BUPATI BADUNG PROVINSI BALI PERATURAN BUPATI BADUNG NOMOR 44 TAHUN 2018 TENTANG

Transkripsi

1 BUPATI BADUNG PROVINSI BALI PERATURAN BUPATI BADUNG NOMOR 44 TAHUN 2018 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN, JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN APARATUR SIPIL NEGARA, JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN PEMERINTAH DAERAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BADUNG, Menimbang : a. bahwa untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang efektif dan efisien, perlu menyusun jadwal retensi arsip; b. bahwa sebagai pelaksanaan ketentuan Pasal 36 Peraturan daerah Nomor 22 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Kearsipan; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan, Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Aparatur Sipil Negara, Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemerintah Daerah; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);

2 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282); 6. Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 7 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Bali Tahun 2016 Nomor 7, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Bali Nomor 6); 7. Peraturan Gubernur Bali Nomor 34 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Provinsi Bali (Berita Daerah Provinsi Bali Tahun 2015 Nomor 34); 8. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Badung Tahun 2013 Nomor 22, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Badung Nomor 21);

3 - 3 - MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN, JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN APARATUR SIPIL NEGARA, JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN PEMERINTAH DAERAH. B A B I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Badung. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Badung. 3. Bupati adalah Bupati Badung. 4. Lembaga Kearsipan adalah Dinas yang membidangi Kearsipan dan Perpustakaan di Kabupaten Badung. 5. Perangkat Daerah adalah Dinas / Badan / Kantor / Lembaga di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. 6. Unit Kearsipan adalah Unit Kerja yang secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan menangani kearsipan instansi yaitu Bagian/Sub Bagian Tata Usaha, Bagian/Sub Bagian/Urusan Umum, Sekretaris/Kepala Urusan Administrasi pada Instansi di Kabupaten Badung. 7. Unit Pengolah adalah Unit Kerja yang ada di lingkungan Instansi sebagai pencipta dan pengguna Arsip Aktif. 8. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenan dengan arsip.

4 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 10. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan administrasi Negara. 11. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi. 12. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi telah menurun. 13. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 14. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari sebagai administrasi Negara. 15. Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya disingkat BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki Negara. 16. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki Daerah. 17. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

5 Jenis/Seri Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek merupakan hasil dari kegiatan yang sama. 19. Jangka Waktu Simpan adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. 20. Jangka Waktu Simpan Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip. 21. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip-arsip yang perlu dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan di Unit Kearsipan/Pusat Arsip telah selesai dan tidak memiliki nilai guna. 22. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip-arsip yang karena memiliki nilai guna sekunder wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan daerah. 23. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis/seri arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen. 24. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 25. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 26. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya dan keterangan simpan permanen, musnah atau dinilai kembali.

6 Jadwal Retensi Arsip Keuangan yang selanjutnya disebut JRA Keuangan adalah daftar yang berisi jenis/seri arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan. 28. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian yang selanjutnya disebut JRA Kepegawaian adalah daftar yang berisi jenis/seri arsip kepegawaian beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip kepegawaian. 29. Jadwal Retensi Arsip Non Keuangan dan Non Kepegawaian adalah arsip hasil kegiatan yang bersifat pokok dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi. BAB II PENYUSUTAN ARSIP Pasal 2 (1) Pencipta Arsip melakukan Penyusutan Arsip berdasarkan JRA. (2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan : a. pemindahan arsip In aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna;dan c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan. (3) Pada setiap Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2), dapat diadakan pusat penyimpanan Arsip Dinamis dan Arsip Aktif, yang berfungsi memberikan layanan informasi kepada pimpinan di Unit Kerja/Perangkat Daerah/BUMD, desa/kelurahan.

7 - 7 - BAB III JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 3 (1) Setiap Arsip ditentukan retensinya berdasarkan nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk JRA. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berupa daftar isi yang berisi paling sedikit jenis/seri Arsip dan retensi/jangka waktu simpan. Pasal 4 Setiap Perangkat Daerah wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh Bupati setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. BAB IV PENGGUNAAN JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 5 (1) JRA Keuangan, JRA Kepegawaian Aparatur Sipil Negara, JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian dipergunakan sebagai pedoman untuk penentuan jangka waktu penyimpanan Arsip dan Penyusutan Arsip. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

8 - 8 - BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 6 Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku maka Peraturan Bupati Badung Nomor 79 Tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Badung Berita Daerah Kabupaten Badung Tahun 2011 Nomor 82) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 7 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan mengundangkan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Badung. Ditetapkan di Mangupura pada tanggal 24 September 2018 BUPATI BADUNG, TTD I NYOMAN GIRI PRASTA Diundangkan di Mangupura pada tanggal 24 September 2018 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BADUNG, TTD I WAYAN ADI ARNAWA BERITA DAERAH KABUPATEN BADUNG TAHUN 2018 NOMOR 44

9 - 9 - Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN HAM, TTD Komang Budhi Argawa,SH.,M.Si. NIP