Standard Operating Procedure PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure PENGENDALIAN DOKUMEN BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN Universitas Brawijaya Malang 2018

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PENGENDALIAN DOKUMEN UN10/B10/HK A/No /05/2018 Ke1 Halaman 1 dari 8 PENGENDALIAN DOKUMEN Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Heliantus Wahyuni 2. Pemeriksaan Jarot Ilhami Pengadministrasi an akademik Kasubbag akademik 3. Persetujuan Agus Yuliawan Kabag Akademik 4. Penetapan Prof Kusmartono 5. Pengendalian S. Kusnadi WR 1 Ka Biro Akademik dan kemahasiswaan Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

4 A. Tujuan 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi BAAK. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Pengendalian dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk/Layanan dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. C. Standar Mutu yang Terkait Pusat Jaminan Mutu UB D. Istilah dan Definisi 1. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar 2. Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen mutu yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan kegiatan BAAK. Mutu untuk BAAK meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Pendukung dan Borang sedangkan untuk Bagian Kegiatan adalah Manual Prosedur, Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. E. Urutan Prosedur 1. Pengendalian. yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan pada Kepala BAAK. Setelah diterapkan Kepala Bagian, dikaji ulang oleh Sekretaris BAAK. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 2. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing kepala bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi ( ) dan Daftar Perubahan ( ). 3. Penerima dokumen baru harus menandatangani lembar perubahan dokumen pada Daftar Perubahan ( ), sebagai bukti penerimaan dan mengembalikannya paling lama 7 hari kepada Kepala Bidang yang bertanggung jawab 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kepala Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan (lihat ). Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Terkendali. Hal. 1

5 6. level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Kepala BAAK. Level I ialah Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. Level II ialah Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8. Masing-masing Kepala Bagian harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan warna sampul sebagai berikut Revisi 00 (establishment) atau kelipatan 5 dengan sampul warna putih Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul warna kuning Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul warna biru Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul warna merah muda Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul warna hijau. 10. Masing-masing Kepala Bagian harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bagian. 11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Terkendali/Tidak Terkendali 14. Semua Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. Hal. 2

6 15. Bagan Alir Bagan Alir Pengendalian Mulai Kepala BAAK Mengesahkan Staf Administrasi BAAK Menerbitkan Staf Administrasi BAAK Menggandakan BAAK Mendistribusikan Staf Administrasi BAAK Menyusun Daftar Penerima Daftar Distribusi Staf BAAK Mengirim Bukti Pengiriman Pihak Penerima Merevisi Isi Penerima Menyerahkan kembali ke Kepala Bagian Akademik BAAK Selesai 16. Referensi 6.1. Manual Mutu BAAK UB Mutu Hal. 3

7 17. Lampiran No. /Borang Kode 1 Daftar Nomor Daftar Distribusi Daftar Perubahan Daftar Terkendali Nama /Borang : Manual Mutu BAAK Nomor/Kode : Revisi : 0 Copy Ke Tanggal Tanda Tangan Hal. 4

8 Jenis Revisi ke- Tanggal Keterangan Hal. 5