BAB IV PEMBAHASAN. Dari skripsi yang berjudul Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan Pada

Transkripsi

1 BAB IV PEMBAHASAN Dari skripsi yang berjudul Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan Pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta, penulis mencoba memberi batasan pembahasan hanya pada Apakah proses penjualan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta sudah sesuai dengan aturan Standart Operating Procedur (SOP) perusahaan dan apakah ada kelemahan fungsi penjualan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta. Penulis mengharapkan agar skripsi ini dapat dijadikan evaluasi yang utama sehingga terjadi perubahan untuk meningkatkan pendapatan perusahaan. IV.1 Tujuan dan Perencanaan Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan Audit operasional perlu dirancang dengan baik untuk mencapai tujuan audit operasional yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan audit operasional perlu adanya tujuan perencanaan audit dimana berguna untuk mendapatkan hasil yang efisien dan efektif. Dalam penelitian yang didapat skripsi, tujuan penulis yang lakukan atas audit operasional penjualan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta adalah : 1. Menilai proses penjualan pada perusahaan apakah sudah sesuai dengan aturan Standart Operating Procedur (SOP) perusahaan. 2. Untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan fungsi penjualan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta dan mencari alternatif dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas penjualan perusahaan. 3. Mencari alternatif dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas penjualan perusahaan. Mengevaluasi dan memberikan rekomendasi serta saran-saran 53

2 perbaikan yang dilakukan untuk mengatasi kelemahan dan masalah yang ada untuk peningkatan prestasi kerja. Pada tahap perencanaan penelitian dilakukan pengumpulan data yang dibutuhkan dalam kegiatan pemeriksaan. Data-data yang dikumpulkan hanya dibatasi pada masalah yang didapat dalam pemeriksaan operasional atas penjualan. Tahapan perencanaan penelitian dalam audit, yaitu : 1. Menilai kelemahan yang terdapat pada perusahaan 2. Memberikan rekomendasi atau saran perbaikan kepada pihak yang berwenang pada perusahaan. 3. Menilai kebijakan prosedur penjualan perusahaan beserta kinerja yang telah berjalan apakah sudah efektif dan efesien. Perencanaan penelitian yang dibutuhkan pada penelitian terhadap pelaksanaan penelitian dalam audit operasional atas fungsi penjualan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta, yaitu : 1. Waktu yang direncanakan untuk melakukan wawancara langsung dengan Manager Operasional perusahaan, yaitu Bapak Jainur Samosir, mengenai perencanaan kegiatan audit yang akan dilakukan dalam pemeriksaan audit operasional atas fungsi penjualan dan observasi dengan menilai cara kerja dari masing-masing karyawan terhadap prosedur penjualan. 2. Mengumpulkan informasi-informasi yang didapat mengenai struktur organisasi, pembagian tugas dan prosedur penjualan serta dokumen yang relevan terkait penjualan pada perusahaan. 54

3 3. Mempelajari prosedur penjualan yang didapat dari perusahaan untuk menilai apakah proses penjualan sudah diterapkan oleh perusahaan. 4. Melakukan temuan atas hasil audit operasional mengenai kelemahan maupun kebaikan dalam pelaksanaan proses penjualan. IV.2 Tahapan Audit Operasional Tahapan audit mengunakan program kerja audit operasional yang dilakuakn akan lebih baik dan terkendali jika terdapat perencanaan yang baik sebelum audit operasional dijalankan, sehingga audit operasional yang dilakukan dapat mencapai sasaran dan tujuan yang telah diterapkan. Dalam melakukan audit operasional digunakan program kerja yang memuat rencana kerja yang dilakukan selama audit operasional berlangsung. Program kerja ini dibuat berdasarkan pada tujuan pelaksanaan audit operasional yang ingin dicapai, serta informasi mengenai kegiatan, kebijakan dan prosedur dari fungsi yang diperiksa. Dalam melakukan audit, tiap tahap-tahap memperhatikan dan memahami kegiatan bisnis dan lingkungan pemeriksaannya. Demikian juga program kerja yang digunakan dalam melakukan audit opersional atas fungsi penjualan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta. IV.2.1 Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Pelaksanaan audit operasional dilakukan dengan survei pendahuluan dengan mengamati keadaan di dalam perusahaan atas lingkungan kerja. Tujuan dari survei pendahuluan yaitu untuk memperoleh pemahaman atas fungsi yang ingin diperiksa dalam audit operasional dan menilai prosedur penjualan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta, terdapat pengendalian yang cukup dalam pelaksanaan kegiatan penjualan 55

4 perusahaan. Seperti yang kita ketahui lingkungan kerja sangat mempengaruhi efisiensi dan keefektifan seorang pegawai. Lingkungan kerja yang baik akan menciptakan hubungan kerja yang saling mendukung satu dengan lainnya, baik antara atasan dengan bawahan maupun antara karyawan. Pengamatan langsung terhadap lingkungan kerja dalam perusahaan, penulis melakukan penilaian terhadap struktur organisasi penjualan perusahaan untuk melihat apakah terdapat pembagian tugas dan wewenang yang jelas dalam perusahaan, yang mencerminkan kebutuhan perusahaan, sehingga setiap bagian dapat bekerja secara optimal. Berdasarkan tahap survei pendahuluan yang sudah dilakukan, penulis telah mendapatkan beberapa informasi mengenai perusahaan yaitu : 1. Kegiatan penjualan perusahaan yang dilakukan secara tunai dan kredit. 2. Jenis pelanggan adalah perorangan dan agen. 3. Tidak ada batas pengembalian barang dalam penjualan kredit. 4. Potongan penjualan dilakukan pada saat melakukan potongan harga (discount). 5. Batas waktu pelunasan piutang yang diberikan kepada pelanggan paling lama 3 bulan untuk konsumen lama dan 1 bulan untuk konsumen baru dalam batas pelunasan. 6. Pelanggan dapat melakukan pembayaran melalui cek, giro dan tunai. 7. Tidak adanya pertukaran barang atau retur penjualan tunai dan tidak ada batas waktu retur pada kredit. 56

5 IV.2.2 Pengujian Pengendalian Internal Atas Fungsi Penjualan Melalui pengujian pengendalian internal ini dapat diketahui apakah sitem pengendalian internal perusahaan sudah baik atau belum. Pengendalian internal dapat diterapkan dengan baik apabila terdapat struktur organisasi dan prosedur yang efektif dan efisien. Setelah dilakukannya survei pendahuluan oleh penulis di PT. Batik Semar Cabang untuk menilai apakah sistem pengendalian internal pada perusahaan sudah sesuai prosedur dan mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal. Penulis mendapatkan informasi yang berkaitan dengan pengendalian internal atas fungsi penjualan, tidak hanya melalui pengamatan saja tetapi melakukan wawancara juga. Pengujian terhadap pengendalian internal dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan (kuesioner) yaitu (ICQ) dan yang akan dijawab dengan jawaban YA atau TIDAK kepada pihak manager. Jawaban yang diperoleh penulis dari kuesioner sangat membantu penulis untuk menemukan kelemahan dan kekuatan perusahaan dalam fungsi penjualan. Jika ditemukan kelemahan atas pengendalian yang dimiliki perusahaan, kelemahan tersebut akan dievaluasi dan diberikan rekomendasi perbaikan. Berdasarkan pada struktur serta uraian tugas dan tanggung jawab, prosedur penjualan perusahaan, serta Internal Control Questionmaires (ICQ) diperoleh dari hasil survei pendahuluan terhadap pengendalian internal atas sistem pengendalian internal didalam PT. Batik Semar Cabang Jakarta terkait fungsi penjualan, berikut ini jawaban kuesioner terdapat hasil yang menjadi kelebihan dan kelemahan dalam perusahaan, yaitu: Kelebihan : 1. Struktur organisasi perusahaan dituangkan secara tertulis. Wewenang, tanggung jawab dan fungsi dari masing-masing bagian yang sudah dipisahkan secara jelas. 57

6 2. Terdapat batas kredit tertentu untuk konsumen baru dan lama. Perusahan memberlakukan untuk konsumen baru dalam persetujuan kredit yang dilihat dari karakteristik konsumen. 3. Perusahaan sudah melekatkan harga pada barang. Dokumen yang digunakan selalu menggunakan nomor urut tercetak. 4. Diberikannya informasi dari petugas penagihan piutang untuk pelanggan yang belum melunasi sebelum jatuh tempo yang telah ditentukan. 5. Pemberian potongan penjualan didasarkan atas otoritas dari pihak yang berwenang. Kelemahan : 1. Tidak tercapaianya target penjualan. 2. Pengiriman barang yang tidak tepat waktu. 3. Pemesanan barang yang tidak sesuai dengan permintaan konsumen. 4. Tidak adanya kebijakan pengembalian barang yang rusak. 5. Gudang yang dapat diakses oleh karyawan lain yang tidak berkepentingan. IV.2.3 Audit Terinci (Detail Examination) Audit terinci ini perlu dilakukan untuk menguji pelaksanaan sistem pengendalian internal yang telah diterapkan perusahaan apakah benar-benar telah dijalankan oleh perusahaan dan bertujuan untuk mengadakan pengujian untuk menilai efektivitas dan efisiensi dari fungsi yang diperiksa. Terhadap informasi dan bukti-bukti yang diperoleh, yang kemudaian akan digunakan untuk mendukung pelaksanaan penelitian pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta. Berdasarkan data yang diperoleh penulis menemukan informasi dan dokumen yang cukup relevan dan kompeten agar dapat menentukan 58

7 tidakan yang harus dilakukan pihak yang berwenang dengan menyimpang kelemahan yang timbul dalam proses penjualan dan bagaimana akibat dari penyimpangan tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Dengan mengumpulkan informasi dan dokumen guna untuk penulis melakukan temuan audit yang dapat memberikan rekomendasi atau saran untuk perusahaan dalam memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terjadi pada perusahaan. Dalam audit terinci, yang dilakukan penulis, yaitu : 1. Wawancara dengan pihak yang berwenang tentang proses penjualan yang dilaksanakan pada perusahaan apakah karyawan telah melaksanakan fungsinya masing-masing dan pertanyaan tentang proses penjualan yang membantu proses audit yang akan dilaksanakan dan memberikan rekomendasi serta saran dengan terdapat kelemahan dalam perusahaan. 2. Observasi dengan pengamatan akan mengetahui kegiatan perusahaan yang berlangsung dengan membandingkan prosedur penjualan tertulis oleh perusahaan yang dijalankan berkaitan dengan aktivitas penjualan barang pada perusahaan. Dengan melakukannya observasi penulis datang langsung ke toko batik semar yang ada di bawah kantor batik semar. Selain melalui pengamatan langsung terhadap lingkungan kerja didalam perusahaan, penulis juga mencoba untuk melakukan penilaian terhadap struktur organisasi perusahaan untuk melihat apakah terdapat pembagian tugas dan wewenang yang jelas dalam perusahaan yang mencerminkan kebutuhan perusahaan, sehingga setiap bagian dapat bekerja secara optimal. 59

8 3. Dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT. Batik Semar Cabang Jakarta dalam kegiatan penjualan yang dijalankan adalah : a. Order Penjualan (Sales Order) Dokumen ini berfungsi sebagai pemesanan barang ke agen atau konsumen yang sistemnya penjualan kredit. b. Laporan Harian Posisi Kas Dokumen ini digunakan sebagai laporan kas yang masuk dari transaksi penjualan tunai yang diterima dari kas dan penerimaan kas yang masuk dari pelunasan piutang. c. Nota Pengeluaran Kas / Bank Dokumen ini digunakan sebagai pengeluaran kas yang membentuk sistem pengeluaran kas dari kas masuk yang pembayaran kredit dari cek atau giro. d. Pengiriman Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis, kuantitas, harga satuan barang yang dikirimkan dan informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan kredit. e. Nota Penerimaan Kas / Bank Dokumen ini digunakan sebagai penerimaan kas yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang atau penjualan tunai. f. Nota Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan sebagai transaksi penjualan secara tunai yang tertera jenis barang, banyak, harga dan jumlah. 60

9 4. Kuesioner dengan membuat dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ke pihak yang berwenang berkaitan untuk mendapatkan informasi terhadap pengendalian internal atas fungsi penjualan, menemukan kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada perusahaan yang membantu proses audit yang akan memberikan rekomendasi serta saran yang terdapatnya pada kelemahan yang dijalankan dalam perusahaan apakah fungsi dari msaing-masing devisi sudah berjalan dengan baik yang telah diterapkan oleh perusahaan atau adanya tugas kerja yang tidak jelas pada karyawan. IV.3 Temuan Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan Berdasarkan hasil penelitian audit operasional atas fungsi penjualan yang dilakukan pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta, yang terdapat beberapa kelemahan yang ditemukan dalam pengendalian internal fungsi penjualan di perusahaan, dimana perlu diberikan rekomendasi perbaikan atas kelemahan tersebut. Temuan-temuan audit operasional yang didapat yaitu : 1. Tidak tercapainya target penjualan. Kondisi : PT. Batik Semar Cabang Jakarta mempunyai sistem target yang diterapkan bagian sales untuk mencapai keuntungan penjualan. Namun, penerapan sistem target penjualan yang dijalankan oleh sales tidak maksimal. Sales beranggapan karena adanya faktor pangsa pasar yang tidak memungkinkan untuk mencapai target yang diterapkan oleh perusahaan. Ketika sales kurang terhadap tidak mencapai target dalam melakukan penjualan yang diterapkan oleh perusahaan, maka perusahaan akan mengadakan evaluasi kinerja dari sales tersebut yang kurang baik menjadi baik. Sales menjual produk dengan melakukan kunjungan keliling sesuai jadwal dan area 61

10 yang telah diterapkan untuk mendapatkan konsumen baru. Bagi karyawan yang kurang pengetahuan dalam penguasaan produk oleh sales, membuat menjadi tidak puas ketika ingin membeli barang setelah mendapatkan penjelasan dari sales. Ditambah lagi kurang menariknya model produk yang ditawarkan dari perusahaan dan harga yang tidak sesuai dengan jenis, motif dan corak warna barang yang dijual. Perencanaan untuk membuka prospek baru dalam pencapaian target juga sangat lambat serta kurangnya memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang akan dikirim ke gudang konsumen. Kriteria : Tujuan perusahaan melakukan penjualan pada dasarnya untuk memperoleh keuntungan dengan cara memberikan kepuasan kepada konsumen dari produk yang dijual dan mampu bertanggung jawab mencapai target yang telah diterapkan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan. Sebab : Pangsa pasar yang kurang cukup baik sehingga target sales sangat tidak memungkinkan untuk tercapainya yang diterapkan oleh perusahaan. Sales Promotion Boy (SPB) dan Sales Promotion Girl (SPG) yang kurang menguasi produk untuk pelayanan dalam konsumen. Kerjasama antar karyawan kurang terjalin dengan baik, seperti komunikasi yang lemah antara divisi dan tim sales. Kurangnya dukungan dari devisi bagian promosi untuk produk, pelayanan yang kurang terhadap pengiriman barang dan perbedaan kualitas atau model yang terjadi persaingan terhadap produk lain. Tidak diperbarui nya terhadap produk yang kurang menarik pada model produk untuk menemukan kualitas barang yang dijual dan harga yang tidak sesuai dengan 62

11 barang yang ditawarkan. Kurangnya memantau dan melakukan evaluasi terhadap hasil kerja setiap karyawan yang dibawah standar. Akibat : Menurunkan tingkat penjualan pada perusahaan terhadap produk. Karyawan yang kurang pengawasan dalam penjualan yang mengakibatkan tidak terkontrolnya proses penjualan yang baik. Ada beberapa faktor antara lain yang mengakibatkan sales tidak mencapainya target penjualan karena pangsa pasar, model produk dan faktor ekonomi global dengan adanya faktor tersebut tidak adanya tindakan lanjut terhadapat produk yang tidak laku atau terjual. Kurangnya dukungan dari devisi bagian promosi untuk produk, pelayanan yang kurang terhadap pengiriman barang dan perbedaan kualitas atau model yang terjadi persaingan terhadap produk lain yang mengakibatkan tidak mencapainya target, sehingga perang harga dengan membuatnya potongan harga untuk mendapatkan hasil atau keuntungan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan mengevaluasi terhadap kinerja setiap bulannya pada karyawan-karyawan atau sales untuk menjalankan tugas yang baik, sehingga terkontrolnya proses penjualan yang berlangsung. Adanya tanggung jawab dalam suatu tugas yang diberikan oleh prusahaan agar tidak terjadinya masalah dalam tidak mencapaiannya target dalam penjualan dan untuk dapat mencapainya target secara maksimal target penjualan. Sebagai sales diharuskan mempunyai kemampuan dalam strategi tersebut untuk meningkatkan penjualan dan pencapaiannya target. Membuat perencanaan dan tujuan yang jelas untuk bergerak cepat dalam persaingan globalisasi atau penjualan pada merek lain. Pihak yang berwenang mampu mengelola penjualan cabang, mengatur dan melakukan proses penjualan serta 63

12 mengawasi pencapaiannya penjualan pada sales. Kreatif dan inovasi pada sesorang sales dengan memiliki banyak cara dan selalu mencoba ide-ide yang baru tentang cara bagaimana menembus pasar yang ditujunya dalam pencapaian taregt. Bekerja sama dengan melibatkan pihak-pihak yang lain dan devisi yang berpengaruh dalam membantu menemukan atau mendapatkan calon konsumen. Seharusnya perusahaan pendistribuasi menginformasikan ke pusat untuk pengiriman barang yang banyak dengan tipe yang sering dicari oleh konsumen untuk menghindari tidak tercapainya target yang ditetapkan. 2. Pengiriman barang yang tidak tepat waktu. Kondisi : Sarana penunjang kendaraan operasional kurang memadai sehingga kurang efektif untuk digunakan dalam ekspedisi pengiriman barang dari gudang ke konsumen tetap maupun didistibutor dimana kendaraan operasional tersebut terdiri dari mobil 3unit mobil (2unit mobil pengiriman dan 1unit mobil yang digunakan jika keadaan urgent). Sarana yang membuat kurang efektifnya pengiriman barang diantaranya jumlah karyawan pengemudi (driver) yang kurang sehingga menghambat proses pengiriman barang. Disisi lain tim ekspedisi mempunyai fungsi tugas lain diluar dari pada tugas utamanya, seperti halnya mengantar pemimpin, serta divisi lain yang mempunyai kepentingan diluar pekerjaan atau pun melakukan tugas luar kota sehingga terjadi penundaan pengiriman barang. Faktor lain yang membuat pengiriman barang yang tidak tepat waktu yaitu pengecekkan kualitas dan stock order barang yang dipesan konsumen, kondisi jalan baik melalui darat maupun laut 64

13 yang tidak bisa diperkirakan ketepatan waktunya sehingga pengiriman tidak tepat waktu. Kriteria : Tujuan perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada konsumen tetap terhadap pengiriman barang diharapkan selalu tepat waktunya, perusahaan juga dituntut untuk memenuhi sumber daya manusia khususnya pengemudi (driver) untuk mengendarai kendaraan operasional, karyawan pada perusahaan diharapkan memenuhi tugas utamanya dalam melakukan pengiriman barang agar tepat waktu. dimana realitanya pelayanan tersebut tidak dapat berjalan karena kurangnya koordinasi antar divisi terkait, sarana operasional yang kurang, jumlah pengemudi (driver) yang kurang pengiriman barang ke gudang konsumen tetap, disisi lain perusahaan diharapkan dapat untuk mempercepat pengecekkan kualitas dan stock pemesanan barang sesuai order konsumen. Perusahaan juga harus memperhitungkan faktor kondisi jalur pengiriman barang yang akan dilalui sehingga order konsumen tetap bisa sampai dengan tepat waktu. Sebab : Kurangnya koordinasi yang terjadi antara pengemudi operasional (driver) terhadap pimpinan maupun divisi terkait dalam hal penggunaan kendaraan operasional. Kendaraan operasional yang minim di perusahaan membuat pengiriman barang yang dipesan oleh konsumen tetap tidak tepat waktu. Kurangnya pengawasan serta pemeriksaan oleh kepala bagian yang terkait dalam hal ini bagian gudang terhadap stock barang maupun kualitas barang sehingga pemesanan yang dilakukan konsumen tetap tidak terpenuhi. Faktor lain terjadinya keterlambatan pengiriman barang ialah faktor pengemudi (driver) yang kurang menguasai jalur serta kondisi 65

14 jalan yang akan dilalui dalam pengiriman barang ke konsumen tetap maupun distributor. Akibat : Dampak dari kurangnya sarana kendaraan operasional yang minim, jumlah sumber daya manusia dalam hal ini pengemudi (driver) yang kurang, kurang cekatannya karyawan dalam melakukan pengecekkan stock maupun kualitas barang yang ada dalam gudang, serta kurangnya informasi kondisi jalan yang akan dilalui dalam melakukan proses pengiriman barang dari gudang kepada konsumen tetap maupun distributor. Atas dasar faktor diatas perusahaan akan mengalami penurunan penjualan serta kurangnya meninat konsumen tetap maupun distributor terhadap produk perusahaan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan melakukan penambahan kendaraan operasional untuk melakukan pengiriman barang dari gudang kepada konsumen tetap maupun distributor. Perusahaan harus melakukan penambahan sumber daya pengemudi (driver) agar pengiriman barang dari gudang kepada konsumen tetap maupun distributor bisa sampai dengan tepat waktu. Perusahaan harus melakukan pengawasan serta memberikan pelatihan khusus terhadap karyawan yang menanggani pengawasan pada stock maupun kualitas barang sehingga order barang yang diinginkan konsumen tetap maupun distributor sesuai. Perusahaan diharapkan mampu untuk memberikan pengetahuan yang khusus kepada sumber daya pengemudi (driver) terhadap rute jalur pengiriman barang yang akan dilalui untuk melakukan pengantaran barang kepada konsumen tetap maupun distributor sehingga pendistribusiannya tidak terhambat atau tertunda. 66

15 3. Pemesanan barang yang tidak sesuai dengan permintaan konsumen. Kondisi : Pada saat konsumen ingin order barang, sales membantu untuk konsumen tetap maupun distributor memilih barang yang sesuai pada produk yang dijual oleh perusahaan. Ada beberapa konsumen yang permintaan barangnya tidak sesuai dengan barang yang diinginkan karena dilihat dari jenis, motif dan corak warna yang mungkin membuat konsumen tidak sesuai pada barang yang dijualkan dan dari harga yang tidak memungkin dengan jenis, motif dan corak warna barang yang dijualkan, kecendrungan konsumen tidak tertarik membeli dan pengiriman barang yang suka tidak sesuai tipe yang dipesan. Barang yang kurang update baik dari segi model maupun corak warna yang membuat konsumen tidak tertarik, karena model barang yang semakin banyak sehingga membuat konsumen mempunyai banyak pilihan dan produk perusahaan selalu dibandingkan dengan pesaing-pesaing lain. Karena sering terjadinya hal tersebut, dari pihak perusahaan kurang cepat menanggapi atau menanggani hal tersebut untuk menemukannya perubahan dalam barang yang baru sehingga dapat dijual kepada konsumen tetap maupun distributor. Kurang informasi perkembangan kepada bagian produksi dalam menciptakan jenis, model, corak warna dan motif baru yang ada di pangsa pasar serta kondisi dari kualitas barang yang akan dijual oleh perusahaan kepada pihak konsumen tetap maupun distributor. Kurang cekatnya perusahaan dalam menanggapi keinginan pasar yang membuat perusahaan kalah cepat dari pesaingnya dalam segi membuat, menggembangkan dan memproduksi produk baru sesuai dengan keinginan pasar yang sedang trend pada saat itu. 67

16 Kriteria : Tujuan perusahaan pada dasarnya melakukan penjualan terhadap barang yang telah diproduksi dan diharapkan barang tersebut sesuai dengan kebutuhan atau keinginan konsumen. Pada saat ini perusahaan sudah memproduksi serta mengembangkan batik cap, batik tulis, dan batik kombinasi. Perusahaan juga memcoba memperhatikan baik dari segi jenis, motif, corak dan warna sehingga dapat menjadi nilai lebih oleh konsumen serta diharapkan konsumen dapat menggunakan produk dari perusahaan dan dengan harga dapat dijangkau oleh konsumen. Perusahaan juga diharapkan dapat memperhatikan kualitas dan style yang baik untuk konsumen. Sebab : Tidak adanya update product yang dilakukan oleh perusahaan baik dalam segi motif, corak maupun warna. Perusahaan juga dianggap lambat dalam merespon keinginan pasar dikarenakan tenaga sales yang tidak menguasai informasi tentang produk. Perusahaan masih kurang memenuhi jumlah tenaga karyawan terutama untuk bagian sales. Masalah ini dapat membuat para konsumen kecewa karena barang yang diinginkan tidak ada dan tidak sesuai barang yang dicari. Seringnya barang yang terjual selalu tidak sesuai dengan yang konsumen inginkan, dari segi kualitas barang yang kurang bagus untuk konsumen, dan harga yang tidak sesuai pada barang sehingga membuat konsumen kecewa. Berbedanya informasi yang diberikan oleh Sales Promotin Girl (SPG) maupun Sales Promotion Boy (SPB) kepada konsumen terhadap barang yang ditawarkan, sehingga menyebabkan tidak adanya transaksi penjualan serta hal tersebut membuat konsumen komplain terhadap barang yang ditawarkan. Dengan terjadinya hal ini dapat mengurang minat 68

17 konsumen dalam melakukan transaksi pembelian barang yang akan dijual oleh perusahaan dan hal tersebut dapat membuat penurunan produksi penjualan barang. Akibat : Dengan terjadinya faktor permasalahan diatas dapat menurunkan tingkat penjualan perusahaan terhadap produktifitas karena sering terjadinya ketidak kesesuain barang antara keinginan konsumen terhadap barang yang ingin diperoleh. Kurangnya informasi yang dibutuhkan pada konsumen yang diberikan oleh sales membuat pemahaman konsumen barang yang akan dibeli hanya sedikit, sehingga membuat banyaknya kecendrungan konsumen untuk tidak membeli barang tersebut. Hal tersebut dapat membuat barang perusahaan akan sulit terjual dan disisi lain membuat konsumen mempunyai banyak pilihan terhadap barang lain. Akibatnya akan membuat menurunya produksi perusahaan. Faktor lain yang menyebabkan penurunan penjualan barang perusahaan ialah kurangnya pengawasan terhadap karyawan sales dalam melakukan kegiatan penjualan, dan kurangnya pemberian informasi oleh perusahaan terhadap karyawan sales mengenai kualitas, produk barang, serta kurang baiknya penanganan konsumen yang dilakukan oleh sales. Rekomendasi : Perusahaan dituntut untuk selalu melakukan survei pasar terhadap model dan style baik dalam segi jenis, motif, corak maupun warna yang diinginkan oleh konsumen dan hasil dari survei tersebut dapat segera dilaporkan kebagian produksi sehingga perusahaan mampu untuk menciptakan produk baru dan membuat perusahaan tidak kalah dari pesaing-pesaing lainnya. Perusahaan diharapkan agar mampu mengembangkan produk baru dan kondisi barang yang memenuhi kualitas serta kuantitas yang diinginkan konsumen. Dengan adanya pengembangan tersebut 69

18 diharapkan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dapat meningkat dan tidak membuka kritik dari konsumen namun mendapatkan saran yang positif. Perusahaan juga harus dapat mengontrol baik dalam segi kualitas barang baik dari model dan style yang baik serta dari segi jenis, motif, corak maupun warna, agar barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu dalam kondisi bagus pada saat transaksi penjualan terjadi dan konsumen menerima kualitas yang baik. Dalam menyelesaikan masalah yang terjadi pada barang yang diproduksi oleh perusahaan sehingga membuat konsumen merasa tidak minat terhadap barang yang dijual, maka perusahaan perlu mengambil tindakkan atau prospek baru terhadap produk yang diproduksi oleh perusahaan untuk masa kedepannya, agar hal tersebut tidak terjadi kembali pada konsumen. Perusahaan harus mampu memahami keinginan dari kebutuhan selera konsumen dan melakukan pelatihan terhadap tenaga sales, Sales Promotin Girl (SPG) maupun Sales Promotion Boy (SPB) agar dapat menjelaskan barang yang akan dijual, serta mampu memberikan informasi yang tidak salah terhadap barang yang ditawarkan atau dicari oleh konsumen. 4. Tidak adanya kebijakan pengembalian atau retur barang yang rusak. Kondisi : Dalam sistem yang berjalan, perusahaan tidak mempunyai kebijakan mengenai jatuh tempo berlakunya retur atau pengembalian barang yang rusak. Aturan yang berlaku hanya saat pembelian secara tunai, apabila barang yang telah dibeli tidak dapat dikembalikan atau ditukar dengan barang yang baru saat transaksi sudah selesai, sedangkan pembelian kredit pada saat pemesanan barang dan dalam pengiriman barang kepelanggan dari bagian gudang harus memeriksa kesesuai 70

19 barang yang akan dipesan dalam jumlah dan tipe model dari masing-masing barang yang diambil untuk di kirim gudang konsumen, apabila terdapat barang yang tidak sesuai dengan pemesanan akan dikembalikan ke perusahaan kebagian gudang dan mencatat retur barang, tetapi pengecekan barang di gudang konsumen bukan barang yang rusak melainkan beda tipe pemesanan dan apabila terdapat barang yang rusak saat dijual ke agen maka perusahaan akan menerima barang yang rusak dengan menukarkan barang baru, karena tidak ada perjanjian jatuh tempo dalam pengembalian barang rusak. Retur barang dengan jumlah yang besar menunjukan bahwa barang dagang mungkin berkualitas rendah, adanya ketidak efisiensian dari pencatatan pesanan, kesalahan bagian gudang konsumen dan kesalahan pengiriman barang. Barang yang diretur yang masuk ke dalam gudang cabang, penyimpanan tidak dipisah dengan barang berkualitas baik sehingga barang yang diretur oleh konsumen tergabung dengan barang yang berkualitas baik. Kriteria : Tidak adanya jatuh tempo maksimal pengembalian barang ke bagian sales. Perusahaan mempunyai catatan dalam kartu atau buku gudang dalam catatan barang ditoko yang keluar dalam keadaan baik maupun penukaran barang yang dalam keadaan rusak, perusahaan sering menghitung terjadinya pertukaran barang dalam bagian sales untuk menghindari kekurangan dan kecurangan dalam pengiriman barang. Sebab : Tidak ada kebijakan dalam pengembalian barang yang rusak akan membuat munculnya pandangan dari perusahaan yang beranggapan bahwa barang yang dijual secara kredit masih dalam tanggung jawab perusahaan sampai hal tersebut berhasil 71

20 dijual ketangan konsumen. Bila produk masih ada didalam gudang konsumen dan konsumen mengajukan retur kapan pun, perusahaan akan menyetujui retur tersebut. Jumlah yang akan diretur dari gudang konsumen bisa saja dalam jumlah yang besar, sehingga perusahaan akan mengalami penurunan barang pada gudang untuk persediaan barang yang akan dibeli secara tunai. Tidak adanya perjanjian atas retur sehingga konsumen akan menganggap bahwa barang tersebut tidak diperiksa kembali di gudang perusahaan. Sebaiknya perusahaan menerima barang dari pusat dengan kualitas baik dan kuantitas yang bagus untuk mengantisipasi terjadinya retur, agar mengurangi penumpukan barang yang rusak di gudang perusahaan sehingga barang di gudang adalah barang yang berkualitas baik. Akibat : Tidak adanya kebijakan mengenai waktu maksimal retur, maka perusahaan tersebut akan mengalami kerugian dan kekurangan stock. Kecerobohan dalam mengatur barang sehingga retur barang sering terdapat barang cacat atau rusak karena keadaan dalam gudang pelanggan atau saat pengiriman barang. Pelanggan akan kecewa atas kualitas produk dan pelayanan yang diberikan perusahaan karena menerima barang yang cacat atau rusak dari konsumen. Tidak telitinya pemeriksa kualitas dan kuantitas barang yang akan dikirim ke gudang konsumen. Konsumen akan terus menurus retur terhadap barang yang rusak karena tidak adanya batas waktu dalam retur, sehingga bagian gudang perusahaan akan mengalami kekurangan persediaan dan konsumen yang membeli secara tunia kecewa terhadap pelayanan perusahaan karena tidak mendapat barang yang diinginkan. 72

21 Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memperlakukan kebijakan jatuh tempo retur untuk barang yang cacat atau rusak yang dikirim oleh perusahaan ke gudang konsumen karena untuk menghindari kondisi gudang konsumen terhadap penempatan barang yang diserahkan oleh perusahaan. Perlunya memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang akan didistribusikan ke gudang konsumen agar tidak sering terjadinya retur barang. Pengecekkan barang kembali pada saat toko belum dibuka untuk menghindari kerja ulang dalam pengecekan barang dan bagian gudang melakukan pembenahan dalam pemisahaan barang yang baik dengan barang yang cacat atau rusak untuk memperlancarnya pengambilan barang. Seharusnya perusahaan menerima barang dari pusat dengan kualitas baik dan kuantitas yang bagus untuk tidak sering terjadinya retur barang, agar mengurangi stock barang yang rusak dalam gudang perusahaan sehingga barang yang masih berkualitas baik tidak bercampur dengan barang yang rusak. Perlu dilakukannya pengecekkan barang yang lama dengan barang yang baru untuk menghindari retur dan total keseluruhan jumlah barang di dalam gudang, maka bagian sales akan mengetahui berapa banyak barang yang dapat dijual kekonsumen yang berkualitas baik agar retur barang dalam gudang tidak ikut terjual bersamaan dengan barang yang berkualitas baik. Agar tidak sering terjadinya kerusakan barang terhadap penjualan maka pengawasan keluar masuknya pengunjung dalam pencobaan barang dikamar pas dengan bagian penjualan menunjukkan ke konsumen bahwa barang yang akan di coba adalah barang yang tidak dalam keadaan rusak. Dan konsumen harus menunjukkan barang yang dicoba sudah dikembalikan dalam keadaan baik. 73

22 5. Gudang yang dapat diakses oleh karyawan lain yang tidak berkepentingan. Kondisi : Konsumen mengorder barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan membuat purchase order dan dikirimkan ke bagian gudang untuk pengecekan barang. Setelah barang dipastikan ada, bagian gudang mengiinformasikan ke bagian penjualan dan bagian penjualan membuatkan nota penjualan, sedangkan bagian gudang mempersiapkan barang yang akan diberikan kepada bagian penjualan. Konsumen melakukan pelunasan atas pembelian secara tunai. Untuk pelanggan yang melakukan pembelian secara kredit, memberikan otorisasi atas pembelian kredit maka akan dibuat nota penjualan dan dikirim kebagian gudang untuk melakukan pengecekan barang yang dipesan pelanggan. Setelah bagian gudang mengecek barang, bagian gudang akan mengepak barang sesuai dengan pesanan pelanggan dan siap di kirimkan ke bagian ekspedisi berserta dengan surat jalan. Dan bagian ekspedisi akan mengirim langsung barang ke pelanggan. Dalam pengambilan barang bagian sales dapat masuk untuk pengambilan barang yang di order oleh konsumen, seharusnya bagian sales memberitahu kebagian gudang untuk mengambilkan barang yang diminta konsumen. Gudang tidak dikunci dan pintu terbuka, kepala gudang kurang ketat dalam pengawasan dalam barang sehingga dengan mudahnya gudang diakses selain pihak yang berkepentingan ada memungkinan akan adanya kecurangan dalam pencatatan barang, bagian gudang sangat tidak teliti dalam penjagaan barang barang di gudang. Hal ini akan menyebabkan barang hilang tanpa diketahui siapa yang melakukannya, karena akses yang mudah masuk ke gudang selain pihak yang berkepentingan dapat masuk gudang secara bebas, tidak dicatatnya pengeluaran barang atau lupanya bagian sales 74

23 dengan laporan pengeluaran barang, dan pengecekan barang bisa di lakukan dengan pengecekan dari faktur penjualan tunai, nota penjualan kredit dan surat jalan dengan barang yang ada digudang. Dengan adanya dokumen dokumen yang lengkap maka kecurangan yang dilakukan oleh pihak pihak yang bukan dari bagian gudang akan ketahuan. Kriteria : Tujuan perusahaan tercapainya penjualan yang maksimal, bagian gudang harus lebih teliti dalam pengecekan barang, karena gudang merupakan aset yang membantu penjualan bisa tercapai semaksimal mungkin. Bagian gudang harus lebih ketat dalam pemberian akses keluar masuk karyawan yang ada di perusahaan. Misalnya dengan mengunci pintu gudang, jika tidak ada karyawan gudang didalam, dan kunci gudang tidak di duplikat dan di berikan kepada bagian manapun. Dengan hal tersebut barang di gudang akan lebih terjaga dan akan kecurangan dalam bagian gudang akan teratasi dengan baik. Sebab : Kemungkinan terjadinya kehilangan barang dan kecurangan dalam pencatatan dan pengambilan barang di gudang karena pengambilan barang bisa dilakukan oleh bagian atau divisi lain. Akibat dari kejadian tersebut adalah perusahaan mengalami kerugian atas hilangnya barang di gudang. Karena akses keluar masuk gudang bisa di lakukan oleh semua karyawan perusahaan maka pencatatan barang yang masuk ke gudang kemungkinan bisa tidak sesuai dengan barang yang dikirim dari pusat. Pengecekan barang tiap harinya kurang maksimal. Pengawasan yang kurang dalam gudang dan saat konsumen ingin mencoba ukuran pakaian, berbeda dengan yang 75

24 display dan karena tidak adanya orang dalam gudang untuk membantu sales yang mengambil barang. Akibat : Perusahaan akan menggalami kerugian dan penurunan kuantiti barang karena akses keluar masuk gudang sangat mudah. Pengawasan gudang yang tidak ketat, dapat mengakibatakan kehilangan barang dan kecurangan dalam pencatatan di gudang. Saat penerimaan barang yang dikirim dari pusat seharusnya bagian gudang melakukan perhitungan barang yang sampai di gudang cabang untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan surat terima barang dan barang yang masuk sesuai dengan barang yang di pesan, karena mudah masuknya karyawan selain karyawan gudang sehingga barang kemungkinan akan hilang. Pencatatan gudang yang kurang efektif dalam pengawasan barang di gudang karena mudah diakses oleh petugas lain. Hal tersebut juga akan menghambat penjualan karena barang yang diperlukan di gudang kurang dan pengiriman barang yang terhambat karena stock yang tidak tersedia di gudang untuk dikirim ke konsumen. Rekomendasi : Untuk menjaganya barang di gudang, perusahaan harus mengevaluasi barang yang masuk maupun keluar dengan pencatatan digudang untuk mengindarinya kecurangan dan kehilangan barang di gudang perlunya adanya pengawasan yang ketat dan kunci hanya dipegang bagian gudang. Pelanggan yang memesan barang ke bagian penjualan, kemudian bagian penjulan menyerahkan purchase order ke bagian gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan pelanggan, tetapi bagian gudang menumpukkan barang pesanan menjadi satu dan di kirim kebagian ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan dengan membawa surat jalan yang sudah di otorisasi 76

25 bagian gudang. Untuk menghindari kecurangan dalam pencatatan atau kehilangan barang di gudang, perusahaan membuat kamera CCTV sehingga dapat mengawasi keluarnya masuknya barang dan pencatatan oleh bagian gudang setiap harinya. Pengucian gudang harus selalu diawasi oleh bagian gudang untuk mencegah bagian yang tidak berkepentingan keluar masuk. Kepala gudang harus memeriksa ulang apakah karyawan di gudang melakukan pengecekan rutin barang-barang yang ada di gudang dengan barang yang di pesan dari bagian operasional. 77