SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Transkripsi

1 2018 SISTEM INFORMASI AKADEMIK BUKU PANDUAN PENGGUNAAN ADMINISTRATOR CV. TECHNO MEDIA PRATAMA Jl. Sidokerto No. 12 Buduran Sidoarjo

2 DAFTAR ISI Sampul Daftar Isi Panduan Instalasi Tampilan Dashboard Master Data Master Pusat Badan Hukum Perguruan Tinggi Program Studi Pimpinan Teknisi/Lab Akademik Kurikulum Matakuliah Bobot Nilai Predikat Fasilitas Penunjang Batas Sks Kelas Jam Kuliah Set Kurikulum Civitas Data Dosen Data Mahasiswa

3 Reset Password Pmb Online Konfigurasi Periode Pmb Master Jalur Pmb Master Berkas Upload Asal Sekolah Asal Perguruan Tinggi Maba Calon Maba Nilai Usm Her Maba Akademika Tahun Akademik Status Mahasiswa Kelas Mahasiswa Penasehat Akademik Pegajuan Cuti Mahasiswa Cuti Lulus Semester Lulus Akademik Perkuliahan Aspek Nilai Mata Kuliah Jadwal Kuliah Mata Kuliah Diampu Materi Mata Kuliah Presensi Dosen

4 Presensi Mahasiswa Mahasiswa Penasehat Akademik Mahasiswa Bimbingan Krs Input Krs Serentak Ambil Krs Mahasiswa Ubah Krs Matakuliah Diakui Konfirmasi Krs Tugas Akhir Pengajuan Judul Persetujuan Tugas Akhir Penilaian Kartu Ujian Nilai Semester Nilai Tugas Akhir Rekap Nilai Hasil Studi Skk Mahasiswa Khs Mahasiswa Transkrip Nilai Ijazah Daftar Ranking Wisuda Periode Wisuda Pengajuan Wisuda

5 Daftar Wisudawan Daftar Alumni Keuangan Saldo Awal Keuangan Mahasiswa Master Baiaya Kuliah Dispensasi Pembayaran Rekomendasi Pembayaran Transaksi Pembayaran Konfirmasi Pembayaran Laporan Pembayaran Lap. Pembayaran Perkelas Kode Akun Rencana Anggaran Jurnal Jurnal Umum Jurnal Penyesuaian Posting Jurnal Buku Besar Neraca Saldo Neraca Lajur Neraca Laporan Ikhtisar Kas Ikhtisar Bank Pendapatan Dan Beban

6 Grafik View Presensi Dosen Mahasiswa Pmb Program Studi Angkatan Agama Jenis Kelamin Mahasiswa Program Studi Angkatan Agama Jenis Kelamin Asal Daerah Ip Semester Forlap Dikti Feeder Dikti Perpustakaan Setting Identitas Perpustakaan Anggota Dosen Mahasiswa

7 Pustaka Rak Klasifikasi Format Pustaka Pustaka Sirkulasi Kunjungan Peminjaman Pengembalian Laporan Histori Peminjaman Pustaka Belum Kembali Statistik Kunjungan Statistik Peminjaman Statistik Pengembalian Konfigurasi Pengaturan Modul Backup Dan Restore Inventori Data Utama Departemen Gedung/Lokasi Supplier Kategori Barang Transaksi

8 Pengadaan Penempatan Mutasi Peminjaman Pengembalian Laporan Barang Pengadaan Penempatan Mutasi Peminjaman Penghapusan Barang Pengembalian Akun Saya Edit Profil Edit Avatar Edit Password

9 Panduan Instalasi Programs needed for editing 1. Xampp latest version 2. Image editor, like Photoshop 3. Notepad Browser Specifications Support PHP 5.2, 5.4, 5.6, MySQL Latest version of PHPMyAdmin support in Cpanel Hosting Installation guide If installed on localhost 1. Install XAMPP (version 1.7.1), download In 2. Create a folder in the htdocs folder eg: siakad 3. Extract the filesiakad.zip and put the results ekstak earlier in the siakad folder that we have created 4. Open localhost / phpmyadmin 5. Create a database with siakad name 6. Import the existing database in the file we have extracted earlier 7. Then setting the database connection in the ikutan system >> config.php 8. Dan buka menggunakan browser dengan alamat If installed in Webhosting 1. Extract the siakad.zip file and put the extaked result in public_html 2. Open phpmyadmin 3. Create a database and database account, then connect both 4. Import the existing database in the file we have extracted earlier 5. Then setting the database connection in the following system >> config.php

10 Tampilan Tampilan awal dari siakad ini berupa halaman login di mana didalam interface tersebut ada beberapa tombol : 1. Tombol Login Untuk login setelah mengisi username dan password. Untuk default login sebagai administrator gunakan username admin dan password admin. 2. Tombol Lupa Jika ada mahasiswa, dosen, dan lain sebagainya yang lupa bisa direset melalui klik tombol tersebut.

11 3. Tombol Form PMB Untuk melakukan pendaftaran calon mahasiswa baru, pengunjung bisa mengklik tombol tersebut.

12 Level Akses Administrator Untuk default login sebagai administrator gunakan username admin dan password admin. Setelah login maka otomatis akan teridirect ke halaman dashbord administrator seperti tampak pada gambar dibawah ini. Logo kampus Untuk memilih program studi dan tombol logout Statistik jumlah dosen Grafik jumlah mahasiswa Menu Administrator

13 Menu Administrator Dashboard Menu ini berfungsi untuk kembali kehalaman awal dimana laporan ringkas tentang statistik data akan tampil didalam dashboar tersebut. Master Data Master data adalah kumpulan dari data-data awal yang akan kita buat dan nantinya akan digunakan untuk transaksi data dan laporan. Master data Data Kelas dst Transaksi data KRS dst Laporan Feeder Dikti dst Master Pusat Badan Hukum Untuk mengisikan identitas badan hukum.

14 Perguruan Tinggi Untuk mengisikan identitas perguruan tinggi. Yang perlu diingat adalah pengisian kode perguruan tinggi harus sesuai dengan yang ada pada Forlap Dikti karena nanti berkaitan dengan koneksi ke menu sinkronisasi pengiriman data dari siakad ke PD Dikti dengan sistem feeder. Program Studi Untuk membuat program studi, jadi anda bisa membuat berapapun program studi disini tanpa batas.

15 Tambah Data Edit Data Hapus Data Setelah klik tombol tambah maka yang tampil adalah sebagai berikut : Untuk kode program studi silahkan diisi sesuai kode yang ada pada Forlap Dikti karna nanti untuk keperluan sinkronisasi data melalui feeder ke PD Dikti. Kemudian scroll kebawah agar form terlihat semua.

16 Yang wajib diisi : 1. Kode Prodi 2. Nama Prodi 3. Jenjang 4. Gelar Akademik 5. SKS Lulus SKS lulus nanti berkaitan dengan menu lulus akademik (meluluskan mahasiswa menjadi alumni), jika mahasiswa tersebut belum menempuh sks minimal yang di isi kan di SKS lulus maka nanti mahasiswa tersebut tidak dapat diluluskan (check box akan disable). 6. Status Prodi 7. Semester awal 8. Mulai semester 9. Nama sesi Nama sesi diisi dengan semester 10. Jumlah sesi/tahun Diisi 2 artinya dalam satu tahun ada 2 sesi/semester 11. Batas sesi Batas mahasiswa kuliah, biasanya kalau jenjang s1 itu 14 artinya 7 tahun. 12. Ketua Prodi Diambil dari data dosen, ini nanti akan berkaitan dengan cetak KRS/KHS. Pimpinan

17 Untuk mengentrikan data pimpinan lembaga berdasarkan tahun akademik, artinya tiap pergantian tahun akademik maka harus diisi kembali datanya. Teknisi/Lab Untuk mengentrikan data teknisi/lab berdasarkan tahun akademik, artinya tiap pergantian tahun akademik maka harus diisi kembali datanya. Akademik Pengisian data atau entry data harus urut mulai dari atas, jika sudah masuk ke bagian akademik dan seterusnya maka wajib untuk memilih program studi. Ini berfungsi untuk memfilter data yang tampil. Perhatikan pada bagian pojok kanan bawah

18 Untuk memilih program studi silahkan klik tombol pilih, lalu pilih prodinya dan tekan tombol pilih. Maka secara otomatis prodi akan menjadi seperti yang dipilih dan data yang tampil adalah data yang ada pada prodi tersebut. Kurikulum Untuk menambahkan kurikulum.

19 Matakuliah Untuk menambahkan data matakuliah. Matakuliah yang tampil adalah matakuliah yang ada pada prodi yang telah kita pilih tadi. Pada saat menambahkan matakuliah ada beberapa yang wajib kita perhatikan diantaranya : Diambil dari data kurikulum yang sudah kita entrikan tadi Diambil dari data kelas Diambil dari data dosen Semester, kurikulum, kelas, dan pengampu. Ini bearti pengesetan pengampu matakuliah ada di fitur ini. Dan ketika pergantian tahun akademik maka anda wajib mengeset ulang dosen pengampu mata kuliah dengan cara klik edit dan simpan. Dosen pengampu berlaku untuk tiap tahun akademik, jadi untuk tahun akademik 2018 semester ganjil dosen A, dan untuk tahun akademik 2018 semester ganjil silahkan di set lagi. Bobot Nilai

20 Bobot nilai berfungsi untuk mengkonversi data nilai yang dimasukkan dosen (puluhan) menjadi nilai dan bobot. Misalkan Dosen memasukkan nilai 73 maka nanti otomatis akan terkonversi ke B dengan bobot 3. Ini nanti dipakai untuk KHS, Transcript dan laporan nilai. Predikat Mengubah IPK menjadi Predikat Fasilitas Penunjang Mengentrikan informasi fasilitas penunjang pertahun akademik, artinya tiap bergantian tahun akademik wajib diisi ulang datanya.

21 Batas Sks Untuk mengatur batas pengambilan krs mahasiswa berdasarkan IPK. Misal IPK 3 atau kurang dari 3 maka batas pengambilan KRS nya maksimal sebesar 24. Kelas Untuk membuat data rombongan belajar.

22 Sebagai contoh kita asumsikan pada jenjang SD Ada kelas 1,2,3,4,5,6 tiap kelas ada rombel A dan B. Maka data yang dientri bukan 1,2,3,4,5,6 tapi A dan B. Jam Kuliah Untuk menyeting jam kuliah yang nantinya akan digunakan untuk keperluan jadwal kuliah. Set Kurikulum Untuk mengeset kurikulum perangkatan mahasiswa.

23 Seperti gambar diatas maka dapat kita simpulkan bahwa mahasiswa angkatan 2016 memakai kurikulum 2015 dan tentunya ketika KRS matakuliah yang tampil adalah matakuliah didalam kurikulum Civitas Data Dosen Untuk menambah data dosen dapat dilakukan dengan 2 cara, ditambah manual dan dengan cara import excel. untuk menambah manual data dosen bisa langsung klik tombol tambah diatas.

24 Nanti untuk login dosen defaultnya menggunakan username NIDN dan password NIDN, akan tetapi nanti setelah login bisa di rubah sendiri passwordnya melalui menu akun saya >> edit password. Sedangkan untuk import excel silahkan gunakan atau pakai contoh yang ada, silahkan di download terlebih daulu. Kemudian simpan dalam format workbook (.xlx) Anda dapat melihat detail dosen tersebut dengan mengklik tombol aksi, seperti melihat pendidikan, penelitian, bimbingan dan lain sebagainya.

25 Data Mahasiswa Silahkan di filter terlebih dahulu tahunnya untuk menampilkan data mahasiswa pertahun angkatan.

26 Untuk menambah data mahasiswa ada 3 cara. 1. Dengan Manual Klik tobol tambah yang berada diatas. Setelah klik tombol simpan maka nanti akan menuju ke form selanjutnya harap isi data dengan lengkap dan benar karna akan berkaitan dengan proses pengiriman data ke PD DIKTI melalui sistem feeder.

27 Untuk tab alamat pada form kec/kab/pro silahkan input beberapa kata nanti akan otomatis muncul data kecamatan dan anda bisa langsung meilih sesuai data yang diinginkan. 2. Dengan Import Excel Ikuti prosedur seperti pada saat import data dosen. Untuk ID kelas bisa dilihat pada menu Data Kelas.

28 3. Dari form PMB Ini akan kita bahas pada menu PMB. Setelah semua data mahasiswa terinput maka untuk login defaultnya bisa menggunakan username NIM password NIM, akan tetapi nanti setelah login bisa di rubah sendiri passwordnya melalui menu akun saya >> edit password. Reset Password Untuk mengubah password dosen atau mahasiswa jika ada yang lupa. Tinggal memasukkan NIM/NIDN lalu klik cari. Masukkan password baru dan reset. Pmb Online Berisi fitur seputar informasi penerimaan mahasiswa baru secara online. PERIODE PMB

29 PMB ONLINE NILAI USM KELULUSAN Konfigurasi HER REGISTRASI Periode Pmb Untuk mengaktifkan periode PMB silahkan klik icon folder, begitu pula sebaliknya. Untuk membuat periode PMB silahkan klik tombol tambah.

30 Periode PMB akan muncul di form pendaftaran mahasiswa baru jika sudah diaktifkan dan tahun PMB sesuai tahun yang sedang berjalan sekarang. Nilai minimal lulus USM nanti digunakan untuk membuat otomatis lulus calon maba (mahasiswa baru), jika nilai yang dientri melebihi atau sama dengan nilai minimal lulus yang sudah dientri pada periode tersebut. Master Jalur Pmb Membuat jalur penerimaa PMB, misal jalur reguler, jalur keluarga miskin dan lain sebagainya. Master Berkas Upload Membuat persyaratan berkas yang harus diupload oleh pendaftar. Asal Sekolah Asal Perguruan Tinggi Maba Calon Maba Melihat data calon pendaftaran per periode PMB.

31 Untuk melihat detail pendaftar silahkan klik tombol aksi. Nilai Usm Mengentrikan nilai USM untuk para pendaftar, nilainya berupa nilai puluhan.

32 Jika nilai yang dientry melebihi atau sama dengan nilai minimal USM maka akan otomatis Lulus (Y) dan akan masuk ke dalam list Her Maba Her Maba Untuk memproses calon maba menjadi maba caranya adalah dengan klik tombol check box lalu klik tombol Proses Penerimaan. Untuk mengecek hasilnya silahkan buka menu Master Data >> Civitas >> Data Mahasiswa. Akademika

33 Akademika adalah menu untuk memproses data akademik, seperti memasukkan siswa kedalam kelas, KRS, KHS dan lain sebagainya Tahun Akademik Tahun akademik adalah sebuah parameter settingan periode semester, disini akan kita buat tahun akademik awal mulai kuliah sampai berikutnya. Contoh : Tahun akademik 2018 bearti nanti kita buat dua tahun akademik, karena didalam 1 tahun ada 2 semester. 1. Tahun akademik 2018 Ganjil 2. Tahun akademik 2018 Genap Begitu pula untuk 2019 dan seterusnya. Untuk mengaktifkan tahun akademik klik icon folder Ciri dari tahun akademik yang aktif bisa kita lihat pada icon folder (jika icon folder membuka bearti sedang aktif) dan bisa kita lihat pada bagian atas kanan.

34 Untuk menambah tahun akademik silahkan klik tombol tambah Yang perlu diberhatikan pada form batas KRS dan KRS Online nanti sebagai rentang waktu (masa) KRS, jadi kalau mahasiswa KRS di rentang tanggal selain yang disetting maka akan muncul tulisan KRS sudah ditutup. Status Mahasiswa Kelas Mahasiswa Untuk memasukkan mahasiswa kedalam kelas, biasanya mahasiswa yang dari PMB dia belum mempunya kelas. Pilih semesternya, jangan dipilih kelasnya.

35 Lalu pada kelas yang masih kosong silahkan pilih kelasnya dan klik tombol proses. Penasehat Akademik Untuk mengeset penasehat mahasiswa berdasarkan rentang NIM, caranya adalah sebagai berikut: Pilih rentang NIM dan dosennya. Lalu klik tombol proses.

36 Lalu klik tombol Ubah PA Pengajuan Cuti Pengajuan cuti untuk mahasiswa bisa dilakukan dengan 2 cara, yaitu diajukan melalui admin atau mengajukan sendiri di menu mahasiswa tersebut setelah login. Mahasiswa Cuti Menyetujui dan melihat data mahasiswa cuti. Lulus Semester Untuk meluluskan mahasiswa dari semester 1 ke semester 2 dan seterusnya. Contoh Prosesnya : 1. Tahun akademik 2018 Ganjil 2. Mahasiswa semester 1 3. Ambil KRS 4. Dosen Entri Nilai 5. Luluskan Semester 6. Rubah ke Tahun akademik 2018 Genap Lulus Akademik Lulus akademik berfungsi untuk meluluskan mahasiswa tingkat akhir menjadi alumni dengan syarat harus sudah menempuh minimal SKS lulus yang sudah di set pada menu Data Master >> Master Pusat >> Data Program Studi

37 Perkuliahan Aspek Nilai Mata Kuliah Untuk membuat aspek nilai, untuk entri nilai didalam siakad ini ada 2 macam cara yang pertama dengan nilai akhir yang kedua dengan aspek nilai. Jadi seperti yang kita tahu bahwa sistem penilaian tiap-tiap matakuliah berbeda ada yang hanya tugas akhir ada yang hanya UTS dan UAS, dan lain sebagainya. Maka dari itu telah difasilitasi kebutuhan tersebut dalam sistem ini. Untuk membuat aspek nilai silahkan klik tombol tambah, dan ikuti sesuai contoh gambar diatas. Yang terpenting total persennya harus 100%. NB: Jika terjadi pergantian tahun akademik maka aspek nilai wajib dientri lagi. Jadwal Kuliah Mata Kuliah Diampu Materi Mata Kuliah

38 Presensi Dosen Presensi Mahasiswa Mahasiswa Penasehat Akademik Mahasiswa Bimbingan Krs Input Krs Serentak Untuk menginputkan KRS mahasiswa secara masal sesuai dengan kelas dan semesternya. 1. Pilih paket KRS nya (semester) 2. Pilih Kurikulumnya 3. Pilih matakuliahnya (centang pada checkbox) 4. Pilih kelasnya 5. Pilih mahasiswa semester 6. Dan klik ambil KRS Maka semua mahasiswa semester 1 di kelas A akan ter KRS kan semua. Ini biasanya digunakan untuk mahasiswa semester awal, dan kampus yang menerapkan sistem krs paket. Ambil Krs Mahasiswa Selain input KRS serentak, mahasiswa juga bisa mengambil krs sendri atau bisa dibantu oleh administrator dalam pengambilan KRSnya.

39 Intinya sama pilih paket KRS (semesternya, jika semester yang aktif ganjil maka data yang muncul 1,3,5,7,9,11 begitu pula sebaliknya) dan pilih matakuliahnya (checkbox) lalu klik tombol ambil KRS. Mahasiswa bisa mengambil lintas semester ganjil dan kelas yang berbeda. Klik tombom KRS yang sudah diambil untuk mencetak KRS.

40 Ubah Krs Untuk menhapus KRS yang sudah diambil Matakuliah Diakui Konfirmasi Krs Tugas Akhir Pengajuan Judul Persetujuan Tugas Akhir Penilaian Kartu Ujian Nilai Semester

41 Bisa diinput dengan sistem aspek nilai, atau dengan input nilai akhir saja atau bisa pula dengan import excel. Kita contohkan dengan aspek nilai. Pilih jenis nilai, entri nilainya (puluhan) dan klik tombol simpan. Hasilnya sebagai berikut.

42 Nilai Tugas Akhir Rekap Nilai Hasil Studi Skk Mahasiswa Khs Mahasiswa Mencetak KHS Transkrip Nilai Ijazah Daftar Ranking Wisuda Periode Wisuda Pengajuan Wisuda Daftar Wisudawan Daftar Alumni Keuangan

43 Saldo Awal Keuangan Mahasiswa Master Baiaya Kuliah Dispensasi Pembayaran Rekomendasi Pembayaran Transaksi Pembayaran Konfirmasi Pembayaran Laporan Pembayaran Lap. Pembayaran Perkelas Kode Akun Rencana Anggaran Jurnal Jurnal Umum Jurnal Penyesuaian Posting Jurnal Buku Besar Neraca Saldo Neraca Lajur Neraca Laporan Ikhtisar Kas Ikhtisar Bank Pendapatan Dan Beban Grafik View Presensi Dosen Mahasiswa Pmb Program Studi Angkatan Agama

44 Jenis Kelamin Mahasiswa Program Studi Angkatan Agama Jenis Kelamin Asal Daerah Ip Semester Forlap Dikti Feeder Dikti Perpustakaan Setting Identitas Perpustakaan Anggota Dosen Mahasiswa Pustaka Rak Klasifikasi Format Pustaka Pustaka Sirkulasi Kunjungan Peminjaman Pengembalian Laporan

45 Histori Peminjaman Pustaka Belum Kembali Statistik Kunjungan Statistik Peminjaman Statistik Pengembalian Konfigurasi Pengaturan Modul Backup Dan Restore Inventori Data Utama Departemen Gedung/Lokasi Supplier Kategori Barang Transaksi Pengadaan Penempatan Mutasi Peminjaman Pengembalian Laporan Barang Pengadaan Penempatan Mutasi Peminjaman Penghapusan Barang Pengembalian Akun Saya Edit Profil Edit Avatar

46 Edit Password