BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah. Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat Tinjauan Perusahaan Sejarah Perusahaan PT.GRAHA KOMITRA didirikan pada tahun 1996 adalah Bagian dari Cabang Hotel Marbella Convention & Spa Anyer, yang berlokasi di Jl. Raya Karang Bolong KM. 135 Anyer, Kabupaten Serang, Profinsi Banten. 28

2 29 Hotel Marbella Convention & Spa Anyer dibangun pada tahun 1996 dan mulai di operasikan sebagai hotel pada akhir tahun 1997 dengan total kamar hotel sebanyak 300 kamar yang terdiri dari beberapa type kamar dan harga sewa kamar yang berfariasi. Bangunan fisik terdiri dari empat tower dengan total area M2 yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas pendukung seperti dua kolam renang, dua lobby, restoran, ballroom, ruang meeteng, spa, karoke, family diskotik, area komersial, area parkir dan taman yang luas serta lokasi hotel yang sangat strategis yang berada di bibir pantai anyer yang sangat indah. PT.GRAHA KOMITRA mempekerjakan tenaga tenaga profesional dengan total pekerja rata-rata mencapai 39 orang yang diambil dari pendidikan perhotelan dan umum sesuai dengan keahlian di bidangnya masing-masing. Hingga saat ini perkembangan "Marbella" cukup pesat yang disebut "Marbella Group" yaitu setelah Hotel Marbella Convention & Spa Anyer, kemudian Marbella Kemang Residence Jakarta, Hotel Marbella Suite Dago Pakar Bandung, Cattleya Condotel Suit Seminyak Bali, Twin Waterfall Resort Ciater dan beberapa lokasi lain yang sedang di rintis dan dikembangkan.

3 Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur Organisasi Dan Fungsi STRUKTUR ORGANISASI HEAD OFFICE HOTEL MARBELLA ANYER KOMISARIS UTAMA DIREKTUR UTAMA DIREKTUR MANAGER MANAGER HOTEL GENERAL MANAGER FINANCE & ACC DEPT. Controller Finance & Acc. Mgr General Cashier Income Audit Account Payable Account Receivable Cost Control Purchasing HRD DEPT & IT Director of HRD SALES & MARKETING DEPT Director of SM FRONT OFFICE DEPT FO Manager F&B DEPT F&B Manager HOUSEKEEPING DEPT Housekeeper ENGINEERING DEPT Chief Enginering Gambar III.1. Struktur Organisasi PT.GRAHA KOMITRA.

4 31 Adapun fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : 1. Komisaris Utama Komisaris adalah Organ Perseroan yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus sesuai dengan anggaran dasar serta memberi nasihat kepada Direksi. 2. Direktur Utama Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan 3. Direktur Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar dan Mengambil keputusan pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam rapat 4. Manager Manager adalah orang yang melaksanakan manajemen. Manajemen adalah suatu usaha mencapai tujuan dengan memanfaatkan resources (sumber daya) secara efisien dan efektif. Usaha dilaksanakan melalui suatu proses dan sistematik. Dalam mencapai tujuan, target-target harus tercapai 5. General Manager Bertanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan dan memastikan berjalannya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh

5 32 6. Finance & Acc Dept Menyusun program kerja Bidang Keuangan Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyusunan dan pengendalian anggaran. 7. HRD Dept & Acc. Mgr Bertanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan dan memastikan berjalannya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh 8. Sales and Marketing Fungsi seorang sales dalam menjalankan tugasnya adalah untuk menjual produk, oleh karena itu seseorang sales harus memiliki kemampuan untuk bisa berkomunikasi dengan baik kepada setiap orang yang berhubungan langsung dengan produk tersebut. Kemampuan untuk berkomunikasi ini sangat diperlukan dan harus disesuaikan dengan waktu, tempat dan karakter orang yang ditemui. Hal ini akan sangat terasa sekali apabila terjadi masalah yang menyebabkan seorang sales harus menghadapi lebih dari satu orang dengan beragam keinginan pula. 9. Front Ofice Dept Fungsi FO Dept adalah menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar dan memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel

6 F&B Dept Dari struktur organisasi F & B Service Departement diatas, dapat dilihat bahwa setiap karyawan atau staff memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Ada pun deskripsi jabatan untuk F & B Service Departement pada antara lain sebagai berikut: Secara garis besar tanggung jawab dan tugas-tugas seorang Food and Beverage Service Manager adalah : Mengkoordinasi kegiatan dan oprasional Food and Beverage Service Bertanggung jawab dan mengawasi semua kegiatan Food and Beverage Service Menangani masalah yang tidak bisa diatasi oleh bawahan Menyusun rencana kerja dan melatih bawahan 11. Housekeeping Dept Fungsi Housekeeping adalah menyediakan dan merawat kebersihan kamar, menjaga dan merawat, kerapian dan keindahan seluruh lingkungan hotel ( dalam dan luar ) kecuali tiga bagain yang bersifat khusus yaitu main kitchen, laundry ( washing area ), dan engineering ( mechanical room/ workshop ). Ketiga bagian tersebut tidak menjadi tanggung jawab housekeeping karena ketiga bagian tersebut memiliki ke khususan dalam pekerjaan, perawatan dan pembersihannya, 3.3 Prosedur Sistem Berjalan Adapun prosedur sistem yang berjalan dalam proses Penggajian pada PT. Graha Komitra adalah sebagai berikut:

7 34 1. Prosedur Rekap Absensi Karyawan Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu absen dan setiap akhir bulan karyawan menyerahkan kartu absen kepada Bag. keuangan untuk direkap berdasarkan arsip data karyawan, setelah kartu absen selesai direkap selanjutnya kartu absen diarsipkan pada arsip kartu absen dan rekap absen diarsipkan pada arsip rekap absen untuk digunakan dalam proses perhitungan gaji. 2. Prosedur Perhitungan Gaji Karyawan Bag. Keuangan menghitung gaji bersih karyawan berdasarkan arsip data karyawan, arsip data rekap absen dan kemudian diproses oleh Bag. Keuangan. Bag. Keuangan mengeluarkan data gaji, selanjutnya Bag. Keuangan membuat slip gaji setelah slip gaji selesai dibuat lalu diarsipkan pada arsip slip gaji untuk digunakan dalam proses pembayaran gaji karyawan. 3. Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan Bag. Keuangan membayar gaji karyawan berdasarkan Arsip slip gaji yang telah dibuat, selanjutnya slip gaji tersebut diserahkan kepada karyawan 1 (satu) rangkap sebagai bukti pembayaran gaji karyawan. 4. Prosedur Laporan Gaji Karyawan Bag.Keuangan akan membuat laporan gaji berdasarkan arsip data absensi dan arsip data pembayaran yang akan diserahkan kepada Manager.

8 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Karyawan Kartu Absen Laporan Gaji Manager 0.0 Slip Gaji Sistem Penggajian Karyawan Pada PT. Graha Komitra Gambar III. 2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

9 36 Karyawan Kartu Absen 1.0 Rekap Absensi Karyawan Data Karyawan D1 Rekap Absen Arsip Data Karyawan D5 Arsip Data Gaji D2 Arsip Rekap Absen Kartu absensi D3 Arsip Kartu Absensi Data Gaji 2.0 Perhitungan Gaji Karyawan Rekap Absen Data Karyawan Slip Gaji 3.0 D4 Arsip Slip Gaji Slip gaji Pembayaran Gaji Karyawan Slip Gaji Manager Laporan Gaji 4.0 Laporan Gaji Karyawan Slip Gaji Gambar III. 3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan

10 37 D1 Arsip Data Karyawan Data Karyawan 2.1 Perhitungan Gaji Pokok Dan Uang Lembur Data Rekap Absen Data Gaji D2 D5 Arsip Data Rekap Absen Arsip Data Gaji Data Gaji Pokok Dan Uang Lembur 2.2 Perhitungan Gaji Kotor Dan Potongan Kehadiran Data Gaji Data Rekap Absen Data Gaji Kotor Dan Data Potongan Kehadiran 2.3 Gaji Bersih Data Gaji Bersih 2.4 Data Gaji Bersih Slip Gaji D4 Slip Gaji Gambar III. 4 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan

11 Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumendokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik berasal dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar. Adapun dokumen input tersebut adalah : 1. Nama : Data karyawan Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui identitas pribadi karyawan : Karyawan : Bag.Keuangan : Kertas : Setiap ada karyawan baru : 1 (satu) lembar Bentuk : Lampiran D-1 2. Nama : Kartu absensi Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Untuk mengetahui kehadiran karyawan : Karyawan : Bag.Keuangan : Kertas : Setiap hari kerja diisi oleh karyawan pada saat datang dan pulang kerja

12 39 Jumlah : 1 (satu) lembar setiap karyawan Bentuk : Lampiran D Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen Output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen berupadokumen dokumen yang akan mendukung kegiatan serta merupakan hasil pencatatan 1. Nama : Data Rekap absen Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui Daftar jumlah absensi karyawan : Kartu Absensi : Bag.Keuangan : Kertas : Setiap akhir bulan : 1 (satu) rangkap Bentuk : Lampiran D-2 2. Nama dokumen : Slip gaji Fungsi : Untuk mengetahui besar gaji yang diterima setiap karyawan Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Bag.Keuangan : Karyawan : Kertas : Setiap akhir bulan : 2 (dua) rangkap Bentuk : Lampiran D-4

13 40 3. Nama dokumen : Laporan gaji Fungsi : Untuk melaporkan daftar laporan gaji seluruh karyawan yang sudah terlaksana Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Kasir : Manager : Kertas : Setiap bulan : 1 (satu) rangkap Bentuk : Lampiran D Permasalahan Pokok Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang kami lakukan, ada beberapa permasalahan yang terjadi di PT. Graha Komitra yaitu, PT. Graha Komitra sudah menggunakan Komputer dalam melaksanakan kegiatan Oprasional Perusahaan namun belum seluruhnya terkomputerisasi, begitu pula untuk sistem penggajian yang ada. Dengan kompleksnya kegiatan perusahaan apabila masih menggunakan cara yang sederhana atau secara manual maka bisa menyebabkan : a. Pada perhitungan penggajian yang masih dilakukan secara manual, informasi yang dihasilkan membutuhkan waktu yang cukup lama dan mengalami kesalahan dikarenakan kurangnya ketelitian dari Bagian keuangan. b. Sistem yang berjalan masih kurang optimal yang dilakukan dengan penggunaan aplikasi yang kurang tepat dan komputer sebagai alat bantu pengolahan data.

14 41 c. Kurangnya pendokumentasian kegiatan perusahaan sehingga besar peluang untuk memanipulasi data-data perusahaan Alternatif Pemecahan Masalah Dengan melihat permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut kami mengajukan alternatif pemecahan masalah, yaitu mengkomputerisasikan sistem absensi dengan membuat database dan item-item yang dibutuhkan, karena dengan sistem yang terkomputerisasi dapat memberikan manfaat : 1. Merancang sistem yang terkomputerisasi yaitu sistem penggajian karyawan. Sistem ini akan memberikan manfaat sebagai berikut : a. Laporan yang dihasilkan mutunya lebih baik dan waktu untuk menghasilkan laporan tersebut jauh lebih cepat b. Resiko kesalahan akan lebih rendah dan dengan adanya informasi yang cepat maka dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada karyawan. c. Karena kemampuan dalam pengolahan data sangat cepat sehingga mempercepat proses penyampian laporan, menghemat waktu, menghemat tenaga dan laporan yang dihasilkan akan akurat. 2. Membuat perancangan sistem penggajian karyawan dengan aplikasi yang tepat dan mengoptimalkan komputer sebagai alat bantu pengolaan data. 3. Mengurangi resiko kecurangan terhadap keabsahan data karena dengan adanya sistem terkomputerisasi bisa dilakukan kontrol dan kendali terhadap siapa saja yang boleh mengakses database tersebut.