UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Transkripsi

1 UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA PROSEDUR OPERASINAL BAKU PELAYANAN PEMINJAMAN KOLEKSI KARYA ILMIAH NO. PRO PP - 09 Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh Aisyiah, S.E Charlis Siana Rosita, S.Sos. Dr.Taufiq Abdul Gani, M.Eng.,Sc. Asisten Pustakawan Bidang Pelayanan Pengguna Manager Representative Kepala

2 Halaman Pengesahan Revisi Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa oleh Disetujui oleh 0 5/01/2015 Pengesahan dokumen Charlis Siana Rosita Taufiq Abdul Gani

3 A. TUJUAN POB ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai : 1. Penyelenggaraan layanan peminjaman Koleksi Karya Ilmiah kepada pemustaka B. RUANG LINGKUP POB ini meliputi: 1. Pelayanan Pinjam Singkat/baca di tempat Koleksi Karya Ilmiah 2. Pelayanan Foto Copy Koleksi Karya Ilmiah 3. Penggunaan Opac/Bimbingan Pemakai Perpustakaan C. DEFINISI 1. Pelayanan Pinjam Singkat adalah salah satu pelayanan yang di berikan pada bagian Koleksi Karya Ilmiah untuk pemustaka yang membaca Skripsi,Tesis, Disertasi, LKP dan KKI di meja baca, di mana Koleksi nya tidak dapat di bawa pulang oleh pemustaka. 2. Pelayanan Foto kopi Koleksi Karya Ilmiah adalah pelayanan yang di berikan oleh petugas KKI untuk pemustaka meng copy Koleksi Karya Ilmiah. 3. OPAC adalah Online Public Access Catalogue yaitu berupa pelayanan secara online untuk memberikan akses kepada pemustaka untuk mencari buku yang diinginkan D. REFERENSI 1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 3. PP Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No SNI SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi 5. SNP 10 :2011 Perpustakan Perguruan Tinggi 6. ISO 9001:2008 Syarat dan Ketentuan 7. ISO 9000 :2008 Kosa Kata E. DOKUMEN TERKAIT 1. IK Tata Cara Menyapa Pemustaka 2. IK Penggunaan OPAC 3. IK Pencarian ETD 4. IK Foto Copy KKI 5. Form Pencarian Koleksi KKI 6. Form Foto Copy

4 7. Kwitansi Foto Copy F. PERSYARATAN Persyaratan bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi di layanan KKI ialah: - Memiliki KTM/KTA/KTP sebagai jaminan baca tempat - Koleksi hanya bisa di baca di ruang baca KKI - Wajib mengisi logbook peminjaman jika ingin membaca koleksi - Koleksi hanya boleh di fotocopy dan tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang - Mengisi form fotocopy koleksi KKI - Maksimal fotocopy Koleksi Karya Ilmiah sebanyak 20 lembar Perjudul - Biaya fotocopy KKI per lembar adalah Rp.300, pembayaran tidak menerima cash namun menggunakan mesin EDC - Koleksi KKI yang di fotocopy hanya dapat di ambil minimal 1 kali 24 jam G. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN Layanan ini berhubungan dengan layanan: - Counter layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya - Pelayanan teknis yang mengolah dan mengelola koleksi baik cetak maupun elektronik - Layanan referensi, terkait permintaan Electronic Thesis and Disertation (ETD) oleh pemustaka melalui layanan LSS - Layanan pemeriksaan barang keluar yang memeriksa bawaan pemustaka - Layanan sirkulasi terkait pengecekan upload Electronic Thesis and Disertation (ETD) yang akan ditelusuri pemustaka di bagian KKI - Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi dengan komputer OPAC - Layanan Fotocopy H. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO Risiko yang terjadi pada layanan Koleksi Karya Ilmiah ini berupa: - Koleksi KKI dibawa ke bagian lain oleh pemustaka tanpa sepengetahuan petugas - Koleksi Karya Ilmiah yang dicari di OPAC tersedia, akan tetapi di rak tidak tersedia - Lembaran KKI di robek pemustaka - Staf yang meminjam koleksi di KKI tidak mengembalikan dalam waktu yang lama

5 Resiko yang berhubungan dengan sistem di layanan ini dapat dikendalikan dengan cara: - Staf KKI mengarahkan pemustaka setelah mengambil koleksi untuk membaca di tempat yang telah disediakan, dan mengawasi pemustaka agar tidak membawa koleksi ke tempat lain. - Staf KKI mengecek kembali koleksi tersebut pada logbook peminjaman staf maupun pemustaka, jika koleksi tidak ditemukan pada daftar logbook tersebut, maka staf mencari koleksi di setiap lantai. Untuk tindak lanjut resiko ini staf menyusun KKI di rak sesuai dengan nomor klasifikasi, agar singkron antara data di OPAC dengan koleksi di rak, sehingga pustawakan menjaga keberadaan koleksi dan mengelola jajaran koleksi dengan tepat. - Staf mengecek setiap halaman KKI yang dikembalikan pemustaka setelah di baca untuk memastikan KKI yang dikembalikan utuh. Jika pemustaka diketahui petugas merobek halaman KKI, maka pemustaka tersebut akan dibawa ke pimpinan untuk di proses - Staf mendata kembali staf yang belum mengembalikan KKI melebihi jangka waktu yang ditetapkan dan menginformasikan kepada pimpinan untuk di proses I. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA Bagian Koleksi Karya Ilmiah merupakan layanan semi terbuka, oleh karena itu mahasiswa tidak di izinkan untuk berdiskusi kelompok sehingga mengganggu pemustaka lain yang sedang belajar. Jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka petugas meminta maaf dan memberi pengertian akan kebijakan tersebut serta mengarahkan pemustaka untuk menggunakan ruang diskusi yang telah di sediakan perpustakaan. J. PENANGANAN KELUHAN Pemustaka yang tidak puas dengan layanan ini, dapat melaporkan keluhan langsung kepada Ka.bid pelayanan Perpustakaan Unsyiah, atau pelaporan keluhan secara online pada alamat uilis.unsyiah.ac.id/complaint. Pengaduan ini akan di proses staf penganganan keluhan dengan di dasari No PRO-PP-09 tentang penanganan komplain pelanggan dan IK-PP tentang instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan. Keluhan akan diproses 1x24 jam, jika keluhan sudah di proses, staf penanganan keluhan akan menghubungi pemustaka yang melapor.

6 K. PROSEDUR Unit Kegiatan Bagian Koleksi Karya Ilmiah Layanan Pengguna Pemustaka Dokumen Mulai Staf KKI menerima koleksi dari layanan pengguna Petugas Bagian KKI memilah-milah KKI berdasarkan type dan Nomor DDC nya Petugas Bagian KKI Mengelola jajaran Bahan Pustaka (Shelving) Koleksi Karya Ilmiah Pemustaka menuju Counter Bagian KKI Petugas KKI menyapa dan mengucapkan Salam kepada Pemustaka Petugas menerima pertanyaan dari pemustaka bagaimana cara meminjam Koleksi Karya Ilmiah Petugas mengarahkan pemustaka menggunakan OPAC dan pemustaka mencari sendiri koleksi yang diinginkan IK Tata Cara Menyapa Pemustaka IK Penggunaan OPAC IK Pencarian ETD

7 Petugas memberikan Form untuk mencatat hasil pencarian Koleksi Karya Ilmiah kepada Pemustaka Form catatan hasil pencarian Data KKI Pemustaka menyerahkan kembali Form pencarian judul koleksi kepada Petugas Petugas menelusuri koleksi di rak sesuai dengan kebutuhan Pemustaka sebanyak 3 eksamplar/judul Petugas memberikan Koleksi Karya Ilmiah ke pemustaka untuk di bawa ke meja baca Pemustaka memberikan identitas (KTA/KTP) kepada petugas untuk di catat pada buku pengunjung sesuai dengan Fakultas Petugas memberikan Form foto kopi jika pemustaka ingin meng kopi KKI IK Tata cara Foto kopi KKI Form Foto Copy KKI Pemustaka mengembalikan Koleksi Karya Ilmiah setelah di baca/di foto kopi kepada petugas Petugas KKI mengembalikan kartu identitas (KTA/KTP) kepada pemustaka Selesai Ket Gambar Mulai Penghubung Aktivitas Proses Inspeksi Keputusan Garis Penghubung