pembayaran yang sudah masuk. Setelah masuk memo dan form penambahan kendaraan akan dilanjutkan ke divisi lain untuk diproses. 6. Langkah keenam yang bagian Supervisor IT Menginput data penambahan kendaraan ke data manual tahunan untuk dilakukan data pengarsipan

47 31 kendaraan customer. Mengirimkan memo ke HR & GM Manajer untuk di approved, setelah ditanda tangani memo tersebut akan dikirim ke Car Park Manajer. 7. Selanjutnya ketujuh HR&GM Manajer melakukan pengecekan harian proses pembuatan member parkir, bertugas menggapproved setiap proses memo parkir. Setelah menandatangani memo akan dikembalikan ke supervisor IT. 8. Selanjutnya kedelapan Car Park Manajer Menerima memo dan melaakukan penginputan data ke sistem dan mengeceknya kembali. 9. Langkah kesembilan setelah proses penginputan data ke sistem parkir selesai, Car Park Manajer memberitahukan ke admin bahwa proses telah selesai dan access card dapat digunakan oleh customer, Kendala atau Hambatan yang Terdapat dalam Pembuatan Member Parkir Dalam proses pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika terdapat beberapa kendala, seperti: 1. Sering terjadi kesalahan daricustomer atau vendor dalam penulisan penambahan nomor kendaraan pada form penambahan, yang tidak sesuai dengan data nomor polisi real kendaraan dan membuat proses penambahan terhambat. 2. Sering terjadi keluhan dari customer atau vendor mengenai kekeliruan dalam penulisan nomor kendaraan yang tidak sesuai dengan penempatan parkirlangganan.

48 32 3. Sering terjadi keterlambatan pengembalian form registrasi langganan dari customer atau vendor melewati waktu yang sudah ditentukan sesuai dengan surat edaran sebelumnya. Ketika waktu priode sudah ditutup pihak customer ataupun vendor baru melakukan transaksi pembayaran periode Solusi Mengatasi Kendala atau Hambatan dalam Pembuatan Member Parkir pada PT Dua Kelola Mahardika Untuk mengatasi kendala dalam pembuatan member parkir tersebut, PT Dua Kelola Mahardika solusi mengatasinya dengan cara, sebagai berikut: 1. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer dalam penulisan nomor polisi, PT Dua Kelola Mahardika melakukan pengecekan data nomor kendaraan yang telah dituliskan dalam form penambahan dengan data real nomor kendaraannya. Dan melakukan konfirmasi kepada customer untuk melakukan form perubahan nomor kendaraan karena data yang sudah input di sistem tidak bisa langsung, melainkan dengan melakukan perubahan nomor kenxdaraan dan dikenakan biaya sebesar Rp , dan disertai dengan foto copy STNK. 2. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer menuliskan nomor kendaraan tidak sesuai dengan penempatan kendaraan berlangganannya, maka dari pihak PT Dua Kelola Mahardika melakukan konfirmasi kepada customer untuk memastikan kebenarannya. Apabila benar terjadi kesalahan, maka pihak PT Dua Kelola Mahardika meminta customer untuk mengirim form baru dengan penempatan kendaraan berlangganan yang sebenarnya.

49 33 3. Untuk mengatasi kendala Pengembalian form penambahan melewati waktu yang ditentukan, maka pihak PT Dua Kelola Mahardika akan melakukan komunikasi baik telepon atau ke customer. Untuk melakukan konfirmasi pengembalian form agar segera dikirimkan langsung ataupun melalui untuk segera diproses.

50 34 BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Setelah melakukan penelitian pada PT Dua Kelola Mahardika dan mendapatkan hasil penelitian mengenai pelaksanaan prosedur administrasi pembuatan member parkir, maka penulis menyimpulkan bahwa: 1. Bagian yang terlibat dalam prosedur pembuatan member parker pada PT Dua Kelola Mahardika yaitu customer, bagian admin, IT DKM, Senior. Property Manajer, Finance Accounting, Supervisor IT, HR & GM Manajer, dan Car Park Manajer yang bekerja dilapangan. 2. Dokumen yang diperlukan dalam prosedur administrasi pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika yaitu, Memo perpanjangan kendaraan, contoh pengisian form pendaftaran member parkir, dan invoice. 3. Adapun kendala dalam pembuatan member parkir, seperti: a. Sering terjadi kesalahan dari customer atau vendor dalam penulisan penambahan nomor kendaraan pada form penambahan, yang tidak sesuai dengan data nomor polisi real kendaraan dan membuat proses penambahan terhambat. b. Sering terjadi keluhan dari customer atau vendor mengenai kekeliruan dalam penulisan nomor kendaraan yang tidak sesuai dengan penempatan parkir langganan. c. Sering terjadi keterlambatan pengembalian form registrasi langganan dari customer atau vendor melewati waktu yang sudah ditentukan sesuai 34

51 35 dengan surat edaran sebelumnya. Ketika waktu priode sudah ditutup pihak customer ataupun vendor baru melakukan transaksi pembayaran periode 4. Solusi dalam mengatasi kedala dalam pembuatan member parkir dengan cara, sebagai berikut: 4. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer dalam penulisan nomor polisi, PT Dua Kelola Mahardika melakukan pengecekan data nomor kendaraan yang telah dituliskan dalam form penambahan dengan data real nomor kendaraannya. Dan melakukan konfirmasi kepada customer untuk melakukan form perubahan nomor kendaraan karena data yang sudah input di sistem tidak bisa langsung, melainkan dengan melakukan perubahan nomor kenxdaraan dan dikenakan biaya sebesar Rp , dan disertai dengan foto copy STNK. 5. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer menuliskan nomor kendaraan tidak sesuai dengan penempatan kendaraan berlangganannya, maka dari pihak PT Dua Kelola Mahardika melakukan konfirmasi kepada customer untuk memastikan kebenarannya. Apabilabenar terjadi kesalahan, maka pihak PT Dua Kelola Mahardika meminta customer untuk mengirim form baru dengan penempatan kendaraan berlangganan yang sebenarnya. 6. Untuk mengatasi kendala Pengembalian form penambahan melewati waktu yang ditentukan, maka pihak PT Dua Kelola Mahardika akan melakukan komunikasi baik telepon atau ke customer. Untuk

52 36 melakukan konfirmasi pengembalian form agar segera dikirimkan langsung ataupun melalui untuk segera diproses Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, terdapat saran dari penulis, sebagai bahan masukan bagi PT Dua Kelola Mahardika dalam pelaksanaan membuat member parkir, sebaiknya PT Dua Kelola Mahardika menambah karyawan, karena dengan bertambahnya karyawan terutama pada posisi admin dan pendamping admin otomatis bertambah apabila tenaga admin bertambah maka jobdesk yang dijalankan oleh admin akan terbagi dan lebih ringan dari pada

53 37 DAFTAR PUSTAKA Anggara, Sahya Metode Penelitian Administrasi. Bandung : CV Pustaka Setia Circular Parkir Tangerang : PT Dua Kelola Mahardika Haryadi, Hendi Administrasi Perkantoran. Jakarta : Transmedia Pustaka Indradi, Sjammsiar Sjamsuddin Dasar-dasar dan Teori Administrasi Publik. Malang : Intrans Publishing Zulkarnair, Wildandkk Manajemen Perkatoran Profesional. Surabaya :Gunung Samudera 37

54 38 DAFTAR RIWAYAT HIDUP Data Pribadi NIM : Nama Lengkap : Sasri Elfrida Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 02 Juni 1996 Jenis Kelamin : Perempuan Agama : Islam Kewarganegaraan : Indonesia Alamat Lengkap : Jalan Mesjid 1 No.09 Rt 006/02 Cengkareng Barat Jakarta Barat Latar Belakang Pendidikan : SDS KERTAPAWITAN Jakarta : SMP Negeri 125 Jakarta : SMA AL HUDA Jakarta Riwayat Pengalaman Bekerja dan Organisasi Ketua PMR SMP Negeri 125 Jakarta 2007 Sekertaris OSIS SMP Negeri 125 Jakarta 2008 Admin Kantor Pengelolah Apartemen City Resort Residences 2016 Hormat Saya, Sasri Elfrida 38

55 39 DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA Acara ini dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : Pada hari senin,17 April 2017 Narasumber : Frans Tannardy Jabatan : Sr. Property Manajer Tempat : PT Dua Kelola Mahardika Alamat : Soewarna Manajemen Building Soewarna Business Park, Soekarno Hatta International Airport Tangerang Pada hari senin,17 April 2017 saya melakukan risert,dan saya meminta izin untuk bertemu langsung pada atasan PT Dua Kelola Mahardika melakukan wawancara. Berikut pembahasan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan, yaitu : 1. Bisa dijelaskan, sejarah berdirinya PT Dua Kelola Mahardika ini? Jawaban : PT Dua Kelola Mahardika berdiri pada tahun 2010 dipimpin oleh Aryo Sasmito Trisaksono selaku Direktur Utama, sekaligus Owner PT Dua Kelola Mahardika. 2. Perusahaan ini bergerak dibidang apa? Jawaban : PT Dua Kelola Mahardika merupakan salah satu perusahaan pengembang jasa property management industri yang sudah cukup berpengalaman di Indonesia. Kepercayaan customer terhadap pelayanan yang diberikan selama lebih dari enam (6) tahun, telah menjadikan PT Dua Kelola Mahardika sebagai kelompok pengembang yang terpercaya. 3. Apa yang membedakan PT Dua Kelola Mahardika dengan perusahaan lainnya? Jawaban : Perusahaan yang ingin melakukan sewa tempat pada kami, akan mendapatkan jahat lot parkir dan mendapatkan pantauan kendaraan 24 jam. 4. Apakah boleh melakukan penambahan jatah lot untuk karyawan pada perusahaan yang bersangkutan 5. melakukan sewa? Jawaban : Jatah lot yang sudah kami tetapkan sesuai perjanjian tidak bisa melakukan penambahan, perusahaan lain bisa menambah kendaraan dengan pembagian parkir langganan ataupun parkir inap saja. 6. Lalu bagaimana dengan member parkir yang telat terdaftar berbeda dengan data kendaraan realnya? Jawaban : Kendaraan member yang berbeda bisa melakukan perubahan nomor polisi dengan prosedur yang ada pada perusahaan kami. 7. Kelemahan dari prosedur pembuatan member parkir PT Dua Kelola Mahardika? Jawaban : 39

56 40 Terlalu banyak yang pegang dalam proses pembuatan member parkir, yang mengakibatakan banyak customer complaint keterlambatan dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan. 40

57 41 SURAT KETERANGAN PKL 41

58 42 Lampiran A1. Struktur Organisasi PT Dua Kelola Mahardika Direktur Utama HR & GM Manajer Sr. Properti Manajer Finance Accounting IT DKM Supervisor IT Car Park Manajer Administrasi Sumber dokumen PT Dua Kelola Mahardika 42

59 43 Lampiran B1. Prosedur Perpanjangan Parkir Periode 43