User Manual. Document Management System (DMS)

Transkripsi

1 , User Manual Document Management System (DMS)

2 Document History Document Location Paper copies are valid only on the day they are printed. Refer to the author if you are in any doubt about the currency of this document. Revision History Revision Number Revision Date Summary of Changes Created By Reviewer Date Name Company Signature Approver Date Name Company Signature

3 2 Table of Contents Document History... Document Location... Revision History... Reviewer... Approver... Table of Contents Introduction User Manual Document Background Training Objective... 6 Approach That Will Be Used During Training Session Vendor Management System Overview High Level Architecture Detail Level Architecture Flow of Functional How to Do Login Deskripsi Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Home Main Page Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Home - Category Description...

4 Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Home Expired Document Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Recent Document Add Document Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Advance Search Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Change Password Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result... 9 Screen Navigation Admin Console User Management... 20

5 Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Admin Console Group Management Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Admin Console Field Management Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Admin Console Profile Management Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation Admin Console Transaction Log Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen... 27

6 Navigation Admin Console Audit Trail Description Menu Path User Trigger/Pre-Requisite Result Screen Navigation... 29

7 6. Introduction. User Manual Document Background This document is a user manual document of DMS System. This document explains in detail how to use of the application system to navigate the DMS project. All matters mentioned in earlier documents: Functional Specification and Integration test are to be described in detail within this document..2 Training Objective At the end of this training, participants are expected to: Understand Vendor Management System - DMS concept and processes which cover: ü Basic Function of DMS ü How to Navigate DMS Understand how to do transactions in Vendor Management System Application.Training Method Approach That Will Be Used During Training Session

8 7 2. Document Management System Overview 2. High Level Architecture N/A 2.2 Detail Level Architecture N/A 2.3 Flow of Functional N/A

9 8 3. How to Do 3. Login 3.. Deskripsi Sebelum menggunakan aplikasi DMS, user harus melakukan login terlebih dahulu 3..2 Menu Path Login 3..3 User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS 3..4 Trigger/Pre-Requisite User memasukkan username dan password 3..5 Result User dapat masuk kedalam aplikasi jika memasukkan username dan password dengan benar 3..6 Screen 2 3 Tampilan halaman login 3..7 Navigation. Username: masukkan username

10 9 2. Password: masukkan password 3. Login: tekan tombol ini untuk masuk kedalam aplikasi 3.2 Home Main Page 3.2. Description Menu ini menampilkan halaman utama dari aplikasi DMS. user dapat menambahkan category, upload document, export data kedalam excel Menu Path Login -> Home User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User menambahkan category, upload document, export data kedalam excel Result User berhasil menambahkan category, upload document, export data kedalam excel

11 Screen Tampilan halaman utama Navigation Halaman Utama. Home: tombol ini berfungsi untuk kembali ke halaman utama. 2. Change Password: tekan tombol ini untuk mengganti password login 3. Admin Console: tombol ini berfungsi untuk masuk kedalam halaman pengaturan admin. Dalam halaman ini terdapat pengaturan 4. Logout: tekan tombol ini untuk keluar dari aplikasi DMS 5. Search: tombol ini berfungsi untuk memulai pencarian berdasarkan nama document 6. Advance Search: tekan tombol ini untuk melakukan pencarian yang lebih mendetail 7. Category: menunjukkan kolom category, yang berfungsi sebagai folder 8. Add Category: tekan tombol ini untuk membuat category baru 9. Expired Document: kolom ini berfungsi untuk menampilkan document yang akan mendekati tanggal kadaluarsa. (lihat page: 3 & 9) Untuk pengaturan expired document 0. Export List to Excel: link ini berfungsi untuk export list Expired Document kedalam format Excel. Recent Document: kolom ini berfungsi untuk melihat document yang baru di buat oleh user pada aplikasi Docubase 2. Add Document: tekan tombol ini untuk menambahkan document

12 3. Export List to Excel: link ini berfungsi untuk export list Recent Document kedalam format Excel 4. Remove: tekan tombol ini untuk menghapus document 3.3 Home - Category 3.3. Description Halaman Category tampilan dan fungsinya tidak terlalu berbeda dari halaman Home. Namun ketika user telah masuk kedalam page category, user akan menemukan link (Add Category) (Edit Category) (Delete Category) Menu Path Login -> Home -> <Folder Category> User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User menambah, merubah, dan menghapus Category Result User berhasil menambah, merubah, dan menghapus Category Screen 2 3 Tampilan halaman Category

13 Tampilan halaman Add Category Navigation Category. Add Category: tombol ini berfungsi untuk membuat Category baru. 2. Edit Category: tombol ini berfungsi untuk merubah detail Category 3. Delete Category: tekan tombol ini untuk menghapus Category. Namun jika terdapat document pada dalam Category, Category tidak dapat dihapus. Add Category. Tittle: berfungsi untuk memberikan judul pada category yang akan dibuat 2. Description: berfungsi untuk memberikan deskripsi tentang kategori yang akan dibuat 3. Address for Managers: silakan untuk mengisi texbox dengan alamat 4. Days of Reminder for Managers: silakan untuk mengisi texbox dengan angka untuk Days of Reminder 5. Address for Directors: silakan untk mengisi texbox dengan alamat 6. Days of Reminder For Directors: silakan untuk mengisi texbox dengan angka untuk Days of Reminder 7. Privilege: menu ini berfungsi untuk mengatur privilege dari user. User dapat melakukan action apa saja 8. Add Username: tekan tombol ini untuk menambah user pada pengaturan privilege 9. Remove Username: tekan tombol ini untuk menghapus user pada pengaturan privilege 0. Name: menampilkan username pada privilege. Submit: tekan tombol ini untuk menyimpan perubahan atau membuat baru category 2. Reset: tekan tombol ini untuk mereset atau menghilangkan semua isian form category 3. Cancel: tekan tombol ini untuk membatalkan perubahan dan membuat category baru

14 3 3.4 Home Expired Document 3.4. Description Dalam halaman Home, terdapat bagian Expired Document yang berfungsi untuk memberikan peringatan pada dokumen yang sudah kadularsa. User dapat mengatur Expired Document ketika melakukan penambahan dokumen dan mengisi field Expiry Date dan Date of Reminder Menu Path Login -> Home User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User mengisi Expiry Date dan Date of reminder, lalu nama dokumen akan tampil pada kolom Expired Document Result Nama document yang sudah kadaluarsa akan muncul dalam kolom Expired Document Screen Tampilan halaman Home

15 4 Tampilan halaman Add Document Navigation Halaman Home. Expired Document: menunjukkan judul menu pada halaman menu 2. Export List to Excel: tekan tombol ini untuk export data Expired Document kedalam format excel 3. No: menunjukkan nomor urut Expired Document 4. Tittle: menunjukkan nama document 5. Expired Date: menunjukkan tanggal kadaluarsa dari sebuah dokumen 6. No of Day Before Expired: menunjukkan perhitungan hari sejak dokumen kadaluarsa 7. Alert Expired Document: menunjukkan peringatan bahwa user memiliki dokumen yang telah kadaluarsa Halaman Add. Expired Date: pilih tanggal untuk menentukan kapan dokumen akan kadaluarsa 2. Date of Reminder: pilih tanggal untuk menampilan alert akan ditampilkan

16 5 3.5 Recent Document Add Document 3.5. Description Menu ini berfungsi untuk menunjukkan dokumen terakhir yang telah di upload Menu Path Login -> Home User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User membuat dan upload dokumen baru Result User berhasil membuat dan upload dokumen baru Screen Tampilan halaman Home

17 Tampilan halaman Add Document Navigation Home. Add Document: tekan tombol ini untuk membuat dokumen baru Add Document. Tittle: berfungsi untuk memberikan judul pada dokumen yang akan dibuat 2. Description: berfungsi untuk memberikan deskripsi tentang dokumen yang akan dibuat 3. Category/ List of Category: pilih salah satu atau semua kategori yang tersedia untuk menyimpan dokumen pada kategori tersebut. Untuk memilih kategori, tekan tombol panah bawah setelah memilih categori 4. List of Selected Category: menunjukkan categori yang sudah dipilih oleh user. Untuk menghapus kategori ini, pilih kategori pada list, lalu tekan tombol panah atas. 5. Profile: pilih profil yang tersedia. Untuk membuat dan edit profil, silakan buka halaman Description: field ini menunjukkan form apa saja yang harus diisi oleh user 7. Document File: tekan tombol browse untuk memilih dokumen yang akan di upload 8. [+] [-]: tekan tombol + untuk menambah kolom jika ingin upload dokumen lebih dari satu. Tekan tombol untuk menghapus kolom jika ingin membatalkan dokumen yg akan diupload 9. Save: tekan tombol ini untuk menyimpan perubahan atau membuat baru dokumen 0. Reset: tekan tombol ini untuk mereset atau menghilangkan semua isian form dokumen. Cancel: tekan tombol ini untuk membatalkan perubahan dan membuat dokumen baru

18 7 3.6 Advance Search 3.6. Description Menu ini berfungsi untuk melakukan pencarian dokumen secara lebih mendetail Menu Path Login -> home User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User melakukan pencarian detail tentang dokumen Result User berhasil melakukan pencarian detail tentang dokumen Screen Tampilan halaman Home

19 Tampilan halaman Advance Search Navigation Home. Advance Search: tekan tombol ini untuk memulai pencarian Advance Search. Keyword: ketik kata kunci yang akan di cari 2. Category: pilih kategori untuk meletakkan dokumen 3. Profile: pilih profil untuk meletakkan dokumen 4. Attribute: pilih atribut. All attribute atau specific attribute 5. Search: tekan tombol ini untuk memulai pencarian 6. Reset: tekan tombol ini untuk mereset atau menghilangkan semua isian form pencarian 7. Cancel: tekan tombol ini untuk membatalkan perubahan dan membuat dokumen baru 3.7 Change Password 3.7. Description Menu ini diperuntukkan bagi user yang ingin merubah password Menu Path Login -> Change Password User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User mengganti password lama dengan password yang baru

20 Result User berhasil mengganti password lama dengan password yang baru Screen Tampilan halaman Home Tampilan halaman Change Password Navigation Home. Change Password: tekan tombol ini untuk mengganti password Home. Old Password: isi text box ini dengan password user yang lama 2. New Password: isi text box ini dengan password baru 3. Confirm Password: ulangi pengisian text boxt ini dengan password baru 4. Submit: tekan tombol ini untuk menyimpan perubahan password

21 Admin Console User Management 3.8. Description Menu ini berfungsi untuk mengatur user DMS. User dapat membuat, mengubah, menghapus user untuk melakukan aktifitas pada aplikasi DMS Menu Path Login -> Admin Console -> User Management User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User admin membuat, mengubah, menghapus user untuk melakukan aktifitas pada aplikasi DMS Result User admin berhasil membuat, mengubah, menghapus user untuk melakukan aktifitas pada aplikasi DMS Screen Tampilan halaman Home

22 Tampilan halaman User Management Tampilan halaman User Management Add New User Navigation Home. Admin Console: tekan tombol ni untuk masuk kedalam halaman user management User Management. Name: ketik disini untuk mencari berdasarkan nama 2. Search: tekan tombol ini untuk memulai pencarian berdasarkan nama User Management. Username: isi text box ini untuk membuat username yang akan digunakan untuk login kedalam aplikasi Docub@ase 2. Full Name: silakan isi dengan nama lengkap user 3. silakan isi dengan user 4. Password: silakan isi dengan password 5. Confirm Password: silakan ulangi password 6. Is Admin: checkmark is admin jika user diperkenankan menjadi admin

23 22 7. Status: silakan mengisi checkmark jika user masih aktif menggunakan login username 8. Member of: menampilkan bagian member dari group yang ada pada aplikasi 9. Reset: tekan tombol ini untuk mereset atau menghilangkan semua isian form user management 0. Cancel: tekan tombol ini untuk membatalkan perubahan dan membuat user pada user management. Submit: tekan tombol ini untuk menyimpan perubahan atau membuat baru user pada user management 3.9 Admin Console Group Management 3.9. Description Menu ini berfungsi untuk mengatur group management pada aplikasi DMS. User dapat membuat, mengubah, menghapus group untuk melakukan aktifitas pada aplikasi DMS Menu Path Login -> Admin Console -> Group Management User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User dapat membuat, mengubah, menghapus group untuk melakukan aktifitas pada aplikasi DMS Result User berhasil membuat, mengubah, menghapus group untuk melakukan aktifitas pada aplikasi DMS Screen 2 3 Tampilan halaman Group Management

24 Tampilan halaman Group Management Add New Navigation Home. Add New Group: tekan tombol ini untuk membuat group management baru 2. Edit: tekan tombol ini untuk merubah nama group dan merubah member dalam group 3. Remove: tekan tombol ini untuk menghapus group Add New. Group Name: silakan menulis nama group 2. Member: check mark user yang akan dimasukkan kedalam group 3. Back: tekan tombol ini untuk kembali kehalaman sebelumnya 4. Reset: tekan tombol ini untuk mereset atau menghilangkan semua isian form group management 5. Cancel: tekan tombol ini untuk membatalkan perubahan dan membuat user pada group management 6. Submit: tekan tombol ini untuk menyimpan perubahan atau membuat baru user pada group management 3.0 Admin Console Field Management 3.0. Description Menu ini befungsi untuk membuat field baru yang akan digunakan saat membuat profile Menu Path Login -> Admin Console -> Field Management User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS

25 Trigger/Pre-Requisite User dapat membuat, mengubah, menghapus field management Result User berhasil membuat, mengubah, menghapus field management Screen 2 3 Tampilan halaman Field Management Tampilan halaman Field Management - Add New Navigation Home. Add New Field: tekan tombol ini untuk membuat field baru 2. Edit: tekan tombol ini untuk merubah field 3. Remove: tekan tombol ini untuk menghapus field

26 25 Home. Attribute Name: silakan menulis nama dari atribut yang akan dibuat 2. Attribute Type: silakan memilih tipe atribut 3. Reset: tekan tombol ini untuk mereset atau menghilangkan semua isian form field management 4. Cancel: tekan tombol ini untuk membatalkan perubahan dan membuat user pada field management 5. Submit: tekan tombol ini untuk menyimpan perubahan atau membuat baru user pada field management 3. Admin Console Profile Management 3.. Description Menu ini befungsi untuk membuat profile baru dan didalam profile user menambahkan atribut yang telah dibuat pada halaman field management 3..2 Menu Path Login -> Admin Console -> Profile Management 3..3 User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS 3..4 Trigger/Pre-Requisite User membuat, edit, remove profile dan menambah attribute pada profile 3..5 Result User berhasil membuat, edit, remove profile dan menambah attribute pada profile

27 Screen Tampilan halaman Profile Management Tampilan halaman Profile Management - Add New 3..7 Navigation Home. Add New Profile: tekan tombol ini untuk membuat profile baru 2. Remove: tekan tombol ini menghapus data field yang terdapat di dalam profil 3. Add Attribute: tekan tombol ini untuk menambahkan attribute yang telah dibuat pada menu field management sebelumnya 4. Edit: tekan tombol ini untuk merubah nama profile 5. Remove: tekan tombol ini untuk menghapus data profile Home. Profile Name: silakan ketik nama profile yang akan dibuat pada Profile Name 2. Reset: tekan tombol ini untuk mereset atau menghilangkan semua isian form profile management 3. Cancel: tekan tombol ini untuk membatalkan atau menghilangkan semua isian form profile management 4. Submit: tekan tombol ini untuk menyimpan perubahan atau membuat baru user pada profile management

28 Admin Console Transaction Log 3.2. Description Menu ini berfungsi untuk melihat seluruh action yang telah dilakukan oleh user. Add, delete, edit, remove, akan masuk kedalam transaction log Menu Path Login -> Admin Console -> Transaction Log User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User melihat seluruh action yang telah dilakukan oleh user dengan memilih tanggal transaction Result User berhasil melihat seluruh action yang telah dilakukan oleh user dengan memilih tanggal transaction Screen Tampilan halaman Transaction Log Navigation Transaction Log. Transaction Date: pilih tanggal untuk mencari transaction user 2. Search: tekan tombol ini untuk memulai pencarian berdasarkan tanggal

29 28 3. Transaction Date: menampilkan transaction date 4. Action: menampilkan action yang dilakukan user 5. Tittle: menampilkan judul dari nama dokumen 6. Transaction: menampilkan data transaksi beserta nama dokumen 7. User: menamiplkan nama user yang melakukan action 8. Export List to Excel: tekan tombol ini untuk export data transaction log kedalam format excel 3.3 Admin Console Audit Trail 3.3. Description Menu ini berfungsi untuk melihat seluruh action yang telah dilakukan oleh user pada table dalam database dan ditampilkan dalam aplikasi DMS Menu Path Login -> Admin Console -> Audit Trail User Seluruh user yang mendapat hak akses kedalam aplikasi DMS Trigger/Pre-Requisite User melihat seluruh action yang telah dilakukan oleh user pada table dalam database dan ditampilkan dalam aplikasi DMS Result User berhasil melihat seluruh action yang telah dilakukan oleh user pada table dalam database dan ditampilkan dalam aplikasi DMS Screen

30 Tampilan halaman Audit Trail Navigation Transaction Log. Transaction Date: pilih tanggal untuk mencari transaction user 2. Search: tekan tombol ini untuk memulai pencarian berdasarkan tanggal 3. Export List to Excel: tekan tombol ini untuk export data Audit Trail kedalam format excel 4. Action: - 5. Table: menunjukkan table mana yang terdapka pada action yng dilakukan oleh user 6. Key: menampilkan primary key dari action 7. Field name: menunjukkan field name 8. Old Value: menunjukkan old value 9. New Value: menunjukkan new value 0. User: menunjukkan user yang melakukan action. Date: menunjukkan tanggal ketika action tersebut dilakukan