STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Transkripsi

1 STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Jurusan Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2018

2 Standard Operating Procedure PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Jurusan Psikologi Universitas Brawijaya Malang 2018

3 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN UN10/F11/13/HK a/04 16 Agustus 2018 Revisi 3 Halaman 1 dari 6 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Proses Penanggung Jawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Ika Herani, S.Psi., M.Si. 2. Pemeriksaan Ika Herani, S.Psi., M.Si. 3. Persetujuan Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D. 4. Penetapan Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D. 5. Pengendalian Dr. Ika Widyarini, MLHR. Sekretaris Jurusan Sekretaris Jurusan Ketua Jurusan Ketua Jurusan Ketua Unit Jaminan Mutu Hal. i

4 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

5 A. Tujuan Menyusun dan mengendalikan semua dokumen (termasuk rekaman) yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak mudah untuk mengakses dokumen yang diperlukan. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Prosedur ini berlaku dan dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Psikologi dalam lingkup pengendalian dokumen-dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang meliputi aktivitas penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, revisi, dan pemusnahan. C. Standar Mutu yang Terkait 1. Manual Mutu FISIP 2. Manual Mutu Jurusan Psikologi D. Istilah dan Definisi 1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah satuan kerja fungsional yang dibentuk dan diberi tugas untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di Jurusan Psikologi. 2. Pengelola adalah ketua dan sekretaris jurusan Psikologi. 3. Dokumen mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan standar penjaminan mutu akademik dan standar penjaminan mutu internal, yang terdiri dari a) Visi, Misi, dan Tujuan, b) Rencana Strategis (Renstra), c) Program Kerja (Proker), d) Manual Mutu, e) SOP, f) Formulir. 4. Rekaman adalah bukti pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan sistem penjaminan mutu akademik baik yang dapat berupa Formulir dan Berita Acara. E. Urutan Prosedur 1. Sekretaris Jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau analisis yang dilakukan oleh pengelola. 2. UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam proses penyusunan usulan dokumen mutu, UJM dapat bekerja sama dengan Hal. 1

6 pihak-pihak yang terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3 bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta formulir yang diperlukan. 3. Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada pengelola melalui Sekretaris Jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal selama 1 bulan. Sekretaris jurusan, sebagai management representative memberikan masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu. Dokumen mutu harus memenuhi aturan dokumen naskah dinas Universitas Brawijaya. 4. Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua Jurusan untuk mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang telah disetujui, harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang terkait lainnya. Proses penandatanganan dokumen mutu maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft. 5. Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM 6. Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti dengan penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani diberi cap ASLI dan disimpan sebagai dokumen internal UJM. Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada Sekretaris Jurusan dan diberi cap COPY. Jika diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap COPY. Proses pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI disahkan. 7. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk softcopy dan dipublikasikan melalui web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas untuk dosen dan tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui kepada pengguna. 8. Jika dokumen mutu yang telah disahkan merupakan revisi dari dokumen mutu sebelumnya, maka akan berdampak pada tidak berlakunya dokumen lama. Dokumen lama harus diberi tanda KADALUWARSA dan dapat disimpan sampai masa retensi (minimal 1 tahun) kemudian dapat dimusnahkan. 9. Pemeliharaan dan pencatatan runtutan pembuatan/revisi dokumen mutu diserahkan kepada sekretaris UJM. 10. Setiap kurun waktu 1 tahun sekali, UJM melakukan tinjauan dokumen mutu yang disusun dan dikendalikan. Hal. 2

7 F. Bagan Alir No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Ketua UJM Sekretaris UJM Unit Terkait Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1 Mulai 2 Sekretaris jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau analisis yang dilakukan oleh pengelola UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam proses penyusunan usulan dokumen mutu, UJM dapat bekerja sama dengan pihak-pihak yang 3 terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3 bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta formulir yang diperlukan. 4 Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada pengelola melalui sekretaris jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal selama 1 bulan. Sekretaris jurusan, sebagai management representative memberikan masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu. Umpan balik temuan audit atau analisis pengelola Usul dokumen mutu Draft usulan dokumen mutu 3 hari Usul pembuatan dokumen mutu 3 bulan untuk Manual Mutu, 1 bulan untuk SOP Draft usulan dokumen mutu 1 bulan Draft usulan dokumen mutu Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua Jurusan untuk mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang telah disetujui, harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang terkait lainnya. Proses penandatanganan dokumen mutu maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti dengan penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani diberi cap ASLI dan disimpan sebagai dokumen internal UJM. 8 Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada sekretaris jurusan dan diberi cap COPY. Jika diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap COPY. Proses pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI disahkan. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk softcopy dan dipublikasikan melalui 9 web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas untuk dosen dan tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui kepada pengguna Draft usulan dokumen mutu Draft dokumen mutu (Draft SOP atau Draft MM) yang telah ditandatangani Draft dokumen mutu (Draft SOP atau Draft MM) yang telah ditandatangani Draft dokumen mutu (Draft SOP atau Draft MM) yang telah ditandatangani Dokumen mutu telah disahkan bentuk soft copy 1 minggu Draft dokumen mutu (Draft SOP atau Draft MM) 1 hari Draft dokumen mutu (Draft SOP atau Draft MM) yang telah ditandatangani maksimal 1 bulan Dokumen mutu (SOP atau MM) ASLI 3 hari Dokumen mutu (SOP atau MM) COPY 1 minggu Unggahan dokumen mutu di website dan kepada tenaga kependidikan 10 Selesai G. Referensi ---- H. Lampiran 1. Formulir Pengajuan Dokumen Mutu 2. Template Manual Mutu 3. Template SOP 4. Formulir Catatan Rekaman Dokumen Mutu Hal. 3

8 FORMULIR PENGUSULAN DOKUMEN MUTU Tanggal: Dokumen Mutu yang diusulkan: Alasan pengusulan: Gambaran Umum Spesifikasi SOP: Malang,, (Pengelola) Hal. 4

9 FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU ASLI Periode. s / d. Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Evaluasi Relevansi Rekomendasi Malang, Mengetahui, Ketua UJM Penanggung Jawab Rekaman (.) (..) Hal. 5

10 FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU KADALUWARSA Periode. s / d. Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Tanggal Kadaluwarsa Rekomendasi Malang, Mengetahui, Ketua UJM Penanggung Jawab Rekaman (.) (..) Hal. 6

11 Hal. 7 UNIT JAMINAN MUTU 2018