DAFTAR RISIKO PUSAT TANGGUNGJAWAB

Transkripsi

1 HAL EHWAL PELAJAR KAMPUS MACHANG LAMPIRAN G DAFTAR RISIKO PUSAT TANGGUNGJAWAB NAMA PTJ : Nama Ketua Pusat Tanggungjawab (Dekan/Rektor/Ketua Jabatan/Pengarah) : Nama Projek/ (Jika berkenaan) : TIMBALAN REKTOR HAL EHWAL PELAJAR KAMPUS MACHANG PENGANJURAN CERAMAH/ SEMINAR/ KURSUS 3. Punca/ Penyebab Risiko No. Ruj (Untuk 1. Kategori (A) 2. Keterangan Risiko Klasifikasi 4. Impak Risiko Kegunaan Risiko (B) (A) Pejabat) Punca (Untuk Penerangan Kawalan Sedia ada Kegunaan Pejabat UPR) Operasi 1. Tiada sambutan Manusia Tingkatkan promosi Pelajar tidak dapat menghadiri karnival yang dianjurkan kerana pada waktu Peserta kuliah dan pertindihan aktiviti di tempat lain Memberikan Operasi 2. Ada kuliah Persekitaran pelepasan kuliah kepada pelajar Wujudkan kalendar Operasi 3. Pertindihan Aktiviti Persekitaran aktiviti tahunan Melantik PIC untuk 1. Maklumat tidak Operasi menguruskan tepat promosi Maklumat berkenaan karnival tidak Meningkatkan Publisiti dapat disalurkan dengan tepat kepada promosi Operasi 2. Tiada daya tarikan peserta menggunakan pelbagai media 3. Penyebaran Mengenalpasti Operasi promosi tidak meluas sasaran peserta 5. Kaedah Kawalan ( C) Klasifikasi (B) kawalan Kawalan tambahan (Untuk yang di cadangkan Kegunaan UPR) 1. Mewujudkan senarai peserta yang berdaftar (Google Form) 2. Melantik orang yang bertanggungjawab (PIC) 6. Kebarangkalian 7. Penilaian Impak (a) Manusia (b) Reputasi / Imej (c)kewangan (d) Operasi 8. Tahap Impak Risiko (Automatik) 10. Pemunya 9. Pemilik Isu Purata Tindakan Tahap Risiko (a+b+c+d)/n TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN Pendaftaran awal EKSTREM HEP MACHANG PENGURUSAN Mempamerkan senarai aktiviti yang EKSTREM HEP MACHANG PENGURUSAN telah dilulus Proof read committee SEDERHANA HEP MACHANG PENGURUSAN Melantik PIC TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN Melantik PIC bagi EKSTREM HEP MACHANG PENGURUSAN setiap sasaran 11. Tarikh didaftarkan 12. Kemaskini pertama 13. Kemaskini kedua Tarikh Tarikh Status Kawalan Status Kawalan Risiko dikemaskini dikemaskini Risiko Dipersetujui supaya mewujudkan kalendar aktiviti tahunan berdasarkan kalendar akademik bagi mengelakkan pertindihan program -Perlu mengadakan aktiviti mengikut keperluan pasaran semasa -Sebahagian program boleh dikenakan deposit kepada pelajar untuk memastikan komitmen pelajar Operasi 1. Tidak menarik Tidak dapat mnarik minat peserta untuk ke karnival Membuat aktiviti yang menarik & penglibatan icon Penganjuran aktiviti bersasarkan pelbagai kumpulan sasaran TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN 2. Tidak mematuhi Operasi Aktiviti syarat Operasi 3. Mismatch activity Membuat garis panduan aktiviti Pembatalan aktiviti kerana tidak mengikut peraturan yang ditetapkan Membuat garis panduan aktiviti Membuat pemantauan bagi setiap aktiviti Kaji selidik kehendak pasaran (Market needs survey) SEDERHANA HEP MACHANG PENGURUSAN TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN Tarikh analisa : Diselaraskan oleh : Jawatan : Disahkan oleh : Borang dikemaskini pada 24 Disember 2014 Bil 1 Kategori Risiko Perkara PETUNJUK KAEDAH MENGISI DAFTAR RISIKO Keterangan Mengenalpasti dan mengklasifikasikan risiko mengikut enam kumpulan utama berikut: i) Risiko Strategik : Risiko-risiko yang menjadi halangan untuk mencapai halatuju atau objektif pusat tanggungjawab/ universiti ii) Risiko Kewangan : Risiko-risiko berkaitan keupayaan kewangan, prosidur pengurusan kewangan, keselamatan kewangan, dan lain-lain berkaitan kewangan iii) Risiko Perundangan : Risiko-risiko dari implikasi perundangan seperti perjanjian antara organisasi, penurunan kuasa serta lain-lain yang berkaitan dengan pelaksanaan undang-undang iv) Risiko Reputasi : Risiko-risiko yang sekiranya berlaku akan memberi implikasi kepada imej universiti v) Risiko Operasi : Risiko-risiko yang melibatkan semua proses kerja bagi mencapai objektif organisasi seperti keselamatan rekod, keselamatan pekerja, pengurusan dan pembangunan sumber manusia, fasiliti dan lain-lain. 2 Keterangan Risiko vi) Risiko Projek Utama : Risiko-risiko yang dijangka sepanjang tempoh pelaksanaan sesebuah projek bermula dari proses penyediaan kertas cadangan projek sehingga projek tersebut siap dan diserahkan kepada pengguna. Melibatkan penilaian risiko dari semua aspek yang perlu dalam pelaksanaan projek termasuk tenaga kerja, kewangan, perundangan dan segala perancangan pelaksanaan projek. Menjelaskan tentang sesuatu keadaan luar jangka yang boleh memberi kesan positif atau negatif dan boleh menjadi halangan kepada pencapaian objektif organisasi A Punca/Penyebab Risiko Impak Risiko Kaedah Kawalan Sedia ada Menjelaskan aktiviti/proses/faktor yang menjadi punca sesuatu risiko Menjelaskan kesan/ akibat yang dijangka sekiranya langkah kawalan tidak diambil Kaedah yang telah dilaksanakan bagi mengawal risiko dari menjadi kenyataan (Contoh : Pemantauan/ Peraturan/ Audit). Nyatakan 'Tiada' sekiranya belum ada kawalan yang diamalkan. 5B Kawalan tambahan yang di cadangkan Cadangan tambahan atau penambahbaikan kaedah kawalan yang difikirkan lebih efektif daripada Kaedah Kawalan Sedia ada. (Contoh : Penguatkuasaan peraturan, semakan semula prosedur). 6 Kebarangkalian Menunjukkan kadar kemungkinan sesuatu risiko itu berlaku. (Rujuk Jadual 1 bagi menentukan skala kebarangkalian) Penilaian Impak Tahap Impak Risiko Pemilik Isu Pemunya Tindakan Tahap impak risiko kepada individu mahupun Universiti sekiranya risiko menjadi kenyataan. (Rujuk Jadual 2 bagi menentukan skala tahap impak mengikut kategori). Matrik Impak dengan mengambil kira faktor Kebarangkalian dan Penilaian Impak. Empat (4) Tahap Impak Risiko ialah Rendah, Sederhana, Tinggi dan Ekstrem. (Dijana secara automatik menggunakan formula. Penerangan tahap impak risiko seperti di Jadual 3.) Pemilik Isu adalah merupakan Unit/Bahagian/Jabatan yang mengenalpasti dan melaporkan risiko yang dijangka untuk didaftarkan di dalam Daftar Risiko. Staf yang bertanggungjawab untuk memastikan kaedah kawalan tambahan yang dicadangkan dilaksanakan Tarikh didaftarkan Tarikh dikemaskini (dicadangkan pemantauan setiap 6 bulan) Tarikh risiko mula didaftarkan di dalam daftar risiko Tarikh selepas pemantauan tindakan dilaksanakan Status Kawalan Risiko Status terkini risiko setelah tindakan kawalan tambahan dilaksanakan

2 JADUAL 1 Jadual Indeks Kebarangkalian (Adaptasi dari Standards Australia Risk Management AS/NZS 4360:2004) 1 JARANG Skala Penarafan Keterangan Sesuatu kejadian yang jarang berlaku - sekali melebihi 3 tahun 2 KEMUNGKINAN RENDAH Sesuatu kejadian yang rendah kemungkinan berlaku - sekali dalam setiap 3 tahun 3 ADA KEMUNGKINAN Sesuatu kejadian yang mungkin berlaku - sekali setahun 4 KEMUNGKINAN TINGGI 5 HAMPIR PASTI Sesuatu kejadian yang besar kemungkinan berlaku - sekali setiap 6 bulan Sesuatu kejadian yang kerap/ hampir pasti berlaku - sekali dalam sebulan

3 JADUAL 2 Impak Manusia Reputasi Kewangan Operasi Kecederaan yang tidak memerlukan Aduan terpencil Tidak dapat beroperasi kurang rawatan/ daripada 2 jam (<2 jam) tidak menjejas produktiviti 1 (Tiada Kesan) Jadual Tahap Impak Mengikut Kategori Implikasi kewangan sangat rendah dan didalam ruang kawalan pemunya risiko untuk menguruskan secara dalaman 2 (Kecil) mengalami kecederaan dan memerlukan rawatan pesakit luar/ menjejas produktiviti pada tahap minimal 1-5 aduan daripada pemegang kepentingan dan pelanggan. Melibatkan implikasi kewangan <10% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi di antara 2-4 jam 3 (Sederhana) 4 (Besar) Mengalami kecederaan dan perlu dirawat di hospital (ditahan wad < 4 hari)/ menjejas produktiviti pada tahap proses kerja Mengalami kecederaan dan perlu dirawat di hospital (ditahan wad > 4 hari)/ mengakibatkan penurunan produktiviti pada peringkat jabatan 6-10 aduan daripada pemegang kepentingan dan pelanggan. Publisiti buruk dari akhbar tempatan dan antarabangsa. Melibatkan implikasi kewangan 10% hingga 25% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Melibatkan implikasi kewangan 25% hingga 50% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi di antara 1-3 hari Tidak dapat beroperasi di antara 3-7 hari 5 (Sangat Besar) Kematian/ mengakibatkan penurunan produktivi universiti Publisiti sangat buruk dari akhbar tempatan dan antarabangsa. Melibatkan implikasi kewangan >50% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi melebihi 7 hari

4 JADUAL 3 MATRIKS KEBARANGKALIAN DAN IMPAK (Adaptasi dari Standards Australia Risk Management AS/NZS 4360:2004) Tiada kesan Kecil Sederhan a Besar Sangat Besar Hampir Pasti Kemungkinan tinggi Ada kemungkinan TAHAP RISIKO SKALA PENERANGAN Ekstrem Risiko sangat tinggi, pelan tindakan terperinci diperlukan Tinggi 8-12 Risiko tinggi, diberi perhatian oleh pengurusan atasan agensi Sederhana 4-7 Risiko sederhana, diurus dan diberi perhatian oleh pihak yang bertanggungjawab Rendah 1-3 Risiko rendah, diuruskan mengikut prosidur sedia ada Kemungkinan rendah Jarang

5 DAFTAR RISIKO PUSAT TANGGUNGJAWAB NAMA PTJ : Nama Ketua Pusat Tanggungjawab (Dekan/Rektor/Ketua Jabatan/Pengarah) : Nama Projek/ (Jika berkenaan) : HAL EHWAL PELAJAR KAMPUS MACHANG TIMBALAN REKTOR HAL EHWAL PELAJAR KAMPUS MACHANG PENGANJURAN CERAMAH/ SEMINAR/ KURSUS 3.Penerangan Punca/ 1. Kategori Risiko 2. Keterangan Risiko 4. Impak Risiko Penyebab Risiko (A) Kawalan Sedia ada 5. Kaedah Kawalan (B) Kawalan tambahan yang di cadangkan 6. Kebarangkalian (Jadual 1) (a) Manusia 7. Penilaian Impak (Jadual 2) (b) Reputasi / Imej (c)kewangan (d) Operasi 8. Tahap Impak Risiko Purata (a+b+c+d)/n Tahap risiko (Jadual 3) 9. Pemilik Isu 10. Pemunya Tindakan Operasi 1. Tiada sambutan Manusia Tingkatkan promosi Peserta Operasi 2. Ada kuliah Persekitaran Pelajar tidak dapat menghadiri karnival yang dianjurkan kerana pada waktu kuliah dan pertindihan aktiviti di tempat lain Memberikan pelepasan kuliah kepada pelajar 1. Mewujudkan senarai peserta yang berdaftar (Google Form) 2. Melantik orang yang bertanggungjawab (PIC) TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN Pendaftaran awal EKSTREM HEP MACHANG PENGURUSAN Operasi 3. Pertindihan Aktiviti Persekitaran Wujudkan kalendar aktiviti tahunan Mempamerkan senarai aktiviti yang telah dilulus EKSTREM HEP MACHANG PENGURUSAN Operasi 2. Tiada daya tarikan Operasi Publisiti 3. Penyebaran promosi tidak meluas Maklumat berkenaan karnival tidak dapat disalurkan dengan tepat kepada peserta Meningkatkan promosi menggunakan pelbagai media Mengenalpasti sasaran peserta Melantik PIC TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN Melantik PIC bagi setiap sasaran EKSTREM HEP MACHANG PENGURUSAN Operasi 1. Tidak menarik Aktiviti Operasi 3. Mismatch activity Tidak dapat mnarik minat peserta untuk ke karnival Pembatalan aktiviti kerana tidak mengikut peraturan yang ditetapkan Membuat aktiviti yang menarik & penglibatan icon Membuat garis panduan aktiviti Penganjuran aktiviti bersasarkan pelbagai kumpulan sasaran Kaji selidik kehendak pasaran (Market needs survey) TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN TINGGI HEP MACHANG PENGURUSAN Tarikh analisa : Diselaraskan oleh : Jawatan : Disahkan oleh :

6 Bil 1 Perkara Kategori Risiko PETUNJUK KAEDAH MENGISI DAFTAR RISIKO Keterangan Mengenalpasti dan mengklasifikasikan risiko mengikut enam kumpulan utama berikut: i) Risiko Strategik : Risiko-risiko yang menjadi halangan untuk mencapai halatuju atau objektif pusat tanggungjawab/ universiti ii) Risiko Kewangan : Risiko-risiko berkaitan keupayaan kewangan, prosidur pengurusan kewangan, keselamatan kewangan, dan lain-lain berkaitan kewangan iii) Risiko Perundangan : Risiko-risiko dari implikasi perundangan seperti perjanjian antara organisasi, penurunan kuasa serta lain-lain yang berkaitan dengan pelaksanaan undangundang iv) Risiko Reputasi : Risiko-risiko yang sekiranya berlaku akan memberi implikasi kepada imej universiti v) Risiko Operasi : Risiko-risiko yang melibatkan semua proses kerja bagi mencapai objektif organisasi seperti keselamatan rekod, keselamatan pekerja, pengurusan dan pembangunan sumber manusia, fasiliti dan lain-lain. vi) Risiko Projek Utama : Risiko-risiko yang dijangka sepanjang tempoh pelaksanaan sesebuah projek bermula dari proses penyediaan kertas cadangan projek sehingga projek tersebut siap dan diserahkan kepada pengguna. Melibatkan penilaian risiko dari semua aspek yang perlu dalam pelaksanaan projek termasuk tenaga kerja, kewangan, perundangan dan segala perancangan pelaksanaan projek A Keterangan Risiko Punca/Penyebab Risiko Impak Risiko Kaedah Kawalan Sedia ada Menjelaskan tentang sesuatu keadaan luar jangka yang boleh memberi kesan positif atau negatif dan boleh menjadi halangan kepada pencapaian objektif organisasi. Menjelaskan aktiviti/proses/faktor yang menjadi punca sesuatu risiko Menjelaskan kesan/ akibat yang dijangka sekiranya langkah kawalan tidak diambil Kaedah yang telah dilaksanakan bagi mengawal risiko dari menjadi kenyataan (Contoh : Pemantauan/ Peraturan/ Audit). Nyatakan 'Tiada' sekiranya belum ada kawalan yang diamalkan. 5B Kawalan tambahan yang di cadangkan Cadangan tambahan atau penambahbaikan kaedah kawalan yang difikirkan lebih efektif daripada Kaedah Kawalan Sedia ada. (Contoh : Penguatkuasaan peraturan, semakan semula prosedur) Kebarangkalian Penilaian Impak Tahap Impak Risiko Pemilik Isu Pemunya Tindakan Menunjukkan kadar kemungkinan sesuatu risiko itu berlaku. (Rujuk Jadual 1 bagi menentukan skala kebarangkalian). Tahap impak risiko kepada individu mahupun Universiti sekiranya risiko menjadi kenyataan. (Rujuk Jadual 2 bagi menentukan skala tahap impak mengikut kategori). Matrik Impak dengan mengambil kira faktor Kebarangkalian dan Penilaian Impak. Empat (4) Tahap Impak Risiko ialah Rendah, Sederhana, Tinggi dan Ekstrem. (Dijana secara automatik menggunakan formula. Penerangan tahap impak risiko seperti di Jadual 3.) Pemilik Isu adalah merupakan Unit/Bahagian/Jabatan yang mengenalpasti dan melaporkan risiko yang dijangka untuk didaftarkan di dalam Daftar Risiko. Staf yang bertanggungjawab untuk memastikan kaedah kawalan tambahan yang dicadangkan dilaksanakan.