ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP DAN PERSEDIAAN PADA PDAM KABUPATEN MAGETAN

Transkripsi

1 ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP DAN PERSEDIAAN PADA PDAM KABUPATEN MAGETAN Tesis Heri Sufriana Manajemen Teknologi Informasi MMT-ITS

2 Bab 1 Pendahuluan 1/5 Latar Belakang Kinerja PDAM Magetan baik; Kinerja aspek keuangan meningkat; Kinerja aspek administrasi menurun: Penerbitan laporan keuangan tidak tepat waktu Rincian data aktiva tetap tidak valid Pos persediaan masih selisih antara saldo pembukuan, saldo menurut catatan gudang dan saldo berdasarkan hasil opname fisik Pekerjaan dilakukan secara manual Belum memiliki SOP

3 Bab 1 Pendahuluan Informasi Umum PDAM adalah unsur pelaksana Pemda dengan tugas pokok melaksanakan pelayanan pembinaan pengembangan upaya pengadaan air bersih dalam memupuk pendapatan daerah Proses bisnis berdasarkan SK Bupati terdiri dari 9 prosedur. Pedoman pelaksanaan pembukuan menggunakan Kepmen Otda No 8/2000 2/5

4 Bab 1 Pendahuluan Rumusan Masalah Spesifikasi kebutuhan apa saja yang diperlukan bagi pengembangan sistem informasi akuntansi pada PDAM Kabupaten Magetan; Desain sistem seperti apakah yang dapat memenuhi spesifikasi kebutuhan sistem informasi akuntansi tersebut. 3/5

5 Bab 1 Pendahuluan 4/5 Batasan Penelitian Sistem akuntansi yang diteliti dibatasi pada proses pengelolaan aktiva tetap dan persediaan Prosedur pendaftaran pelanggan, prosedur pengelolaan persediaan, prosedur pengelolaan aktiva tetap seluruhnya akan diuraikan Sub sistem pembukuan: hanya proses-proses yang berkaitan dengan pengelolaan aktiva tetap dan persediaan

6 Bab 1 Pendahuluan 5/5 Tujuan Penelitian Mendapatkan desain sistem informasi aktiva tetap dan persediaan pada PDAM Kabupaten Magetan Dapat tersusun sebuah panduan atau dokumentasi yang dapat dijadikan acuan dalam menerapkan desain tersebut ke dalam bentuk aplikasi sesungguhnya Diharapkan dapat menjadi acuan bagi PDAM dalam menyusun Rencana Kerja dan Syarat- Syarat (RKS) pada proses pengadaan software.

7 Bab 2 Tinjauan Pustaka Perusahaan Daerah Air Minum Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan Sistem Flow Diagram Framework for the Application Systems Thinking (FAST)

8 Bab 3 Metodologi Penelitian 1/4 Problem Analysis Untuk mendapatkan gambaran kondisi sistem berjalan beserta permasalahannya Sumber Data: Wawancara (Direksi dan Petugas Pelaksana Kegiatan), Studi Literatur, Observasi Hasil System Flow Diagram kondisi eksisting Analisa terhadap sistem berjalan Pernyataan permasalahan yang dihadapi Saran-saran terhadap perbaikan sistem

9 Bab 3 Metodologi Penelitian Requirement Analysis Sumber Data: Berasal dari tahapan Problem Analysis Hasil Functional Requirement Non Functional Requirement 2/4

10 Bab 3 Metodologi Penelitian Physical Design and Integration Sumber Data: Berasal dari tahapan Requirement Analysis Kegiatan dan Hasil Analisa Proses : Data Flow Diagram dan Process Specification Analisa Data : CDM, PDM, Database Schema Perancangan Desain: Rancangan Keluaran dan Rancangan Masukan 3/4

11 Bab 3 Metodologi Penelitian Verification Untuk memastikan bahwa desain sistem yang dibuat telah memenuhi requirement, spesification design dan interface design yang dihasilkan dari tahapan sebelumnya Hasil: Tabel check-list hasil verifikasi atas desain sistem yang telah dibuat 4/4

12 Bab 4 Analisa dan Desain 1/19 Analisa Permasalahan Kondisi Eksisting Pertanyaan wawancara 1. Apakah setiap proses dikerjakan oleh petugas tertentu, atau dapat dilakukan oleh petugas lainnya? 2. Dari manakah data-data yang digunakan sebagai masukan proses? 3. Apakah terdapat kesulitan untuk mendapatkan data tersebut?

13 Bab 4 Analisa dan Desain 2/19 Analisa Permasalahan 4. Apakah keluaran yang dihasilkan? 5. Adakah kesulitan untuk menyediakan keluaran tersebut? 6. Adakah standar waktu penyelesaian? Bagaimana pelaksanaannya? 7. Adakah mekanisme kontrol/verifikasi? 8. Apakah terdapat kendala dalam pelaksanaan pekerjaan secara umum? 9. Saran-saran pengembangan sistem

14 Bab 4 Analisa dan Desain 3/19 Analisa Permasalahan Hasil Analisa: 1. Tidak ada mekanisme otorisasi dalam pemrosesan data. 2. Diperoleh data-data masukan yang diperlukan dan keluaran yang dihasilkan. 3. Proses lanjutan sangat tergantung pada penyerahan dokumen dari proses sebelumnya 4. Kondisi pada latar belakang, terbukti. 5. Diperoleh saran-saran utk pengembangan sistem.

15 Bab 4 Analisa dan Desain Analisa Kebutuhan Functional Requirement 1. Sistem harus memiliki sistem otorisasi pemakai. 2. Sistem dapat melakukan proses penambahan, perubahan, penghapusan, dan penyimpanan data-data. 3. Sistem harus dapat melakukan proses pencetakan dokumen. 4. Sistem harus dapat menyederhanakan beberapa proses yang terjadi berulang; 4/19

16 Bab 4 Analisa dan Desain Analisa Kebutuhan Non-Functional Requirement 1. Berkaitan dengan kecepatan, kehandalan, kemudahan dalam pengoperasian, kapasitas memory, dan efisiensi sistem yang akan dibangun. 2. Berkaitan dengan keseragaman proses pengelolaan aktiva tetap dan persediaan 5/19

17 Bab 4 Analisa dan Desain Physical Design & Integration Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan Pendaftaran Pelanggan Pencatatan Meter Pelanggan Data Stand Meter Rekening Pelanggan Data Pembayaran Data Pelanggan Data Tagihan Rekening Air Data Perubahan Rekening Data Pembatalan Rekening Data Permintaan Persediaan Pembukuan Pengelolaan Persediaan Data Penambahan Data Pemakaian Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen Data Pembayaran Rekening Air Penagihan Data Penambahan Data Penghapusan Data Penyusutan Data Penggajian Potongan-Potongan Gaji Iuran Pegawai Data Pengaduan Tindak Lanjut Pengaduan 6/19 Pengelolaan Aktiva Tetap Kepegawaian dan Penggajian Pengaduan Pelanggan

18 Bab 4 Analisa dan Desain 7/19 Physical Design & Integration Analisa Proses Tujuan: memberikan gambaran secara umum mengenai ruang lingkup alur data yang terjadi dari keseluruhan entitas yang terlibat Hasil analisa : Data Flow Diagram dan Process Specification Notisi yang digunakan untuk membuat DFD : Yourdan dan De Marco.

19 Ang garan Bag ian Pembukuan Kamus Jurnal Transaksi Laporan Group Manajemen Laporan Pemakaian Persediaan Penambahan Persediaan Bag ian Umum Kepegawaian dan Keuangan Informasi Peg awai 0 Penambahan Aktiva Perubahan Status Aktiva Peng g ajian Perubahan Rekening Sistem Informasi Akuntansi PDAM Pembayaran Laporan Perhitung an Rekening Bag ian Rekening DRD + Bukti Pembayaran Pelang g an Data Pelang g an Peng aduan Pelangg an Bag ian Pembaca Meter Ikhtisar Pencatatan Data Meter RAB & RKP Informasi Pelang g an Bag ian Hubung an Lang ganan 8/19 Bag ian Perencanaan Teknik Diagram Konteks

20 Informasi Pelang g an Bag ian Perencanaan Teknik Bag ian Hubung an Lang ganan Peng aduan Pelangg an 6 Informasi Pelang g an dan Gangg uan Referensi Kamus : 2 Bag ian Pembaca Meter Data Pelang g an Informasi Pelang g an Data Meter RAB & RKP Data Pelang g an Ikhtisar Pencatatan Pelang g an Kamus : 4 Referensi Pembayaran Bukti Pembayaran Referensi [Pemakaian Persediaan] 3 Peng elolaan Persediaan 1 Pendaftaran Pelang g an Jurnal Mutasi Persediaan Informasi Pelang g an Jurnal Penerimaan Kas 7 Pembukuan Informasi Pelang g an Jurnal Rekening 2 Perhitung an Rekening Jurnal Peng gajian Ang garan Referensi Referensi 4 Kepegawaian dan Peng g ajian Kamus : 3 Penambahan Persediaan [Penambahan Aktiva] Jurnal Mutasi Aktiva Jurnal Pembukuan Bag ian Pembukuan [Pemakaian Persediaan] 5 Peng elolaan Aktiva Tetap Referensi [Jurnal Transaksi] Perubahan Status Aktiva Referensi [Laporan] Bag ian Umum [Penambahan Aktiva] Kamus : 1 Laporan Aktiva Tetap dan Persediaan Referensi 8 Laporan Group Manajemen Pelaporan 9/19 Diagram Level 0

21 Bab 4 Analisa dan Desain 10/19 Physical Design & Integration Analisa Data Tujuan : Menentukan data yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi dengan cara membuat suatu permodelan data untuk mendukung analisis dan desain yang akan dilakukan dalam tahapan selanjutnya Hasil : Conceptual data model, digunakan untuk menggambarkan kebutuhan data secara konseptual. Physical data model, digunakan untuk menggambarkan desain fisik data yang telah ditentukan Database schema, adalah penjelasan dari masing-masing tabel yang digunakan beserta contoh SQL-statement untuk membuat (create) tabel dengan menggunakan database MySQL Server

22 Kamus Kode Rekening Kamus tarif kd_rek ur_rek kd_dcf Identifier_1 <pi> Characters (8) Characters (50) Characters (3) <pi> <M> Kode Rekening Unit Pengelola kode_aset sub_kode lokasi Ur_Aset tgl_beli harga_unit jumlah satuan <pi> <pi> Aktiva Tetap Characters (5) Characters (2) Characters (4) Characters (256) Date Decimal (18,2) Decimal (18,2) Characters (20) <M> <M> kd_tarif tarif Ur_tarif Identifier_1 Kode Tarif Supplier <pi> Characters (3) Decimal (18,2) Characters (50) <pi> <M> Identifier_1 <pi> Kamus Unit Kd_Unit Nm_Unit Identifier_1 <pi> Characters (4) Characters (40) <pi> <M> Kd_Stat Ur_Stat Status Aset Kamus Status Aset <pi> Characters (1) Characters (30) <M> kd_supplier nm_supplier alm_supplier Identifier_1 Kamus Rekanan <pi> Characters (3) Characters (40) Characters (50) <pi> <M> Identifier_1 <pi> 11/19 Conceptual Data Model

23 Kamus Kode Rekening kd_rek ur_rek kd_dcf char(8) char(50) char(3) <pk> FK_KODE_TARIF Aktiva Tetap kd_tarif tarif Ur_tarif Kamus tarif char(3) decimal(18,2) char(50) <pk> kd_supplier nm_supplier alm_supplier FK_KODE_REKENING Kamus Rekanan FK_KD_REKANAN char(3) char(40) char(50) <pk> kode_aset sub_kode kd_tarif Kd_Unit Kd_Stat kd_supplier kd_rek referensi lokasi Ur_Aset tgl_beli harga_unit jumlah satuan char(5) char(2) char(3) char(4) char(1) char(3) char(8) char(30) char(4) char(256) date decimal(18,2) decimal(18,2) char(20) <pk> <pk> <fk5> <fk4> <fk6> <fk3> <fk2> <fk1> FK_STATUS_ASET Kamus Status Aset Kd_Stat Ur_Stat Kd_Unit Nm_Unit FK_UNIT char(1) char(30) Kamus Unit char(4) char(40) <pk> <pk> 12/19 Physical Data Model

24 drop table if exists AKTIVA; create table AKTIVA ( KODE_ASET char(5) not null, SUB_KODE char(2) not null, KD_TARIF char(3) not null, KD_UNIT char(4) not null, KD_STAT char(1) not null, KD_SUPPLIER char(3) not null, KD_REK char(8) not null, REFERENSI char(30) not null, LOKASI char(4), UR_ASET char(256), TGL_BELI date, HARGA_UNIT decimal(18,2), JUMLAH decimal(18,2), SATUAN char(20), primary key (KODE_ASET, SUB_KODE) ); alter table AKTIVA add constraint FK_KD_REKANAN foreign key (KD_SUPPLIER) references MT_REKANAN (KD_SUPPLIER) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_KD_REK_ASET foreign key (REFERENSI) references JURNAL (REFERENSI) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_KODE_REKENING foreign key (KD_REK) references MT_REKENING (KD_REK) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_KODE_TARIF foreign key (KD_TARIF) references MT_TARIF (KD_TARIF) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_STATUS_ASET foreign key (KD_STAT) references MT_STATASET (KD_STAT) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_UNIT foreign key (KD_UNIT) references MUNIT (KD_UNIT) on delete restrict on update restrict; 13/19 Tabel Aktiva Tetap

25 Field Name Data Type Length Description KODE_ASET Character 5 Kode identifikasi masing-masing aktiva, kode ini juga dapat difungsikan sebagai nomor urut pengadaan aktiva tetap SUB_KODE Character 2 Kode turunan dari aktiva tetap, untuk mengidentifikasikan adanya perubahan terhadap nilai buku KD_TARIF Character 3 Kode golongan tarif penyusutan KD_UNIT Character 4 Kode unit pengelola aktiva tetap KD_STAT Character 1 Kode status aktiva tetap KD_SUPPLIER Character 3 Kode rekanan pengadaan KD_REK Character 8 Kode yang digunakan untuk mengidentifikasi jenis aktiva tetap pada Laporan Keuangan REFERENSI Character 30 Nomor bukti pengadaan LOKASI Character 4 Kode lokasi aktiva tetap UR_ASET Character 256 Uraian aktiva tetap TGL_BELI Date - Tanggal pengadaan aktiva tetap HARGA_UNIT Decimal 18,2 Harga perolehan aktiva tetap JUMLAH Decimal 18,2 Jumlah aktiva tetap SATUAN Character 20 Satuan jenis barang 14/19 Tabel Aktiva Tetap

26 Bab 4 Analisa dan Desain 15/19 Physical Design & Integration Perancangan Desain Tujuan : membuat rancangan antar muka dari aplikasi sistem informasi yang akan dibuat. Hasil: Rancangan keluaran, yaitu rancangan dokumendokumen dan laporan-laporan yang akan dihasilkan oleh aplikasi Rancangan masukan, yaitu rancangan antar muka untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data, dilengkapi dengan penjelasan terhadap fungsi-fungsi dari masing-masing obyek yang digambarkan.

27 16/19 Rancangan Layar Masukan Pengadaan Aktiva Tetap

28 17/19 Rancangan Layar Masukan Pengadaan Aktiva Tetap

29 18/19 Rancangan Layar Keluaran Surat Perintah Kerja Opname

30 Bab 4 Analisa dan Desain Verifikasi Sistem harus memiliki sistem otorisasi pemakai form login Sistem dapat melakukan proses penambahan, perubahan, penghapusan, dan penyimpanan datadata Rancangan layar masukan Sistem harus dapat melakukan proses pencetakan dokumen Rancangan layar keluaran Sistem harus dapat menyederhanakan beberapa proses yang terjadi berulang Rancangan layar masukan proses pengadaan aktiva tetap 19/19

31 Bab 5 Simpulan dan Saran Kesimpulan Salah satu kebutuhan penting adalah penyederhanaan proses pekerjaan, dalam penelitian ini telah berhasil dibuat suatu rancangan masukan yang dapat digunakan untuk menangani beberapa kegiatan, sehingga dapat mengurangi terjadinya redudansi pekerjaan (input dan output).

32 Bab 5 Simpulan dan Saran Kesimpulan DFD level 0 yang dibuat dapat memberi gambaran yang jelas mengenai alur data yang terdapat pada sistem. Terdapat 9 entitas luar yang terlibat dalam sembilan buah proses utama dan keseluruhannya telah sesuai dengan proses bisnis PDAM.

33 Bab 5 Simpulan dan Saran Saran Rancangan desain sistem dapat digunakan sebagai dokumentasi untuk pengembangan software Rancangan desain dapat digunakan sebagai dasar penyusunan RKS Desain sistem seharusnya dapat dikembangkan untuk keseluruhan Sistem Informasi Akuntansi PDAM