Standard Operating Procedure PENGENDALIAN LAYANAN YANG TIDAK SESUAI

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure PENGENDALIAN LAYANAN YANG TIDAK SESUAI BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN Universitas Brawijaya Malang 2018

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PENGENDALIAN LAYANAN YANG TIDAK SESUAI UN10/B10/HK A/No /05/2018 Ke1 Halaman... dari... PENGENDALIAN LAYANAN YANG TIDAK SESUAI Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Juma in 2. Pemeriksaan Jarot Ilhami Pengadministrasi an akademik Kasubbag akademik 3. Persetujuan Agus Yuliawan Kabag Akademik 4. Penetapan Prof Kusmartono 5. Pengendalian S. Kusnadi WR 1 Ka Biro Akademik dan kemahasiswaan Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

4 1. Tujuan Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk/layanan yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu BAAK UB, baik berupa administrasi akademik maupun kerjasama. 2. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Pengendalian produk/layanan yang tidak sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk/layanan dan input yang tidak sesuai pada saat realisasi di BAAK 3. Standar Mutu yang Terkait Renstra UB 4. Istilah dan Definisi 1. Layanan BAAK : proses kegiatan dalam organisasi BAAK menghasilkan layanan berupa produk dan jasa 2. Pelanggan merupakan pengguna produk/layanan yang dihasilkan oleh BAAK 3. Produk tidak sesuai adalah produk yang tidak memenuhi kriteria keberterimaan produk 4. Urutan Prosedur 1. Semua staf BAAK yang menemukan produk yang tidak sesuai di berbagai lokasi kerja harus menginformasikan ke Kepala Bagian terkait. Bila produk terbukti tidak sesuai, maka Kepala Bagian terkait harus menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian ( ), Tindakan Korektif dan Pencegahan ( ) dan menginformasikan ke MR sebagai bahan rapat untuk menentukan tindakan yang harus diambil. 2. MR dan Kepala Bagian terkait, juga menentukan dan menyepakati tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan. Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, dilaporkan kepada MR dan dilakukan pengecekan dan verifikasi, MR akan menandatangani verifikasi dari pelaksanaannya pada laporannya ( ). 3. Produk/Layanan In-process dan Hasil Produk/Layanan Apabila produk/layanan tidak sesuai seperti yang telah didefinisikan terdeteksi, maka hal itu akan diidentifikasi dan diinformasikan oleh staf yang kemudian akan membuat laporan ketidaksesuaiannya ( ) dan segera mengirimkannya kepada MR. Kesepakatan tindakan koreksi akan dilakukan seperti pada butir Keluhan Pelanggan Keluhan setiap produk/layanan yang disampaikan oleh pelanggan melalui Kepala BAAK, akan diproses sesuai laporan audit internal untuk pelanggan ( ) dan akan dicatat dalam Borang Ketidaksesuaian untuk Keluhan Pelanggan ( ) 5. Rekaman Rekaman untuk semua ketidaksesuaian disimpan oleh MR yang dicatat dalam daftar status penyelesaian tindakan koreksi dan verifikasi ( ). Hal. 1

5 6. Bagan Alir Bagan Alir Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Mulai Menampung Keluhan Rektor Borang/Kuisioner /Langsung Mendiskusikan dengan Kepala Bagian terkait dan Penyusunan keluhan Hasil Analisi/Borang Mencari Akar Masalah Hasil Analisis Mencari Alternatif Solusi Solusi/Borang Mendiskusikan Alternatif Solusi pada Rektor Berita Acara Selesai Hal. 2

6 7. Referensi a. Manual Mutu BAAK UB 2008 b. Dokumen Mutu Hal. 3

7 8. Lampiran Keluhan Ke/Nomor Keluhan : Tgl Keluhan : STATUS NO RINGKASAN TEMUAN NOMOR DOKUMEN BIDANG OPEN CLOSED Hal. 4

8 Bagian Teraudit /Jenis Keluhan untuk Bagian Uraian Keluhan: Keluhan Ke : Tgl Keluhan : No. CAR/Keluhan : Kategori: 1. Major 2. Minor 3. Observasi Penyebab/Akar Masalah Tanda tangan Kepala Bagian/MR Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi : Status CAR Tanda tangan 1. OPEN 2. CLOSED Hal. 5