PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PUSAT LAYANAN TI

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PUSAT LAYANAN TI Untuk Pengguna Direktorat SIS - BPS Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

2 Daftar Isi Daftar Isi... 1 Pendahuluan Menu Login Menu Buka Tiket Menu Cek Status Tiket Menu Basis Pengetahuan Menu Katalog Layanan Menu SOP Menu Word Cloud Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

3 Pendahuluan Pusat Layanan TI BPS merupakan sevice desk untuk layanan TI yang dibangun oleh Direktorat SIS sebagai penyedia Layanan TI, yang berfungsi sebagai media untuk menyampaikan permintaan maupun gangguan terkait layanan TI bagi seluruh pegawai BPS sebagai pengguna. Pusat Layanan TI BPS menyediakan empat channel bagi pengguna untuk melaporkan gangguan maupun permintaan TI, salah satunya melalui web portal. Web portal dapat diakses pada tautan 1. Menu Login Untuk masuk ke dalam sistem, pengguna dapat membuka tautan tersebut dan login menggunakan username dan password community. Gambar 1. Tampilan halaman login Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

4 Gambar 2. Tampilan halaman utama Di halaman awal, terdapat beberapa menu utama, diantaranya: 1. Buka Tiket, untuk membuka tiket gangguan atau permintaan 2. Cek Status Tiket, untuk memantau status tiket yang telah dibuat 3. Basis Pengetahuan, untuk mencari solusi awal gangguan 4. Katalog Layanan, untuk melihat daftar layanan TI dan informasinya 5. SOP, untuk melihat prosedur beberapa aktifitas terkait layanan TI 6. Word Cloud, untuk menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada Basis Pengetahuan Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

5 2. Menu Buka Tiket Pengguna dapat membuat laporan atas gangguan maupun permintaan layanan TI melalui menu Buka Tiket. Ketika di klik Buka tiket Baru, maka yang muncul adalah halaman Basis Pengetahuan. Hal ini bermaksud supaya sebelum melaporkan gangguan, pengguna dapat melakukan self service untuk mencari solusi. Hal ini akan sangat membantu, karena petugas Pusat Layanan TI dapat lebih tanggap menangani laporan lainnya. Penggunaan detail fitur Basis Pengetahuan akan dijelaskan pada sesi selanjutnya. Ketika pengguna tidak dapat menemukan solusi yang dicari maka muncul checkbox yang menyatakan pengguna tidak menemukan solusi. Gambar 3. Tampilan sebelum membuka tiket Setelah checkbox di aktifkan, maka akan muncul tombol untuk membuka tiket. Gambar 4. Tampilan pencarian solusi Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

6 Setelah terbuka halaman Buka Tiket, isikan beberap informasi yang wajib dipilih dan di isi oleh user diantaranya sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini : Gambar 5. Tampilan proses pembuatan tiket Kategori Layanan (Wajib dipilih) Kategori Layanan adalah kelompok besar (group) dari seluruh layanan yang disediakan oleh Pusat Layanan TI yang terdiri atas 13 Kategori Layanan, yang dapat dilihat pada Katalog Layanan TI pada halaman Beranda Sub Kategori Layanan (Wajib dipilih) Sub Kategori Layanan adalah jenis layanan yang disediakan oleh Pusat Layanan TI. Daftar kategori layanan dan sub kategori layanan terlihat pada tabel berikut ini. Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

7 No Kategori Layanan Sub Kategori Layanan 1 Layanan Koneksi Jaringan Layanan Akses Jaringan BPS dan Koneksi Internet Layanan Koneksi VPN (Virtual Private Network) Site Layanan Pendaftaran dan Troubleshooting VSAT Layanan Koneksi Personal VPN 2 Layanan VoIP Layanan Layanan Komunikasi Layanan Vicon Layanan Chatting/Messenger (Skype For Business/Lync) 3 Layanan Hosting Layanan Web Hosting Layanan Server Hosting Layanan Database Hosting Layanan Personal Virtual Desktop 4 Layanan File Share Storage/Spool Layanan Layanan Personal Storage (Laci) Penyimpanan Layanan Pertukaran Data dengan Eksternal BPS dan Berbagi Data Layanan Crawling Informasi Layanan Pengelolaan Data Sensus dan Survei 5 Layanan Portal Layanan Portal Kolaborasi (Sharepoint) 6 7 Layanan Perangkat Jaringan Layanan Piranti Lunak 8 Layanan Perangkat Keras 9 Layanan Pembangunan Aplikasi 10 Layanan Pengembangan Aplikasi Layanan Portal Pegawai (Community) Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Firewall Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Server Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Access Point Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Switch Layanan Pengelolaan Piranti Lunak Layanan Permintaan Piranti Lunak Layanan Perbaikan Koneksi & Perangkat Mesin Handkey Layanan Komputer Layanan Printer dan Scanner Layanan UPS Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Survei Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pembangunan Aplikasi Monitoring Survei/Sensus Layanan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Layanan Aplikasi Back Office Layanan Simpeg Online Layanan Presensi Online (Pusat) Layanan Prestasi Online Layanan Baperjakat Online Layanan TK Online Layanan SIM Perundang-Undangan Layanan KP Online Layanan Aplikasi PPID Layanan Simkeu Desktop Layanan Aplikasi Absensi Desktop Layanan Aplikasi Katalog Mikrodata Layanan Aplikasi Laporan Pekerjaan Pimpinan Layanan Sipintar Layanan Aplikasi Inpassing Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

8 No Kategori Layanan 11 Layanan Konsultasi 12 Layanan Kompilasi Data 13 Layanan Lainnya Sub Kategori Layanan Layanan Aplikasi Uji Kompetensi Layanan Website Paguyuban BPS Layanan Pengelolaan Presensi Online Daerah Layanan Aplikasi Mutasi Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Survei Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pengembangan Aplikasi Monitoring Survei/Sensus Layanan Konsultasi terkait Pengolahan Data Layanan Kompilasi, Pemrosesan dan Tabulasi Data Pengolahan Layanan Kompilasi dan Tabulasi Data Sistem Informasi Manajemen Layanan Shorten URL Layanan Dukungan Pimpinan Jenis Tiket (Wajib dipilih) Terdapat dua pilihan jenis tiket yaitu : a. Gangguan. Yaitu untuk laporan yang bersifat gangguan terhadap layanan TI. Pilih jenis tiket Gangguan, kemudian isikan form seperti pada gambar berikut. Gambar 6. Tampilan proses pembuatan tiket gangguan Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

9 b. Permintaan. Yaitu untuk mengajukan permintaan layanan TI. Pilih jenis tiket Permintaan kemudian isikan form seperti pada gambar berikut. Gambar 7. Tampilan proses pembuatan tiket permintaan Untuk mengajukan permintaan layanan, terdapat form persyaratan yang harus dilampirkan sebelum membuat tiket. User bisa mendownload formulir terkait untuk kemudian di upload kembali pada halaman ini. Ringkasan masalah (Wajib diisi) Merupakan kalimat singkat yang mewakili permasalahan baik yang berupa gangguan maupun layanan permintaan Deskripsi Masalah (Wajib diisi) Adalah penjelasan detil mengenai permasalahan. Semakin detail user mengisikan deskripsi permaslahan akan semakin baik, artinya solusi yang akan diajukan akan semakin sesuai engan permasalahan yang terjadi Metode Callback (Wajib diisi) Adalah metode yang digunakan oleh operator Pusat Layanan TI untuk menghubunngi user kembali jika ada yang harus disampaikan Laporan tidak dari yang bersangkutan (Tidak wajib diisi) Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

10 Bagian ini diisi jika yang membuka tiket adalah bukan user yang mengalami gangguan TI atau meminta layanan TI Tombol Buka Tiket Setelah semua informasi selesai diinput, kemudian klik tombol Buka Tiket. Setelah itu sistem secara otomatis akan men-generate nomor tiket dan mengirimkan notifikasi dan nomor tiket ke akun yang telah diinput. Setelah membuka tiket User dapat mengecek masing-masing untuk mengetahui Nomor Tiket. Melalui portal ini user juga dapat melakukan dialog baik dengan operator maupun dengan Technical Support jika tiketnya dieskalasiang dialami. Dst Menu Cek Status Tiket User dapat melihat status tiket yang telah dibuka, dan juga melihat historis penangannya pada menu Cek Status Tiket. Pada halaman utama, klik tombol Cek Status Tiket, maka akan ditampilan daftar tiket yang masih dalam status Open. Gambar 8. Tampilan halaman utama Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

11 Gambar 9. Tampilan cek status tiket Melalui daftar tiket diatas, user dapat melihat daftar tiket yang pernah dibuat, status tiket, serta history tiket. 4. Menu Basis Pengetahuan Basis Pengetahuan berisi beberapa pertanyaan yang sering diajukan Gambar 10. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

12 Untuk melihat beberapa pertanyaan yang sering diajukan, user dapat memilih kategori permasalahan, topik bantuan atau dengan mengetik kata kunci secara langsung pada kategori overview 5. Menu Katalog Layanan Katalog Layanan menampilkan informasi layanan apa saja yang disediakan oleh Pusat Layanan TI BPS. Terdapat 13 kategori besar layanan yang mencakup sekitar 60 layanan TI. Gambar 11. Tampilan katalog layanan Untuk melihat lebih detil layanan apa saja yang disediakan, user dapat memilih salah satu kategori layanan. Sebagai contoh Klik Layanan Koneksi jaringan Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

13 Gambar 11. Tampilan katalog layanan koneksi jaringan 6. Menu SOP Daftar layanan yang tertera pada gambar adalah daftar layanan yang masuk kategori Layanan Koneksi Jaringan. Setiap layanan Ti yang disediakan akan disertai dengan : a. Service Level Agreement (SLA) b. b. Formulir persyaratan pengajuan permintaan terkait layanan Menampilkan SOP operasional terkait Layanan TI, diantaranya : a. SOP Manajemen Akses Layanan TI b. SOP Manajemen Event c. SOP Penanganan Gangguan d. SOP Manajemen Pemenuhan Permintaan e. SOP Manajemen Problem f. SOP Lainnya terkait Layanan TI Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI

14 7. Menu Word Cloud Menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada Basis Pengetahuan Gambar 12. Tampilan Word Cloud User dapat mengklik salah satu kata atau istilah tersebut, sehingga akan muncul tampilan daftar Pengetahun terkait dengan kata tersebut. Gambar 13. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI