PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI. SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN KINERJA PEGAWAI (e-skp Gold Series Professional Edition) USER GUIDE

Transkripsi

1 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o i PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN KINERJA PEGAWAI (e-skp Gold Series Professional Edition) USER GUIDE Aplikasi e-skp Gold Series Professional Edition PRODUCT BY GREEN SOFTWARE SPECIALIST SOFTWARE PROGRAMMING & DEVELOPER

2 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o ii KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah, kita memuji-nya dan meminta pertolongan, pengampunan, dan petunjuk-nya. Kita berlindung kepada Allah dari kejahatan diri kita dan dari keburukan amal kita. Barang siapa mendapat dari petunjuk Allah maka tidak akan ada yang dapat menyesatkannya, dan barang siapa yang disesatkan oleh Allah maka tidak akan ada pemberi petunjuk baginya. Aku bersaksi bahwa tidak ada Tuhan yang berhak disembah selain Allah dan bahwa Muhammad adalah hamba dan Rasul-Nya. Sholawat dan salam kami curahkan kepada Nabi Muhammad dan keluarganya, dan sahabat-sahabatnya serta siapa saja yang mengikuti mereka dengan baik hingga hari kiamat. Aplikasi SKP merupakan aplikasi yang dibuat untuk memudahkan pegawai dalam pencatatan laporan kinerja serta dalam memanajemen waktunya dalam tugas sehari-harinya. Aplikasi SKP ini merupakan aplikasi yang sangat lengkap untuk kebutuhan pelaporan kinerja pegawai, mulai dari pembuatam SKP, Pembuatan buku harian Kerja, Penilaian Perilaku Kerja, Penilaian pencapaian SKP sampai ke Penilaian Prestasi Kerja Pegawai.

3 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o iii DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii BAB 1 Download dan Instal Aplikasi e-skp Gold Series... 1 BAB 2 Melakukan Regisrasi dan Memasukkan File Registrasi ke Dalam Aplikasi e-skp Gold Series... 2 BAB 3 Melengkapi Data Pegawai... 4 BAB 4 Tambah Data Pegawai... 6 BAB 5 Pengisian SKP... 8 BAB 6 Pengisian Tugas Tambahan BAB 7 Pengisian Buku Harian Kerja BAB 8 Cetak Buku Harian Kerja BAB 9 Cetak Laporan Bulanan BAB 10 Penilaian Pencapaian SKP BAB 11 Penilaian Perilaku Kerja Pegawai BAB 12 Penilaian Prestasi Kerja PNS BAB 13 Backup Data BAB 14 Restore Data BAB 15 Pindah Tahun BAB 16 Menggabungkan Data (Terima Data SKP) Hubungi Kami

4 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 1 BAB 1 DOWNLOAD DAN INSTAL APLIKASI e-skp Gold Series Untuk mengunduh aplikasi e-skp Gold Series dan update-update terbarunya dapat Anda lakukan melalui website setelah pengunduhan aplikasi e-skp Gold Series selesai, lakukanlah proses Instalasi Aplikasi, klik saja Next tanpa mengubah variable pada saat melakukan penginstalan sampai proses penginstalan selesai. LOGIN USER Setelah proses penginstalan selesai, Klik Ganda pada icon Aplikasi e-skp Gold Series di Desktop seperti pada gambar berikut : Icon Aplikasi e-skp Gold Series di Desktop Setelah jendela Login muncul, masukkan Nama User : admin dan Password juga admin, kemudian masukkan tahun sesuai periode tahun yang Anda inginkan misalnya 2018 lalu klik tombol Login seperti terlihat pada gambar berikut :

5 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 2 BAB 2 MELAKUKAN REGISTRASI DAN MEMASUKKAN FILE REGISTRASI KE DALAM APLIKASI e-skp Gold Series Untuk registrasi Anda dapat menghubungi langsung Konsultan kami yang tercantum di website resmi kami atau dengan cara yang kami tuliskan di web tersebut. Setelah proses registrasi selesai, selanjutnya adalah memasukkan file registrasi ke dalam aplikasi e-skp Gold Series. Caranya yaitu : 1. Download file registrasi yang kami kirimkan lewat Anda, 2. Buka Aplikasi e-skp Gold Series, 3. Klik pada menu nomor 15. Restore Data SKP, 4. Kemudian klik tombol Cari Data, 5. Pilih file registrasi yang telah Anda download dari Anda, lalu klik tombol Ok,

6 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 3 6. Setelah itu klik tombol Restore 7. Tunggu sampai proses selesai 8. Klik tombol Keluar untuk keluar dari jendela Form Restore Database Catatan : Form Restore Data ini juga digunakan untuk mengembalikan data hasil backup apabila telah dilakukan backup.

7 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 4 BAB 3 MELENGKAPI DATA PEGAWAI Langkah selanjutnya Mengubah dan melengkapi data pegawai : 1. Klik Tombol Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 01 Data Pegawai, 3. Seletalah jendela Manajemen Password terbuka, Klik satu kali pada salah satu record yang Anda inginkan pada tabel, lalu klik tombol Ubah, Klik salah satu Record Lalu klik tombol Ubah 4. Setelah itu lengkapi semua kolom yang tersedia, Jangan lupa pilih jenis jabatannya, lalu tekan tombol Simpan. tombol Simpan

8 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 5 5. Setelah itu klik ganda pada salah satu nama di tabel yang akan di aktifkan, klik Yes jika muncul konfirmasi untuk mengaktifkan data. Pegawai Terpilih 6. Klik tombol Keluar untuk menutup jendela Data Pegawai.

9 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 6 BAB 4 TAMBAH DATA PEGAWAI Penambahan data pegawai hanya dilakukan apabila ingin membuat SKP yang kedua akibat mutasi jabatan atau pindah ke tahun berikutnya, caranya adalah : 1. Klik Tombol Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 01 Data Pegawai, 3. Seletalah jendela Manajemen Password terbuka, klik tombol Tambah, Lalu klik tombol Tambah 4. Setelah jendela tambah data pegawai terbuka, a. Masukkan NIP di kolom NIP lalu tekan tombol Enter di Keyboard, jika NIP yang dimasukkan benar, maka insyaa Allah data yang sebelumnya kita simpan secara otomatis akan dimunculkan disemua kolom yang tersedia, b. Ganti Nama Jabatan dan Periodenya, (Harap diperhatikan, Jika terjadi mutasi di tahun yang sama, ubah periode di data sebelumnya dengan kata lain periode di data sebelumnya tidak boleh sama dengan periode selanjutnya, c. Setelah semua kolom pada form terisi, klik tombol Simpan untuk menyimpan data,

10 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 7 (4a) Masukkan NIP lalu tekan enter (4b) Ganti Periodenya (Periode tidak boleh sama untuk tahun yang sama) (4b) Klik tombol Simpan setelah semua kolom terisi dengan benar 5. Jangan lupa untuk mengaktifkan usernya.

11 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 8 BAB 5 PENGISIAN SKP Setelah Anda selesai melengkapi data Anda di Form Data Pegawai, selanjutnya adalah pengisian Sasaran Kerja Pegawai (SKP), caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 02. Sasaran Kerja Pegawai, 3. Setelah jendela Sasaran Kerja Pegawai terbuka, klik tombol Tambah untuk menambah data SKP, Klik tombol Tambah 4. Setelah jendela Entry data pegawai terbuka, a. Masukkan Nomor urut kegiatan pada kolom Nomor, kemudian isikan semua kolom yang Anda butuhkan, b. Untuk metode hitung terdapat 2 pilihan yakni Output tidak Terakumulasi dan output terakumulasi, untuk output terakumulasi output buku harian akan diakumulasikan setiap bulan dan tahunnya, sedangkan output tidak terakumulasi tidak akan mengakumulasikan output setiap bulan dan tahunnya. c. Klikk Tombol Simpan untuk menyimpan data,

12 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 9 (4a) Masukkan Nomor Urut Kegiatan (4b) Pilih Metode Hitung sesuai yang telah dijeaskan (4c) Simpan 5. Untuk mengubah atau menghapus data, a. klik salah satu record yang ingin di hapus atau diubah, b. kemudian klik tombol Hapus untuk menghapus atau klik Tombol Ubah untuk mengubah data, (5a) Klik satu kali pada data yang ingin diubah atau dihapus (5b) Klik tombol Hapus untuk menghapus atau tombol Ubah untuk engubah data

13 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o untuk mencetak hasilnya, klik pada tombol Cetak berikut contoh hasil cetak Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

14 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 11 BAB 6 PENGISIAN TUGAS TAMBAHAN Setelah Anda selesai membuat Sasaran Kerja Pegawai (SKP), selanjutnya adalah mengisi tugas tambahan, caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 03 Tugas Tambahan, 3. Setelah jendela Tugas Tambahan terbuka, klik tombol Tambah untuk menambah data Tugas Tambahan, Klik Tombol Tambah 4. Kemudian isi Kolom yang tersedia, kolom Nomor untuk nomor urut tugas tambahan, Nomor Urut Tugas Tambahan Klik Tombol Simpan Untuk menyimpan data

15 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o Pada kolom tampilkan, Anda dapat memilih data yang akan ditampilkan pada saat pengisian buku harian dengan cara memberi tanda centang dan tidak menampilkan dengan cara menghilangkan tanda centangnya, supaya jika sudah banyak data tugas tambahan akan mempermudah Anda dalam pengisian Buku Harian Kerja nantinya. 6. Berikan tanda centang untuk menampilkan pada saat pengisian buku harian pegawai

16 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 13 BAB 7 PENGISIAN BUKU HARIAN KERJA Setelah Anda selesai membuat Sasaran Kerja Pegawai (SKP) DAN Tugas Tambahan, selanjutnya adalah mengisi Buku Harian Kerja, caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 04 Buku Harian Kerja Pegawai, 3. Setelah jendela Buku Harian Kerja Pegawai terbuka, a. Pilih periode bulan, b. Klik ganda pada salah satu tanggal yang Anda inginkan untuk memasukkan ke dalam tabel yang ada di bagian bawah kalender tersebut, apabila sukses maka insyaa Allah tanggal tersebut akan muncul pada tabel, c. Klik salah satu tanggal yang telah Anda masukkan ke dalam tabel, d. Lalu klik dua kali salah satu uraian kegiatan yang Anda inginkan pada tabel uraian kerja apabila kita hendak menambahkan atau mengubah realisasi jam kerja dan outputnya, e. Apabila pada saat pembuatan SKP Anda memilih Output terakumulasi, maka kolom output akan aktif, jika Anda memilih output tidak terakumulasi maka kolom output tidak akan aktif, masukkan output pekerjaan jika kolom output aktif, f. Masukkan jumlah waktu pekerjaan diselesaikan di kolom menit atau di kolom jam, g. Setelah itu klik tombol Simpan, h. Klik tombol Selesai untuk kembali ke jendela Menu Utama.

17 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 14 (3a) Pilih Periode bulannya (3b) Klik ganda pada tanggal yang dinginkan (3c) Klik salah satu tanggal yang dinginkan (3d) Klik ganda pada salah satu kegiatannya data yang akan diubah atau ditambahkan jamnya (3e) Masukkan realisasi output jika output trakumulasi, jika tidak biarkan saja (3g) Klik tombol Simpan untuk menyimpan data (3f) Masukkan realisasi Waktu dikolom Menit atau di kolom Jam

18 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 15 BAB 8 CETAK BUKU HARIAN KERJA Setelah Anda selesai mengisi Buku Harian kerja, caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 06 Cetak buku Harian Mode 1, 3. Lalu pilih salah satu jenis cetaknya, 4. Lalu pilih bulan yang akan dicetak, 5. Klik tombol Cetak untuk mencetak hasilnya, (3) Pilih Jenis Cetaknya (5) Klik tombol Cetak (4) Pilih bulannya

19 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 16 BAB 9 CETAK LAPORAN BULANAN Selanjutnya adalah mencetak laporan bulanan, caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 10 Cetak Laporan Bulanan, 3. Lalu klik salah satu bulan yang Anda inginkan pada tabel, 4. Lalu Masukkan tanggal dan tempat dibuat, 5. Klik pilihan halaman pada option cetak laporan bulanan, 6. Setelah itu klik tombol Cetak, (3) Klik salah satu bulannya (4) Tanggal dan tempat (5) Pilihan cetak halaman (6) Klik Tombol Cetak

20 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 17 BAB 10 PENILAIAN PENCAPAIAN SKP Selanjutnya adalah Penilaian Pencapaian SKP, caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 12 Pencapaian Sasaran Kerja Pegawai 3. Setelah jendela Penilaian SKP terbuka, klik tombol reset hasil untuk melihat hasilnya, 4. Jika Anda hendak mengubah data Penilian SKP, klik pada salah satu record yang Anda inginkan, kemudian klik tombol Ubah. Klik tombol Ubah Klik salah satu data yang akan diubah 5. Masukkan nilai-nilainya pada bagian Realisasi seperti pada gambar berikut: Bagian Target Bagian Realisasi

21 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 18 Untuk mencetak hasilnya klik pada tombol Cetak Contoh Hasil Cetak Sasaran Kerja Pegawai

22 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 19 BAB 11 PENILAIAN PERILAKU KERJA PEGAWAI Selanjutnya adalah Penilaian Perilaku Kerja Pegawai, adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 11 Perilaku Kerja Pegawai 3. Setelah jendela Penilaian Perilaku Kerja terbuka, a. Pilih periode bulannya satu persatu, b. Masukkan nilainya pada kolom yang berwarna hijau, (3a) Pilih bulannya (3b) Masukkan Nilainya 4. Untuk mencetaknya, a. Masukkan tanggal cetak b. Pilih jenis cetak c. Klik tombol cetak

23 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 20 (4a) Masukkan tanggal cetak (4b) Pilih jenis cetak (4c) Klik tombol cetak Contoh Hasil Cetak Hasil Penilaian Perilaku Kerja Pegawai

24 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 21 BAB 12 PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS Selanjutnya adalah mencetak Hasil Penilaian Prestasi Kerja PNS, adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama, 2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 13 Hasil Penilaian Prestasi Kerja PNS 3. Setelah jendela Hasil Penilaian Prestasi Kerja PNS terbuka, c. Masukkan tanggalnya, d. Pilih jenis cetak, e. Klik tombol Cetak (3a) Masukkan Tanggalnya (3b) Pilih jenis cetak (3c) Klik tombol Cetak

25 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 22 Contoh Hasil Cetak Hasil Penilaian Prestasi Kerja Pegawai

26 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 23 BAB 13 BACKUP DATA Selanjutnya adalah mem backup data, salah satu keunggulan dari aplikasi e-skp Gold Series Pro edition ini adalah adanya menu backup, backup adalah proses membuat data cadangan dengan cara menyalin atau membuat arsip data komputer sehingga data tersebut dapat digunakan kembali apabila terjadi kerusakan atau kehilangan, adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Nomor 14 Backup Data SKP pada kelompok menu Utiity, 2. Setelah jendela backup terbuka, a. Masukkan nama file hasil backup misal (Data Bulan 01), b. Klik tombol Lokasi Penyimpanan untuk menentukan lokasi file hasil backup akan disimpan, c. klik tombol Backup untuk mulai membackup data, (2a) Masukkan nama file (2b) Tentukan lokai file hasil backup (2c) Klik tombol Backup

27 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 24 BAB 14 RESTORE DATA Sesuai dengan artinya, restore adalah proses mengembalikan kembali sebuah data atau file. Jadi misalnya data Anda terhapus secara tidak sengaja atau terc=jadi crash di komputer Anda, maka Anda masih dapat mengembalikan file data tersebut dengan cara merestore data yang telah Anda backup sebelumnya. adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Nomor 15 Restore Data SKP pada kelompok menu Utiity, 2. Setelah jendela Restore Data terbuka, a. Klik tombol Cari Data untuk menemukan lokasi file hasil backup yang telah disimpan, b. klik tombol Restore untuk mulai merestore data, (2a) Klik tombol Cari data untuk menemukan lokasi file hasil backup (2b) Klik tombol Restore

28 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 25 BAB 15 PINDAH TAHUN Proses ini dilakukan pada saat ingin membuat SKP baru di tahun berikutnya. adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Nomor 21 Pindah Tahun pada kelompok menu Utiity, 2. Setelah jendela Pindah Tahun terbuka, a. Masukkan NIP pada kolom NIP dengan benar, b. Masukkan tahun sebelumnya ke tahun SKP berikutnya c. klik tombol Proses untuk mulai, dan tunggu sampai proses selesai (2a) masukkan NIP (2b) Tahun SKP Baru (2b) Tahun SKP Lama (2c) Klik tombol Proses

29 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 26 BAB 16 TERIMA DATA SKP (MENGGABUNGKAN DATA) Menu Terima data SKP digunakan untuk menyatukan atau menggabungkan dua atau lebih data SKP ke dalam satu Database atau satu PC, Sebelum melakukan proses ini, terlebih dahulu backup data SKP yang ingin di gabung datanya dan pindahkan ke dalam flashdisk, adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Nomor 16 Terima Data SKP pada kelompok menu Utiity, 2. Setelah jendela Terima Data SKP terbuka, a. Pilih periode Bulannya, b. Masukkan NIP pada kolom NIP dengan benar, c. Kemudian klik tombol Lokasi File untuk menemukan lokasi file hasil backup dari data SKP yang akan digabung, d. Kemudia Klik Tombol Terima untuk mulai proses terima data. (2a) Pilih Periode Bulannya (2b) Masukkan NIP (2c) Cari Lokasi File Backup data SKP yang ingin di gabung (2d) Klik tombol Terima

30 M a n u a l B o o k A p l i k a s i e - S K P G o l d S e r i e s P r o 27 KONTAK PERSON JIKA ANDA MENGALAMI KESULITAN ATAU MENGINGINKAN INFORMASI YANG LEBIH BANYAK MENGENAI APLIKASI SIMTATA, SILAHKAN MENGHUBUNGI KAMI DISALAH SATU DARI NOMOR BERIKUT BY PHONE OR WHATSAPP Irvan Mamala