DAFTAR ISI PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA KULIT MUKA & PENGESAHAN... 1/12 2/12 DAFTAR ISI.. 1. RUANG LINGKUP. 3/12 3/12 2. TUJUAN DAN SASARAN.

Transkripsi

1

2 Halaman : 2 dari 12 DAFTAR ISI U r a i a n. KULIT MUKA & PENGESAHAN... DAFTAR ISI.. 1. RUANG LINGKUP. 2. TUJUAN DAN SASARAN. 3. DEFINISI REFERENSI KETENTUAN UMUM. 6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB.. 7. KONDISI KHUSUS 8. KRONOLOGIS DOKUMEN.. 9. LAMPIRAN Halaman. 1/12 2/12 3/12 3/12 3/12 4/12 4/12 6/12 11/12 11/12 12/12

3 Halaman : 3 dari RUANG LINGKUP 1.1. Prosedur ini mengatur kegiatan pengadaan barang dan jasa, baik barang Investasi maupun barang Operasional di PT. ISTAKA KARYA (Persero) Prosedur ini mengatur kegiatan pengadaan Produsen/Pemasok dan jasa yang berlaku sebagai ketentuan yang mengikat pada pengendalian Sistem Manajemen ISTAKA 2.0. TUJUAN DAN SASARAN 2.1. Untuk menjamin pengadaan barang dan jasa sesuai dengan spesifikasi dan waktu yang diminta oleh Pengguna / User Untuk menjamin pengadaan Barang dan Jasa, sesuai dengan syarat ketentuan yang berlaku di perusahaan PT. Istaka Karya (Persero) Untuk memastikan bahwa setiap Rekanan yang dikontrak dapat menjamin mutu produk akhir, waktu pengiriman (delivery) / pelaksanaan, K3L sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam Kontrak / PO DEFINISI 3.1. Barang Investasi adalah harta perusahaan yang dipergunakan dalam operasional seharihari yang mempunyai nilai pembelian diatas Rp (lima puluh juta rupiah) dengan umur ekonomis lebih besar atau sama dengan 5 tahun yang sesuai sifat dan spesifikasi barang yang bersangkutan Barang Operasional adalah barang yang setelah melalui proses produksi diserahkan kepada Owner atau semua barang yang habis dipakai dalam satu siklus usaha atau tahunan perusahaan Jasa adalah kompensasi kenikmatan yang diterima perusahaan dari pihak ketiga atas pelaksanaan kegiatan perusahaan dalam kurun waktu tertentu Rekanan dalam prosedur ini adalah Supplier/Pemasok, Subkontraktor, Penyedia Jasa baik yang berupa badan yang telah masuk Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) Supplier adalah badan usaha yang berkontrak dengan PT Istaka Karya (Persero) dalam hal penyediaan material Subkontraktor adalah badan usaha yang berkontrak dengan PT Istaka Karya (Persero) dalam hal penyelesaian pekerjaan tertentu yang mencakup material, upah dan alat. PT Istaka Karya (Persero) menerima produk jadi dari Subkontraktor Penyedia Jasa adalah badan usaha yang berkontrak dengan PT Istaka Karya (Persero) dalam hal penyelesaian pekerjaan yang mencakup jasa pekerjaan dan atau penyewaan alat Material/Barang dalam prosedur ini adalah material / barang yang dipasok oleh Supplier/Pemasok sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dalam Kontrak Pengadaan Material / Purchase Order (PO) Material Strategis adalah material dengan kriteria : Volume material besar untuk memenuhi kebutuhan secara korporasi Speksifikasi material bersifat umum, artinya bisa dipakai pada semua proyek Waktu pengadaan panjang, minimal 3 bulan

4 Halaman : 4 dari Kontrak Payung merupakan Kontrak Harga Satuan (unit price) antara PT Istaka Karya dengan Supplier / Pemasok untuk pengadaan Material Strategis dengan tujuan menjamin harga, ketersediaan material, dan kualitas Singkatan KP : Kantor Pusat DVO : Divisi Operasi TPKP : Tim Pengadaan Kantor Pusat TPDO : Tim Pengadaan Divisi Operasi TPP : Tim Pengadaan Proyek RKAP : Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan RUPS : Rapat Umum Pemegang Saham SPP : Surat Permintaan Pengadaan SPB / PO : Surat Pembelian Barang / Purchase Order SPMK : Surat Perintah Mulai Kerja SPJB : Surat Perjanjian Jual Beli SPPP : Surat Perjanjian Pemborongan Pekerjaan BPB : Bon Penerimaan Barang BAPB : Berita Acara Penerimaan Barang Penyedia Eksternal : Produsen/Supplier/Pemasok Barang yang terhadap pekerjaan/ jasa layanan mempunyai bobot mutu yang tinggi D R T : Daftar Rekanan Terseleksi D R P : Daftar Rekanan terpakai R A P : Rencana Anggaran Pelaksanaan R E P : Rapat Eksekutif Pelaksanaan K I T P : Kumpulan Informasi Tentang Penawaran 4.0 REFERENSI 4.1 ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4 Pengendalian Proses, Produkdan Jasa yang disediakan Eksternal 4.2 ISO : 2015, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional 4.3 ISO : 2016, Klausul 8.4 Pembelian 4.4 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, PP No. 50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Elemen 5. Pembelian 5.0 KETENTUAN UMUM 5.1 Pengadaan barang dan jasa harus memakai rekanan yang telah terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi ( DRT ) PT Istaka Karya (Persero) 5.2 Jumlah total harga pengadaan material dan atau jasa yang diadakan tidak boleh melebihi yang tercantum dalam acuan R A P.

5 Halaman : 5 dari Spesifikasi pekerjaan dan material yang dipersyaratkan kepada rekanan harus mengacu pada acuan yang telah ditetapkan. 5.4 Pengadaan barang dan jasa oleh Tim Pengadaan sepertiyang ditetapkan dalam prosedur ini 5.5 Tim Pengadaan bertugas untuk membuat syarat syarat pelelangan, mengevaluasi hasil pelelangan dan merekomendasi Rekanan yang akan ditunjuk 5.6 Seleksi dan Evaluasi Rekanan dalam pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan di Kantor Pusat / Divisi / Proyek harus menerapkan prinsip prinsip : a. Effisien, tidak melebihi biaya standar dalam Acuan. b. Efektif, pengadaan sesuai kebutuhan. c. Kompetitif, membuka peluang kepada para rekanan untuk melakukan penawaran pengadaan material dan jasa ini sehingga harga, mutu, waktu pengiriman, K3L bisa dikompetisikan. d. Transparan, seleksi dan evaluasi rekanan bersifat terbuka dilakukan oleh TimPengadaan Kantor Pusat / Divisi Operasi / Proyek e. Akuntable, penentuan rekanan yg menang harus dapat dipertanggung-jawabkan 5.7 Penentuan Rekanan yang ditunjuk sebagai pemenang merujuk pada Instruksi Kerja Penentuan Rekanan (WI ). 5.8 Rekanan yang telah dinyatakan sebagai pemenang, akan berkontrak / PO sesuai Standar Kontrak / PO PT Istaka Karya (Persero) 5.9 Tim Pengadaan mencari minimum 3 penawaran harga, dari Pemasok/ Subkontraktor yang ada dalam D R T, kecuali kondisi khusus boleh diluar DRT tetapi harus dilakukan evaluasi berdasarkan pertimbangan dari segi teknis, biaya maupun administrasi hingga dinyatakan lulus oleh Tim Pengadaan Pemasok/Jasa/Subkontraktor khusus (Spesialis) dapat langsung mengikuti proses negosiasi dengan Tim Pengadaan jika memang tidak terdapat Pemasok/Jasa/Subkontraktor lain untuk pekerjaan sejenis Apabila Pemasok/ Subkontraktor belum memiliki ISO 9001 / ISO dan ISO 45001, maka Pemasok diwajibkan untuk mengikuti dan menjalankan Sistem Manajemen Mutu dan K3L yang berlaku di PT Istaka Karya (Persero), yang dituangkan dalam Risalah Persyaratan MK3L ISTAKA tentang Kewajiban Pemasok/ Subkontraktor untuk menjalankan Sistim Manajemen Mutu dan K3L yang berlaku di PT. Istaka Karya (Persero). lihat lampiran.9.13 dan harus dicantumkan dengan jelas dalam salah satu pasal perjanjian kerja 5.12 Bagi Pemasok/ Subkontraktor yang telah ditunjuk oleh PT. Istaka Karya (Persero) harus dievaluasi Kinerjanya oleh User (PM) sesuai lampiran Penilaian Kinerja Produsen/ Subkontraktor untuk menentukan apakah pemasok tersebut tetap dipertahankan atau dicoret dari DRT lihat Prosedur Pengendalian Daftar Rekanan Terseleksi (P ) Lampiran Melakukan pemeriksaan terkait dengan K3 untuk memenuhi spesifikasi teknis dan informasi K3 yang harus dipenuhi oleh rekanan pemasok barang atau jasa seperti MSDS untuk B Ketentuan yang harus dipenuhi spesifikasi pembelian barang atau jasa yang sesuai dengan persyaratan peraturan perundangan dan standar K3 yang berlaku lihat Instruksi Kerja Penentuan Rekanan (WI ) Lampiran 9.8 dan ketentuan ini akan menjadi lampiran setiap kontrak bagian yang tidak terpisahkan dengan kontrak utama antara Istaka sebagai pihak Pertama dengan pihak rekanan terpilih pihak Kedua.

6 Halaman : 6 dari PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 6.1 PENGADAAN BARANG / PERALATAN INVESTASI Pelaksanaan pengadaan barang/ peralatan untuk penambahan investasi, dilaksanakan dengan berpedoman kepada RKAP sesuai hasil RUPS yang telah disetujui Pemegang Saham, serta ijin dari Dewan Komisaris. Pelaksanaan pengadaannya dilaksanakan oleh Tim Pengadaan Tim Pengadaan melaksanakan pembelian sesuai prosedur dan mekanisme pengadaan barang/ peralatan sesuai Bagan Alir Kegiatan Pengadaan Barang Investasi pada lampiran Apabila sumber pendanaan untuk investasi, menggunakan fasilitas kredit dari Lembaga Keuangan/ Leasing, maka diperlukan kelengkapan prosedur sebagai berikut: 1) Kepala Divisi terkait setelah menetapkan Supplier/ Pemasok barang investasi (berdasarkan usulan Tim Pengadaan), menyampaikan hasil seleksi dan negosiasi kepada KDVK untuk ditentukan cara pembayaran dan pendanaannya (mencari perusahaan leasing/pembiayaan lain). 2) Divisi Keuangan mengajukan aplikasi kepada pihak perusahaan leasing /pembiayaan lain, dengan melengkapi data-data sebagai berikut: a. Daftar barang/ alat dan spesifikasinya. b. Laporan keuangan (Neraca) dan Cash Flow perusahaan. c. Lain-lain yang diperlukan. 3) Perusahaan leasing akan melakukan penelitian / analisa maupun prosedur lanjut yaitu antara lain : a. Melakukan review / analisa atas aplikasi yang diajukan. b. Menyampaikan daftar penawaran yaitu menyangkut persyaratan-persyaratan/ kondisi yang ditawarkan, sehubungan dengan pengajuan investasi yang pembiayaannya akan ditanggung oleh perusahaan leasing tersebut. c. Konfirmasi dan negosiasi atas kondisi-kondisi yang ditawarkan untuk proses persetujuan/ kesepakatan lebih lanjut. 4) Berdasarkan kesepakatan dengan perusahaan leasing yang dianggap paling menguntungkan perusahaan, Direksi memutuskan untuk pelaksanaan investasi melalui perusahaan leasing yang ditunjuk. 5) Penandatanganan kontrak (Lease Agreement), sesuai hasil kesepakatan. 6) Bagian Keuangan Kantor Pusat melaksanakan pembayaran pertama (Deposit Fee atau Down Payment) yang besarnya sesuai kesepakatan kontrak.

7 Halaman : 7 dari 12 7) Pada saat barang/ alat telah diterima, satu copy salinan Berita Acara Penerimaan berikut lampirannya harus disampaikan kepada: a. Perusahaan leasing. b. Bagian Akuntansi, untuk pencatatan. c. Bagian Procurement, untuk evaluasi pelaksanaan kontrak. 8) Bagian Keuangan, melaksanakan pembayaran angsuran sesuai skedul yang ditentukan dalam kontrak (Lease Agreement). 6.2 PENGADAAN MATERIAL / BARANG OPERASIONAL Pengadaan material dikelompokkan sesuai jenisnya: a. Material strategis diadakan oleh Kantor Pusat. Apabila terjadi kondisi khusus terkait waktu, faktor lokasi atau faktor lainnya maka pengadaan material strategis bisa dilakukan oleh D V O dengan ijin ke KDVTSR dan atau sebelumnya sudah disepakati dalam RAP. Jenis material strategis akan ditetapkan oleh Direktur Operasi melalui Surat Edaran. b. Material non strategis diadakan oleh Proyek atau Divisi Pengadaan material dilakukan di Proyek, DVO dan atau di Kantor Pusat yang ditentukan pada saat REP dengan batasan nilai sebagai berikut: No. Nilai Kontrak Proyek (Excl. PPn) Batasan Pengadaan Oleh Proyek Oleh DVO Oleh DVO + DVTSR M < X < 100 M 0 < N 500 Juta 0 < N 10 M N > 10 M 2. X > 100 M 0 < N 1 M 0 < N 15 M N > 15 M Catatan : a. Batasan pengadaan oleh Proyek sesuai besaran yang tercantum dalam tabel adalah merupakan akumulatif nilai yang tercantum dalam RAP. b. Batasan pengadaan oleh DVO sesuai besaran yang tercantum dalam tabel adalah merupakan akumulatif nilai yang tercantum dalam RAP, proses evaluasi dan penentuannya tanpa melibatkan Kantor Pusat, tetapi apabila harga melebihi RAP, negosiasi harus melibatkan KP dan harus seijin Direktur Operasi. c. Batasan pengadaan oleh DVO + KP sesuai besaran yang tercantum dalam tabel adalah merupakan akumulatif nilai yang tercantum dalam RAP, proses evaluasi dan penentuannya harus melibatkan Kantor Pusat Jumlah kumulatif material yang diadakan tidak boleh melebihi yang tercantum dalam RAP.

8 Halaman : 8 dari Spesifikasi material yang diadakan mengacu pada Spesifikasi yang tertuang dalam Kontrak dengan Owner/Pemilik Kerja Dasar pengadaan material adalah Surat Permintaan Pengadaan (SPP) diinternal Proyek atau dari Proyek ke D V O atau dari D V O ke Kantor Pusat Kantor Pusat/ D V O /Proyek menyelenggarakan proses pengadaan material sesuai jenis dan batasan yang diatur dalam point dengan membuat syarat-syarat lelang Lelang Pengadaan Material atau Jasa dilakukan oleh Tim Pengadaan Proyek / DVO / Kantor Pusat, dengan ketentuan sebagai berikut: No Bagian Jenis Pengadaan 1 Proyek Produksi Supplier SEM 2 D V O Produksi Sub Kont Supplier Penyedia Jasa Ketua MPP DVO Tim Pengadaan SOM SAM Anggota PM MPP DVO MT/PQ DVO Tanda Tangan Penunjukan P M 3 D V O Non Produksi Penyedia Jasa MK KP MPP DVO MT/P DVO 4 5 DVO + DVTSR DVO + DVTSR Produksi Subkontraktor Produksi Supplier material non strategis MPP DVO MT/P KP KDVTSR KDVK MPP DVO MT/P KP KDVTSR KDVK 6 Kantor Pusat Teknik dan Produksi Supplier material strategis MT/P KP MK KP KDVTSR 7 Kantor Pusat Non Produksi Penyedia Jasa Manajer terkait Manajer terkait KDV terkait MPP DVO = Manajer Pengadaan & Peralatan DVO = Kepala Divisi Operasi MP DVO = Manajer Pengendalian DVO KDVTSR= Kepala Divisi Teknik, Sistem & Risiko MT/PQ DVO = Manajer Teknik &Prakualifikasi DVO KDVK = Kepala Divisi Keuangan MK KP = Manajer Keuangan KP MT/P KP = Manajer Teknik & Pengendalian KP

9 Halaman : 9 dari Tim Pengadaan membuat syarat-syarat lelang meliputi : item yang akan dilelang, Pagu Anggaran, Cara Pelelangan (Online atau Off Line), Schedule Lelang, Spesifikasi Material, Cara Penilaian Lelang dan lain lain. Tim berkewajiban memintakan pengesahaan syarat-syarat lelang kepada (untuk material non strategis) dan KDVTSR (untuk material strategis) Tim Pengadaan melakukan evaluasi penawaran dan penentuan rekanan, sesuai dengan Instruksi Kerja Penentuan Rekanan W Penandatangan PO / Kontrak diatur sesuai dengan batasan nilai yang sudah ditentukan pada point dimana untuk Kantor Pusat Pejabat yang berwenang adalah KDVTSR (untuk material strategis), untuk DVO (materila non strategis) adalah dan untuk Proyek adalah PM / Kepala Proyek Penerimaan material dari rekanan, Inspeksi material dari rekanan, penyimpanan material di Gudang, pengeluaran material dari Gudang, catatan bahan persediaan (Baper) diatur dalam Prosedur Pengelolaan Material P PENGADAAN SUBKONTRAKTOR Pengadaan Subkontraktor bagian dari bidang jasa yang dilakukan oleh Proyek Divisi Operasi / Kantor Pusat dengan batasan nilai sebagai berikut: No. Nilai Kontrak Proyek (Excl. PPn) Batasan Pengadaan Subkontraktor Oleh Proyek Oleh DVO Oleh DVO + DVTSR M < X < 100 M 0 < N 500 Juta 0 < N 10 M N > 10 M 2. X > 100 M 0 < N 1 M 0 < N 15 M N > 15 M Catatan : a) Batasan pengadaan oleh DVO sesuai besaran yang tercantum dalam tabel adalah merupakan akumulatif nilai yang tercantum dalam RAP, proses evaluasi dan penentuannya tanpa melibatkan Kantor Pusat. b) Batasan pengadaan oleh DVO + DVTSR sesuai besaran yang tercantum dalam tabel adalah merupakan akumulatif nilai yang tercantum dalam RAP, proses evaluasi dan penentuannya harus melibatkan Kantor Pusat Acuan harga dalam pengadaan subkontraktor adalah RAP Acuan spesifikasi dalam pengadaan subkontraktor adalah Spesifikasi Kontrak dengan Owner Dasar pengadaan subkontraktor adalah adanya surat permintaan pengadaan subkontraktor kepada Divisi Operasi dari Proyek Divisi Operasi melakukan evaluasi atas permintaan proyek tersebut dengan acuan RAP Divisi Operasi menyelenggarakan proses pengadaan Sub kontraktor dengan membuat syarat-syarat lelang, khusus untuk Nilai tertentu seperti yang dicantumkan dalam Tabel diatas, maka proses pengadaan melibatkan Kantor Pusat

10 Halaman : 10 dari Tim Pengadaan membuat syarat-syarat lelang meliputi : item yang akan dilelang, Pagu Anggaran, Cara Pelelangan (Online atau Offline), Schedule Lelang, Spesifikasi Pekerjaan yang dilelang, Cara Penilaian Lelang dan lain lain. Tim berkewajiban memintakan pengesahaan syarat-syarat lelang kepada Tim Pengadaan melakukan evaluasi penawaran dan penentuan rekanan, sesuai dengan Instruksi Kerja Penentuan Rekanan W Penandatangan Kontrak Subkontraktor dilakukan oleh. 6.4 PENGADAAN PENYEDIA JASA Pengadaan Penyedia Jasa dikelompokan sebagai berikut: Jenis Pengadaan Unit Kerja Bidang Penyedia Jasa Kantor Pusat Divisi Operasi Bidang Produksi Non Produksi Bidang Produksi Non Produksi Yang dimaksud dengan bidang produksi diatas adalah yang berhubungan dengan operasional proyek Yang dimaksud dengan bidang non produksi adalah yang tidak berhubungan langsung dengan operasional proyek Bidang non produksi Kantor Pusat adalah Bagian Keuangan, Bagian Pengembangan, dan Bagian SDM dan Umum Bidang non produksi Divisi Operasi adalah Bagian Keuangan dan Umum Acuan harga dalam pengadaan Penyediaan Jasa, Bidang Produksi adalah RAP dan untuk Non Produksi - RKAP dan atau Budget Divisi Tim Pengadaan membuat syarat-syarat lelang Penyediaan Jasa meliputi : item yang akan dilelang, Pagu Anggaran, Cara Pelelangan (Online atau Off Line), Schedule Lelang, Spesifikasi Pekerjaan yang dilelang, Cara Penilaian Lelang dan lain lain. Tim berkewajiban memintakan pengesahaan syarat-syarat lelang kepada Kepala Divisi terkait Tim Pengadaan melakukan evaluasi penawaran dan penentuan rekanan Penandatangan kontrak dengan penyedia jasa, diatur sebagai berikut : Jenis Pengadaan Penyedia Jasa Bagian Pejabat Berwenang Produksi KDVTSR Kantor Pusat Non Produksi KDV Terkait Divisi Operasi Produksi / non produksi

11 Halaman : 11 dari KONDISI KHUSUS. 7.1 Jika Pemberi Tugas menentukan Pembelian Barang dari produsen/ agen yang tidak termasuk dalam Daftar Rekanan Terseleksi maka : Pemasok Harus Tetap diproses mengikuti peraturan yang berlaku sesuai Instruksi Kerja Seleksi dan Pembelian Barang, atau Mempunyai rekomendasi tertulis dari Pemberi Tugas (kecuali diatur lain oleh pemerintah/ instansi terkait). Bersedia mengikuti pengendalian proses kerja untuk menjamin kepastian mutu. 7.2 Pembelian ulangan (repeat order) dari Pemasok yang sama tetap harus membuat penawaran baru jika ada perubahan menyangkut harga satuan. 7.3 Prosedur ini tidak berlaku untuk harta tetap perusahaan berupa tanah dan gedung. 7.4 Pembelian Barang yang menyimpang dari ketentuan wewenang pembeliannya harus melalui izin tertulis dari pejabat yang berwenang. 7.5 Produsen/Pemasok Spesialis (khusus) dapat langsung mengikuti proses negosiasi dengan Tim Pembelian jika memang tidak terdapat Produsen/Pemasok lain untuk pekerjaan sejenis. 8.0 KRONOLOGIS DOKUMEN No 1 URAIAN Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa merupakan prosedur baru pengganti Prosedur Umum Pengadaan (No. P , tgl 02/02/2015) PROSEDUR BARU REVISI TANGGAL REVISI P Agustus 2017 Dengan demikian Prosedur Umum Pengadaan (No. P , tgl 02/02/2015) tidak berlaku lagi

12 Halaman : 12 dari LAMPIRAN 9.1 Bagan Alir Pengadaan Barang Investasi. 9.2 Bagan Alir Pengadaan Barang 9.3 Uraian Prosedur dan Tanggung Jawab Pengadaan Material 9.4 Bagan Alir Pengadaan Sub Kontraktor 9.5 Uraian Prosedur dan Tanggung Jawab Sub Kontraktor 9.6 Bagan Alir Pengadaan Jasa dan Uraian Prosedur dan Tanggung Jawab Jasa