ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang kuliner berupa restauran yang bernama KILLINEY KOPI. KILLINEY merupakan sebuah kedai kopi atau bisa dibilang sebagai kopi resto. Sejarah Killiney Kopi ini berawal sejak tahun 1919 di bilangan Killiney Road, Singapura. Saat ini killiney sendiri sudah memiliki 18 outlet yang tersebar diindonesia, Jakarta, Batam, Surabaya, Medan, dan Makassar. Saat ini Dan Bapak Muhammad Wahyuni Iskandar, SH. Adalah salah satu pemilik beberapa oulet Killiney yang berada dijakarta, Sampai pada saat ini semua proses yang dilakukan oleh PT CITA RASA SELARAS MANDIRI, dari proses pengeluaran barang, penerimaan barang, dan semua data-data tentang persediaan dapat disimpan dan diolah dengan baik, sehingga data akan selalu ada jika suatu waktu dibutuhkan sebagai laporan untuk perusahaan Tinjauan Perusahaan Perusahaan adalah merupakan suatu sistem yang bersifat fisik yang dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual atau informasi. Tinjauan perusahaan merupakan hal-hal mengenai sejarah terbentuknya perusahaan. Struktur organisasi serta fungsi dari stuktur organisasi tersebut. 15

2 Sejarah Perusahaan Sejak didirikan PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA) pada 20 Juli 2011 dan mempunyai kantor sendiri yang beralamat di Jl. Kebon Kacang 5 No. 11 Tanah Abang Jakarta Pusat. Pada dasarnya Killiney kopi merupakan Frenchise yang bekerja sama dengan PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA) didalam bidang kuliner. Awal berdirinya Killiney berada di Medan, dan kemudian merentangkan sayap sehingga saat ini killiney kopi telah memiliki 18 outlet di beberapa daerah di indonesia. Visi pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI adalah menjadikan perusahaan berkembang dengan baik. Misi pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI adalah semangat dalam bekerja agar mendapakan hasil yang terbaik, melayani customer dengan sepenuh hati, dan memberikan kenyamanan suasana, dengan harga yang terjangkau.

3 Struktur Organisasi Di bawah ini adalah struktur organisasi pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA). Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI Berikut ini adalah uraian tugas dan fungsi masing-masing badan terkait yang terdapat di PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI : 1. Owner a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan b. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan c. Memimpin penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahan. d. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. e. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) f. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

4 18 2. HRD a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja/preparation and selection b. Pengembangan dan evaluasi karyawan/ Development and evaluation c. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/compensation and protection d. Employee Relations Management 3. Manager Area a. Bertanggungjawab atas data dan semua pengarsipan data perusahaan. b. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada Owner c. Membantu Owner dalam rnengelola sumber daya perusahaan. d. Membantu direktur melakukan kontrol arus kekayaan perusahaan. e. Mengkoordinasikan semua bagian dalam perusahaan dengan membentuk sistem kerjasama diantara para manager perusahaan. f. Menjaga kedisiplinan kerja karyawan. g. Mengadakan pembelian keperluan rumah tangga perusahaan. h. Mengatur keperluan dan kepentingan umum perusahaan. i. Melaksanakan tugas khusus dari direktur. 4. Administrasi a. Melaksanakan kegiatan dalam melakukan tugas teknis perusahaan terutama dalam operasionalnya. b. Mengawasi jalur proses pengolahan agar terjamin kelancaran kerja c. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada Direktur

5 19 d. Mengawasi kegiatan teknis dan operasional dari setiap pekerjaan yang dilaksanakan oleh tenaga ahli melalui koordinator tenaga ahli e. Menyusun penempatan kerja tenaga ahli dalam setiap proyek. f. Mengawasi setiap pekerjaan yang di lakukan oleh koordinator tenaga ahli. 5. Bagian Warehouse a. Mempersiapkan pesanan dan memproses permintaan dan pesanan pasokan. b. Melengkapi data yang dibutuhkan pengiriman. c. Melengkapi persyaratan pemeliharaan preventif; mengatur untuk perbaikan sarana pengangkutan dari dan ke gudang. d. Mempertahankan kualitas layanan dengan mengikuti standar organisasi. e. Mempertahankan lingkungan kerja yang aman dan bersih, sesuai dengan prosedur, aturan, dan peraturan. f. Melengkapi laporan dengan memasukkan informasi yang diperlukan. g. Mempertahankan pengetahuan teknis dengan menghadiri lokakarya pendidikan; meninjau publikasi. h. Membuat catatan administrasi persediaan barang, yang meliputi jenis barang, kode barang dan jumlah barang dengan benar. i. Merapikan setiap penempatan barang yang ada di gudang berdasarkan kelompok barang dengan baik dan teratur. j. Menyiapkan barang yang akan dikirimkan ke Pelanggan berdasarkan Surat Jalan yang diterima dari Bagian Administrasi.

6 20 k. Melakukan perhitungan fisik barang manual setiap hamelakukan koordinasi dengan Admin Supervisor dan Sales Supervisor yang berhubungan dengan stock barang. l. Melakukan pengaturan bawahannya dalam pendistribusian pengiriman 6. Supervisor Area a. Memastikan bahwa operasional outlet telah memenuhi standar service yang telah ditetapkan. b. Memberikan pelatihan, pengarahan, bimbingan, dan pengawasan kepada bawahan, dalam memastikan terlaksananya standar service yang ada. c. Mengatur pembagian waktu (jadwal) kerja staff service department. Pada waktu dan lingkungan kerja. d. Memasatikan terlaksananya SOP (Standard Operational Procedure) dan Tata Tertib Perusahaan, terutama pada waktu dan lingkungan kerja. e. Membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan operasional outlet secara berkala. f. Mengadakan daily briefing, khususnya untuk staff Service Department. g. Berperan aktif dalam tanggung jawab atas terlaksananya kegiatan promosi yang diadakan, Upselling dalam meningkatkan revenue outlet,dan pencapaian target. h. Bertanggung jawab untuk menangani keluhan, kritik, dan saran baik yang disampaikan oleh pelanggan, serta sedapat mungkin menyelesaikan keluhan, kritik dan saran dengan tata cara yang baik, ramah, dan mampu mempertahankan hubungan yang ada dengan pelanggan.

7 21 7. Crew a. Memberikan pelayanan yang terbaik (service) kepada Customer. b. Bertanggung jawab terhadap bidang pekerjaan Proses Bisnis Sistem Berjalan Prosedur sistem akuntansi berjalan yang diambil pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA) adalah sistem penggajian karyawan secara umum melewati proses sebagai berikut : Pada prosedur pemesanan barang kepada supplier. Bagian warehouse akan memberikan list atau daftar (PO) yang akan di pesan kepada bagian Admin untuk dicek dan mencatat biaya yang akan dikeluarkan. Kemudian setelah acc bagian admin akan mengirimkan pemesanan barang kepada supplier. Bagian supplier akan mengirimkan barang ke kantor CRSM. Prosedur permintaan barang Bagian outlet Cabang mengirimkan permintaan barang via untuk dikirimkan kebagian warehouse, dari bagian warehouse akan mengeluarkan Form Bukti Keluar Barang, kemudian form bukti keluar barang akan diberikan kepada bagian admin untuk dicatatan dan dihitung barang yang dikeluarkan. Setelah itu bagian admin akan menyerahkan kembali kepada bagian warehouse. Setelah bagian admin menyerahkan form bukti keluar barang bagian warehouse akan mengirimkan barang kepada outlet cabang. Kemudian outlet cabang akan mengecek barang yang dikirimkan oleh bagian warehouse, Kemudian Form keluar barang akan diserahkan kembali kebagian warehouse.

8 22 Pada prosedur laporan barang, Bagian warehouse yang membuat laporan barang ditiap bulannya, dan pada tiap bulannya laporan yang dibuat oleh bagian warehouse akan diberikan kepada bagian admin untuk mengecek dan acc laporan yang telah dibuat oleh bagian warehouse, setelah itu bagian admin akan menyerahkan kepada owner Unified Modelling Language (UML) Dalam activity diagram ada beberapa hal yang akan dijelaskan : a. Ada terdapat beberapa bagian pada prosedur sistem berjalan, Pada prosedur Pemesanan barang kepada supplier, Swimlane yang digunakan yaitu : Swimlane Bagian Warehouse, Swimlane Bagian Administrasi, Swimlane Supplier. Pada prosedur Permintaan barang, swimlane yang digunakan yaitu : swimlane Bagian Outlet Cabang, swimlane Bagian Warehouse dan swimlane Bagian Administrasi. Pada prosedur Pengiriman barang, swimlane yang digunakan yaitu : Swimlane bagian warehouse dan swimlane bagian outlet cabang. Dan prosedur laporan barang, swimlane yang digunakan yaitu : swimlane bagian warehouse, swimlane bagian administrasi, dan swimlane Owner. b. Melakukan penyimpanan bukti barang masuk dari supplier dan barang keluar ke bagian outlet cabang. c. Terdapat dua kegitan ataupun pilihan yang dilakukan oleh Bagian Administrasi yaitu saat pemberian Acc permintaan barang ke bagian warehouse untuk dikirimkan barang kepada outlet cabang. Dan bagian admin akan meberikan acc laporan persediaan barang (Stock Opname) dari bagian warehouse. Dan bagian outlet cabang akan mengirimkan kembali

9 23 permintaan barang ke pada bagian warehouse untuk stock persediaan barang dagang. d. Laporan yang dibuat oleh bagian Admin

10 Activity Diagram a. Activity Diagram Pemesanan Barang ke Supplier Gambar III.2 Activity Diagram Pemesanan Barang Ke Supplier

11 25 b. Activity Diagram Permintaan barang outlet Gambar III.3 Activity Diagram Permintaan Barang Outlet

12 26 c. Activity Diagram Pengiriman Barang Gambar III.4 Activity Diagram Pengiriman Barang

13 27 d. Activity Diagram Laporan Persediaan Barang Gambar III.5 Activity Diagram Laporan Persediaan Barang

14 Spesifikasi Sistem Berjalan Karena banyaknya proses yang ada di PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (Killiney) maka penulis hanya membatasi pada sistem persediaan barang dagang. Dari awal melakukan pengajuan barang hingga laporan persediaan barang dagang. Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen yang mempunyai peranan dalam proses persediaan barang dagang pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI Spesifikasi Dokumen Masukkan Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik berasal dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar. Adapun dokumen input tersebut adalah : A. Nama Dokumen : Form Order Barang Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Meminta Barang dagang : Outlet Cabang : ke bagian Warehouse : Kertas : Setiap 2 hari sebelum kedatangan barang : Satu Berkas Bentuk : Lampiran A-1 B. Nama Dokumen : Bukti PO Supplier Fungsi Sumber Tujuan : Bukti pembelian barang melalui supplier : Bagian warehouse : Supplier

15 29 Media Frekuensi Jumlah : Kertas : Setiap Minggu : Sesuai dengan kebutuhan gudang Bentuk : Lampiran A Spesifikasi Dokumen Keluaran Dokumen Output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen berupa dokumen dokumen yang akan mendukung kegiatan serta merupakan hasil pencatatan atau pelaporan. Adapun dokumen output adalah : A. Nama dokumen : Form Bukti Keluar Barang Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Melaporkan barang yang keluar dari gudang : Warehouse : Outlet Cabang : Kertas : Setiap barang yang akan dikirim ke Outlet : Satu Lembar Bentuk : Lampiran B-1 B. Nama dokumen : Laporan Persediaan Barang Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui laporan persediaan barang : Warehouse : Admin : Kertas : Setiap Bulan : 1 lembar

16 30 Bentuk : Lampiran B Permasalahan Dari hasil pengamatan penulis, penulis memperoleh beberapa permasalahan yang di alami oleh PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI, yaitu : 1. Masih sering terjadi kesalahan pencatatan dalam pembuatan form barang keluar 2. Terjadinya barang yang belum tercatat pada pencatatan barang yg keluar dan masuk sehingga adanya selisih barang pada laporan persediaan barang diakhir bulan. 3. Informasi atau data yang dihasilkan cukup lama dikarenakan pencatatannya masih manual atau tertulis untuk data barang yang ada pada perusahaan. 4. Lebih rentan hilangnya dokumen sehingga proses pembuatan Laporan menjadi lama karna harus menyesuaikan kembali untuk barang yang masuk dan keluar gudang Alternatif Pemecahan Masalah Banyak berbagai masalah yang timbul akibat sistem pencatatan persediaan barang secara manual. Keuntungan dari penggunaan teknologi komputer/pengolahan data dengan terkomputerisasi antara lain : 1. Dapat meminimalisasi kesalahan yang dikarenakan human error (kesalahan yang dikarenakan kekurang telitian dari pembuat informasi). 2. Dengan data diproses secara terkomputerisasi maka kesalahan barang yang tidak tercatat lebih dapat diminimalisasikan.

17 31 3. Dengan data diproses secara terkomputerisasi maka informasi yang dihasilkan lebih cepat, rapih dan lebih mengikuti perkembangan jaman. 4. Keamanan data yang tersimpan lebih terjamin, tidak akan mudah rusak Dapat lebih meringkas penyimpanan data atau arsip data yang perlu sehingga tidak dapat terjadinya kehilangan dokumen.