BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 69 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Motorola dikenal di seluruh dunia akan inovasi dan kepemimpinannya dalam segi perangkat nirkabel dan komunikasi broadband. Terinspirasi oleh visi Seamless Mobility, sumber daya manusia Motorola berkomitmen untuk membantu masyarakat untuk dapat dan selalu terhubung dengan mudah dan tanpa hambatan kepada orang, informasi dan hiburan yang dibutuhkan dan diinginkan. Hal ini dilakukan dengan merancang dan memberikan produk must have, pengalaman must do dan jaringan yang kuat serta dilengkapi dengan dukungan servis yang menyeluruh. Termasuk dalam 100 perusahaan teratas dengan keberadaan dan pengaruh global oleh Fortune, Motorola memiliki penjualan sebesar US$ 42.9 milyar pada tahun Salah satu kategori bisnisnya adalah network and enterprise, dimana, sebagai penyedia utama dalam infrastruktur end to end, komunikasi suara dan data terintegrasi, serta solusi informasi, Motorola mengusung misi penting dalam keamanan radio dua arah, seluler dan sistem broadband nirkabel untuk memenuhi kebutuhan keamanan publik, pemerintah, swasta, penyedia jasa dan pelanggan bisnis di seluruh dunia. Network and enterprise mengembangkan mobilitas tanpa perantara dengan solusi teknologi inovatif dan layanan bisnis yang membantu pelanggan dalam mengintegrasi, mengoptimalisasi dan

2 70 mengelola jaringannya untuk menjaga setiap orang terhubung di setiap aktivitas yang dilakukan sehari-hari. PT. XYZ yang merupakan suatu perusahaan perseroan terbatas, ditunjuk oleh Motorola sebagai perwakilan di Indonesia yang mendukung Motorola dalam distribusi dan servis produk radio dua arah Merk Motorola. Distribusi produk meliputi penjualan skala business-to-business (B2B) maupun business-toconsumer (B2C), serta menyediakan layanan servis bagi kedua jenis pelanggan perusahaan tersebut. Sebagai dukungan servis resmi Motorola, perusahaan wajib memberikan dukungan tepat waktu yang dibutuhkan pelanggan, baik di tempat pelanggan maupun dalam fasilitas pelayanan Motorola. Ketika perbaikan level komponen dibutuhkan, teknisi ahli perusahaan dapat dengan segera mengetahui masalah dan melakukan perbaikan sesuai standar internasional yang telah ditetapkan oleh Motorola akan perangkat radio dua arah maupun aksesorisnya. Dalam banyak kasus, perusahaan menerima, memperbaiki dan mengirimkan radio ke pelanggan dalam kurun waktu beberapa hari.

3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Berikut ini adalah bagan struktur organisasi pada PT. XYZ : RUPS Dewan Komisaris Direktur Sekretaris Manajer Keuangan dan Akuntansi Manajer Pemasaran dan Penjualan Manajer Pembelian Manajer Teknis Inventori Kasir Staff Penjualan Staff Pembelian Teknisi Akuntansi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ Area utama yang akan menggunakan sistem meliputi area didalam kotak dengan garis putus-putus, yaitu pemasaran dan penjualan dan pembelian. Area-area bisnis lainnya, yaitu keuangan dan akuntansi dan teknis lebih bersifat sebagai pendukung karena hanya didukung sistem sebatas fungsi-fungsi yang terkait dengan area pemasaran dan penjualan dan pembelian.

4 Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun uraian pembagian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang terlihat dalam Gambar 3.1, adalah sebagai berikut : Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Mengangkat dan memberhentikan anggota dewan komisaris dan dewan direksi Berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat Mengesahkan anggaran perusahaan Dewan Komisaris Bertanggung jawab kepada RUPS Mengawasi kepengurusan perusahaan oleh dewan direksi Berhak meminta pertanggungjawaban kepada dewan direksi Direktur Bertanggung jawab kepada RUPS Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan, strategi dan tujuan dalam pengembangan perusahaan. Menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari semua karyawan perusahaan. Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran-saran dan perintah kepada karyawan dalam rangka pelaksanaan tugas masing-masing karyawan. Mengawasi jalannya perusahaan dan mengadakan perubahanperubahan yang diperlukan sejalan dengan kebutuhan akan perkembangan perusahaan.

5 73 Mengkoordinasikan kegiatan dalam organisasi agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Menentukan pengambilan keputusan terakhir untuk intern perusahaan dan untuk mewakili nama perusahaan. Sekretaris Bertanggung jawab kepada direktur Mendokumentasikan formal meeting baik internal maupun eksternal yang melibatkan direktur Melakukan pengarsipan terhadap semua dokumen-dokumen dari transaksi perusahaan yang ada Manajer Keuangan dan Akuntansi Memeriksa dan mengawasi bagian inventory, accounting, dan kas. Memberikan laporan persediaan barang kepada Direktur. Bagian Inventori Melakukan pencatatan dan sortir terhadap barang masuk dan barang keluar Menyimpan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran barang Memberikan laporan kepada manajemen mengenai saldo barang Mengecek dan menghitung kebenaran saldo pengeluaran, penerimaan dan stok barang Bagian Kasir Melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang Bertanggung jawab atas keamanan uang perusahaan

6 74 Membayar upah buruh dan gaji karyawan Bagian Akuntansi Mengkoordinasikan pencatatan dan otorisasi transaksi perusahaan Bertanggungjawab menyusun laporan keuangan perusahaan Bertanggungjawab terhadap Manajer Keuangan dan Akuntansi Manajer Pemasaran Merancanakan pemasaran jangka pendek dan jangka panjang dengan melihat peluang pasar dan memprediksi kecenderungan pasar di masa datang Mengawasi kegiatan dan biaya pemasaran, serta menangani kegiatan promosi Bertanggung jawab kepada Direktur dengan membuat laporan hasil penjualan secara periodik Menerima hasil penjualan dari bagian administrasi penjualan Staff Penjualan Berhubungan langsung dengan para pelanggan dan mencari pelanggan baru Bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran dan Penjualan Bagian Pembelian Memesan barang kepada pemasok Mengecek pesanan yang belum diterima Bertanggungjawab kepada Direktur dengan membuat laporan pembelian

7 75 Bagian Teknis Bertanggung jawab atas aktivitas bisnis perusahaan dalam hal servis HT Radio Bertanggung jawab atas hal-hal teknis yang berhubungan dengan retur penjualan 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT. XYZ masih belum terintegrasi karena komputer yang ada hanya dimanfaatkan sebagai sarana pengetikan dokumen-dokumen dan untuk penghitungan keuangan seperti gaji, pembayaran pajak, pendapatan dan pengeluaran perusahaan. Pencatatan hasil penjualan dan pembelian masih menerapkan cara penyalinan data-data pada buku penjualan dan pembelian. Data-data penjualan, pembelian dan persediaan dikerjakan secara manual (satu persatu) dijumlah kemudian dilaporkan pada atasan berupa dokumen yang telah diketik ulang menggunakan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Laporan penjualan, pembelian dan persediaan dicetak setiap bulan. Berikut ini adalah tabel perkiraan volume informasi yang diberikan perusahaan :

8 76 Tabel 3.1 Perkiraan Volume Informasi jumlah calon user 15 jumlah pelanggan 100 jumlah pemasok 20 jumlah gudang 2 jumlah jenis produk 10 jumlah produk 1632 jumlah nomorseri 7500 jumlah pembelian jumlah penjualan jumlah pembayaran beli jumlah pembayaran jual jumlah retur pembelian jumlah retur penjualan jumlah servis jumlah retur yang mengakibatkan ganti baru 0 0 0

9 Diagram Aliran Dokumen Diagram Aliran Dokumen Pembelian Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Prosedur Pembelian

10 78 Penjelasan mengenai prosedur pembelian (Gambar 3.2) adalah sebagai berikut : 1. Bagian gudang melaporkan persediaan barang secara berkala (harian) atau jika persediaan barang tertentu mencapai batas minimum. 2. Bagian pembelian berdasarkan laporan tersebut membuat surat permintaan penawaran kepada pemasok. 3. Bagian pembelian berdasarkan surat penawaran pemasok membuat Purchase Order 3 rangkap : dikirim ke pemasok (asli), disimpan (rangkap 1), bagian keuangan (rangkap 2) dan bagian gudang (rangkap 3). Jika bagian keuangan menyetujui Purchase Order tersebut, maka baru didistribusikan di bagian lain, jika tidak maka tidak ada transaksi. 4. Bagian gudang menerima bukti penerimaan barang dan dicocokkan dengan Purchase Order, jika sesuai maka bagian gudang akan menerima barang. Jika tidak sesuai maka barang tidak diterima. 5. Bagian keuangan menerima copy faktur pembelian dari pemasok beserta bukti penerimaan barang. 6. Bagian keuangan melakukan pembayaran pembelian ke pemasok 7. Pemasok mengirimkan bukti pembayaran pembelian, jika sudah lunas disertai dengan faktur pembelian yang asli.

11 Diagram Aliran Dokumen Penjualan Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Prosedur Penjualan

12 80 Penjelasan mengenai prosedur penjualan (Gambar 3.3) adalah sebagai berikut : 1. Bagian sales menerima surat permintaan penawaran dari pelanggan 2. Bagian sales memeriksa persediaan. Jika persediaan tidak ada, maka tidak ada transaksi. Jika ada persediaan maka bagian sales membuat surat penawaran copy 2 rangkap : dikirim ke pelanggan (asli), dokumentasikan beserta surat permintaan penawaran dari pelanggan (rangkap 1) dan disimpan untuk follow up (rangkap 2). 3. Jika pelanggan tidak melakukan konfirmasi, maka transaksi batal. 4. Jika pelanggan melakukan konfirmasi dengan mengirimkan Purchase Order 5. Berdasarkan Purchase Order dari pelanggan, sales membuat Invoice Penjualan 3 rangkap : dikirim ke bagian keuangan (asli), bagian gudang (rangkap 1), disimpan (rangkap 2) dan pelanggan (rangkap 3). Jika bagian keuangan menyetujui Purchase Order tersebut, maka baru didistribusikan di bagian lain, jika tidak maka tidak ada transaksi. 6. Bagian gudang mengirimkan barang dan membuat bukti pengeluaran barang untuk keuangan 7. Bagian keuangan mengirimkan copy faktur penjualan ke pelanggan dan bukti pengeluaran barang 8. Pelanggan melakukan pembayaran penjualan 9. Bagian keuangan mengirimkan bukti pembayaran penjualan, jika sudah lunas disertai dengan faktur penjualan yang asli.

13 Diagram Aliran Dokumen Penjualan Servis Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Servis

14 82 Penjelasan mengenai prosedur servis (Gambar 3.4) adalah sebagai berikut : 1. Bagian penjualan menerima barang dari pelanggan dan memberikan tanda terima barang 2. Staff penjualan mengirimkan barang ke bagian teknisi 3. Jika barang tidak dapat diservis, maka barang pelanggan menyerahkan tanda terima barang untuk mendapatkan barang. 4. Jika barang dapat diservis beserta pembelian barang, maka pelanggan melakukan transaksi pembelian dan membayar di kasir untuk mendapatkan bukti pembayaran servis asli dan rangkap 1. Pelanggan menyerahkan bukti pembayaran servis asli ke bagian penjualan beserta tanda terima barang untuk mendapatkan barang. 5. Jika barang dapat diservis tanpa pembelian barang, maka pelanggan membayar di kasir untuk mendapatkan bukti pembayaran servis asli dan rangkap 1. Pelanggan menyerahkan bukti pembayaran servis asli ke bagian penjualan beserta tanda terima barang untuk mendapatkan barang.

15 Diagram Aliran Dokumen Retur Pembelian Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Retur Pembelian Penjelasan mengenai retur pembelian (Gambar 3.5) adalah sebagai berikut : 1. Bagian gudang melaporkan daftar bad stock secara berkala (bulanan) atau jika diminta. 2. Bagian pembelian membuat nota retur pembelian 3 rangkap : dikirim ke bagian keuangan (asli dan rangkap 1), disimpan (rangkap 2) dan bagian gudang (rangkap 3) 3. Bagian gudang akan membuat surat pengeluaran barang untuk bagian keuangan

16 84 4. Bagian keuangan mengirimkan surat pengeluaran barang dan retur pembelian asli ke pemasok. 5. Pemasok mengeluarkan surat pemotongan hutang. 6. Bagian keuangan mengirimkan surat penerimaan pemotongan hutang Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Retur Penjualan

17 85 Penjelasan mengenai retur penjualan (Gambar 3.6) adalah sebagai berikut : 1. Bagian penjualan menerima barang dari pelanggan dan menyerahkan tanda terima barang 2. Jika barang harus ganti baru, bagian penjualan membuat nota retur penjualan dengan keterangan ganti baru sebanyak 3 rangkap : bagian penjualan (asli dan rangkap 1), bagian keuangan (rangkap 2), bagian gudang (rangkap 3). Bagian gudang akan mengirimkan barang dan membuat bukti pengeluaran barang untuk keuangan 3. Jika barang dapat diservis beserta pembelian barang, maka pelanggan melakukan transaksi pembelian. Pelanggan menyerahkan tanda terima barang untuk mendapatkan barang dan nota servis akibat retur. 4. Jika barang dapat diservis tanpa pembelian barang, maka pelanggan menyerahkan tanda terima barang untuk mendapatkan barang dan nota servis akibat retur.

18 Diagram Hubungan Sistem Informasi Gambar 3.7 Context Diagram

19 Diagram Aliran Data 1.0 Meminta Surat Permintaan Pernawaran Penjualan 2.0 Memeriksa Persediaan SerialNumber 12.0 Surat Penawaran Pembelian Surat Permintaan Penawaran Penjualan 13.0 Purchase Order Customer Surat Penawaran Penjualan 4.0 Mengirim Purchase Order 3.0 Mendapat Surat Penawaran Penjualan 5.0 Pengiriman Barang Penjualan 14.0 Pengiriman Pembelian Barang 15.0 Pengembalian Barang Supplier 6.0 Pengembalian Barang Retur Penjualan Retur Pembelian 7.0 Servis Barang trservice 16.0 Penagihan Utang 8.0 Ganti Barang trganti 18.0 Membuat Laporan trpembelian 9.0 Pengambilan Barang Servis 17.0 Pembayaran Pembelian 10.0 Penagihan Piutang trpenjualan trpembayaranbeli 11.0 Pembayaran Penjualan trpembayaranjual Direktur Gambar 3.8 Diagram Aliran Data Level Nol

20 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan data yang didapat dari wawacara yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa masalah yang dihadapi PT. XYZ sebagai berikut: 1. Terjadinya transaksi penjualan padahal barang tidak tersedia dan tidak adanya pembelian padahal barang sudah habis Karena pencatatan yang masih manual, data persediaan barang seringkali tidak terkini bahkan tidak akurat. Hal ini seringkali menimbulkan masalah berupa penundaan transaksi dan bahkan barang dianggap hilang. 2. Rendahnya tingkat keamanan data Integrasi dan keamanan data sangat rendah karena data disimpan dalam dokumen yang bisa diubah sewaktu-waktu oleh karyawan. 3. Kesulitan dalam mengakses data Karena data berbentuk dokumen-dokumen yang begitu banyak, baik di lemari arsip maupun penyimpanan manual di komputer, perusahaan kesulitan dalam mengakses data tertentu. Hal ini tentu saja berakibat pada lambatnya kinerja. 4. Komunikasi informasi antar unit sangat sulit Karena keterbatasan penggunaan teknologi informasi, komunikasi informasi tidak dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, apalagi secara otomatis. Staff penjualan yang seharusnya berada di front office sering tidak ada di tempat karena harus menyampaikan atau mendapatkan informasi dari unit lain atau tidak dapat melayani pelanggan secara maksimal karena harus menerima telepon untuk komunikasi internal.

21 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini merupakan tabel hasil analisis kebutuhan informasi PT. XYZ yang diterjemahkan ke dalam bentuk entiti beserta dengan deskripsinya, antara lain : Tabel 3.2 Tabel Analisa Kebutuhan Informasi pada PT. XYZ Nama Entiti Deskripsi Kebutuhan Informasi Customer Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang pelanggan dari Nama, alamat, kota, telepon, fax, , orang yang dapat dihubungi, dan rekening bank PT. XYZ Supplier Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang pemasok dari Nama, alamat, kota, telepon, fax, , orang yang dapat dihubungi, dan rekening bank PT. XYZ Product Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang persediaan barang dari PT. XYZ Kategori, nama produk, garansi, Serial Number, harga dan jumlah tersedia, jumlah minimum Faktur Pembelian Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang transaksi pembelian barang kepada supplier Kategori, nama produk, garansi, Serial Number, harga dan jumlah pembelian dari produk, Nama, alamat, telepon, orang yang dapat dihubungi, dan rekening bank dari pemasok, serta apakah pembelian berupa kredit atau tunai, tanggal, dan volume pembelian tiap bulan. Faktur Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang transaksi Kategori, nama produk, garansi, Serial Number, harga dan jumlah penjualan dari produk,

22 Retur Pembelian Retur Penjualan Pembayaran Penjualan Pembayaran pembelian penjualan barang kepada customer Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang pengembalian barang yang dilakukan oleh perusahaan kepada supplier Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang pengembalian barang yang dilakukan oleh customer kepada perusahaan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang status pembayaran dari customer Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang status pembayaran kepada Supplier 90 Nama, alamat, telepon, dan rekening bank dari pelanggan, serta apakah penjualan berupa kredit atau tunai, tanggal, dan volume penjualan tiap bulan. Kategori, nama produk, garansi, Serial Number, dan harga dari produk, Nama, alamat, telepon, orang yang dapat dihubungi, dan rekening bank dari pemasok, tanggal, dan volume retur pembelian tiap bulan. Kategori, nama produk, garansi, Serial Number, dan harga dari produk, Nama, alamat, telepon, dan rekening bank dari pelanggan, serta apakah retur membutuhkan penggantian barang atau servis, tanggal, dan volume retur penjualan tiap bulan. Nama, alamat, telepon, dan rekening bank dari pelanggan, tanggal, serta nilai pembayaran dari faktur penjualan tertentu. Nama, alamat, telepon, orang yang dapat dihubungi dan rekening bank dari pemasok, tanggal, serta nilai pembayaran dari faktur pembelian tertentu.

23 Servis Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang servis sebagai layanan purna jual perusahaan. 91 Jenis servis apakah berasal dari retur atau penjualan jasa, nama, alamat, telepon dari pelanggan, nama produk, harga, dan volume servis tiap bulan. Tabel 3.3 Tabel Analisa Kebutuhan Pengguna pada PT. XYZ Penjualan Pembelian Keuangan Admin msuser X X X X msbagian X X X X msjabatan X X X X mscustomer X X mssupplier X X SerialNumber X X X msproduk X X X msjenisproduk X X X trpenjualan X X trpembelian X X trpembayaranjual X X trpembayaranbeli X X msgudang X X X ReturPenjualan X X ReturPembelian X X trservice X X trganti X X

24 Alternatif Pemecahan Masalah Masalah-masalah tersebut dapat diatasi dengan cara : 1. Membuat suatu aplikasi basis data pembelian dan penjualan serta pemantauan persediaan barang yang dapat mengintegrasikan seluruh informasi-informasi yang berkaitan dengan aktivitas pembelian dan penjualan serta pemantauan persediaan barang. Adapun basis data yang dimaksudkan mendukung : pembuatan invoice pembelian, invoice penjualan, nota servis, pembayaran pembelian, pembayaran penjualan, retur pembelian dan retur penjualan. 2. Melengkapi basis data dengan kemampuan untuk mengingatkan pengguna yang berkaitan dengan aturan dan kebijakan perusahaan yang umumnya cenderung bersifat teknis. Selain itu keamanan dari segi hak akses juga harus dilakukan. 3. Membangun sistem informasi yang memudahkan pengguna dalam membuat laporan sesuai dengan kriteria dan format yang ditentukan oleh perusahaan.