OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK16. ARAHAN KERJA PEMULANGAN BAHAN Tarikh: 22/08/2011

Transkripsi

1 Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Menerangkan kaedah menguruskan pemulangan bahan perpustakaan yang dipinjam oleh pelanggan. 2.0 SKOP Meliputi pemulangan bahan perpustakaan melalui kaunter dan kotak pemulangan bahan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua (Online Documentation Circulation Module) - Virtua Modul Sirkulasi OPR/PSAS/GP03/BH OPR/PSAS/GP03/TB OPR/PSAS/GP03/MUS OPR/PSAS/GP03/KW OPR/PSAS/GP03/PJJ UPM/OPR/PSAS/P009 GP Mengendali Bahan Hilang / Rosak Dalam Pinjaman Pengguna GP Memproses Tempahan Bahan GP Mengendali Masalah Urusan Sirkulasi GP Kutipan Wang GP Perkhidmatan kepada Pelajar PJJ Prosedur Penyelenggaraan Bahan OPR/PSAS/GP03/BR GP Mengendali Bahan Rosak Untuk Proses Baikpulih / Pelupusan OPR/PSAS/BL03/PFU OPR/PSAS/BL03/PM 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Log Pinjaman Peta / Foto Udara Log Pemulangan Manual AK BMA BPM BS GP PS : Arahan Kerja : Bahagian Media dan Arkib : Bahagian Pengurusan Maklumat : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS : Garis Panduan : Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak

2 Halaman: 2/8 PKSB PJJ PP PPKn PPSK PPV : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Pendidikan Jarak Jauh : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar 5.0 bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat mengikuti langkahlangkah dalam arahan kerja ini.

3 Halaman: 3/8 6.0 Carta Alir Arahan Kerja Pemulangan Bahan Mula 7.1 Terima bahan Sistem Virtua boleh digunakan? 7.4 Uruskan pemulangan secara manual Kaunter 7.5 Kaedah pemulangan bahan Pos Ambil bahan Kotak pemulangan Tekan kekunci F4 Masukkan no. kod palang bahan Uruskan pemulangan PJJ Status bahan telah dikembalikan? 7.10 Ada denda? 7.11 Bayar denda? 7.12 Terima denda 7.13 Batal tarikh pemulangan di bahan/surat 7.14 Bahan bermasalah? Ada tempahan? 7.17 Letak bahan di troli / rak tempahan Letak bahan di troli/rak yang ditetapkan Letak bahan di troli/rak penyisihan 7.19 Tamat 7.20

4 Halaman: 4/8 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula. 7.2 Terima Bahan untuk Pemulangan. 7.3 Sistem Virtua boleh Digunakan? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Uruskan Pemulangan secara Manual. (Rujuk GP Mengendali Masalah Urusan Sirkulasi (OPR/PSAS/GP03/MUS) dan terus ke langkah Kaedah Pemulangan Bahan: Jika pemulangan melalui kaunter, ikut langkah Jika pemulangan melalui kotak pemulangan, ikut langkah Jika pemulangan melalui pos, ikut langkah Uruskan Pemulangan Bahan melalui Pos daripada Pelajar PJJ. (Rujuk : GP Perkhidmatan kepada Pelajar PJJ (OPR/PSAS/GP03/PJJ), langkah 4.0. Terus ke langkah 7.20.

5 Halaman: 5/8 Tindakan 7.7 Ambil Bahan yang Dikembalikan melalui Kotak Pemulangan Buku untuk Dibuat Semakan Semula dan Cop Tarikh Bahan Dikembalikan pada Bahan. 7.8 Tekan Kekunci F4 dalam Modul Sirkulasi Virtua. 7.9 Masukkan Nombor Kod Palang Bahan Pastikan Status Bahan Menunjukkan Bahan telah Dikembalikan Jika tidak, ulang langkah Jika ya, ikut langkah Bagi bahan yang dipulangkan melalui kotak pemulangan bahan, ikut langkah Pastikan ada Denda atau? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Adakah Pelanggan Mahu Membayar Denda? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Terima Denda. (Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) Copkan Tarikh Pemulangan pada Bahan / Borang Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BR03/PFU) yang Terdapat di Dalam Log Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BL03/PFU) / Surat (Mengikut Keperluan) Semak Sama Ada Bahan Bermasalah Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah 7.16.

6 Halaman: 6/8 Tindakan 7.16 Selitkan Slip Bahan Bermasalah pada Bahan dan Tempatkan Bahan di Troli / Rak yang Ditetapkan atau Serah Bahan kepada Pegawai Bertanggungjawab. - Bagi bahan yang dirosakkan oleh pengguna, rujuk GP Mengendali Bahan Hilang / Rosak Dalam Pinjaman Pengguna (OPR/PSAS/GP03/BH). - Bagi bahan yang rosak kerana kekerapan penggunaan, rujuk GP Mengendali Bahan Rosak Untuk Proses Baikpulih / Pelupusan (OPR/PSAS/GP03/BR). - Bagi lain-lain masalah, rujuk GP Mengendali Masalah Urusan Sirkulasi (OPR/PSAS/GP03/MUS). Terus ke langkah Adakah Bahan Ditempah Pelanggan Lain? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Isi Borang Tempahan Bahan (OPR/PSAS/BR03/TB) atau / dan Selitkan Borang Tersebut pada Bahan dan Tempatkan Bahan di Troli / Rak Tempahan (Rujuk GP Memproses Bahan Tempahan (OPR/PSAS/GP03/TB). Terus Ke Langkah Letakkan Bahan di Troli / Rak Penyisihan (Jika Perlu) untuk Disusun Semula ke Rak. (Rujuk Prosedur Penyelenggaraan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P009) Tamat.

7 Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. - Rekod Patron / PPP / PPP Pelayan Virtua Sehingga bahan dikembalikan 2. UPM/PSAS/BMA/8.5.1 PPKn PPKn BMA 5 Tahun Surat Menyurat Am BMA 3. UPM/PSAS/BPM/ PP PP BPM Perkhidmatan Pendidikan Jarak Jauh Borang Perkhidmatan PJJ OPR/PSAS/BR06/PJJ1 - Surat-surat berkaitan 5 Tahun 4. UPM/PSAS/PS/ PP PP PS Perkhidmatan Pendidikan Jarak Jauh 5 Tahun Borang Perkhidmatan PJJ OPR/PSAS/BR06/PJJ1 - Surat-surat berkaitan 5. OPR/PSAS/BL05/PFU Log Pinjaman Peta / Foto Udara Borang Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BR05/PFU) 6. OPR/PSAS/BL03/TB Log Tempahan Bahan - Borang Tempahan Bahan (OPR/PSAS/BR03/TB) PPKn PPKn BMA 1 Tahun PPKn/PP PPKn/PP BS PPSK PS PKSB PPV 1 Tahun

8 Halaman: 8/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7. OPR/PSAS/BL03/PM Log Pemulangan Manual Borang Pemulangan Bahan (OPR/PSAS/BR03/PPP) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PPKn/PP PPKn/PP BS BMA PPSK PS PKSB PPV Kuasa Melupus 1 Tahun 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/ OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011